EURODRAAIBOEK AMBACHTEN
HOOFDBEDRIJFSCHAP AMBACHTEN
Colofon
September 1999:
Opdrachtgever:
Hoofdbedrijfsschap Ambachten
Postbus 940
2270 AX Voorburg
Ontwikkeld door:
CheckMark IMK Advies
Postbus 4947
2003 EX Haarlem
Dit eurodraaiboek is met de grootste zorgvuldigheid specifiek voor kleinere bedrijven in de sector ambachten ontwikkeld. Het bevat maatregelen die in deze bedrijven veelal genomen moeten worden ten behoeve van een soepele overgang naar de euro. U dient zich er echter bewust van te zijn dat de overgang naar de euro nog aanvullende maatregelen kan vereisen die niet in deze publicatie aan de orde komen. Het Hoofdbedrijfschap Ambachten en CheckMark IMK Advies aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van het gebruik van deze publicatie en de daardoor aanbevolen maatregelen.
Het Eurodraaiboek is een uitgave van het Hoofdbedrijfschap Ambachten (HBA). Alhoewel het copyright ligt bij het HBA hebben de branche-organisaties in dit specifieke geval toestemming om het Eurodraaiboek te vermenigvuldigen danwel tekst uit het Eurodraaiboek (mét bronvermelding) op te nemen in hun media als branchebladen en informatiebulletins.
Eurodraaiboek Ambachten
INHOUDSOPGAVE
Blz.
De euro komt er aan, ook voor u 2 Hoe gebruikt u dit eurodraaiboek? 2
Overgangsscenario en coördinatie
1. Het overgangsscenario voor uw bedrijf 3
2. Verantwoordelijke voor de overgang naar de euro 3
Software en datacommunicatie
3. Computer en software in uw bedrijf 5
4. De software en de guldensbedragen in uw computer 6
5. Telebankieren 7
6. Elektronisch berichtenverkeer 8
Apparatuur
7. Kassa, geldlade en de prijzen of tarieven in uw kassa 9
8. Betaalautomaten 10
9. Automaten en apparatuur waar munten in moeten 11
Diverse prijzen en tarieven
10. Handmatige prijzen en tarieven en reclame-acties 12
11. Catalogi en prijs-/tarieflijsten van leveranciers 12
Administratie
12. Uw financiële administratie 13
13. Uw loonadministratie 14
14. Bonnen en formulieren 15
15. Euro-wisselgeld 16
Uw personeel
16. Medewerkers in vaste dienst 17
Uw klanten
17. Vooral consumenten als klant 19
Overige aspecten
18. Inkopen in andere EMU-landen 20
19. Klanten uit andere EMU-landen 20
20. Handelscontracten in het buitenland 21
21. Overige aspecten 22
Bijlage 1. Samenvattend overzicht maatregelen 23
Bijlage 2. Achtergrondinformatie met betrekking tot de invoering van de euro 26
Eurodraaiboek Ambachten 1
DE EURO KOMT ER AAN, OOK VOOR U
Of u dat wilt of niet, de euro komt er aan, ook voor u. En daar moet u zich tijdig op voorbereiden.
Eigenlijk is de euro er al! Op 1 januari 1999 is in 11 Europese landen de euro ingevoerd. U heeft daar zeker over gehoord. En u heeft er ook al iets van gemerkt, bijvoorbeeld op uw bankafschriften, via uw beleggingen in aandelen of misschien op prijslijsten van uw leveranciers.
Het girale betalingsverkeer kan inmiddels in euro's plaatsvinden, ook al zullen de meeste bedrijven in de ambachtensector dat pas vanaf januari 2002 merken. En als u als ondernemer te maken heeft met toonbankbetalingen door consumenten, zult u pas vanaf januari 2002 eurobiljetten en munten gaan ontvangen.
Door een tijdige voorbereiding kunt u er voor zorgen dat uw bedrijf probleemloos en efficiënt overgaat naar de euro. Om u daarbij te ondersteunen heeft het Hoofdbedrijfschap Ambachten (HBA) dit eurodraaiboek ontwikkeld. Het is zo veel mogelijk gericht op kleinere bedrijven in het verzorgend en productie-ambacht.
HOE GEBRUIKT U DIT EURODRAAIBOEK?
U heeft de informatie in dit draaiboek nodig om te bepalen wat u moet doen om uw bedrijf soepel over te laten gaan naar de euro. U kunt het draaiboek als volgt gebruiken:
* U werkt alle 21 hoofdstukken in dit draaiboek af van voor naar achter. In elk hoofdstuk komt een onderwerp aan de orde waarvoor u misschien maatregelen moet nemen, zoals uw kassa, de software op uw computer, uw financiële administratie, de voorlichting aan uw klanten, etc.
* Een aantal hoofdstukken begint met een vraag, die u met `ja' of `nee' kunt beantwoorden. Bij sommige van deze vragen kunt u indien u `nee' antwoordt direct springen naar een volgend hoofdstuk (en als u geen computer met software gebruikt voor uw bedrijf, zult u enkele hoofdstukken kunnen overslaan). Bij andere vragen zijn de maatregelen die horen bij de antwoorden `ja' en `nee' verschillend.
* De maatregelen die bij een onderwerp nodig zijn, zijn in principe verdeeld over twee fasen: de voorbereidingsfase en de invoeringsfase. De voorbereidingsfase eindigt ruwweg in december 2001 en dan begint de invoeringsfase. U begint dus altijd met de maatregelen in de voorbereidingsfase. Er zijn ook onderwerpen waarvoor alleen in de voorbereidingsfase maatregelen nodig zijn.
* De maatregelen die in dit draaiboek voorkomen, zijn nog eens overzichtelijk samengevat in bijlage 1.
* Bijlage 2 bevat enige achtergrondinformatie over de euro. Daarin leest u onder meer:
* welke landen meedoen aan de EMU;
* welke eurobiljetten en euromunten er komen;
* hoe de omrekening van prijzen en tarieven naar euro's moet gebeuren;
* wat het invoeringsscenario voor de chartale euro is;
* hoe het zit met de kosten van de invoering van de euro. Bovendien staan er enkele nuttige telefoonnummers en Internetsites waar u meer informatie kunt verkrijgen.
Eurodraaiboek Ambachten 2
OVERGANGSSCENARIO EN COÖRDINATIE
1. Het overgangsscenario voor uw bedrijf
VOORBEREIDINGSFASE
In het algemeen zal uw bedrijf op 1 januari 2002 overgaan naar de euro. Vanaf dat moment
verandert er het volgende:
* U gaat prijzen en tarieven in euro's hanteren.
