PERSBERICHT
Heliview Consultancy onderzoekt efficiëntie van factuurverwerking in top zakelijke markt
Sector handel meest efficiënt in factuurverwerking; overheid loopt achter door lange verwerkingstijd
Breda, 15 november 2011
De efficiëntie van factuurverwerking blijkt behoorlijk te verschillen tussen diverse branches in zakelijk Nederland. In samenwerking met Ricoh Nederland heeft Heliview de Efficiency Index - Purchase 2 Pay ontwikkeld waarmee de efficiëntie in de verwerking van inkomende facturen op een objectieve manier kan worden vastgesteld. De sector handel scoort het hoogst op de efficiency index omdat ze met relatief weinig administratieve medewerkers binnen korte tijd een groot aantal facturen kunnen verwerken. Overheidsinstellingen lopen vooral als gevolg van een langere verwerkingstijd achter in de efficiency index.
Het onderzoek is afgenomen door Heliview onder Nederlandse organisaties met 100 of meer werknemers. Gemiddeld krijgen grote Nederlandse organisaties meer dan 20.000 inkomende facturen per jaar te verwerken. Ze versturen er gemiddeld ruim 23.000. De hoogste factuurintensiteit, als optelsom van inkomende en uitgaande facturen, vindt plaats in de sectoren handel, industrie en zorg. Onderwijs kent de laagste factuurintensiteit. De zorgsector heeft de meeste administratieve krachten in dienst om de inkomende facturen te verwerken. Onderstaande tabel geeft per branche een overzicht van deze en andere factuurverwerking parameters.
Fouten in de factuurverwerking zorgen voor ongewenste vertraging in het verwerkingsproces. Niet alleen verzenders kunnen fouten maken maar ook de eigen administratieve afdeling, bijvoorbeeld door veelvuldige handmatige invoer van factuurgegevens. Gemiddeld gaat er bij 5 van de 100 facturen iets mis. Het foutpercentage is met 7,7% en 7,3% het hoogste in de sectoren industrie en handel en met 2,3% het laagst in de overheid. Voor de overheid zijn er vooral aandachtspunten ten aanzien van de procedures over hoe een binnengekomen factuur wordt getoetst aan een order. Bij 1 op 4 overheidsinstellingen zijn hier geen eenduidige procedures voor opgesteld en in veel gevallen verloopt deze 'matching', evenals bij dienstverlenende organisaties, nog handmatig via papier. Mede hierdoor is de verwerkingstijd van inkomende facturen bij overheidsinstanties met 18,7 werkdagen ruim 6 dagen langer dan het Nederlandse gemiddelde van 12,6. Factuurintensieve sectoren als handel en industrie hebben hun toetsingsprocessen veel beter op orde. Meer dan 50% (ten opzichte van 35% gemiddeld) beschikt over een specifieke oplossing, al dan niet via het ERP-systeem, om binnengekomen facturen automatisch met bestaande orders te matchen. Het volledig geautomatiseerd ontvangen en verwerken van facturen is nog zelden het geval, maar bijna de helft van de respondenten overweegt een geleidelijke overgang tot e-facturatie om kosten te besparen.
Ricoh Efficiency Index
In samenwerking met Ricoh Nederland heeft Heliview de Ricoh Efficiency Index - Purchase 2 Pay ontwikkeld. Aan de hand van het aantal inkomende facturen, administratieve medewerkers, foutpercentage en tot slot de verwerkingstijd kan op een onafhankelijke wijze worden vastgesteld hoe efficiënt inkomende facturen worden verwerkt. Hoe hoger de efficiency index, hoe beter het verwerkingsproces. Via een benchmark tool kunnen organisaties hun eigen index vaststellen ten aanzien van factuurverwerking. Bovendien kunnen zij hun parameters vergelijken met die van gelijksoortige organisaties om eenvoudig te zien op welke aspecten de factuurverwerking verbeterd kan worden. Optimalisatie van factuurverwerking levert kostenbesparingen en efficiencyvoordelen op. Hierdoor kunnen bedrijven zich meer focussen op hun eigen kernactiviteiten. Zowel het onderzoeksrapport als de benchmark factuurverwerking is toegankelijk via