Certificatie en verscherpt toezicht van de Inspectie
Helaas komt het af en toe voor dat een gecertificeerde organisatie onder verscherpt toezicht wordt geplaatst van de Inspectie Gezondheidszorg, de Inspectie Jeugdzorg of een andere toezichthouder. De vraag rijst dan hoe zoiets kan gebeuren, en waarom het certificaat niet meteen wordt
ingetrokken. Het antwoord ligt besloten in de verschillende rollen van de certificatie-instelling en de overheidsinspecties: je kunt het certificaat beschouwen als een rijbewijs, en de Inspectie als de verkeerspolitie. Dit werkt als volgt.
In deze beeldspraak neemt de certificatie-instelling (CI) bij de initiele audit een examen af, waarbij o.a. wordt onderzocht of de organisatie haar interne organisatie zodanig op orde heeft dat zij in staat is aan wet- en regelgeving te voldoen. De CI komt elk jaar terug voor een controle, en
kan het certificaat schorsen of intrekken als de organisatie niet meer aan de eisen voldoet. De rol van de CI is niet primair om de organisatie te controleren op het voldoen aan wet- en regelgeving, maar als hierin een tekortkoming wordt opgemerkt moet de organisatie dat herstellen.
De Inspecties hebben wel als taak om de naleving van wet- en regelgeving te controleren. Bij deze 'politietaak' horen bevoegdheden die een CI niet heeft, met name het onverwacht langs komen en dan overal toegang hebben. Dit kan verklaren waarom bij een gecertificeerde instelling toch
verscherpt toezicht wordt ingesteld: de Inspecties kijken anders en kunnen meer zien.
Als een gecertificeerde organisatie onder verscherpt toezicht komt, stelt de betrokken CI op korte termijn een onderzoek in om na te gaan waar het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) heeft gefaald. Afhankelijk van de bevindingen krijgt de gecertificeerde organisatie opdracht om de oorzaak weg te
nemen en de gevolgen te herstellen. Lukt dit niet binnen een redelijke termijn, dan wordt het certificaat geschorst of ingetrokken. Het is niet uitgesloten dat het verscherpte toezicht eerder wordt opgeheven dan de schorsing van het certificaat, bijvoorbeeld als de zorg weer aan de wet
voldoet, terwijl het KMS nog niet is hersteld.
Hoewel verscherpt toezicht op een gecertificeerde organisatie dus meestal valt uit te leggen, probeert iedere CI te voorkomen dat het een van zijn certificaathouders overkomt. De auditoren van het Keurmerkinstituut letten extra op incidenten in het primaire proces, en hoe de organisatie
daarmee omgaat: komen ze wel in beeld bij het management, en worden ze vervolgens plichtmatig behandeld of verwelkomd als kansen voor verbetering. Dat maakt veel uit voor de daadwerkelijke kwaliteit en veiligheid in het primaire proces.
Lees ook het antwoord op andere vragen over systeemcertificatie op de website van het Keurmerkinstituut.