* Uw software is aangepast aan de euro, zodat u bijvoorbeeld facturen in euro's kunt
aanmaken.
* Uw bankrekening wordt in euro's omgezet.
* U gaat uw boekhouding en uw loonadministratie in euro's doen.
* U gaat euromunten en -biljetten ontvangen naast guldensmunten en biljetten. Deze blijven
nog tot uiterlijk 28 januari 2002 wettige betaalmiddelen. Daarna kunnen klanten er niet meer
mee betalen.
* Uw kassa is aangepast aan de euromunten en -biljetten.
Uw voorbereiding moet er dus op gericht zijn om op 1 januari soepel over te kunnen gaan.
Er zijn enkele omstandigheden die kunnen leiden tot een afwijkend scenario:
* Om uw klanten te laten wennen aan de euro, kunt u al vóór januari 2002 prijzen en tarieven
in euro's gaan gebruiken naast uw prijzen en tarieven in guldens. Dit dubbel beprijzen wordt
beschouwd als een belangrijk middel om consumenten aan de euro te laten wennen. Zie
ook hoofdstuk 17.
* Indien u aanzienlijk in andere EMU-landen verkoopt of inkoopt, kunt u overwegen om
eerder over te gaan. Ons advies: alleen eerder overgaan als het echt nodig is (bijvoorbeeld
als afnemers prijslijsten in euro's wensen of veel leveranciers facturen in euro's sturen). En
dan altijd aan het begin van een nieuw boekjaar. Overleg met uw accountant of
administrateur.
Maatregel
* Bepaal zo snel mogelijk of er aanleiding is om van het algemene scenario af te wijken.
2. Verantwoordelijke voor de overgang naar de euro
VOORBEREIDINGSFASE
U bent als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de overgang naar de euro. De euro kan een
aanzienlijke hoeveelheid extra werk betekenen, dat naast uw gewone werk moet gebeuren. Dit
is per branche en per bedrijf verschillend.
Indien u medewerkers heeft, kunt u besluiten om één van hen de overgang naar de euro te
laten coördineren. Deze dient overzicht te hebben over uw bedrijf: de administratie, de
automatisering, de prijzen en tarieven, etc.
Als u voldoende tijd neemt om de overgang voor te bereiden, kan het bijna niet fout gaan. Toch
is het zinvol om noodmaatregelen beschikbaar te hebben indien er toch iets mis mocht gaan.
Uw software voor factureren hoeft niet per se op 1 januari 2002 aangepast te zijn.
Eurodraaiboek Ambachten 3
Maar het is wel belangrijk dat u handmatig kunt afrekenen en handmatig kunt bestellen. En dat u namen en adressen van leveranciers bij de hand heeft.
Maatregelen
* Bepaal zo snel mogelijk wie de overgang naar de euro gaat coördineren.
* Bepaal noodmaatregelen voor noodsituaties en test deze zo veel mogelijk.
Tips
* Zorg ervoor dat u zo snel mogelijk heeft geïnventariseerd, wat er allemaal moet gebeuren,
zodat u een idee heeft van wat u te wachten staat.
* Overleg met uw accountant of administrateur.
* Let er op dat 31 december 2001 een maandag is. Plan de overgang niet te krap.
INVOERINGSFASE
U (of de eurocoördinator) moet vanzelfsprekend op de dagen dat de overgang plaatsvindt
aanwezig zijn. De dagen daarna volgt u de ontwikkelingen en lost u eventuele problemen op.
Inventariseer eind januari 2002 waar in uw bedrijf nog guldens voorkomen in administraties,
prijzen, tarieven, en werk deze zo snel mogelijk weg.
Maatregelen
* Regel de overgang naar de euro en los eventuele problemen direct op.
* Laat eind januari 2002 de gulden uit uw bedrijf verdwijnen.
Eurodraaiboek Ambachten 4
SOFTWARE EN DATACOMMUNICATIE
3. Computer en software in uw bedrijf
Gebruikt u een computer met software voor uw bedrijf?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Uw computer moet geschikt zijn voor het invoeren en printen van het euroteken. Dat is in het
algemeen met name afhankelijk van uw besturingssysteem (Windows95, Windows98, MS-DOS,
etc.), de lettertypes die u gebruikt en het type printer.
Indien u het euroteken nog niet kunt invoeren of printen, dient u er voor te zorgen dat dit
mogelijk wordt: u moet het via uw toetsenbord kunnen invoeren (waarna het op uw beeldscherm
verschijnt) en ook met uw printer kunnen afdrukken.
Maatregel
* Informeer bij de leverancier van uw computer(s) en printer(s) of deze aangepast kunnen
worden voor de euro en wat u daarvoor moet doen.
Tips
* Windows98 is gereed voor de euro. Voor andere versies van Windows zijn aanvullende
softwaremodules nodig.
* Aanvullende softwaremodules voor uw besturingssysteem, etc. zijn in het algemeen gratis.
Ze zijn ook verkrijgbaar via Internet.
(ga verder met hoofdstuk 4)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
Het wordt steeds belangrijker dat u met een computer kunt omgaan. Bovendien kunt u in het
algemeen de computer nuttig gebruiken voor uw bedrijf.
Maatregel
* (Her)overweeg de aanschaf van een computer voor uw bedrijf.
Tips
* Let op de eurogeschiktheid van de apparatuur.
* Schaf niet vlàk voor de overgang naar de euro een computer met software aan. Doe dit
ruimschoots daarvoor of stel dit uit tot na de overgang.
(ga verder met hoofdstuk 7)
Eurodraaiboek Ambachten 5
4. De software en de guldensbedragen in uw computer
Maakt u gebruik van standaardsoftware of maatwerksoftware voor uw bedrijf? (Toelichting: het gaat om software voor bijvoorbeeld artikelbeheer, voorraadbeheer, bestellen, factureren, calculeren, klantenkaarten, prijzen in kassa's wijzigen, financiële administratie, projectadministratie, etc.; meestal gaat het om standaardsoftware; hiermee bedoelen we software die bij verschillende bedrijven in uw branche in gebruik is; maatwerksoftware is software die door een derde of door uzelf speciaal voor uw bedrijf is gemaakt; hiertoe behoren ook uw eigen spreadsheet of uw eigen databasetoepassing, waarin bedragen voorkomen)
O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 5)
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Als u standaardsoftware gebruikt in uw bedrijf, moet u allereerst samen met uw leverancier een inventarisatie maken van uw eurogevoelige software. Software is eurogevoelig als er een f- teken mee geprint wordt. Software is ook eurogevoelig als daarmee bestanden met bedragen in guldens worden vastgelegd of gemuteerd (bijvoorbeeld inkoop- en verkoopprijzen van artikelen en materialen, tarieven van verrichtingen/diensten, kortingsbedragen van orders, factuurbedra- gen van inkomende of uitgaande facturen, boekingen in de administratie en historische omzet- ten van artikelen of klanten). Deze bedragen moeten in euro's worden omgezet. U dient te bepalen welke bestanden u wilt converteren en of dit handmatig mogelijk is of met behulp van speciale conversiesoftware.
