Datum 21 mei 2010 -
rapportage ministerie van Verkeer en Waterstaat over behandeling burgerbrieven 2009
Geachte voorzitter,
Op 4 november 2008 heeft de Nationale Ombudsman zijn rapport `Behandeling
burgerbrieven kan behoorlijker' gepubliceerd.
In de kabinetsreactie op dit rapport is toegezegd dat jaarlijks door ieder
afzonderlijk departement gerapporteerd zal worden over de afhandeling van
burgerbrieven (tegelijk met de departementale jaarverslagen).
Met voorliggende brief rapporteer ik u over de afhandeling van burgerbrieven
door het ministerie van Verkeer en Waterstaat over het jaar 2009.
Om aan de rapportageverplichting te kunnen voldoen heeft het ministerie
besloten om een digitaliserings- en optimaliseringstraject in te zetten om alle
categorieën (Bezwaar, Klaagschriften, Verzoeken en `overige burgerbrieven') van
burgerbrieven te digitaliseren. Hiermee kan het ministerie voldoen aan de vraag
van de Tweede Kamer omtrent de rapportages over burgerbrieven.
Vanwege de grote impact op de organisatie heeft het ministerie besloten om eerst
de categorie `overige burgerbrieven' te digitaliseren voor de bestuurskern. Deze
categorie beslaat het grootste deel van het totale aantal burgerbrieven dat het
ministerie op jaarbasis krijgt. Dit project wordt op korte termijn na verwachting
volledig en succesvol afgerond zodat de grondslag is gelegd om de andere
categorieën (Bezwaar, Klaagschriften en Verzoeken) aan te sluiten op het door
het ministerie ontwikkelde systeem.
Door deze aanpak is het voor Verkeer en Waterstaat momenteel alleen mogelijk
om te rapporteren over de categorie `overige burgerbrieven' binnen de
bestuurskern. De agentschappen (IVW, RWS en KNMI) vallen hier momenteel nog
buiten evenals de andere overgebleven categorieën.
Hieronder vindt u de officiële rapportage omtrent burgerbrieven (de categorie
`overige Burgerbrieven') vanuit het ministerie van Verkeer en Waterstaat.
a
agina 1 van 2
P
Rapportage burgerbrieven, ministerie van Verkeer en Waterstaat, 2009
Ons kenmerk
Voor de categorie 'overige burgerbrieven' (volgens de definitie van de CenD/DCO-2010/2305
ombudsman) is er binnen de bestuurskern van het ministerie van Verkeer en
Waterstaat een keuze gemaakt om een efficiënter proces in te richten en dat te
digitaliseren. Hierdoor wordt een snellere beantwoording mogelijk en kan de
tijdigheid van de beantwoording nauwgezet worden gemonitord. De norm die
daarbij geldt, is dat minimaal 80% van deze categorie brieven wordt beantwoord
binnen een termijn van 20 werkdagen. Het resultaat voor 2009 was 71%
(4901 brieven; 3291 binnen termijn beantwoord).
Met het nieuwe volledig geïmplementeerde systeem, dat binnenkort succesvol
word afgerond, verwachten wij de norm van minimaal 80% in 2010 te halen.
Hoogachtend,
DE MINISTER VAN VERKEER EN WATERSTAAT,
ir. Camiel Eurlings
agina 2 van 2
P
Ministerie van Verkeer en Waterstaat