Rijksoverheid


Onze referentie 310040

Datum Betreft

30 juni 2011

Kamerbrief Archiefvisie

Hierbij bieden wij u conform eerdere toezegging1 de Archiefvisie aan die zich richt op archiveren en de omgang met informatie in het digitale tijdperk. Moderne ICT en digitalisering hebben de informatiehuishouding van de overheid ingrijpend veranderd. De Archiefwet van 1995 ging nog uit van papieren archiefmateriaal. Papier is geduldig. Het kan na vele jaren nog in orde worden gebracht en geselecteerd voor overbrenging naar een openbare archiefinstelling. Daar mag 20 jaar (met een uitloop tot 30 jaar) over worden gedaan. Nu worden we geconfronteerd met digitale informatie die zonder voorzorg al binnen de kortste tijd is vervlogen of ontoegankelijk geworden. De zorg voor archief begint niet meer na 20 jaar, maar al op het moment dat informatie wordt gecreëerd. Dit vergt een geheel andere aanpak, wil informatie duurzaam beheerd worden en bewaard voor de toekomstige generaties. De overheid is ook onderdeel van de informatiesamenleving. Een open samenleving, waarin digitale informatie onmiddellijk beschikbaar is. In dat licht moeten wij ook opnieuw kijken naar openbaarheid en hergebruik. De meeste informatie kan eerder dan na 20 jaar voor iedereen beschikbaar zijn. Daarmee bewijst de overheid burgers een dienst. Het sterkt ook het vertrouwen dat burgers in de overheid mogen stellen. Zo'n 10 tot 15% procent van wat de overheid aan informatie produceert belandt uiteindelijk bij een openbare archiefinstelling. Maar de `Archiefcollectie NL' omvat meer dan alleen overheidsinformatie. Juist de interactie tussen overheid en samenleving levert een schat aan informatie. Om straks de geschiedenis van nu te kunnen schrijven zijn ook archieven van maatschappelijke organisaties en bedrijven van belang. Het veiligstellen daarvan vereist een meer gerichte aanpak. Ook moeten we als overheid zorgen dat burgers gemakkelijk toegang tot die vele informatiebronnen kunnen krijgen, als het ware door één deur.


1

http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-

publicaties/kamerstukken/2010/07/05/uitstelverzoek-voor-een-motie-en-enkeletoezeggingen-cultureel-erfgoed.html a

Pagina 1 van 13

Datum

Voorgaande overwegingen brengen ons tot de volgende uitdaging en opgave: zorgen dat we overheidsinformatie duurzaam beheren en het begrip openbaarheid een eigentijdse invulling geven. En dit alles onder de overkoepelende doelstelling om de Archiefcollectie NL als maatschappelijk kapitaal voor burgers en bedrijven optimaal toegankelijk te maken en zo te laten renderen. Aan de visie koppelen wij een aantal maatregelen voor de korte en lange termijn en we schetsen wat dit betekent voor de verantwoordelijkheden binnen het archiefbestel. Deze visie op archief is veelomvattend. Ze gaat van de archiefvorming tot en met het online beschikbaar stellen van digitaal cultureel erfgoed. Dit brengt met zich mee dat de primaire verantwoordelijkheid van de staatssecretaris van OCW voor archieven en cultureel erfgoed in nauwe samenhang met de verantwoordelijkheid van de minister van BZK voor het openbaar bestuur en de bedrijfsvoering van het Rijk wordt ingevuld. Deze visie levert geen blauwdruk voor de komende 10 jaar. Daarvoor zijn de ontwikkelingen op digitaal gebied te ongewis. Wie had 5 jaar geleden de prominente rol van `social media' in de communicatie kunnen voorspellen? Acties die in deze brief in het vooruitzicht worden gesteld zijn dan ook vooral voorwaardenscheppend. Exacte invulling daarvan dient plaats te vinden op basis van een innovatieagenda voor de archiefsector. Hiervoor stelt de staatssecretaris van OCW structurele middelen beschikbaar. Structureel wil zeggen: voor de duur van de transitie van papier naar digitaal bij de overheid en de archiefsector. Bij de totstandkoming van deze visie is dankbaar gebruik gemaakt van de inbreng en reacties vanuit het bestuurlijke en professionele veld, waaronder gemeenten en provincies, de Raad voor Cultuur, vertegenwoordigers van branche en archiefsector en individuele instellingen uit de wereld van archief, informatie, onderwijs en cultureel erfgoed. Leeswijzer Iedere paragraaf begint met de centrale opgave, gevolgd door de visie voor lange termijn en acties voor de kortere termijn (tussen nu en 2016). In paragraaf 1 is het vraagstuk van de digitale duurzaamheid aan de orde. Paragraaf 2 schetst hoe de overheid informatie tijdig openbaar kan maken. Paragraaf 3 behandelt representatieve collectievorming van zowel overheids- als nietoverheidsorganisaties. Paragraaf 4 gaat over een betere toegang tot de Archiefcollectie NL. Paragraaf 5 behandelt de bestuurlijke taak- en rolverdeling en de innovatieagenda en paragraaf 6 omvat de financiële middelen. De bijlage biedt een overzicht van wettelijke maatregelen. §1. Duurzaamheid. Wat is de opgave? De wereld waarin de Archiefwet 1995 tot stand kwam was een wereld, waarin informatie werd vastgelegd op papier en zo werd verspreid en bekend gemaakt. En waarin informatie 20 jaar of zelfs meer kon liggen, voordat het werd geselecteerd om te worden overgebracht naar het openbaar archief. Maar overheidsinformatie bestaat binnen nu en 10 jaar vrijwel alleen nog maar uit digitale informatie, die vluchtig is en door de korte digitale levenscyclus al gauw niet meer toegankelijk. En zonder adequate maatregelen dus niet meer kan dienen voor verantwoording en bewijsvoering en als cultureel erfgoed voor