Bekijk of u voor de software een onderhoudscontract heeft en of de noodzakelijke software- aanpassing en de eventuele speciale conversiesoftware daaronder vallen. Neem contact op met uw leverancier om te vernemen of de software tijdig eurogeschikt zal worden en wat de kosten van software en conversie zijn. Beslis op basis daarvan of u de soft- ware laat aanpassen of gaat vervangen door nieuwe eurogeschikte software.
Als u hebt gekozen voor aanpassing, maak dan zo snel mogelijk met de leverancier afspraken
over de levertijd, de conversie van de bestanden, het moment van installeren en testen, de
beschikbaarheid van ondersteuning bij eventuele problemen en de kosten.
Indien u heeft gekozen voor aanschaf van nieuwe software, maak dan zo snel mogelijk een
keuze op basis van aangevraagde offertes. Omdat u de software waarschijnlijk ruim voor 1
januari 2002 in gebruik zult nemen, moet u bij de keuze in ieder geval letten op de wijze waarop
de overgang naar de euro zal gebeuren.
Zodra de aangepaste software wordt geleverd, is het nodig om deze te testen. Dat geldt ook
voor de eventuele software voor de conversie van de bestanden en voor de eventuele
koppelingen tussen diverse softwarepakketten.
Als u maatwerksoftware heeft die door derden gemaakt is, moet u met de maker afspraken
maken over levertijd, bestandsconversie en kosten.
Als u eigen maatwerksoftware gebruikt, dient u deze zelf tijdig aan te passen. Dit geldt ook voor
een spreadsheet of een databasetoepassing.
Eurodraaiboek Ambachten 6
Maatregelen
* Inventariseer de standaardsoftware die eurogevoelig is en beslis over aanpassing of vervanging.
* Maak met de leverancier van aan te passen software afspraken over aanpassing en eventuele software voor de conversie van bestanden.
* Maak voor te vervangen software een keuze op basis van aangevraagde offertes.
* Installeer en test de software, inclusief die voor de conversie van bestanden.
* Neem vergelijkbare maatregelen voor de maatwerksoftware die u gebruikt. Tips
* Beslis zo snel mogelijk of u de software gaat aanpassen of vervangen, want voor de invoe- ring van een nieuw pakket is veel tijd nodig.
* Als er een gebruikersvereniging van uw software is, neem dan contact op om te horen hoe deze zich opstelt. Informeer bij uw leverancier.
* Bevestig alle afspraken en toezeggingen altijd schriftelijk aan de leverancier.
* Indien u geen onderhoudscontract heeft, kunt u informeren of u dit met terugwerkende kracht kunt afsluiten. Dit is misschien financieel aantrekkelijk.
* Indien u illegale software gebruikt of de leverancier van uw eurogevoelige software niet meer bestaat, is aanschaf van nieuwe software bijna altijd noodzakelijk.
* Indien u maatwerksoftware gebruikt, moet u ernstig overwegen of aanschaf van nieuwe standaardsoftware geen betere oplossing is dan aanpassing van deze maatwerksoftware.
* Indien u werkt met psychologische prijzen of tarieven, dient u er rekening mee te houden dat deze door de omrekening naar euro's zullen verdwijnen (zie bijlage 1 voor meer informatie over de omrekening van guldens naar euro's).
INVOERINGSFASE
Het moment waarop de nieuwe software in gebruik wordt genomen, is kritisch. Bij het in gebruik
nemen van de software en de eventuele conversie van bestanden mag er niets fout gaan.
Controleer daarom alles goed voordat u uw goedkeuring uitspreekt.
Maatregel
* Neem de eurogeschikte software in gebruik, converteer eventueel de bestanden en
controleer alles extra.
Tips
* Maak vlak voor de overgang detailafspraken omtrent de beschikbaarheid van de leverancier
in geval van problemen.
* Maak van de software en de bestanden een back-up vlak voordat de nieuwe software wordt
geïnstalleerd en de bestanden worden geconverteerd.
* Softwarepakketten die gekoppeld zijn (bijvoorbeeld inkoop of verkoop en financieel,
afrekenen en financieel) moeten altijd tegelijk in gebruik worden genomen.
5. Telebankieren
Doet u aan telebankieren met uw bank?
O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 6)
Eurodraaiboek Ambachten 7
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Overleg met uw bank, op welke wijze de invoering van de euro plaatsvindt: het moment, de aanpassing van de software voor telebankieren, de vrijheid om opdrachten in guldens en euro's aan te leveren, etc.
Maatregel
* Maak met uw bank tijdig afspraken over de overgang van telebankieren naar de euro. Tip
* Indien uw software voor telebankieren is gekoppeld aan uw software voor financiële admini- stratie, dient u in overleg met uw softwareleverancier te bepalen, of de koppeling aangepast moet worden.
6. Elektronisch berichtenverkeer
Heeft u elektronisch berichtenverkeer met toeleveranciers, afnemers of andere partijen? (Toelichting: denk bijvoorbeeld aan gegevens en prijzen van artikelen en materialen via diskette of Edi, elektronisch bestellen via Edi, elektronische orderbevestigingen, pakbonnen en facturen van toeleveran- ciers of elektronische bestellingen van afnemers)
O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 7)
Indien Ja
VOORBEREIDINGSFASE
Het is belangrijk dat u met de partijen waarmee u elektronisch berichten uitwisselt afspreekt wanneer deze berichten prijzen, tarieven en bedragen in euro's gaan bevatten. Uw en hun interne systeem moeten daarop ingesteld zijn.
Maatregelen
* Inventariseer de partijen waarmee u elektronisch berichten met prijzen of bedragen uitwisselt en de soorten berichten.
* Maak met elke partij afspraken vanaf welk moment prijzen of bedragen in euro's in de elektronische berichten zullen staan.
