Gemeente Delfzijl

Investeren in dienstverlening: binnenkomende brieven digitaal

In 2011 gaan alle binnenkomende brieven van burgers, bedrijven en instellingen digitaal de gemeentelijke organisatie in.

Dit gaat via een documentmanagement systeem (DMS) die de gemeente gaat aanschaffen. Dit systeem versnelt onder andere de afhandeling van brieven en biedt eenvoudig inzicht in de status van een brief of aanvraag.

De gemeente gaat het systeem in twee fasen invoeren, en begint met het digitaliseren van vragen van de raad en brieven van klanten. Deze stukken gaan vanaf januari 2011 digitaal de organisatie in, waarbij de termijnen en doorlooptijden worden bewaakt. Knelpunten die eventueel kunnen ontstaan zijn inzichtelijk en maken gerichte acties hierop gemakkelijker. Afhandelen van deze âzakenâ gebeurt dan binnen de gestelde termijnen. De tweede fase â die start in 2011 â richt zich op het koppelen van het documentsysteem op andere systemen zoals de website en vergunningverlening.