Onze referentie 310040

Pagina 2 van 13

toekomstige generaties verloren dreigt te gaan. Het is verre van geruststellend dat vele overheden zich nog nauwelijks bewust lijken te zijn van deze opgave. Duurzaam informatiebeheer begint al op het moment dat informatie wordt gecreëerd. In de toekomst wordt digitale informatie niet meer, zoals de Archiefwet dat nu voorschrijft, op fysieke wijze overgebracht naar het archief. Dit alles vergt een cultuuromslag bij de overheid en een visie op informatiebeheer als `records management'2, ook in de gevolgen en verantwoordelijkheden die hieraan verbonden zijn. Visie Ook in de digitale toekomst moeten we overheidsinformatie duurzaam bewaren en ervoor zorgen dat deze betrouwbaar en toegankelijk blijft. Voorwaarde is dat we informatie dan al goed kunnen opslaan op het moment waarop die wordt geproduceerd. Hierbij is de deskundigheid van archivarissen net zo onontbeerlijk als de inbreng van informatiespecialisten en ICT-architecten. Maar die inzet heeft alleen zin, wanneer we ook beschikken over een digitale infrastructuur om deze informatie duurzaam te bewaren en te ontsluiten: een e-depot, het archief van morgen. Maar er is meer aan de hand. Papieren overheidsarchief wordt fysiek overgebracht naar een openbare archiefinstelling. Bij de centrale overheid gaat dan ook de bestuurlijke verantwoordelijkheid over op de minister van OCW. Voor digitale informatiebestanden zal de overdracht van bestuurlijke verantwoordelijkheid blijven bestaan, maar zal de fysieke overbrenging anders verlopen. Zij worden via beveiligde verbindingen in het e-depot gedownload, als het ware met een druk op de knop. Informatie kan al kort na afsluiting van een zaak of afronding van een bestuurlijk proces naar een duurzaam e-depot worden overgebracht. Een overheidsorgaan kan er bovendien voor kiezen de eigen informatiehuishouding ruim voordat de wettelijke overbrenging aan de orde is onder te brengen bij het e-depot van een archiefinstelling. Omgekeerd kan het zo zijn dat een overheidsorgaan zelf over voorzieningen beschikt die aan de eisen van een e-depot beantwoorden. Door deze ontwikkeling zien we op langere termijn voor ons dat het moment van `overbrenging' van informatie in de verdere toekomst niet meer uitsluitend zal worden bepaald door het verstrijken van een termijn of periode, maar door het takenpakket van het overheidsorgaan, het soort informatie, de kwaliteit van de digitale infrastructuur en technische transities die gepaard gaan met informatieverlies. Hierbij spelen ook overwegingen van kosten en efficiëntie. Immers, het beheren en toegankelijk houden van digitale informatie kost geld. De mogelijkheid van het (mede)gebruik van een digitale infrastructuur (e-depot) kan voor individuele archiefvormers kostenreductie en efficiencywinst betekenen. Zonder dat hier sprake is van een blauwdruk voor de gehele overheid ­ maatwerk staat voorop ­ zou dit op termijn kunnen leiden tot de volgende driedeling:

Datum

Onze referentie 310040


2

Het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Zie

voor nadere uitleg ook http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheerarchiefvorming/recordsmanagement Pagina 3 van 13


