Het bedrijfsrecherchebureau Hoffmann BV heeft na onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn werkwijze bij het screenen van sollicitanten en werknemers gewijzigd. Hierdoor is de werkwijze van het bedrijfsrecherchebureau niet langer in strijd met de wet.

De AP constateerde aan het begin van het onderzoek dat het bedrijf op verschillende punten de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) overtrad. Het bedrijfsrecherchebureau voerde onder meer screenings uit op basis van toestemming van de sollicitanten en werknemers. Toestemming als wettelijke grondslag voor screenings van sollicitanten en werknemers is echter in strijd met de wet. Ook maakte het bedrijf integrale kopieen van identiteitsbewijzen. Daardoor verwerkte het bedrijf het burgerservicenummer en rasgegevens terwijl dat niet mocht. Het bedrijfsrecherchebureau bleek ook het sociale mediaprofiel van betrokkenen aan het dossier toe te voegen. Hierin stond irrelevante informatie voor de betreffende functie en dat is in strijd met de wet.

Wettelijke grondslag screenings

Het bedrijfsrecherchebureau Hoffmann BV voerde toestemming van de sollicitanten en werknemers aan als wettelijke grondslag voor de screenings. Dit is niet mogelijk omdat in een screeningsprocedure niet gesproken kan worden van 'vrije toestemming' zoals de wet eist. Het is voor de betrokkene namelijk moeilijk om 'nee' te zeggen onder druk van het kunnen mislopen van de mogelijke baan of de andere functie.

Het kan in bepaalde gevallen gerechtvaardigd zijn om sollicitanten en werknemers te screenen. Een dergelijke screening mag alleen plaatsvinden op onderdelen die noodzakelijk zijn om de in kaart gebrachte risico's te verkleinen. De opgevraagde informatie tijdens screenings moet in verhouding staan tot het risico van de functie waarvoor de screening wordt verricht. Hoffmann BV heeft naar aanleiding van het onderzoek haar algemene werkwijze aangepast. De aard, omvang en inhoud van de screening wordt toegespitst op de functie waarvoor wordt gescreend. Hierdoor werkt Hoffmann BV nu in overeenstemming met de Wbp.

Kopie identiteitsbewijs

Hoffmann BV maakte integrale kopieen van identiteitsbewijzen van sollicitanten en werknemers. Hierop staan pasfoto, de nationaliteit van de betrokkene en het burgerservicenummer (BSN). Dit zijn persoonsgegevens van gevoelige aard die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Hoffmann voegde de kopieen toe aan het dossier en verstrekte deze aan derde partijen namelijk de werkgever en een bedrijf dat een check uitvoert op het identiteitsbewijs. Hoffmann heeft naar aanleiding van het onderzoek aangegeven geen identiteitsbewijzen meer te kopieren, te bewaren en te verstrekken aan derden. Ook heeft het recherchebureau de eerder verzamelde kopieen vernietigd.

Sociale Media

Uit het onderzoek blijkt dat Hoffmann BV bij bijna elk door de AP onderzocht dossier een internetzoekopdracht heeft verricht naar de sociale mediaprofielen van de betrokkene. De AP constateerde dat het bedrijfsrecherchebureau in de meeste onderzochte dossiers het sociale mediaprofiel van de betrokkene had opgenomen. Deze informatie werd niet opgenomen in het screeningsrapport richting de werkgever. De onderzochte dossiers van het recherchebureau bevatte daarmee veel irrelevante, maar wel persoonlijke informatie over mensen. Dit is niet proportioneel en daarmee in strijd met de wet. Hoffmann BV heeft haar werkwijze aangepast door onderzoek op sociale media toe te spitsen op de eventuele risico's van de betreffende functie en alleen de hiervoor relevante informatie op te nemen in het dossier.

Overige overtredingen

De AP constateerde dat naast de bovengenoemde gegevens ook een deel van de andere gegevens die Hoffmann BV verwerkte, niet door Hoffmann BV verwerkt hadden mogen worden in het kader van screenings, voor zover daar geen noodzaak toe was voor het onderzoek of er geen uitzonderingsgrond voor was. Het gaat daarbij om gegevens over de gezondheid, strafrechtelijke gegevens, financiele gegevens, gegevens over de militaire dienstplicht en relationele gegevens. Voor al deze gegevensverwerkingen heeft Hoffmann BV haar werkwijze aangepast zodat zij niet langer in strijd met de wet handelt.