Gemeente Utrecht
2010 SCHRIFTELIJKE VRAGEN
135 Vragen van de heer drs. C.A. Geldof
(ingekomen 11 november 2010
en antwoorden door het college verzonden op 7 december 2010)
In het Utrecht-katern van het AD staat op 10 november 2010 een artikel over de aanbesteding door de gemeente van vergaderfaciliteiten, waarbij een flink deel van de Utrechtse horeca niet heeft ingeschreven, omdat zij niet op de hoogte waren van de aanbesteding. Het betreft ondernemingen die vaak al jaren zaken doen met de gemeente.
Medewerkers van de gemeente kunnen alleen bij bedrijven die wel hebben ingeschreven en die daardoor een overeenkomst hebben met de gemeente, vergaderruimte boeken, zo nodig met bijbehorende faciliteiten als lunches en dergelijke.
Voor ondernemers/bedrijven die niet hebben ingeschreven, kunnen de consequenties groot zijn. Zij zijn waarschijnlijk voor twee jaar uitgesloten van gemeentelijke opdrachten, voor wat betreft huur van vergaderlocaties en dergelijke. Volgens de aanbestedingsdocumenten is een aankondiging van de aanbesteding door de gemeente indertijd op de eigen website gezet en in het locale deel van een landelijke krant. Ook is de aanbesteding op de website www.aanbestedingskalender.nl gemeld.
De VVD is van oordeel dat bij een aanbesteding de individuele bedrijven verantwoordelijk zijn om te beslissen of zij willen inschrijven of niet. Op de gemeente rust de verantwoordelijkheid om te zorgen voor een 'gelijk speelveld' voor de bedrijven en dus voor een goede informatievoorziening over de aanbesteding. Dat is niet alleen in het belang van de bedrijven, maar ook van de gemeente zelf.
De VVD heeft daarom de volgende vragen aan het college.
1. Heeft de gemeente de in aanmerking komende bedrijven waarmee de gemeente tot op heden zaken deed, actief geïnformeerd over de aanbesteding, bijvoorbeeld met een mailing met gebruik van adressen uit de financiële administratie of anderszins? Zo ja, hoe en zo nee, waarom niet?
Ja. De aanbesteding is naast het reguliere kanaal voor oproep tot mededinging bekend gemaakt in de lokale krant Ons Utrecht en op de website van de gemeente. Voor het sluiten van de inschrijftermijn hebben wij telefonisch contact gezocht met ondernemers die in de crediteurenadministratie aangetroffen zijn op basis van een aantal zoektermen (o.a. vergaderzaal) maar nog niet gereageerd hadden op de oproep tot inschrijven door het aanbestedingsdocument op te vragen. Doel was aan te geven dat we na gunning van de contracten alleen met gegunde ondernemers verder zaken zouden doen.
2. Heeft de gemeente ervoor gezorgd dat alle bedrijven in Utrecht die mogelijk in aanmerking zouden komen om in te schrijven, actief zijn geïnformeerd? Zo ja, hoe en zo nee, waarom niet?
Zie reactie op vraag 1.
3. Heeft de gemeente met de Utrechtse afdelingen van brancheorganisaties, zoals Koninklijke Horeca Nederland, of met de Kamer van Koophandel Midden-Nederland, of met MKB - Midden-Nederland, contact opgenomen en de aanbesteding gemeld? Zo ja, wat is er daarbij afgesproken over informatievoorziening in de richting van bedrijven? Zo nee, waarom niet?
We maken gebruik van normale kanalen en kunnen niet inschatten op welke wijze we alle belanghebbenden actief kunnen benaderen. Horeca NL geeft aan dat zij slechts hun leden kunnen vertegenwoordigen, daarmee geven ze ook aan dat de niet-leden niet bereikt worden. Om die reden wordt er thans niet via verenigingen in branches apart informatie verstrekt. Naar aanleiding van deze aanbesteding hebben wij contact met de Kamer van Koophandel Utrecht gelegd om te onderzoeken hoe we alle ondernemers in Utrecht extra kunnen benaderen in dit soort gevallen. De eerste afspraken zijn het opnemen van een link naar de website van Concerninkoop op de website van de KvK, de KvK beraadt zich intern wat hiervoor nodig is. Ook is er enthousiast gereageerd op ons voorstel een gezamenlijk seminar vorm te geven over aanbesteden. Dit kan de bekendheid van aanbesteden vergroten bij de ondernemers.
4. Is het aanbod van de bedrijven op de thans vastgestelde lijst breed genoeg om alle behoeften van de gemeente te dekken?
Het aanbod is uitgevraagd voor dienstverlening "vergaderingen (met of zonder lunch/diner) voor medewerkers met eventueel externen". Voor dat doel is het primair de bedoeling de eigen locaties te benutten en pas dan extern te vergaderen. De aangeboden locaties voldoen aan de uitgevraagde dienstverlening.
5. Bent u, mede gelet op uw antwoorden, van oordeel dat de gemeente voldoende zorgvuldig de informatievoorziening naar bedrijven heeft verzorgd? Zo ja, waarom vindt u dat?
Door naast de aanbestedingskalender ook Ons Utrecht en de website van de gemeente te gebruiken voor informatieverstrekking almede het nabellen van de ondernemers in onze crediteurenadministratie hebben we meer dan gebruikelijk de markt geïnformeerd.
6. Zou u, met de kennis van nu, de informatievoorziening anders hebben ingericht en gaat u bij toekomstige aanbestedingen wel actief informeren?
Samen met de Kamer van Koophandel pakken we het nog breder aan. We blijven daarbij trouwens wel conform de uitgangspunten van de Europese richtlijn van gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit werken.
---- --