Gemeente Utrecht

2011 SCHRIFTELIJKE VRAGEN
15 Vragen van de heer J.J. Rijpma
(ingekomen 10 februari 2011
en antwoorden door het college verzonden op 17 maart 2011)

Binnen de gemeentelijke organisatie draait een grote papiermolen. Zo is er een personeelmagazine van de gemeente Utrecht, Echt Utrecht. Naast dit personeelsblad is er een aparte papieren uitgave van het Bureaublad, met daarin de vacatures binnen de gemeente Utrecht. Verder heeft de Dienst Stadswerken het blad de Klinker en het Ingenieursbureau Utrecht het IBUzine. De Dienst Stadsontwikkeling heeft sinds 2009 een digitaal personeelsblad (Stadium).

In het digitale tijdperk en in een tijd van bezuinigingen vindt de VVD het verrassend dat er nog steeds zoveel papier wordt rondgepompt in de interne organisatie. Wat de VVD betreft hoeven niet alle afzonderlijke diensten een eigen intern blaadje te hebben, kan een blad als Echt Utrecht prima gedigitaliseerd worden en hoeven vacatures niet in een apart blaadje te worden opgenomen. Die kunnen op intranet worden gepubliceerd.

Daarom heeft de fractie van de VVD de volgende vragen:


1. Is het college bekend met het bestaan van zoveel interne personeelsblaadjes?

Ja. Het is ons bekend dat er nog een aantal papieren bladen is. Ze zijn overigens niet allemaal intern gericht. IBUzine bijvoorbeeld is niet alleen een intern blad, maar is ook bedoeld voor (potentiële) IBU-opdrachtgevers buiten de gemeente Utrecht.

Stadium is het papieren stadium voorbij en verschijnt alleen nog digitaal.


2. Bestaan er naast bovengenoemde personeelsblaadjes nog meer interne blaadjes bij de gemeente Utrecht. Zo ja, welke zijn dit?

Begin dit jaar is nog één keer Samen Beter van de GG&GD verschenen. Ook dit blad gaat nu digitaal.


3. Uit diverse organisatieanalyses en doorlichtingen komt het beeld naar voren van niet één gemeente, maar van allerlei aparte organisatie-eenheden. Is het college niet bevreesd dat dit beeld door het bestaan van allerlei verschillende interne personeelsblaadjes juist wordt bevestigd?

Echt Utrecht is hét personeelsblad van de gemeente Utrecht, bestemd voor álle medewerkers. Binnen enkele onderdelen van de organisatie is behoefte aan aanvullende informatie; het enige overgebleven dienstblad Klinker voorziet in een behoefte (vooral bij medewerkers van de buitendienst)


4. De gemeente Utrecht beschikt volgens uw cijfers over 111 fte communicatiemedewerkers. Vallen de medewerkers die in de redacties van deze blaadjes zitten hieronder?

Ja, met uitzondering van 't Bureaublad, dat wordt gemaakt door medewerkers van de BCD.

Overigens heeft in in de berichtgeving over het "overheadrapport" van Berenschot kunnen lezen dat we een bedrag van 12 a 18 miljoen structureel gaan besparen op overhead. Ook het onderdeel (interne)communicatie zullen wij in dat verband kritisch bekijken.


5. Hoeveel fte wordt er jaarlijks ingezet voor deze interne communicatie bij de gemeente Utrecht?


1,5 fte voor EchtUtrecht en 0,4 fte voor Klinker.


6. Wat zijn de totale kosten voor de redactie, het ontwerp, het drukken en het bezorgen van al deze interne personeelsblaadjes?

Op dit moment: E 100.000 voor 8 edities van EchtUtrecht (excl. personele lasten), E 50.000 voor 9 edities van Klinker (excl. personele lasten). De 20 edities van 't Bureaublad kosten E 65.000,- (excl. personele lasten).

Digitalisering biedt voldoende mogelijkheden om één attractief personeelsmagazine voor de gehele ambtelijke organisatie te ontwikkelen.

In 2009 is dit al gebeurd met één van de interne personeelsblaadjes (dat van de DSO). Dit is nog goed voor het milieu en de portemonnee ook.

Alleen al het digitaliseren van Echt Utrecht zou een besparing opleveren van bijna 1.000.000 kleurenprintjes per jaar. Daarnaast kan bij één magazine ook een besparing worden behaald door de verschillende redacties om te vormen tot één redactie.


7. Waarom zijn, na de digitalisering van het personeelsblad van DSO, niet meer personeelsblaadjes gedigitaliseerd?

Dat is gebeurd: ook bijvoorbeeld de nieuwsbrief Welbesteed (van het het Servicecentrum Concerninkooop) is inmiddels gedigitaliseerd. Voor het gemeentebrede intranet (dus voor EchtUtrecht) is digitalisering technisch lastiger en wachten we op de oplevering van het vernieuwde intranet; binnen het huidige systeem kan een digitaal personeelsblad met de daarbij gewenste (interactieve) functionaliteiten niet draaien. Voor 't Bureaublad geldt dat dit ook naar medewerkers van andere gemeenten in onze regio gaat. Ook dit blad verschijnt in de loop van 2011 digitaal.

Het is u bekend dat ons intranet soms gebrekkig functioneert. Er is sprake van flink achterstallig onderhoud wat ons erg kwetsbaar maakt. Wij zullen u bij de voorjaarsnota een investeringsprogramma voorleggen waarmee het achterstallig onderhoud wordt weggewerkt en een slag wordt gemaakt naar een meer moderne gemeente.


8. Is het college bereid om de verschillende interne personeelsblaadjes te integreren tot één digitaal personeelsmagazine met één redactie?

Ja.. Overigens blijft er wel ruimte voor organisatieonderdelen die specifiek aanvullende informatie vereisen. Zie verder antwoord bij vraag 4.

---- --