Investeren in dienstverlening: binnenkomende brieven digitaal
In 2011 gaan alle binnenkomende brieven van burgers, bedrijven en
instellingen digitaal de gemeentelijke organisatie in.
Dit gaat via een documentmanagement systeem (DMS) die de gemeente gaat
aanschaffen. Dit systeem versnelt onder andere de afhandeling van
brieven en biedt eenvoudig inzicht in de status van een brief of
aanvraag.
De gemeente gaat het systeem in twee fasen invoeren, en begint met het
digitaliseren van vragen van de raad en brieven van klanten. Deze
stukken gaan vanaf januari 2011 digitaal de organisatie in, waarbij de
termijnen en doorlooptijden worden bewaakt. Knelpunten die eventueel
kunnen ontstaan zijn inzichtelijk en maken gerichte acties hierop
gemakkelijker. Afhandelen van deze âzakenâ gebeurt dan binnen de
gestelde termijnen. De tweede fase â die start in 2011 â richt zich op
het koppelen van het documentsysteem op andere systemen zoals de
website en vergunningverlening.
Gemeente Delfzijl