Tip
* Misschien is een aanpassing nodig in uw software om de juiste prijzen en bedragen in uw systeem te verwerken. Neem deze mee in hoofdstuk 4.
INVOERINGSFASE
Na de overgang naar de euro gaat u uitsluitend elektronische berichten met prijzen en
bedragen in euro's uitwisselen.
Maatregel
* Laat de eventuele software-aanpassing met betrekking tot elektronische berichten weer
verwijderen.
Eurodraaiboek Ambachten 8
APPARATUUR
7. Kassa, geldlade en de prijzen of tarieven in uw kassa
Beschikt u over één of meer kassa's of geldladen?
(Toelichting: hieronder vallen zowel de elektronische kasregisters met ingebouwde kassa-lade en
bonprinter als de losse kassa-lade bij PC-kassa's)
O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 8)
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
U moet bepalen of uw kassa of geldlade eurogevoelig is. Dat is het geval als met de kassa het
guldenteken wordt afgedrukt op de bon of het guldenteken op de klanten-display staat. Ook als
er onvoldoende vakken zijn in de geldlade voor de 7 soorten eurobiljetten en de 8 soorten euro-
munten.
Met uw leverancier overlegt u over aanpassing en de kosten daarvan. Vervolgens bepaalt u of
overgaat tot aanpassing of vervanging.
Indien u prijzen van artikelen of tarieven van verrichtingen/diensten in uw kassa heeft
vastgelegd, bereid dan tijdig de omrekening van guldens naar euro's voor.
Maatregelen
* Bepaal of uw kassa of geldlade eurogevoelig is en beslis over aanpassing of vervanging.
* Maak afspraken met uw leverancier over aanpassing van uw kassa.
* Indien u gaat vervangen, maak dan snel een keuze.
* Bereid de omrekening van de eventuele prijzen en tarieven in uw kassa voor.
* Houd bij uw kassa een voorziening voor guldens die u na 1 januari 2002 ontvangt.
Tips
* Beslis zo snel mogelijk of u uw kassa/geldla laat aanpassen of gaat vervangen, want het
aantal bestellingen zou wel eens uit de hand kunnen lopen naarmate 1 januari 2002
dichterbij komt.
* Bevestig afspraken en toezeggingen altijd schriftelijk aan de leverancier.
* Welke extra voorzieningen u moet regelen voor de opslag van guldens na 1 januari 2002,
hangt met name af van de manier waarop de guldens uit roulatie genomen gaan worden.
Het scenario hiervoor is nog niet bekend. Wel is zeker dat de klant in Nederland na 28
januari 2002 niet meer met guldens mag betalen. De gulden is dan geen wettig
betaalmiddel meer. Een dubbele geldla voor guldens en euro's is geen zinvolle investering.
* Indien u werkt met psychologische prijzen of tarieven, dient u er rekening mee te houden
dat deze door de omrekening naar euro's zullen verdwijnen (zie bijlage 1 voor meer
informatie over de omrekening van guldens naar euro's).
Eurodraaiboek Ambachten 9
INVOERINGSFASE
U schakelt uw kassa of geldlade over op euro's en tevens wijzigt u de eventuele prijzen en tarieven in uw kassa van guldens in euro's.
Maatregelen
* Schakel de kassa/geldlade om naar euro's en reken de eventuele prijzen en tarieven in uw kassa om.
* Verwijder na 28 januari 2002 de eventuele voorzieningen voor de guldens.
8. Betaalautomaten
Beschikt u over één of meer betaalautomaten voor `pinnen' en `chippen'? O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Betaalautomaten moeten eurogeschikt worden gemaakt. Naast de vervanging van het guldenteken door het euroteken is er speciale software nodig voor de omschakeling naar de euro door Interpay. Uw leverancier kan u vertellen of uw betaalautomaat kan worden aangepast en wat de kosten zijn. Vervolgens bepaalt u of u overgaat tot aanpassing of vervanging.
Maatregelen
* Informeer bij uw leverancier of uw betaalautomaat eurogeschikt kan worden gemaakt en
beslis over aanpassing of vervanging.
* Maak afspraken met uw leverancier over aanpassing van uw betaalautomaat.
* Indien u gaat vervangen, maak dan snel een keuze.
* Informeer via uw bank op welk moment Interpay uw betaalautomaat omschakelt naar
euro's.
Tips
* Beslis zo snel mogelijk of u uw betaalautomaat laat aanpassen of gaat vervangen, want het
aantal bestellingen zou wel eens uit de hand kunnen lopen naarmate 1 januari 2002
dichterbij komt. Informeer bij uw leverancier en uw bank naar de toekomstvastheid van de
aan te passen of aan te schaffen betaalautomaat. Interpay heeft een checklist voor toe-
komstvastheid.
* Bevestig afspraken en toezeggingen altijd schriftelijk aan de leverancier.
* Indien uw betaalautomaat is gekoppeld aan uw kassa, moet u er zeker van zijn dat de kop-
peling goed werkt. Zorg ervoor dat u bij uw bank de speciale incassoformulieren haalt voor
het geval er met de betaalautomaat iets mis gaat.
INVOERINGSFASE
Alle betaalautomaten worden begin januari 2002 via een signaal van Interpay omgeschakeld
naar euro's.
Eurodraaiboek Ambachten 10
Maatregel
* Zorg ervoor dat uw kassa vanaf het moment van omschakeling van het elektronisch betalingsverkeer naar de euro eurobedragen aanlevert voor de betaalautomaat.
(ga verder met hoofdstuk 9)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
Indien u voor 1 januari 2002 een betaalautomaat gaat aanschaffen, let dan in de eerste plaats
op de eurogeschiktheid. Vraag van uw leverancier echter ook garanties omtrent de
`toekomstvastheid' van de automaat. Na de invoering van de euro zal er namelijk een aantal
veranderingen in het elektronisch betalingsverkeer plaatsvinden.
Maatregel
* Schaf uitsluitend een toekomstvaste betaalautomaat aan.
Tip
* Laat u adviseren door uw bank.
9. Automaten en apparaten waar munten in moeten
Beschikt u over automaten of apparaten waar guldensmunten in moeten?
(Toelichting: denk bijvoorbeeld aan een koffie- of frisdrankautomaat, kopieermachine, speelautomaat,
speeltoestel, etc.)
O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 10)
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Maatregel
* Maak met de leverancier afspraken over de aanpassing van uw automaten aan de euro.
Tips
* Zorg dat u tijdig afspraken maakt, omdat de automatenleveranciers naar verwachting
onvoldoende capaciteit hebben om alle automaten in de korte duale periode aan te passen.
