Ingezonden persbericht


Persbericht

Emmeloord, 19 juli 2010

Van Dijk Groep halveert doorlooptijd bij klussen

Effectieve oplossing voor B&U-bedrijven en woningbouwstichtingen

Van Dijk Groep uit Hardenberg heeft een systeem in gebruik genomen voor de aansturing van onderhoudsmedewerkers met behulp van digitale werkbonnen. De onderhoudsmedewerkers, die veel klussen voor een woningbouwstichting uitvoeren, krijgen de planning via PDA's door, die ze vervolgens ook gebruiken om de informatie over de klus voor de administratieve verwerking en facturatie door te geven. Voor de oplossing is de onderhoudsmodule van ViaData geïntegreerd met het bedrijfsinformatiesysteem Metacom van VanMeijel. Dankzij het systeem is de doorlooptijd van uitvoering naar facturatie gehalveerd.

"Wij verzorgen voor een grote woningstichting het onderhoud van huurwoningen", zegt Vincent Ruiter, controller bij Van Dijk. "Dat levert per week zo'n 100 tot 120 klussen op. De administratieve verwerking daarvan kostte tot voor kort veel tijd. In het hele proces vanaf het aannemen van de opdracht tot en met het opstellen van de factuur zaten soms wel acht verschillende momenten, dat de papieren werkopdrachten of bonnen door de handen van medewerkers gingen. Daarnaast moesten we wachten op de facturen van de materialen die we hadden gebruikt, omdat er niet altijd wordt gewerkt met vaste verrekenprijzen. De woningbouwstichting ontving facturen vaak pas maanden na afloop van een klus. Dat maakte controle achteraf voor zowel de opdrachtgever als voor onszelf erg lastig."

In eerste instantie keek Van Dijk Groep naar een mogelijkheid om de aansturing van de onderhoudsmedewerkers via een systeem van ritregistratie te optimaliseren. Daarnaast leek het praktisch om de klussen via PDA's te laten verlopen. Van Dijk kwam in contact met ViaData die met Connect-It een gebruiksvriendelijke oplossing bood om medewerkers aan te sturen en tegelijkertijd de werkbonnen te digitaliseren. "Gaandeweg kwamen we tot de overtuiging dat een dergelijk systeem niet stand-alone moest opereren, maar geïntegreerd moest worden met het administratieve proces, dat wij in Metacom afhandelen", aldus Vincent Ruiter. "De afdeling systeemintegratie van VanMeijel werd uitgenodigd om mee te denken over een koppeling, die onlangs opgeleverd werd."

Onderhoudsmedewerkers krijgen de planning via de PDA door. De uren van de onderhoudsmedewerkers, de kilometers en verbruikte materialen worden binnen Metacom in een transactiedocument verzameld. Vervolgens maakt Metacom verzamelfacturen die met alle relevante gegevens naar de opdrachtgever worden gestuurd. Door de integratie van de processen heeft zowel Van Dijk als de opdrachtgever snel inzicht in de status van de klussen, waardoor het onderhoudsproces voor de opdrachtgever veel transparanter wordt. Daarnaast is een halvering van de doorlooptijd gerealiseerd en is de post onderhanden werk nu veel lager. En de onderhoudsmedewerkers hoeven niet meer naar kantoor voor hun opdrachten. "In een volgende stap gaan wij ook de toeleveranciers in het proces betrekken", zegt Ruiter. "Daardoor kunnen we straks de factuur direct na afloop van een klus naar de opdrachtgever sturen. Daarnaast willen wij de rapportages over de klussen verbeteren, zodat de opdrachtgever altijd goed geïnformeerd is."

De integratie van Metacom en de digitale werkbonnen van Connect-It zijn ook voor andere bouwbedrijven en opdrachtgevers als woningbouwstichtingen interessant. Van Dijk heeft de oplossing al aan diverse partijen gedemonstreerd.


---