Vicariaatsbijeenkomsten over controlebezoeken, werkkostenregeling, N..
Vicariaatsbijeenkomsten over controlebezoeken, werkkostenregeling, Navision 19-2-2015
Financieel-administratieve organisatie is gedeelde verantwoordelijkheid
Op maandag 9 februari en dinsdag 10 februari vonden in de twee vicariaten van het bisdom bijeenkomsten plaats over gewijzigde diocesane regelingen, vermogensbeheer en de actie Kerkbalans. In totaal namen ongeveer 75 mensen deel uit de 24 parochieclusters van het bisdom Rotterdam. Vicaris
Egging (vicariaat Rotterdam) en vicaris Van der Helm (vicariaat Den Haag) heetten de aanwezigen welkom en openden met gebed. Daarna passeerden de verschillende onderwerpen de revue.
De nieuwe werkkostenregeling
Cor van Steijn, medewerker economaat van het bisdom, leidde de avonden. Hij gaf het woord aan een vertegenwoordiger van accountants- en belastingadviseursbedrijf PwC (PricewaterhouseCoopers) om de nieuwe werkkostenregeling toe te lichten, waar parochies per 1 januari 2015 mee te maken hebben.
De werkkostenregeling betekent een vereenvoudiging van het systeem van vergoedingen en verstrekkingen. Het is nu zo dat 1,2% van de loonsom belastingvrij mag worden besteed aan deze vergoedingen en verstrekkingen. Dat geldt bijvoorbeeld kerstpakketten. Daarboven zijn er nog enkele gerichte
vrijstellingen, waaronder reiskosten (werkelijke kosten op basis van openbaar vervoer of EUR 0,19 per kilometer) en noodzakelijke kosten voor het werk, zoals in bepaalde gevallen een computer en verhuiskosten en Arbo-voorzieningen. Deze zaken beinvloeden de 1,2% van budget niet.
Controlebezoeken parochies
Daarna sprak Cor van Steijn over de controlebezoeken bij parochies. Deze vinden plaats op het niveau van locaties. Cor van Steijn gaf aan waar het bisdom bij deze controles onder andere op let. Dat is bijvoorbeeld de procedure rond collectes (twee personen moeten samen tellen en in een
proces-verbaal het bedrag voor de penningmeester aangeven) en het vastleggen van misintenties en de controle op het geld dat hiervoor wordt ontvangen. Het bisdom gaat bij de controlebezoeken ook na hoe parochies de tekenbevoegdheid hebben geregeld (wie mag tekenen en wie mag zaken aanschaffen
voor de parochie) en hoe het overleg is geregeld vanuit het parochiebestuur met kerkelijke stichtingen. Ook gaat het bisdom na of parochies voldoende alert zijn op het terugvragen van ecotax en de dividendbelasting en hoe verhuur en pacht zijn geregeld.
Gedeelde verantwoordelijkheid
Algemeen econoom John Bakker: "De kerntaak van de parochie is het pastoraat. Om dat mogelijk te maken en te ondersteunen moeten parochiebesturen alert zijn op de financieel-administratieve organisatie. Bestuurders moeten de verantwoordelijkheid daarvoor met elkaar delen. Dat is nadrukkelijk
niet alleen een verantwoordelijkheid van de penningmeester."
Begin 2015 informeerde het bisdom de parochies weer per brief over de actualisering van de diocesane regelingen en de geldende arbeidsvoorwaarden. Belangrijke onderwerpen worden ook gecommuniceerd via de Nieuwsbrief Economaat, die in februari weer verschijnt. J. Bakker gaf aan dat het
economaat informatie in toenemende mate beschikbaar wil maken via de website van het bisdom.
Navision Financieel
Op de avonden werd ook gesproken over Navision, het pakket voor de financiele administratie en voor de ledenadministratie van parochies. Navision werd in 2008 geintroduceerd voor parochies in het bisdom Rotterdam. Na een aantal overgangsjaren wordt de financiele module nu per 1 januari 2016
verplicht voor parochies in het bisdom. Dit betekent dat de laatste parochies de komende periode over moeten gaan. In overleg met deze parochies kunnen data worden geprikt voor een cursus van een dag. Het bisdom ondersteunt praktisch bij het inrichten van het programma, en na het verstrekken
van de inlogcodes kunnen parochies aan de slag. Het overstappen op Navision Financieel is lokaal niet eenvoudig, gaf een van de aanwezigen aan, omdat het programma als te weinig gebruiksvriendelijk wordt ervaren. De algemeen econoom erkende dit geluid, maar benadrukte dat het van belang is dat
parochies hetzelfde systeem gebruiken. Aanwezigen uit parochies die al overstapten op Navision Financieel vertelden dat het pakket misschien wennen is, maar dat het een degelijk pakket is, waar ook goed mee gewerkt kan worden.
Dienstverlening
Ook de cursus Navision Kerkbijdrage wordt door het bisdom op locatie aangeboden. En voor Navision Ledenadministratie ondersteunt het bisdom parochies met een `opfriscursus' op locatie. Het bisdom kan parochies ook helpen bij het segmenteren van doelgroepen. Dat is onder meer van belang om bij
de actie Kerkbalans een eigen brief te kunnen sturen aan mensen die al wel parochiebijdrage betalen en mensen die dat nog niet doen. Het bisdom ondersteunt parochies ook praktisch met bijvoorbeeld de salarisadministratie.
Verder is er in 2012 een beleggingsstatuut en beleggingsrichtlijn vastgesteld voor parochies en biedt het bisdom de mogelijkheid om te beleggen bij een gezamenlijke vermogensbeheerder (Lombard Odier). Hiermee werden door het bisdom voor parochies gunstige voorwaarden afgesproken. Wim Ouwehand,
consulent economaat, vertelde dat een gezamenlijke aanpak een aantal zorgen uit handen neemt. Het beheer van het vermogen van de parochie is een bijzondere verantwoordelijkheid, gaf hij aan, want het is geld van de parochianen. Daarom: let op de samenstelling van de portefeuille, werk met een
beleggingsadviescommissie en met een goed gekozen vermogensbeheerder.
Kerkbalansconsulenten
Op beide avonden deden Kerkbalansconsulenten kort verslag van hun ervaringen: Ad Sosef en Hans de Groot. De Kerkbalansconsulenten hebben een groot aantal parochies en deelgemeenschappen bezocht voor de actie Kerkbalans 2015. Ze werden hartelijk ontvangen en kwamen in heel open gesprekken met
de diverse lokaal betrokken vrijwilligers. De consulenten constateerden dat de actie Kerkbalans in veel parochies door enkele mensen als extra taak `erbij' wordt gedaan. De consulenten benadrukken echter dat de actie Kerkbalans het hele jaar door aandacht moet krijgen, dat het een proces is
meer dan een actie in januari, en dat het nodig is om een werkgroep Kerkbalans te vormen, zodat meer mensen mee kunnen helpen bij het nadenken over en het uitvoeren van de actie. Maar liefst 36% van de inkomsten van parochies in het bisdom Rotterdam komt uit de actie Kerkbalans.