Onderzoekers en Nationaal Archief met elkaar in gesprek
30 juni 2015
Den Haag
Op 16 juni jl. hield het Nationaal Archief een rondetafelbijeenkomst. Het thema van die bijeenkomst was `Openbaarheid versus privacy - onderzoek in beperkt openbare archieven'. Via een open uitnodiging was iedereen gevraagd hierover mee te praten. Ruim 20 onderzoekers gingen op deze
uitnodiging in en kwamen naar het Nationaal Archief. Zij gingen met Marens Engelhard, algemeen rijksarchivaris en Ina Dijkman, hoofd dienstverlening en andere medewerkers van het Nationaal Archief in gesprek over diverse onderwerpen, zoals het kopieerbeleid, bureaucratie, jurisprudentie,
declassificatie van geraadpleegde beperkt openbare stukken en digitalisering van CABR.
Forse toename inzage beperkt openbaar archief
In een korte presentatie laat Ina Dijkman, hoofd dienstverlening zien dat het aantal bezoekers aan de studiezaal de afgelopen jaren is afgenomen. Het aantal stukken dat wordt aangevraagd stijgt daarentegen. Het aantal verzoeken tot inzage van beperkt openbare archieven is zelfs fors gestegen.
Twee jaar geleden heeft het Nationaal Archief daarom een behandeltermijn van maximaal zes weken ingesteld. Onderzoekers vinden deze behandeltermijn te lang. Ina Dijkman legt uit dat inzage in beperkt openbaar archief veel meer zorg en voorbereiding vraagt dan inzage in openbaar archief. Het
Nationaal Archief streeft naar een behandeltermijn van drie weken, maar in een drukke maand als april kan deze oplopen tot maximaal zes weken.
Kopieerverbod
Volgens de rechtbank in Den Haag mag beperkt openbaar archief niet gekopieerd worden, omdat kopieren betekent dat deze stukken dan meteen openbaar zijn. Dit verbod geldt bij het Nationaal Archief voor alle ruim 1600 archieven met beperkende bepalingen. In het gesprek met de aanwezige
onderzoekers ligt de nadruk vooral op de belemmering die zij hierdoor ervaren bij hun onderzoek in de oorlogsarchieven die zich bevinden in het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging. Met name nabestaanden ervaren het als onterecht dat zij geen kopieen kunnen maken van documenten en/of
foto's van overleden familieleden.
Wetgeving en jurisprudentie
Marens Engelhard legt uit dat het Nationaal Archief niet alleen te maken heeft met de Archiefwet maar ook met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en in de toekomst met Europese wetgeving.
Verschillende deelnemers suggereerden te kijken naar jurisprudentie om zo meer ruimte en mogelijkheden op te zoeken. Ook werd de wens geuit voor het kopieren van persoonlijke documenten als brieven en foto's en voor wetenschappelijk onderzoek uitzonderingen te maken en hiervoor criteria te
ontwikkelen.
Declassificatie en digitalisering
Onderzoekers pleitten ervoor dat eenmaal ter inzage gegeven beperkt openbare stukken, tegelijkertijd gedeclassificeerd zouden kunnen worden. Om de toegankelijkheid van het CABR te vergroten zou een digitaliseringsproces opgestart moeten worden zodat niet alleen op naam van de dader maar ook op
naam van slachtoffers en getuigen gezocht kan worden.
Toekomst
Marens Engelhard dankt alle aanwezigen voor hun bijdrage en sluit de middag af met de oproep aan aanwezigen om op structurele basis met elkaar in gesprek te gaan. Hij benadrukt nogmaals dat deze gesprekken een bijdrage leveren aan het optimaliseren van de dienstverlening van het Nationaal
Archief. Het Nationaal Archief onderzoekt de komende maanden of en hoe de aangedragen suggesties tot aanpassing in het beleid en de dienstverlening kunnen leiden. In het najaar vindt een terugkoppeling hierover plaats.