* Indien u voor de overgang naar de euro nog automaten aanschaft, let dan op de euroge-
schiktheid.
INVOERINGSFASE
Het kan gebeuren dat de aanpassing van de automaten plaatsvindt na de invoering van de
euro. Dan heeft u misschien extra guldensmunten nodig.
Maatregel
* Zorg indien nodig voor extra guldensmunten.
Tip
* Deze blijven inwisselbaar bij uw bank tot 1 januari 2003.
Eurodraaiboek Ambachten 11
DIVERSE PRIJZEN EN TARIEVEN
10. Handmatige prijzen en tarieven en reclame-acties
VOORBEREIDINGSFASE
U werkt waarschijnlijk op diverse plaatsen met handmatige prijssystemen. Hiertoe behoren de
prijsstickers die met een prijstang worden aangebracht en de prijsstickers of -kaartjes met
geschreven prijs. Maar ook de prijs- en tarieflijsten die u met een tekstverwerkingsprogramma
maakt en de borden met prikletters en cijfers. Reclameprijzen en tarieven kunnen voorkomen
in uw etalage, een advertentie of een huis-aan-huis-folder en misschien in uw Internetsite.
Het gaat er om dat u tijdig bepaalt welke handmatige prijzen en tarieven in guldens omgerekend
moeten worden naar prijzen en tarieven in euro's. Hetzelfde geldt voor reclames.
Maatregelen
* Inventariseer de guldensprijzen en -tarieven die omgerekend moeten worden naar
europrijzen en tarieven.
* Bepaal of u extra capaciteit nodig heeft voor de omrekening.
Tips
* Zorg voor een handig omrekenapparaat.
* Indien u dubbel gaat beprijzen (zie hoofdstuk 17), voorkom dan verwarring door (zo moge-
lijk) de europrijs kleiner weer te geven mét valutateken en tussen haakjes.
* Lever ook tijdig de europrijzen voor uw Internetsite aan bij uw service-provider.
* Indien u werkt met psychologische prijzen of tarieven, dient u er rekening mee te houden
dat deze door de omrekening naar euro's zullen verdwijnen (zie bijlage 1 voor meer
informatie over de omrekening van guldens naar euro's).
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Reken alle guldensprijzen en -tarieven om in euro's.
11. Catalogi en prijs-/tarieflijsten van leveranciers
Zijn er in uw bedrijf catalogi en prijs-/tarieflijsten van uw leveranciers?
O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 12)
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Maatregel
* Zorg dat uw toeleveranciers tijdig prijzen en tarieven in euro's gaan vermelden en zo
mogelijk tijdelijk dubbele prijsvermelding gaan toepassen.
Eurodraaiboek Ambachten 12
ADMINISTRATIE
12. Uw financiële administratie
Voert u uw financiële administratie in eigen beheer?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
U doet zelf uw financiële administratie. In het algemeen zult u deze vanaf januari 2002 in euro's
gaan doen (zie hoofdstuk 1). Er zal het een en ander veranderen in uw financiële administratie.
Overleg hierover met uw accountant of administrateur. Bespreek hierbij in ieder geval de vol-
gende punten:
* De aanpassing van uw eventuele financiële software.
* De actuele en historische saldi en boekingen die moeten worden geconverteerd naar euro's
om na de overgang betrouwbare (financiële) managementinformatie in euro's te blijven
ontvangen. En de historische gegevens die in guldens bewaard moeten blijven.
* Wat u moet doen indien u vóór de overstap al een euro-factuur van een leverancier ont-
vangt. Indien het incidenteel voorkomt, kunt u een euro-factuur gewoon (nauwkeurig)
omrekenen in guldens. Indien u in uw software met meerdere valuta kunt werken (multi-
currency), kunt u overwegen om daarvan gebruik te maken.
* Indien u uw belastingaangifte (omzetbelasting, inkomstenbelasting) zelf doet: wanneer dit
voor het eerst in euro's moet plaatsvinden. In het algemeen geldt dat u aangiftes over het
boekjaar 2002 in euro's moet doen, terwijl u al vanaf 1999 aangifte in euro's mag doen.
* Indien u uw jaarrekening zelf opstelt: wanneer deze voor het eerst in euro's moet zijn. In het
algemeen geldt dat de jaarrekening over het boekjaar 2002 in euro's moet zijn inclusief ver-
gelijkende gegevens in euro's over het voorgaande boekjaar. U mag de jaarrekening over
1999 al in euro's opstellen.
* De kosten van invoering van de euro zijn aftrekbaar als normale bedrijfskosten: zorg ervoor
dat u de kosten die u maakt, bijhoudt.
* Uw eventuele aanspraak op extra kostencompenserende maatregelen.
* Wanneer u dient te beginnen met een kasboek in euro's.
Maatregel
* Maak met uw accountant of administrateur afspraken over te treffen maatregelen.
Tip
* Het is niet zinvol om een eurorekening bij uw bank te openen. De banken zullen er voor
zorgen dat betalingen in de juiste valuta op de rekeningen van de ontvanger en betaler
worden geboekt.
Eurodraaiboek Ambachten 13
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Controleer de conversie van de financiële administratie extra. Doe deze daarna volledig in euro's.
Tips
* Let er op dat u consequent boekt in euro's en dat u eventuele nakomende guldensfacturen van uw toeleveranciers omrekent in euro's.
* Zorg er voor dat de gegevens van het laatste boekjaar in guldens goed bewaard blijven.
(ga verder met hoofdstuk 13)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
U heeft uw financiële administratie uitbesteed. Overleg met uw accountant of administrateur, wat er moet gebeuren (bijvoorbeeld in uw kasboek) om de gegevens op het juiste moment op de juiste wijze in euro's aan te leveren.
Maatregelen
* Overleg met uw accountant of administrateur over de overgang.
* Stel uw accountant of administrateur verantwoordelijk voor een goede overgang van de financiële administratie.
13. Uw loonadministratie
Voert u uw loonadministratie in eigen beheer?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
U doet zelf uw loonadministratie. In het algemeen zult u deze vanaf januari 2002 in euro's gaan doen (zie hoofdstuk 1). Er zal het een en ander veranderen in uw loonadministratie. Overleg hierover met uw accountant of administrateur. Bespreek hierbij in ieder geval de volgende pun- ten:
* De software die u eventueel gebruikt en die aangepast moet worden.
