MaVa-projectteam content met aanbestedingsresultaat
Ik ben zeer content met het proces én het aanbestedingsresultaat. Je kunt erover twisten of EMVI voldoende onderscheidend heeft gewerkt, maar dat we “value for money” hebben gekregen, is zeker.’
Contractmanager Adrie Franken blikt terug op de aanbesteding van MaVa. Het project is onlangs (begin oktober 2010) gegund aan A-Lanes (Ballast Nedam, Strukton, Strabag en John Laing).
Mava is het wegenproject op de A15 (Maasvlakte-Vaanplein) bij Rotterdam, dat via een DBFM-contractvorm is aanbesteed. ‘De open dialoog die we voor ogen hadden, is goed uit de verf gekomen’, geeft Adrie over het proces aan. ‘Dat meet ik af aan de reacties van de tenderteams. We hebben onze projectdoelen goed over de bühne gebracht. En we zijn duidelijk geweest over wat we wel en niet weten.’
Wantrouwen
‘Toegegeven: eerlijk zijn over wat je wel en niet weet, blijft moeilijk. We zijn van nature wantrouwend en denken dat het afgestraft wordt als we heel helder zijn. Maar als je partijen in het ongewisse laat, gaan ze gissen en interpreteren en dat is funest voor het vertrouwen.’
Faciliterend
‘We hebben ons steeds afgevraagd: wat hebben gegadigden nodig om een goede bieding te doen? Een omslag dus van een directieve naar een meer faciliterende houding.’ Die houding is ook de markt niet ontgaan, getuige het grote compliment dat de vice-voorzitter van de Raad van Bestuur van BAM op het Wegencongres gaf over de manier waarop RWS bij de A12 en A15 de dialoog heeft ingestoken.
Informeel overleg
Gegadigden konden bijvoorbeeld zelf onderwerpen agenderen en informele, specialistische gesprekken aanvragen. Van die informele gesprekken zijn er tientallen gevoerd, soms wel 4 op één dag. Adrie: ‘Dat geeft een enorme druk op de organisatie, maar het heeft zoveel goodwill gekweekt.’ Wellicht dat het aantal formele vragen hierdoor relatief laag was: naar schatting 1000 (ter vergelijking: de Tweede Coentunnel kreeg er circa 3000).
De grenzen van het modelcontract
De DBFM-standaard, daarover zijn veel (in)formele vragen gesteld. ‘De markt probeert toch de grenzen op te zoeken. Bijvoorbeeld over de gevallen van overmacht, waarvoor in ons modelcontract een vrij limitatief rijtje staat beschreven in vergelijking met omringende landen. Maar deze (niet-projectspecifieke) voorstellen kunnen we niet honoreren, want het gaat hier om een rijksbrede standaard.’
Financiële voorstellen
‘Met een aantal aanpassingen over de financiële condities daarentegen kon we wat meer. Daar waar het ons niet schaadt en waarbij de verzoeken van alle drie de partijen kwamen, hebben we alternatieven kunnen zoeken, mede met het oog op de financiële crisis.’
Technische vragen
‘Qua techniek hebben we ontzettend veel informatie verstrekt, bijvoorbeeld over de kwaliteit van het areaal. Die stroom aan informatie heeft tot heel veel extra vragen geleid. "Zet nu eens alle essentiële informatie op een rijtje", vroeg één van de gegadigden. "Dat doen we graag, maar welke informatie is essentieel?", was onze wedervraag.’
Boetevrij realiseren
Tot heel veel wijzigingen heeft de dialoogfase uiteindelijk niet geleid. ‘Er ligt een Tracébesluit aan dit project ten grondslag en dat beperkt de vrijheid ontzettend. Wat wel is aangepast, is ons uitgangspunt om boetevrij te realiseren. Bij nadere uitwerking bleek dat de door ons gestelde boetevrije afsluitingen niet voldoende waren en dat we hier meer ruimte moesten geven.’
Nieuwe inzichten?
Tot echt nieuwe inzichten heeft de dialoogfase ook niet geleid. ‘Wel tot een beter inzicht; tot meer verdieping in het project’, geeft de contractmanager aan. ‘Met als resultaat dat gegadigden in staat waren om een goed beprijsbare bieding te doen.’
Minder voertuigverliesuren
‘Over de aanbiedingen ben ik uiterste tevreden. Naast prijs is ook op EMVI gegund. Die EMVI-wensen zijn voor 70% vervuld, dus we hebben behoorlijk waar voor ons geld gekregen. De voertuigverliesuren bijvoorbeeld zijn drastisch verlaagd en het onderhoud is een stuk efficiënter ingericht ten opzichte van ons eigen referentieontwerp.’
Fors belonen
‘Waar ‘m dat in zit? De sterke focus op EMVI, de juiste vertaling van onze projectdoelen naar criteria, en die criteria vervolgens ook fors belonen. Als je de financiële prikkels goed legt, dan is het voor partijen aantrekkelijk om er slim in te investeren.’
Value for money
‘Of EMVI heeft gewerkt, daarover kun je twisten. De verschillen op kwaliteit waren klein. Dat merkte één van de gegadigden ook op: "Als je zo zwaar inzet op maximale kwaliteit, dan verdampt het onderscheidend vermogen". Anderzijds konden wij kiezen uit 3 uiterste goede kwaliteitsbiedingen, waarbij de goedkoopste het werk heeft gekregen. Value for money dus.’
Vrijuit praten
‘Terugkijkend vind ik vooral de informele, specialistisch overleggen heel sterk. Deze stellen partijen in staat vrijuit te praten, zonder contractuele consequenties. De sfeer wordt opener en het levert veel meer ideeën op. Gegadigden krijgen hierdoor veel beter inzicht in de merits en doelstellingen van het project, waardoor ze een betere bieding kunnen doen.
Planning
‘De leerpunten? ‘Het interne proces vraagt toch altijd meer tijd en energie dan je denkt. Je plant zorgvuldig de verschillende fases, maar de ene fase loopt over in de andere en tussendoor moet je ook nog jezelf beoordelen, waardoor je continu onder tijdsdruk staat. We vergeten snel hiervoor een reële doorlooptijd in te plannen. We moeten dus nog slimmer plannen.’
Niet overspoelen
‘De beheersing van de enorme informatiestroom kan optimaler, dat is een tweede leerpunt. Het zijn zoveel gegevens! Hoe zorg je ervoor dat de gegadigden niet helemaal overspoeld worden? Hoe zorg je dat de informatie echt is vrijgegeven? Hoe organiseer je het versiebeheer?’
Dialooglijn voortzetten
‘We gaan samenwerken met een partij die een heel mooi plan heeft’, blikt Adrie vooruit. ‘Een partij waarmee we de afgelopen 18 maanden op een prettige manier hebben samengewerkt. Die samenwerking gaan we voortzetten, in de lijn van de dialoogfase. Met aan beide kanten kernfiguren die gelukkig ook meegaan naar de realisatiefase.’