Vlaamse Overheid
Vlaamse overheid pioniert met wiki-jaarverslag
donderdag 8 juli 2010
Het Communicatiejaarverslag van de Vlaamse Regering wordt voortaan
gemaakt met een wiki. Een wiki is een toepassing waarmee webdocumenten
gezamenlijk kunnen worden bewerkt. Een bekend voorbeeld van een wiki is
Wikipedia, de online encyclopedie waaraan iedereen kan meeschrijven.
De Vlaamse overheid is een groot huis met vele kamers. De grote lijnen
van het communicatiebeleid worden samen uitgezet, maar verder verloopt
de communicatie gedecentraliseerd: elke minister, elk departement en
elk agentschap is zelf bevoegd én verantwoordelijk voor zijn
communicatie. Het communicatiejaarverslag wordt dan ook geschreven door
een honderdtal verschillende communicatieverantwoordelijken uit de
departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid. Met zo veel
auteurs is samenwerken in een wiki een stuk efficiënter dan
tekstversies en beeldmateriaal heen en weer mailen. Het vergde meer
durf om die keuze door te trekken en het jaarverslag alleen in
(weliswaar statisch) wikiformaat te publiceren. Die nieuwe vorm is even
wennen voor de lezer, maar heeft veel voordelen.
Efficiënter en duurzamer
Efficiëntie en duurzaamheid zijn de twee grote drijfveren achter de
nieuwe aanpak. De vorige jaren werd het papieren jaarverslag zeer
beperkt verspreid. De meeste lezers gebruikten de digitale versie in
pdf-formaat. Zo'n pdf is echter de facto bedoeld om op papier gelezen
te worden. Het is niet efficiënt om een heel productieproces af te
stemmen op een minderheid van de gebruikers. Dankzij het wikiformaat
werden een rigide eindredactie en handmatig lay-outen ook overbodig.
In dit eerste jaar wordt de besparing nog gedeeltelijk tenietgedaan
door de investeringen in het uitdenken van de structuur en het opzetten
van de wiki. Maar het fundament voor de volgende jaren is wel gelegd.
Voor de editie 2010 kan voortgebouwd worden op de editie 2009. Dan zal
het jaarverslag ook vroeger klaar zijn.
Beter voor de lezer
Het communicatiejaarverslag bestaat uit twee delen: het eerste telt
ongeveer 25 pagina's en gaat over het algemene communicatiebeleid van
de Vlaamse Regering, het tweede is een verslag van ongeveer 150
pagina's over de communicatie van alle departementen en agentschappen.
Vooral dat tweede deel wordt zelden of nooit van a tot z gelezen. Het
is vooral een interessant naslagwerk. Dankzij het goed gestructureerde
menu aan de linkerkant is het nu veel gemakkelijker om te bladeren. De
zoekfunctie is ideaal voor wie gericht wil zoeken naar een specifieke
campagne, een bepaald medium, een project enzovoort. Wie het eerste
deel graag helemaal doorneemt en geen 25 pagina's op een scherm wil
lezen, kan het uitprinten. In het tweede deel kunnen alleen
afzonderlijke artikels afgedrukt worden. Anders zou het milieu onnodig
belast worden. Dankzij veel externe links is het jaarverslag een
toegangspoort tot meer gedetailleerde informatie.
Het tweede deel werd inhoudelijk verbonden met het deel over het
algemene communicatiebeleid door middel van een woordenwolk. Wie in die
woordenwolk op een bepaalde term klikt (bijvoorbeeld `meten en
evalueren', `bijzondere doelgroepen', `reputatiemanagement'), krijgt
een lijst met relevante artikels: zowel artikels over het algemene
beleid als artikels over concrete cases van de verschillende
entiteiten.