* De eerste maand waarin de lonen in euro's zullen worden uitbetaald. Ga er van uit dat dit in januari 2002 is.
* De overgang van de pensioenen.
* Wat u doet met nakomende onkostenvergoedingen, declaraties en overuren over de laatste maanden, waarin u nog in guldens betaalde.
* Wat u moet doen met de historische gegevens van uw loonadministratie.
Eurodraaiboek Ambachten 14
Maatregel
* Bepaal de maatregelen voor de overgang van de loonadministratie naar de euro.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Controleer de conversie van de loonadministratie extra. Doe deze daarna volledig in euro's. Tip
* Voorzie de eerste betaling in euro's van een volledige specificatie en een uitgebreide toelichting.
(ga verder met hoofdstuk 14)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
U heeft uw loonadministratie uitbesteed. Overleg met uw loon-servicebureau, wat u moet doen om de gegevens op het juiste moment op de juiste wijze in euro's aan te leveren.
Maatregelen
* Overleg met uw loon-servicebureau over de overgang.
* Stel uw loon-servicebureau verantwoordelijk voor een goede overgang van de loonadmini-
stratie.
14. Bonnen en formulieren
VOORBEREIDINGSFASE
Bonnen en formulieren (zoals orderbonnen, factuurformulieren en kasopmaakformulieren) met
het f-teken dient u aan te passen. Hetzelfde geldt voor bonnen of formulieren waarop een
guldensbedrag voorgedrukt staat. Bovendien kunnen bonnen en formulieren met bedragen
zonder valutateken rond januari 2002 tot verwarring en fouten leiden. Het is aan te bevelen om
vanaf januari 2002 bonnen en formulieren met het euro-valutateken te gebruiken.
Maatregelen
* Bepaal welke bonnen en formulieren aangepast moeten worden.
* Bestel tijdig de aan te passen bonnen en formulieren bij de drukker.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Neem de aangepaste bonnen en formulieren in gebruik en gooi de oude bonnen en
formulieren weg.
Eurodraaiboek Ambachten 15
15. Euro-wisselgeld
Heeft u vooral betalingen met munten en biljetten door consumenten? O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 16)
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
U heeft vooral betalingen met munten en biljetten. U dient er voor te zorgen dat u op 1 januari 2002 voldoende euro-wisselgeld heeft (munten en kleine coupures). U heeft de eerste dagen meer wisselgeld nodig dan normaal, omdat meer klanten met grotere eurocoupures komen dan normaal.
Maatregel
* Zorg dat u tijdig voldoende euro-wisselgeld in huis heeft. Tips
* Maak afspraken met uw bank voor het geval tekorten aan wisselgeld dreigen, ook als de bank gesloten is.
* De hoeveelheid wisselgeld die u nodig heeft, is mede afhankelijk van het scenario voor de distributie van het eurowisselgeld. Informeer hier tijdig naar.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* In de duale periode (januari 2002) moet u de ontvangen guldensmunten en biljetten
afstorten.
Eurodraaiboek Ambachten 16
UW PERSONEEL
16. Medewerkers in vaste dienst
Heeft uw bedrijf één of meer medewerkers vast in dienst?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Bij de invoering van de euro is een belangrijke rol weggelegd voor uw medewerkers, voor zover
zij te maken hebben met vragen van consumenten, artikelen of verrichtingen/diensten afreke-
nen, facturen versturen of op een andere manier met geld omgaan. De medewerkers moeten
hierop worden voorbereid.
Afhankelijk van de functie dienen zij over de benodigde informatie te beschikken, bijvoorbeeld
over het scenario voor de invoering van de euro in uw bedrijf, de regels voor het omrekenen van
guldens naar euro's, de acceptatie van cheques en betaalkaarten in euro's en het herkennen
van de eurobiljetten en euromunten. En zij zullen die informatie door middel van training ook
moeten leren gebruiken. Daarnaast is misschien hun hulp bij de daadwerkelijke overgang
nodig.
Maatregelen
* Zorg dat uw medewerkers waar nodig tijdig over de benodigde informatie en vaardigheden
beschikken.
* Maak tijdig afspraken met de medewerkers die moeten helpen bij de overgang naar de
euro. Indien u extra capaciteit nodig heeft, regel deze dan op tijd.
Tip
* Zorg voor handige gebruiksvriendelijke omrekenapparaten en -tabellen.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Leid de daadwerkelijke overgang zelf of laat dit doen door de aangewezen eurocoördinator.
Tip
* Houd omrekenapparaten en tabellen nog enkele maanden beschikbaar.
(ga verder met hoofdstuk 17)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
Het kan zijn dat u wat extra capaciteit nodig heeft voor alle extra werkzaamheden tijdens de
daadwerkelijke overgang naar de euro. Denk maar eens aan het omrekenen en omprijzen, het
installeren van de nieuwe software, het converteren van bestanden en het controleren.
Maatregel
Eurodraaiboek Ambachten 17
* Regel tijdig de eventueel benodigde extra capaciteit. Tip
* Zorg voor handige gebruiksvriendelijke omrekenapparaten en -tabellen.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Leid de daadwerkelijke overgang zelf.
Tip
* Houd omrekenapparaten en tabellen nog enkele maanden beschikbaar.
Eurodraaiboek Ambachten 18
UW KLANTEN
17. Vooral consumenten als klant
Heeft u voornamelijk consumenten als klant?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Het is belangrijk dat bedrijven die veel met consumenten te maken hebben, aan hen gewen- ningsinformatie verschaffen. Hierbij kunt u denken aan het opnemen van europrijzen in speciale aanbiedingen, folders en advertenties en aan dubbele prijsvermelding op artikelen en in prijs- en tarieflijsten. De organisaties in de sector detailhandel hebben met de Consumentenbond hierover afspraken gemaakt die gelden voor detaillisten. Mogelijk zal het Nationaal Forum voor de introductie van euro ook andere bedrijven die veel met consumenten te maken hebben, vragen om op de dezelfde manier informatie aan consumenten te verschaffen. In het algemeen is het aan te bevelen om vóór 1 januari 2002 een aantal prijzen en tarieven zo- wel in guldens als in euro's aan uw klanten te presenteren. Indien hiervoor aanpassing van uw software nodig is, maakt u hierover afspraken met uw softwareleverancier (zie hoofdstuk 4).
Maatregel
* Bepaal op welke wijze u uw klanten gewenningsinformatie over de euro verschaft, in het bij-
zonder via weergave van prijzen en tarieven in guldens én euro's.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Verwijder na de overgang naar de euro alle gewenningsinformatie uit uw bedrijf.
