Ingezonden persbericht


PERSBERICHT

Unieke aanpak renovatie stadskantoor
Installatiebedrijf Draads: "Het is leuk om te kunnen meedenken over het hele project"

Een aanbesteding zonder bestek. Zo ging de renovatie van het Montfoortse stadskantoor van start. De gemeente hield de regie in eigen hand. Geïnteresseerde bedrijven kwamen op gesprek, kregen een wensenlijst mee, mochten rondkijken in het gebouw en op basis daarvan een offerte uitbrengen. Ook de uitvoering verliep anders dan anders: er werd veel flexibiliteit van de bouwbedrijven verwacht. Op 11 november wordt het stadskantoor officieel geopend. Projectleider Jan Braber en Rob van Weerdenburg van installatiebedrijf Draads blikken terug op de unieke samenwerking.

Projectleider Jan Braber vertelt hoe de renovatie tot stand kwam. "Al jaren leefde de wens om het binnenklimaat te verbeteren, er waren veel schommelingen in de temperatuur. Sommige medewerkers kregen lichamelijke klachten. Bovendien lag de vloerbedekking er al twintig jaar, vanaf de dag dat we het gebouw betrokken. Het kantoor beschikt nu over een goed systeem voor de beheersing van het binnenklimaat. Verder zijn alle ARBO-gerelateerde knelpunten opgelost. Ook maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe gemeentelijke taken hadden invloed op de aanpassingen. Om de dienstverlening aan de burgers te verbeteren, is een modern klantcontactcentrum ingericht. De wensen van de gemeenteraad zijn ook vervuld: er is nu betere vergaderruimte en kantoorruimte voor de griffier."

Regie in eigen hand
Braber: "Toen de collega met de adviesfunctie rond het stadskantoor met zwangerschapsverlof ging, heb ik haar vervangen en me in de renovatie verdiept. In maart 2009 ontwierp ik op eigen initiatief een plan, waarbij zowel de aanpak, de aanbesteding als de uitvoering afwijken van wat gebruikelijk is bij de overheid: het renovatieplan zou worden ontworpen en gecoördineerd door eigen mensen. Ik meende ermee te kunnen bezuinigen. Door slim in te kopen bij leveranciers en zelf na te denken wat we wel en niet zouden doen. Eigenlijk door de regie zelf in handen te nemen. Ik geloof dat dit niet vaker bij een gemeente is gebeurd. Ik ben eigenlijk beleidsmedewerker informatievoorziening en bedrijfsvoering en daarnaast interieurontwerper. Ik had wel eerder ontwerpen gemaakt en begeleid, maar hier ging het om een totale renovatie van in totaal drieduizend vierkante meter kantoorruimte. Ik vind het van moed getuigen dat de raad, het college en de directie deze aanpak hebben gesteund. Niet alleen ik heb mijn kop boven het maaiveld uitgestoken, maar zij ook." Rob van Weerdenburg legt uit wat deze aanpak betekende voor Draads: "Meestal zijn dit soort projecten helemaal voorbereid in de vorm van een bestek. Dan maak je een offerte op basis van wat ze van je vragen. Nu heb ik keuzes kunnen bieden. Dat vind ik een groot voordeel. We kregen een gesprek en er werd ons gevraagd om de bestaande situatie te bekijken en mee te denken over verbeteringen. Bij project van deze omvang heb ik dat nog niet eerder meegemaakt. Het is veel leuker om over de volle breedte je kennis te etaleren en advies te geven. Ik schreef bijvoorbeeld dat ik een knelpunt had gesignaleerd en bood gelijk de oplossing en de prijs erbij. De gemeente koos uit de offerte de onderdelen die ze wilde hebben." Tweewekelijks overleg
Bij het aanbesteden hanteerde de gemeente verschillende criteria. "Natuurlijk de prijs en of een bedrijf het werk aankan," vertelt Braber, "maar ook de flexibiliteit en bedrijfscultuur. We keken onder meer wie binnen het bouwteam zou passen. In gedachten zag ik de verschillende partijen al aan tafel zitten. Tijdens de uitvoering kwamen we elke twee weken bij elkaar, het team van de gemeente en alle leveranciers. Om kort te kunnen overleggen, zodat we snel erna konden beslissen." Voor Draads was dit erg belangrijk: "Onze voorwaarde om mee te doen was dat er een coördinatieovereenkomst kwam, waarin we elkaar verplichtten om structureel te overleggen. Zodat partijen niet zouden zeggen: ik kom een keer niet. Want als de gemeente een scherpe prijs en flexibiliteit wil, dan moet je van elkaar weten waar je mee bezig bent."

