Basware komt met InvoiceOut, een dienst die is ontworpen om de belangrijkste taken van de crediteurenadministratie te automatiseren. In combinatie met de ervaring die Basware heeft op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking werkt InvoiceOut door zakelijke, vaak intensieve factuurverwerkingsprocessen extern af te handelen. De nieuwe dienst helpt het bedrijfsleven om Crediteurenadministatie-waardige resultaten te behalen in een kort tijdspad, met een lage Total Cost of Ownership (TCO).

Basware InvoiceOut is een dienst die drie belangrijke componenten samenbrengt die van essentieel belang zijn voor de crediteurenadministratie:

toegang tot mankracht die naar boven of beneden kan worden afgestemd, de beschikking over experts en een flexibele technologische infrastructuur. Het biedt bedrijven toegang tot goedgetrainde professionals die handmatige en veelal tijdrovende werkzaamheden uit handen nemen en processen in goede banen leiden waarbij belangrijke, financiële beslissingen om de hoek komen kijken.

De dienst omvat onder meer dagelijkse factuurkwesties waarbij eventuele verschillen in facturen ook met de leveranciers kunnen worden rechtgezet. Facturen worden gevalideerd om er zo zeker van te zijn dat deze van de juiste gegevens zijn voorzien om zo het hoogst haalbare niveau voor automatische matching van inkooporders te garanderen. Daarnaast worden er maandelijks proactief rapporten opgesteld om zo een continue verbetering van het factuurverwerkingsproces te kunnen garanderen.

InvoiceOut biedt processen die de overgang van papier naar digitaal versnellen, waaronder 100% conversie naar digitale facturen, automatische factuurgoedkeuring, matching, posting en workflow. Werkzaamheden die niet tot de kerntaken van de Crediteurenadministratie behoren – denk daarbij aan scan & capture en de IT-infrastructuur – worden uitbesteed zodat de afdelingen zich op hun dagelijkse en belangrijke kernactiviteiten kunnen richten.

De techniek die dit allemaal mogelijk maakt, is Basware’s toonaangevende Accounts Payable-technologie. InvoiceOut omvat onder meer Basware Invoice Automation, een wereldwijd erkende oplossing voor de automatisering van de Crediteurenadministratie. Daarnaast biedt de oplossing een gehoste infrastructuur die een goede en kosteneffectieve IT-omgeving voor de crediteurenadministratie biedt. Bedrijven die gebruik maken van InvoiceOut krijgen daarnaast ook toegang tot het wereldwijde netwerk Basware Open Network. Hier kunnen zij in een open omgeving digitale purchase-to-pay berichten uitwisselen waarin 320.000 actieve kopers en leveranciers met elkaar zijn verbonden.

Volgens het Lost in Transaction-onderzoek uit 2010 zijn het tijdrovende scannen van facturen/data-invoer (38%) en de foutgevoeligheid (41%) een belangrijk onderdeel binnen het factuurverwerkingsproces. 7% van de facturen bevat een fout, en om deze facturen in-house op te lossen, kost dit een bedrijf veel tijd en geld. Deze vertragende factoren kunnen leiden tot aanmaningen bij te laat betalen en het missen van kortingen bij voortijdige betalingen. Binnenkomende facturen dienen gevalideerd te worden en in enkele gevallen te worden afgewezen, geretourneerd of geannuleerd. Door het uitbesteden van het factuurverwerkingsproces hoeft een bedrijf hiervoor niet gespecialiseerd personeel in dienst te nemen, en kunnen in-house professionals zich richten op belangrijkere cash management-activiteiten..

Jörgen Hensgens, Vice President Basware Benelux: “Sinds de economische recessie staat het zakenleven onder zware druk om de bedrijfswinst en -groei te verbeteren. Omdat tijd- en kostenbesparende activiteiten redelijk zijn opgedroogd, dienen bedrijven de interne processen te stroomlijnen. Basware InvoiceOut is een logische uitbreiding van onze dienstenportfolio en is speciaal ontworpen voor alle middelgrote en grote bedrijven die op zoek zijn naar een efficiënte en effectieve Crediteurenadministratie-functie. InvoiceOut neemt deze processen over, waardoor interne afdelingen en teams zich op andere zaken kunnen richten.”