Inkoop en aanbesteding: goedkoper, groener en socialer
De gemeente Eindhoven heeft op dit moment een 3-tal projecten waarbij
social return en/of duurzaamheid een belangrijke rol spelen. Het
betreft postverzorging, vervanging Tl-armaturen en digitalisering en
opslag archieven.
Postverzending
Ergon Business Post verzendt en bezorgt sinds 4 juli 2011 de externe
post voor de gemeente Eindhoven. Hiervoor is gekozen omdat de gemeente
wil bijdragen aan de inzet van mensen uit deze specifieke doelgroep.
Voorafgaand aan de opdracht heeft de Ergon het laatste half jaar al
dagelijks 500 brieven bezorgd. Er is nu gekozen voor een 48-uurs
postbezorging. Dat betekent dat de streekpost in principe binnen 24 uur
wordt bezorgd, maar daarbuiten kost het 48 uur. Voor de inwoners van
Eindhoven verandert er dus niets. Het gaat per dag om gemiddeld 2000
tot 2500 brieven. 70 tot 80% wordt door de Ergon uitgevoerd. Voor deze
taken heeft een uitbreiding van 10 fte plaatsgevonden. In totaal zijn
55 Ergon-postbezorgers aan het werk. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld
aangetekende stukken, post buiten het bezorggebied van de Ergon,
Express post en gebruik van postbusnummers.
Het nieuw afgesloten contract levert daarnaast ook een bijdrage aan de
bezuinigingsdoelstelling. Er wordt een besparing verwacht van 50.000
euro op jaarbasis. Het budget voor portokosten en verzendkosten is
700.000 euro op jaarbasis. Over een jaar wordt het contract
geëvalueerd.
Vervanging TL-armaturen
De vervanging van TL-armaturen in het Herman Witte Huis start in
september van dit jaar. Dit biedt ongeveer 2 Ergon-medewerkers voor
ongeveer 1 maand werk en levert tevens een energiebesparing op van 47%
op de verlichting (dat is ong. 24.000 euro op jaarbasis).
Gezien de grootte van het project, 750 stuks, en het repeterende werk
is gekozen voor het bedrijf GreenFox. Zij combineren duurzaamheid met
maatschappelijk verantwoord ondernemen, door de ombouw door sociale
werkplaatsen te laten uitvoeren. Zij leiden de mensen op. De oude
armaturen worden omgebouwd: de elektronica wordt vernieuwd.. Daarnaast
bieden zij 5 jaar garantie op de armaturen. Dit project wordt als pilot
beschouwd, waardoor andere organisaties ook dit voorbeeld overnemen.
Digitalisering en opslag archieven
Zowel de opslag als digitalisering van archieven is onlangs aanbesteed.
De firma Hulshoff uit Amsterdam is hiervoor als beste uit de bus
gekomen. Zij scoren hoog op het gebied van duurzaamheid. De opslag
gebeurt klimaatneutraal (100% duurzaam). Daarnaast is social return als
belangrijk aspect meegenomen. Zij bieden binnen dit project 3 mensen
een opleiding of arbeidsplaats aan.
De gemeente kent verschillende vormen van archivering. Het dynamisch
archief, dat stukken bevat waaraan nog wordt gewerkt of die vaak worden
opgevraagd en het semi-statisch archief, dat stukken bevat die afgerond
zijn maar wettelijk nog wel bewaard moeten blijven. Dit zijn tal van
documenten, zoals vergunningsaanvragen, dossiers, brieven, rapporten.
Op dit moment is alles wat afgerond is en bewaard moet blijven van voor
2010 opgeslagen in het semi-statisch archief. De wettelijke
bewaartermijnen verschillen per document. Daarnaast heeft de gemeente
het statisch archief, dat is ondergebracht bij het RHCE. Hierin vind je
stukken van cultuurhistorische waarde en stukken die voor altijd
bewaard moeten blijven. Een kleine greep daaruit: statuten,
meerjarenbegrotingen, plaatselijke verordeningen, vastgestelde
jaarrekeningen, functiebeschrijvingen, OR-jaarverslag, overzicht
Koninklijke onderscheidingen, besluiten straatnaamgeving en
huisnummers, sloopvergunningen, gemeentelijke monumentenlijst. Maar
denk daarbij aan alle mogelijke burgeljike stand en GBA-gegevens, die
vaak opgevraagd worden voor stamboomonderzoek.
Besparing op kosten gebeurt door het maken van scherpe prijsafspraken
en anderzijds door digitalisering en het opschonen. Dit wordt in
projecten aangepakt. De looptijd van het contract is maximaal 10 jaar.
Gemeente Eindhoven