Gemeente Berkelland
Berkelland: "Doel is in goed overleg samen uitkomen"
Mediation in Berkelland: "Doel is in goed overleg samen uitkomen"
Interview met burgemeester Bloemen en hoofd Intern Advies Henk Atema
Hein en Henk mediation
(V.l.n.r.) Henk Atema en Hein Bloemen: "Vóóraf een telefoontje plegen
in plaats van gelijk een brief schrijven..."
De gemeente Berkelland heeft onlangs op een rij gezet hoe ver het is
met meditation. Twee jaar geleden hebben burgemeester en wethouders de
`Startnotitie mediation' vastgesteld. Burgemeester Hein Bloemen en
hoofd Intern Advies, ook `geregistreerd mediator', Henk Atema leggen
uit wat (pre)mediation inhoudt en waarom de gemeente Berkelland
regelmatig voor dit instrument kiest. "Het gaat erom dat je niet
onnodig in allerlei juridische procedures verwikkeld raakt, maar dat je
er in goed overleg uit probeert te komen."
Wat is mediation?
Burgemeester Hein Bloemen: "Overheden worden nog wel eens
geconfronteerd met wat we noemen `de juridisering van' dat wil zeggen
problemen tussen burgers en bedrijven en de overheid zelf. We raken
onnodig in juridische procedures verwikkeld, waar het ook anders kan.
In Berkelland willen we dat ambtenaren en bestuurders actief bij
allerlei concrete acties de mensen naar hun mening vragen. `Doe wat je
met een goede buur ook zou doen', zeg ik dan. Deze aanpak past bij de
hoofdgedachte van het coalitieakkoord `Samen Anders' waarbij we in een
vroegtijdig stadium over allerlei onderwerpen in gesprek willen komen
met betrokkenen. Twee jaar geleden hebben we er als het om juridische
aangelegenheden gaat in de `startnotitie mediation' ook al een begin
mee gemaakt. Daarmee zijn we nu behoorlijk op weg. Vandaar deze
tussenstand."
Wat is de concrete aanleiding om te komen tot dit instrument?
Henk Atema: "Landelijk was er een behoorlijke toename van bezwaar- en
klachtprocedures. Deze toename viel en valt in Berkelland gelukkig nog
wel mee. Maar het blijft goed om te zoeken naar een andere manier van
benaderen om (onnodige) bezwaar- en klachtprocedures te voorkomen en
administratieve lasten te verminderen. Maar ook tijdwinst te behalen
bij het doorlopen van bezwaarprocedures en het uiteindelijke doel: de
klanttevredenheid te verhogen. Hieruit is mediation ontstaan. In de
kern is mediation `het door partijen zelf gezamenlijk oplossen van hun
conflict' onder leiding van een onafhankelijke mediator."
Hoe zet je het instrument mediation in en hoe vaak is dat gebeurd in
Berkelland?
"Bij mediation wordt een volstrekt onafhankelijke persoon ingeschakeld
die de instemming heeft van beide partijen", legt Henk Atema uit, "Je
kunt dan denken aan een advocaat of een andere deskundige. Wanneer
bijvoorbeeld de rechtbank mediation voorschrijft dan komt deze met een
aantal namen waaruit de beide partijen kunnen kiezen. Dan volgen er aan
de hand van vooraf gemaakte afspraken drie tot vijf gesprekken. Dit
resulteert in een `vaststellingsovereenkomst' die door beide partijen
wordt getekend. In Berkelland hebben we de afgelopen jaren twee maal
een dergelijk mediationtraject doorlopen. Het ging nog om experimenten
waarvan we veel hebben geleerd. In beide gevallen heeft het geleid tot
afspraken."
Wat hebben jullie geleerd van de eerdere mediationtrajecten?
Hein Bloemen: "Ook wij vaardigen een medewerker af die namens de
gemeente om tafel zit om tot een gezamenlijke oplossing te komen.
Essentieel is dat wij die medewerker voldoende ruimte meegeven om aan
het proces deel te nemen. Anders heeft het geen zin. Je moet dus ook
alleen aan een mediationtraject beginnen als er ook echt mogelijkheden
zijn. Wanneer we met handen en voeten gebonden zijn aan de wettelijke
voorschriften dan heeft het bijvoorbeeld geen zin om er aan te
beginnen."
En wat is het verschil met pre-mediation?
De burgemeester vervolgt: "Bij pre-mediation gaan we in een veel eerder
stadium het gesprek aan. Hier zijn ook veel meer mogelijkheden. Wanneer
een inwoner met de beste bedoelingen, te goeder trouw, iets doet dat
volgens de regels niet mag, schrijven wij niet meer meteen een brief,
maar treden we eerst in overleg hoe we de zaak samen kunnen oplossen.
Ik ben er erg blij mee dat medewerkers in de gemeentelijke organisatie
trainingen op dit punt hebben gevolgd. En ik verwacht dat we hier heel
wat juridische procedures mee kunnen voorkomen."
Henk Atema: "Concreet kun je bij pre-mediation denken aan:
- van schriftelijke naar mondelinge communicatie
- van schriftelijke ontvangstbevestiging (klacht, bezwaar)
naar telefonisch contact
- van praten tegen elkaar naar praten met elkaar
- van formele hoorzitting naar informeel gesprek
- van passief naar actief
- van inzet schriftelijke vaardigheden naar inzet
mediationvaardigheden.
Voor wat betreft dit laatste punt zijn intern inderdaad zo'n
vijfentwintig personen opgeleid om hun `mediationvaardigheden' op te
voeren. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat de medewerker niet maar gelijk
een brief schrijft met de gemeentelijke beslissing. Maar dat hij/zij
eerst eens telefonisch contact opneemt, het ontstane probleem voorlegt,
en bespreekt hoe we er samen uit zouden kunnen komen. Daarnaast heb
ikzelf een opleiding gehad tot (geregistreerd) mediator, zodat ik als
onafhankelijke kan bemiddelen. En ook anderen kan adviseren hoe ze de
beginselen van mediation kunnen toepassen."