Jewometaal bespaart tijd en geld dankzij Document Management oplossing
Persbericht van Thysia Information Management B.V.
Jewometaal richt zich op de inkoop, verwerking en verkoop van roestvrij
staal schroot. Sinds enkele maanden werkt Jewometaal met een Document
Management Systeem voor het automatisch verwerken van inkoopcontracten
en creditnota's. De organisatie bespaart hierdoor tienduizenden euro's
en men kan nu veel efficiënter werken.
Op jaarbasis heeft Jewometaal circa 5.000 inkoopcontracten en 16.000
creditnota's, een enorme hoeveelheid aan ongestructureerde data.
Het inkoopproces verliep erg omslachtig doordat alle
contractdocumenten, correspondentie en facturen op papier werd
verzameld. Deze werden opgeslagen in papieren dossiers, welke enkele
honderdduizenden documenten bevatten.
Jeroen Hooft, IT manager bij Jewometaal: "Contractdocumenten werden op
meerdere afdelingen uitgeprint. Hierdoor zijn er dubbele archiefkasten
ontstaan. Het terugvinden van informatie kostte veel tijd. Medewerkers
moesten naar de archiefkast lopen om informatie op te zoeken. Daardoor
is de informatie niet eenvoudig in te zien en misten we transparantie
in onze informatie."
Document Management oplossing
Door gebruik te maken van Document Management software van Thysia
Information Management en BCT werd het probleem opgelost. Alle
inkoopcontracten worden aangemaakt in Dynamics NAV, het ERP-systeem.
Deze worden automatisch geüpload op SharePoint waarna er een workflow
start voor de accordering. Na het genereren van de handtekening is deze
klaar voor verzending aan de leverancier.
Alle documenten die men daarna ontvangt van de leverancier, zoals
facturen en paklijsten, worden bij binnenkomst gescand. De informatie
wordt door de software gecontroleerd, gevalideerd en digitaal
opgeslagen. Vervolgens worden de documenten automatisch geplaatst in de
juiste inkoopdossiers op SharePoint. Bij ontvangst van de goederen
start automatisch de voorbereiding van de uiteindelijke betaling aan de
leverancier.
Tijd- en geldbesparing
Aad Roedolf, CFO bij Jewometaal: "De business case is voor mij
duidelijk. Door de investering in deze oplossing hoeven we geen nieuwe
archiefbeheerder aan te nemen. Daarnaast besparen we enorm veel geld
door geen papier- en verzendkosten meer te maken.
We werken op dit moment veel efficiënter en we behalen tijdswinst. Met
hetzelfde aantal mensen verwerken we veel meer contracten. Ook vinden
we de informatie nu snel terug". De informatie is altijd up-to-date en
men werkt eenvoudig samen.
SharePoint en Dynamics integratie
"Eén van onze eisen was dat de document management oplossing integreert
met Dynamics NAV. Thysia bekijkt het vraagstuk en de oplossing vanuit
de kant van Dynamics NAV. Dat biedt voor ons toegevoegde waarde, omdat
Dynamics NAV dwars door ons werkproces loopt. Door de gecombineerde
kennis van SharePoint, Content Management en Dynamics NAV is de keuze
gevallen op Thysia". Aldus Jeroen Hooft, ICT Manager bij Jewometaal.
"In de toekomst willen wij verder kijken door ook andere type
documenten te digitaliseren. Dit geldt voor onze kostenfacturen en
wellicht onze kwaliteits- en logistieke documenten. Hiermee gaan wij
een stap verder in onze nieuwe manier van werken", zegt Jeroen Hooft.
Links:
http://www.thysia.eu
Razende Robot Reporter