Bedrijfswinsten dalen als financiële processen slecht zijn ingericht
07/07/2010 09:04
PR Newswire
AMSTERDAM, July 7, 2010 /PRNewswire/ --
- Debiteurenadministraties grijpen naast betalingskortingen, moeten extra
betalen voor latebetalingen of verzaaktebetalingen - en dit alleen maar door
menselijke fouten
- 35% van de debiteurenadministraties betalen leveranciers niet of te
laat vanwege interne fouten;
- 24% weet dat ze zelf niet zijn betaald door fouten aan de klantzijde.
AMSTERDAM, July 7, 2010 /PRNewswire/ --
Zwakheden in financiële processen resulteren in extra kosten en zorgen
zelfs voor volledig ontbetaalde facturen. Dit concludeert een onderzoek dat
vandaag door Basware is gepubliceerd. Wereldwijd werden voor dit onderzoek
550 debiteurenadministraties ondervraagd. Uit het onderzoek kwam naar voren
kwam dat door onvolkomenheden in facturen en miscommunicatie tussen interne
afdelingen 35% van de leveranciers niet worden betaald, en 24% weet dat hun
rekeningen om dezelfde reden niet zijn voldaan. 26% van de
debiteurenadministraties hebben zelf wel eens de verkeerde leverancier
betaald. Deze hoge mate van inefficiëntie wordt veroorzaakt door
menselijkefouten, waardoor de vraag naar gedegen controles en
geautomatiseerde verbeteringen vanzelfsprekend lijkt.
Met gemiddeld 93.000 facturen die per jaar worden verwerkt, zeggen de
ondervraagden dat ongeveer 7%- dit komt neer op 6.000 facturen - fouten
bevat. Een gebrek aan communicatie tussen de debiteurenadministratie en de
afdeling Inkoop worden door 24% van de organisaties in het onderzoek
aangestipt als de oorzaak van fouten in de debiteurenadministratie. Slechts
40% van de facturen zijn gebaseerd op ordernummers. En waar
ordernummersvoorkomen, heeft 32% van de financiële afdelingen problemen om de
overeenkomstige factuur er tegenaan te houden.
Wanneer het op betalen aankomt, heeft 30% van de ondervraagden geen
gebruik gemaakt van vroege betalingskortingen; 27% heeft extra moeten betalen
voor te late betalingen. Ondanks deze gegevens gelooft 59% dat de
debiteurenadministraties een positief effect op de winstgevendheid hebben.
Met een directe controle over de cashflow staan financiële professionals
onder toenemende druk om de controles te verbeteren, kosten te drukken en
procesefficiëntie te verbeteren. En hoewel 60% van de ondervraagden van
mening is dat verdere automatisering betaling- en rekenfouten doet verdwijnen
en 62% van de ondervraagden denkt dat automatisering de winstgevendheid
vergroot, wordt de automatisering van het purchase-to-pay proces gedeeltelijk
(en niet integraal)doorgevoerd. Het automatiseren van financiële- en
inkoopprocessen resulteert niet alleen in een verkorte verwerkingstijd en de
daaraan gekoppelde kostenbesparingen, maar het biedt ook meer inzicht en
controle over wie het geld uitgeeft en wat zij mogen kopen - hetgeen
uiteindelijk leidt tot verbeterde zakelijke processen en kapitaalmanagement.
Het onderzoeksrapport geeft ook aan welke stappen nog genomen moeten
worden om een moderne en efficiënte debiteurenafdeling op te zetten. 44% van
de ondervraagden is ervan overtuigd dat digitale facturen in de komende vijf
jaar de papieren facturen volledig vervangen zullen hebben. Veel afdelingen
en medewerkers vertrouwen nog volledig op handmatige papiergebaseerde
processen, en daarom is er nog veel werk te verzetten.
Jörgen Hensgens, Vice PresidentBasware Benelux, licht toe: "Het onderzoek
geeft aan dat de debiteurenadministratie, de 'machinekamer' van de corporate
cashflow, nog heel ver is verwijderd van een geautomatiseerde en foutvrije
omgeving. Volgens ons onderzoek duurthet gemiddeld achttien dagen voordat een
factuur via de debiteurenadministratie is verwerkt. Door het proces te
automatiseren, kan dit in slechts een fractie van de tijd plaatsvinden. Door
langdurige processen missen organisaties vaak kortingen voor snelle
betalingen en houden ze zo kostenbesparingen organisatiewijd tegen. Bedrijven
kunnen deze processen niet negeren en moeten nadenken over systeem en
procesverbeteringen als een continue investering die order in de chaos brengt
met hoge winstmarges en te vermijden fouten."
Voor een volledig overzicht van het Lost in Transaction-onderzoek:
http://www.basware.com/transaction.
Over het onderzoek
Lost in Transaction is in opdracht van Basware in mei en juni van dit
jaar uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Loudhouse. Tijdens
het onderzoek zijn 550 hoofden van de debiteurenafdeling ondervraagd van
organisaties met tussen 1.000 en 50.000 medewerkers.Een typische onderneming
in het Lost in Transaction-onderzoek laat zich als volgt omschrijven:
- elf full-time medewerkers zijn betrokken bij de factuurverwerking van
de debiteurenadministratie;
- 93.000 facturen wordenper jaar verwerkt;
- er zijn achttien dagen nodig om een factuur betalingsgereed te maken;
- 12% van de afhandelingtijd van de facturen wordt besteed aan
uitzonderingsfacturen;
- 19% van de binnenkomende facturen zijn elektronische facturen;
- 7% van de binnenkomende facturen bevat fouten;
- 58% van de binnenkomende facturen is gebaseerd op ordernummers.
Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten, een miljoen gebruikers en aanwezig in meer
dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase
to pay oplossingen.
Met Basware's oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van
goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle
krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering
van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen,
samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.
Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van
kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment
(ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en
geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware's
uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer
informatie: http://www.basware.com/nl
Noot voor redacties
Noot voor de redactie (