(ga verder met hoofdstuk 18)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
U heeft geen consumenten maar bedrijven, instellingen, etc. als klant. In het algemeen is het
nuttig dat u uw klanten tijdig op de hoogte stelt van de wijze waarop uw bedrijf overgaat naar de
euro. Daarnaast kunt u overwegen om vóór januari 2002 op prijslijsten, offertes, facturen, etc.
eurobedragen naast guldensbedragen te gaan vermelden. Indien u software gebruikt, maakt u
over de noodzakelijke software-aanpassing afspraken met uw softwareleverancier (zie hoofd-
stuk 4).
Maatregelen
* Informeer uw klanten tijdig over de wijze waarop uw bedrijf overgaat naar de euro.
* Vermeld eventueel europrijzen en bedragen op prijslijsten, facturen, etc.
INVOERINGSFASE
Maatregel
* Verwijder de eventuele voorzieningen voor het verschaffen van extra euro-informatie aan
uw klanten.
Eurodraaiboek Ambachten 19
OVERIGE ASPECTEN
18. Inkopen in andere EMU-landen
Heeft u toeleveranciers die afkomstig zijn uit andere EMU-landen?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Door de invoering van de euro worden de prijzen beter vergelijkbaar en vervalt het koersrisico
voor inkopen in EMU-landen. Daardoor kunt u mogelijk goedkoper inkopen.
Maatregel
* Bepaal of u ergens anders tegen lagere inkoopprijzen kunt inkopen of prijsverlaging bij uw
huidige toeleveranciers kunt bedingen.
Tip
* Ga na of u voldoende meegeniet van de voordelen die gelden voor uw toeleveranciers.
(ga verder met hoofdstuk 19)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
Door de invoering van de euro worden de prijzen beter vergelijkbaar en vervalt het koersrisico
voor inkopen in EMU-landen. Daardoor kunt u mogelijk goedkoper inkopen in het buitenland.
Maatregel
* Overweeg of u zich gaat oriënteren op mogelijke toeleveranciers in andere EMU-landen.
Bepaal of u tegen lagere inkoopprijzen kunt inkopen.
19. Klanten uit andere EMU-landen
Heeft u klanten die gevestigd zijn in andere EMU-landen?
O Ja
O Nee
Indien Ja:
VOORBEREIDINGSFASE
Doordat de prijzen in de markt doorzichtiger worden, worden uw mogelijkheden om aan buiten-
landse klanten te verkopen misschien groter. Als u in de grensstreek zit, is het ook mogelijk dat
u klanten gaat verliezen aan buitenlandse concurrenten. U moet in de gaten houden of uw con-
currentiepositie ten opzichte van uw buitenlandse collega's verandert door de betere vergelijk-
baarheid van de prijzen en het verdwijnen van de koersverschillen.
Eurodraaiboek Ambachten 20
Maatregel
* Houd de prijzen van uw concurrenten in de gaten, zeker als u in de grensstreek gevestigd bent.
(ga verder met hoofdstuk 20)
Indien Nee:
VOORBEREIDINGSFASE
Maatregel
* Oriënteer u eens omtrent uw mogelijkheden in de buitenlandse markt, zeker als u in de grensstreek gevestigd bent. Bepaal of het zinvol is om reclame-activiteiten richting het bui- tenland te starten.
20. Handelscontracten in het buitenland
Heeft u handelscontracten met partijen in het buitenland? O Ja
O Nee (ga verder met hoofdstuk 21)
Indien Ja
VOORBEREIDINGSFASE
Contracten die vallen onder het recht van één van de 15 EU-lidstaten, worden niet gewijzigd door de komst van de euro. Volgens een Europese verordening gaan alle guldensbedragen te- gen de officiële omrekenkoers over in eurobedragen. Er zijn twee categorieën contracten die extra aandacht vragen:
* In de eerste plaats de contracten met ondernemingen in landen buiten de EU. Vrijwel al deze landen hanteren in het internationale rechtsverkeer het zogenaamde nominaliteitsbe- ginsel. Dit houdt in dat als een land zijn nationale valuta wijzigt, verwijzingen in contracten naar de oude valuta automatisch gelezen worden als verwijzingen naar de nieuwe valuta. Voor alle zekerheid kunt u verwijzen naar het zogenaamde nominaliteitsbeginsel. Bij con- tracten met Indonesië en Turkije dienen echter afspraken te worden opgenomen over de omwisseling van de nationale valuta en ECU's in euro's.
* Verwijzingen in contracten naar vaste referentiewaarden die verdwijnen, zoals de Aibor- referentie voor de berekening van rente, zullen moeten worden aangepast. De Nederlandse Vereniging van Banken heeft een standaardclausule opgesteld die regelt dat de Aibor- referentie wordt aangepast aan de nieuwe Europese referentierente Euribor.
Maatregel
* Inventariseer of u contracten heeft die aangepast moeten worden.
Tip
* Raadpleeg uw juridisch adviseur en uw bank.
Eurodraaiboek Ambachten 21
21. Overige aspecten
VOORBEREIDINGSFASE
Het kan zijn dat u naast de reeds genoemde maatregelen nog op andere gebieden maatregelen moet nemen. Denk hierbij bijvooorbeeld aan:
* Cadeaubonnen: indien u cadeaubonnen accepteert, kunt u contact opnemen met de uitgevende organisaties en vragen naar de overgangsprocedure en de geldigheid van de guldensbonnen.
* Spaarsysteem: indien u een spaarsysteem heeft, waarmee klanten op de een of andere manier een bedrag of cadeau bijeen kunnen sparen, dient u dit tijdig aan te passen. Bovendien dient u de geldigheidstermijn van het oude systeem te bepalen en de gewijzigde voorwaarden aan klanten duidelijk te maken.
Maatregel
* Inventariseer of u nog op andere gebieden maatregelen moet nemen.
Eurodraaiboek Ambachten 22
Bijlage 1.
Samenvattend overzicht maatregelen
Hoofd Ja/ Voorbereidingsfase Invoeringsfase stuk Nee (in het algemeen tot december 2001) (in het algemeen vanaf 1 januari 2002)
1 Overgangsscenario Bepaal of er aanleiding is om van het voor uw bedrijf algemene overgangsscenario af te wijken.
2 Verantwoordelijke Bepaal wie de overgang naar de euro Regel de overgang naar de euro en los voor de overgang gaat coördineren. eventuele problemen direct op. naar de euro Bepaal noodmaatregelen voor Laat eind januari 2002 de gulden uit uw noodsituaties en test deze zo veel bedrijf verdwijnen. mogelijk.