Slapeloze nachten
Tijdens de vele overleggen is gebleken dat de groep elkaar verstond. Braber: "Alle klussen zijn voortreffelijk uitgevoerd en iedereen kon goed met elkaar door de deur. Overal gaat wel eens wat mis en als dat gebeurde zocht men gelijk naar een oplossing. Iedereen heeft in ruime mate meegedacht. Over het algemeen is de renovatie prima verlopen. Ik besef dat dat ook anders had kunnen uitpakken. Vooraf heb ik wel slapeloze nachten gehad. Maar op het moment dat we begonnen, waren de anderen deelgenoot van het project. Iedereen pakte zijn werk op en van lieverlee zie je dat het goed gaat. Iedereen deed zijn eigen deel binnen het geheel. Met passie. Daar heb ik echt van genoten." Braber ziet wel toekomst in deze manier van werken. "Ik wil zeker aangeven bij mijn werkgever dat we vaker kunnen kijken of er collega's zijn die zo'n soort rol kunnen spelen bij projecten. Vaak heb je mensen rondlopen die meer kunnen dan het kunstje dat ze binnen hun functie doen. Van Weerdenburg is het met hem eens: "Iemand binnen de gemeente kent de organisatie goed. Je zult het concept intern ook moeten verkopen en dat is dan relatief gemakkelijk." Braber besluit: "Het is een andere manier van denken, je moet creatief te werk gaan en een soort van ondernemer zijn. Als directie en bestuur er achter staan, weet ik zeker dat je op deze manier het project gerealiseerd krijgt én geld bespaart."

Belangrijkste veranderingen

* Klimaatbeheersing

* Grindvloer

* Grotere vergaderruimtes, o.a. voor de raad
* Klantcontactcentrum

* Flexibele werkplekken

* Toegangsbeveiliging

* Daglichtregeling
Bij alle aanpassingen is zoveel mogelijk rekening gehouden met duurzaamheid.

Besparing op begroting
Jan Braber: "Door de regie in eigen hand te houden, hebben we vijf tot zes ton weten te besparen aan adviseurs. En dan heb ik het maken van het bestek nog niet meegerekend. Om enkele zaken door te laten rekenen, hebben we een paar adviesbureaus ingeschakeld, maar dat kostte slechts een fractie van het oorspronkelijk begrote bedrag. Vaak heb je voor dit soort projecten een hoofdaannemer die onderaannemers inschakelt. Per uitbesteed project rekenen zij tien procent commissie. Die tien procent hebben we bespaard; we waren nu zelf hoofdaannemer. Daar neem je wel een risico mee, want je moet zelf alles beslissen en problemen oplossen. Je moet kennis van zaken hebben, maar vooral goed kunnen luisteren. Bovendien hebben we geen tijdelijke huisvesting nodig gehad, omdat we ook daar een alternatief voor hadden bedacht, namelijk binnen het bestaande gebouw. We namen honderd vierkante meter over van het aangrenzende architectenbureau en hebben die als noodhuisvesting gebruikt. Daarnaast hebben we veel van de bestaande materialen gehandhaafd of een nieuw leven gegeven. Door de besparing hebben we zaken die eigenlijk niet in het project opgenomen waren, wel kunnen realiseren. Het gaat om de centrale verwarming, brandwerende maatregelen, het buitenbordes, de noodaggregaat en vervanging van het meubilair."

Vergeet niet om de foto als bijlage bij het bericht te doen Fotobijschriften:

1. Jan Braber voor de loketten in het nieuwe klantcontactcentrum.


Noot voor redacties



Ingezonden persbericht