Ingezonden persbericht


Persbericht

Amstenrade, 11 oktober 2010

MEE West-Brabant digitaliseert cliëntendossiers met BCT en Thysia

MEE West-Brabant heeft het document management systeem van BCT geïmplementeerd. Bij de organisatie, die informatie, advies en ondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke of lichamelijke handicap, werken 160 consulenten die samen zo'n 100.000 documenten per jaar produceren en verwerken. Tot voor kort kwamen die terecht in cliëntendossiers die werden opgeborgen in dossierkasten. MEE West-Brabant wilde het 'werkplek onafhankelijk werken' introduceren in haar nieuwe kantoor in Roosendaal, en zocht daarom naar een ruimtebesparend alternatief voor de vele dossierkasten. Toine Welling, manager Administratie, ICT en Beheer bij MEE: "We hebben veel ongestructureerde informatie, zoals brieven van huisartsen, rapporten en bezoekverslagen. Vanwege de grote diversiteit in de inhoud en opmaak van deze documenten leek het ons lastig om het proces te automatiseren. "We konden al wel scannen, maar we konden de documenten niet goed 'wegzetten'. Daar moest dus een oplossing voor komen."

Welling kwam na een korte zoektocht al snel bij partners BCT en Thysia terecht: "We zochten naar een softwareoplossing die direct gekoppeld kon worden aan ons bestaande basisinformatiesysteem Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision). Ik kende BCT al uit het verleden en wist dat de organisatie ruime ervaring heeft met document management systemen (DMS) die geïntegreerd kunnen worden met externe software." Samen met partner Thysia werkte BCT aan een passende oplossing voor MEE West-Brabant. BCT leverde het document management systeem en een scanoplossing, die gebruik maakt van software voor automatische document herkenning (ADR), dat documenten herkent en automatisch classificeert. Thysia leverde een SharePoint-omgeving voor het delen en toegankelijk maken van de informatie. Binnen een doorlooptijd van slechts twee maanden konden de partners het nieuwe systeem opleveren.

Inmiddels werkt de organisatie al enige maanden met de nieuwe software. Welling is zeer te spreken over het gebruiksgemak: "Het verwerken van zelfs ongestructureerde informatie gaat nu heel eenvoudig. De consulent kruist op een voorblad aan om welk type document het gaat, en scant de informatie. Het DMS schrijft het document vervolgens automatisch weg naar de correcte map in SharePoint." Naast de ruimtelijke voordelen van een digitaal archief is het werken met het DMS zeer efficiënt. "Vooral het zoeken binnen dossiers en documenten gaat veel sneller. De scans worden namelijk opgeslagen als volledig doorzoekbaar pdf-document, waardoor je ook op woorden in het document kunt zoeken," aldus Welling. De afgelopen weken is door alle partijen hard gewerkt om het systeem te optimaliseren. Aan de hand van onder andere opmerkingen en suggesties van de gebruikers werden de puntjes op de 'i' gezet. Welling: "Het was fijn om te zien dat onze wensen serieus genomen werden en dat BCT en Thysia n auw samenwerkten bij het perfectioneren van het systeem." Voor de consulenten was het nog even wennen om alleen met digitale archieven te werken. Om te zorgen dat ze alles uit de mogelijkheden van het systeem halen wordt binnenkort een speciale training opgezet.

In de toekomst wil MEE West-Brabant de digitalisering nog verder doorvoeren. Welling ziet veel mogelijkheden in het uitbouwen van de toepassingen van het DMS: zowel de digitalisering van de personeelsdossiers als bijvoorbeeld het beheren van contracten en inkoopprocedures met leveranciers staan op zijn verlanglijstje.


---