In september 2015 is de 'Handreiking informatiebeheer op orde' gepresenteerd. Dit product is ontwikkeld door samenwerkende Zeeuwse overheden en bedoeld als praktisch instrument voor het op orde brengen van digitale informatie.

Op 16 september j.l. verzamelden zich 28 informatiebeheerders van Zeeuwse overheden bij het Zeeuws Archief voor de presentatie van de handreiking. Het is een praktisch instrument dat de overheden moet helpen hun digitale informatiebeheer op orde te krijgen. De reacties waren heel positief. De afspraak is dat men met het instrument gaat werken en de werkgroep feedback geeft zodat het instrument verder kan worden verbeterd.

Ontwikkeling

Vijf leden van de werkgroep Zeeuwse overheden (Marian de Vos, Karin Heirman, Fred van de Kieboom, Erik van Hengel en Hans Quist) hebben de handreiking ontwikkeld in een aantal intensieve werksessies. De aanleiding is het feit dat eigenlijk geen enkele overheid zijn digitale informatiebeheer in orde heeft (bron: rapport `Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse overheden', oktober 2014). De werkgroep vroeg zich af wat er dan zoal zou moeten gebeuren en hoe ze elkaar en anderen daarbij konden helpen.

Dashboard

Marian de Vos, cooerdinator DIV van Schouwen-Duiveland presenteerde het instrument. Het bestaat uit een `dashboard' waarop in de tijd een groot aantal producten en handelingen zijn uitgezet.

Handreiking Informatiebeheer op orde 2015 Interactief pijlenschema van de Handreiking Informatiebeheer op orde

Elke pijl op het dashboard is aanklikbaar en daarachter zit een toelichting en diverse documenten en `best practices' over dat specifieke onderwerp. De basis voor de handreiking wordt gevormd door een aantal documenten zoals de Baseline Informatiehuishouding gemeenten, de informatie analyse die veel Zeeuwse overheden hebben ingevuld, het rapport Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse overheden, het 9-vlaksmodel van Rik Maas (richten, inrichten, verrichten) en zeker ook gezond verstand. De handreiking is nadrukkelijk bedoeld als een hulpmiddel, geen voorschrift.

Reacties

De aanwezigen reageerden heel positief op het instrument. `Fijn om alle handelingen en stappen zo gestructureerd bij elkaar te zien', `dit geeft inzicht in wat er allemaal moet gebeuren'.

Aan de slag

Afgesproken is dat de aanwezigen zelf met het instrument aan de slag te gaan en reacties en aanvullingen aan de werkgroep laten weten. Over anderhalve maand komen we weer bij elkaar om de ervaringen te bespreken en verder te bekijken hoe we elkaar kunnen helpen.

Een dag later, op 17 september heeft Marian de Vos het instrument ook gepresenteerd op een landelijke bijeenkomst van archivarissen en ook daar werd zeer enthousiast gereageerd.

Het instrument is te vinden op Pleio, een open groep met als titel Handreiking digitaal informatiebeheer op orde. Na registratie of inlog kan men lid worden van de groep en het instrument gebruiken.

Reacties kunnen ook naar edepot@zeeuwsarchief.nl.

Voor informatie over de verschillende deelprojecten van het Programma kun je terecht op de pagina e-Depot op de website van het Zeeuws Archief