Ingezonden persbericht


Persbericht

Amstenrade, 24 januari 2011

Provincie Noord-Brabant ondersteunt het nieuwe werken met document management systeem van BCT

De provincie Noord-Brabant heeft de eerste fase van de implementatie van het document management systeem Corsa van BCT afgerond. Het document management systeem vormt de basis voor de digitalisering van interne werkprocessen, waarmee de provincie haar dienstverlening wil verbeteren. Uiteindelijk zal het systeem ook de basis leggen voor de invoering van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dankzij het document management systeem krijgen de medewerkers van de provincie op elke werkplek -en op termijn ook thuis- toegang tot de informatie, die ze voor de uitvoering van hun werk nodig hebben.

De digitalisering van de werkprocessen bij de provincie Noord-Brabant is een omvangrijk project, waarvan de voorbereidingen al een aantal jaren geleden begonnen. Er zijn zo'n 1.600 werknemers betrokken, die werken bij meer dan 50 afdelingen verspreid over het Provinciehuis in Den Bosch en de diverse, andere kantoren. "Het project, dat de naam iDOCS kreeg, gaat dan ook veel verder dan de aanschaf en implementatie van een document management systeem", zegt projectleider Tom Reijnders van de provincie. "Ook het analyseren van de interne werkprocessen, het voorbereiden van de organisatie op de nieuwe manier van werken en het begeleiden en opleiden van de medewerkers zijn belangrijke onderdelen van het project."

Vanwege de omvang en de complexiteit werd het project opgedeeld in drie fasen. De eerste fase, die vorig jaar werd afgerond, bestond uit de implementatie en ingebruikname van het document management systeem Corsa en de digitalisering van de documentenstroom. Dat betekent dat alle besluitvormingsdocumenten en uitgaande stukken digitaal door de organisatie gaan, waardoor er geen papieren dossiers of documenten meer door de organisatie zwerven. Advisering over documenten en de akkordering daarvan gebeurt dus alleen nog digitaal. Brieven die worden verzonden zijn in de regel voorzien van een digitale handtekening, maar kunnen indien noodzakelijk ook worden voorzien van een 'natte' handtekening. Het hele besluitvormingsproces kan in het systeem getraceerd worden, waardoor altijd transparant is hoe de besluitvorming tot stand gekomen is. In de tweede fase worden ook de inkomende documenten alléén nog in digitale vorm door de organisatie geleid, waardoor het digitale werken echt een feit is.

Als de medewerkers gewend zijn aan het digitale werken, start de derde fase begin mei. Dan worden de digitale werkprocessen tot op het niveau van de individuele afdelingen uitgerold, waar de werkprocessen vaak heel specifiek zijn. "In deze fase zal ook de koppeling tussen de frontoffice en de backoffice geoptimaliseerd worden", verduidelijkt Reijnders. "Dat betekent concreet, dat er voor specifieke procedures geïntegreerde processen ingericht worden. Als een bedrijf op de website een digitaal formulier voor het aanvragen van bijvoorbeeld een vergunning invult, wordt automatisch een werkproces in gang gezet, waarbij alle noodzakelijke ambtenaren betrokken worden. Het bedrijf krijgt bovendien digitaal inzicht in de status van zijn aanvraag en het management van de provincie kan zien hoe groot de werkvoorraad is en of de wettelijke afhandelingstermijnen gehaald worden. Dat is weer een indicatie voor de kwaliteit van de dienstverlening. Deze manier van werken wordt eerst bij één afdel ing getest. Als de pilot succesvol verloopt, wordt deze manier van werken de komende jaren ook bij de andere afdelingen ingevoerd."

De implementatie van het document management systeem en digitalisering van de werkprocessen leidt volgens Reijnders tot een andere manier van werken, die enorme consequenties heeft voor de organisatie. Er zijn daarom vier werkgroepen bij het project betrokken geweest, die zich bezighielden met de inrichting van de werkprocessen en het archief, de techniek, met de implementatie en met de opleiding van de medewerkers. Per afdeling zijn er twee key users bij de voorbereidingen betrokken geweest, die ook nagedacht hebben over de optimalisering van de werkprocessen in hun afdeling en met praktische zaken als autorisaties. Om medewerkers en management te informeren is er in het personeelsblad en op de intranet regelmatig aandacht aan het project besteed. Daarnaast is een video over het project gemaakt en worden regelmatig bijeenkomsten georganiseerd. Het document management systeem Corsa speelt een belangrijke rol bij de invoering en acceptatie van de nieuwe manier van werken. Een van d e doorslaggevende redenen, waarom Corsa als winnaar uit de Europese aanbesteding tevoorschijn kwam, was de aantrekkelijke look-and-feel van de interface en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Daardoor zullen ambtenaren veel eerder bereid zijn, zelfstandig met het systeem aan de slag te gaan."


---




Ingezonden persbericht