1) beleidsvormende organen brengen hun informatie op korte termijn over naar een aan het openbaar archiefwezen verbonden e-depot; 2) tijdelijke (project- of thema-)organisaties beheren hun informatie binnen de voorziening van het hiervoor genoemde e-depot; na opheffing van de activiteiten worden de bestanden hier aansluitend duurzaam bewaard; 3) uitvoeringsorganisaties bewaren hun digitale informatie binnen de eigen digitale infrastructuur, zolang zij deze informatie voor hun bedrijfsvoering nodig hebben. In dit model worden tevens passende afspraken gemaakt over de mate van openbaarheid van informatie. Het begrip overbrenging krijgt weliswaar ten dele een andere betekenis, maar wat blijft is dat overgebracht archiefmateriaal net als nu valt onder de werking van de Archiefwet en daarmee (behoudens wettelijke uitzonderingen) in principe openbaar is. De Archiefwet bepaalt wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor zorg en beheer van de informatie. Acties voor de korte termijn Digitalisering van de overheid is op zich niet nieuw. Hiervan getuigen onder meer het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere Dienstverlening en e-overheid, de Digitale Werkomgeving Rijksdienst, het digitaal zaak- en ketengericht werken en de ontwikkeling van standaarden en normen voor ICT-architectuur. Bij deze ontwikkelingen is de rol van de archivaris in samenhang met die van informatiespecialisten en ICT-architecten te versterken. Hiervoor zijn overheidsbrede normen en standaarden nodig. De ontwikkeling hiervan maakt deel uit van de innovatieagenda voor de sector. Daarnaast zal het Rijk voor de komende vijf jaar prioriteit geven aan het ontwikkelen en uitbouwen van enkele centrale e-depotvoorzieningen. Voorbeelden zijn het e-depot van het Nationaal Archief en de digitale opslagvoorzieningen van enkele grote uitvoeringsdiensten, zoals JustId en de Belastingdienst. Maar er zijn ook de gemeenten Amsterdam en Rotterdam, waar al een e-depot is ingericht. Gelet op het gemeenschappelijk belang en de bredere bestuurlijke verantwoordelijkheid zullen de ministeries van OCW en BZK met de VNG, het IPO en de UvW overleg voeren hoe deze ontwikkelingen zijn te coördineren. Kennis op dit terrein is schaars en streven is deze maximaal te benutten voor alle overheden. Gezamenlijk ontwikkelen en delen van voorzieningen bespaart bovendien kosten, met ruimte voor regionale en lokale afwegingen. Dit past ook bij een compacte en efficiënte overheid. Streven is dat voor 2016 alle departementen en Hoge Colleges van Staat zijn aangesloten op een rijksbreed edepot3. Gemeenschappelijk digitaal informatie- en archiefbeheer wordt op die manier mogelijk. Het Nationaal Archief ontwikkelt een business- of verrekenmodel als basis van overeenkomst met archiefvormers over kostprijs, producten en

Datum

Onze referentie 310040


3

Kamerstuk TK 2008­2009, 29 362, nr. 156. Tevens TK 2009-2010, 29 362, nr. 162 met

betrekking tot implementatie digitaal documentbeheer Rijk tot 2015. Van de voortgang wordt melding gemaakt in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering van de Rijksoverheid. Uitvoeringsinstellingen die digitaal archief voor blijvende bewaring willen overdragen aan het Nationaal Archief kunnen dat overigens al eerder doen dan de archiefwettelijke termijn.

Pagina 4 van 13

diensten. Ontwikkeling van dit model wordt onderdeel van het kabinetsprogramma compacte rijksdienst. §2. Openbaarheid Wat is de opgave? De Archiefwet geeft 20 jaar de tijd voordat overheidsinformatie moet worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat is lang, zeker in een samenleving waar ICT en informatisering tot in de haarvaten is doorgedrongen en burgers zich snel van informatie weten te voorzien. Burgers mogen rekenen op een transparante en betrouwbare overheid. Visie In een samenleving die zich digitaal voorziet van informatie maakt de overheid informatie tijdig openbaar. Dit dient het algemeen belang en sterkt het vertrouwen van burgers in een transparante overheid. Digitale overbrenging naar een archiefwettelijk e-depot maakt mogelijk dat informatie in beginsel tijdig openbaar en toegankelijk wordt4. Acties voor de korte termijn De komende jaren zullen worden benut om in nauw overleg met archiefvormers actieve openbaarheid in praktijk te brengen. Enkele steden experimenteren hier al mee. Het Nationaal Archief zal met enkele onderdelen van de Rijksoverheid, zoals de Deltacommissaris, pilots uitvoeren op het terrein van actieve openbaarheid. Doel is om informatie die zich daarvoor leent binnen korte tijd voor burgers openbaar en toegankelijk te maken. Tevens zal een nieuwe selectiemethodiek in praktijk worden gebracht die geschikt is voor de omgang met informatie in het digitale tijdperk. In onze brief van december 2010 is reeds uiteengezet dat de overheid sneller en efficiënter dan nu het geval is digitale informatie gaat selecteren5. De selectielijst `nieuwe stijl' is hiervan het resultaat. Selectielijsten zijn openbare documenten die worden gepubliceerd op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)6. Nieuw element van de lijst `nieuwe stijl' is dat deze niet alleen beter inzicht geeft welke informatie te bewaren is of (op termijn) te vernietigen, maar ook wanneer de te bewaren informatie archiefwettelijk wordt overgebracht. Voor de invoering van deze nieuwe selectiesystematiek is het nodig dat overheidsorganen een goed overzicht hebben van hun informatie. Bij de nieuwe aanpak zal overheidsbreed te

Datum

Onze referentie 310040


4