3 Computer en Ja Informeer bij de leverancier van uw software in uw bedrijf computer(s) en printer(s) of deze aangepast kunnen worden voor de euro en wat u daarvoor moet doen. Nee (Her)overweeg de aanschaf van een computer voor uw bedrijf.
4 De software en de Ja Inventariseer de standaardsoftware die Neem de eurogeschikte software in guldensbedragen in eurogevoelig is en beslis over aanpassing gebruik, converteer eventueel de uw computer of vervanging. bestanden en controleer alles extra. Maak met de leverancier van aan te passen software afspraken over aanpassing en eventuele software voor de conversie van bestanden. Maak voor te vervangen software een keuze op basis van aangevraagde offertes. Installeer en test de software, inclusief die voor de conversie van bestanden. Neem vergelijkbare maatregelen voor de maatwerksoftware die u gebruikt.
5 Telebankieren Ja Maak met uw bank tijdig afspraken over de overgang van telebankieren naar de euro.
6 Elektronisch Ja Inventariseer de partijen waarmee u Laat de eventuele software-aanpassing berichtenverkeer elektronisch berichten met prijzen of met betrekking tot elektronische berichten bedragen uitwisselt en de soorten weer verwijderen. berichten. Maak met elke partij afspraken vanaf welk moment prijzen of bedragen in euro's in de elektronische berichten zullen staan.
7 Kassa, geldlade en Ja Bepaal of uw kassa of geldlade Schakel de kassa/geldlade om naar euro's de prijzen en tarieven eurogevoelig is en beslis over aanpassing en reken de eventuele prijzen en tarieven in uw kassa of vervanging. in uw kassa om. Maak afspraken met uw leverancier over Verwijder na 28 januari 2002 de eventuele aanpassing van uw kassa. voorzieningen voor de guldens. Indien u gaat vervangen, maak dan snel een keuze. Bereid de omrekening van de eventuele prijzen en tarieven in uw kassa voor. Houd bij uw kassa een voorziening voor guldens die u na 1 januari 2002 ontvangt.
Eurodraaiboek Ambachten 23
8 Betaalautomaten Ja Informeer bij uw leverancier of uw Zorg ervoor dat uw kassa vanaf het betaalautomaat eurogeschikt kan worden moment van omschakeling van het gemaakt en beslis over aanpassing of elektronisch betalingsverkeer naar de euro vervanging. eurobedragen aanlevert voor de Maak afspraken met uw leverancier over betaalautomaat. aanpassing van uw betaalautomaat. Indien u gaat vervangen, maak dan snel een keuze. Informeer via uw bank op welk moment Interpay uw betaalautomaat omschakelt naar euro's. Nee Schaf uitsluitend een toekomstvaste betaalautomaat aan.
9 Automaten en Ja Maak met de leverancier afspraken over Zorg indien nodig voor extra apparaten waar de aanpassing van uw automaten aan de guldensmunten. munten in moeten euro.
10 Handmatige prijzen Inventariseer de guldensprijzen en - Reken alle guldensprijzen en -tarieven om en tarieven en tarieven die omgerekend moeten worden in euro's. reclame-acties naar europrijzen en tarieven. Bepaal of u extra capaciteit nodig heeft voor de omrekening.
11 Catalogi en prijs-/ Ja Zorg dat uw toeleveranciers tijdig prijzen tarieflijsten van en tarieven in euro's gaan vermelden en leveranciers zo mogelijk tijdelijk dubbele prijsvermelding gaan toepassen.
12 Uw financiële Ja Maak met uw accountant of Controleer de conversie van de financiële administratie in eigen administrateur afspraken over te treffen administratie extra. Doe deze daarna beheer maatregelen. volledig in euro's Nee Overleg met uw accountant of administrateur over de overgang. Stel uw accountant of administrateur verantwoordelijk voor een goede overgang van de financiële administratie.
13 Uw loonadministratie Ja Bepaal de maatregelen voor de overgang Controleer de conversie van de in eigen beheer van de loonadministratie naar de euro. loonadministratie extra. Doe deze daarna volledig in euro's. Nee Overleg met uw loon-servicebureau over de overgang. Stel uw loon-servicebureau verantwoordelijk voor een goede overgang van de loonadministratie
14 Bonnen en Bepaal welke bonnen en formulieren Neem de aangepaste bonnen en formulieren aangepast moeten worden. formulieren in gebruik en gooi de oude Bestel tijdig de aan te passen bonnen en bonnen en formulieren weg. formulieren bij de drukker.
15 Euro-wisselgeld Ja Zorg dat u tijdig voldoende euro- In de duale periode (januari 2002) moet u wisselgeld in huis heeft. de ontvangen guldensmunten en biljetten afstorten.
16 Medewerkers in vaste Ja Zorg dat uw medewerkers waar nodig Leid de daadwerkelijke overgang zelf of dienst tijdig over de benodigde informatie en laat dit doen door de aangewezen vaardigheden beschikken. eurocoördinator. Maak tijdig afspraken met medewerkers die moeten helpen bij de overgang naar de euro. Indien u extra capaciteit nodig heeft, regel deze dan op tijd. Nee Regel tijdig de eventueel benodigde extra Leid de daadwerkelijke overgang zelf. capaciteit.
Eurodraaiboek Ambachten 24
17 Vooral consumenten Ja Bepaal op welke wijze u uw klanten Verwijder na de overgang naar de euro als klant gewenningsinformatie over de euro alle gewenningsinformatie uit uw bedrijf. verschaft, in het bijzonder via weergave van prijzen en tarieven in guldens én euro's.
Nee Informeer uw klanten tijdig over de wijze Verwijder de eventuele voorzieningen voor waarop uw bedrijf overgaat naar de euro. het verschaffen van extra euro-informatie Vermeld eventueel europrijzen en aan uw klanten. bedragen op prijslijsten, facturen, etc.
18 Inkopen in andere Ja Bepaal of u ergens anders tegen lagere EMU-landen inkoopprijzen kunt inkopen of prijsverlaging bij uw huidige toeleveranciers kunt bedingen. Nee Overweeg of u zich gaat oriënteren op mogelijke toeleveranciers in andere EMU- landen. Bepaal of u tegen lagere inkoopprijzen kunt inkopen.
19 Klanten uit andere Ja Houd de prijzen van uw concurrenten in EMU-landen de gaten, zeker als u in de grensstreek gevestigd bent. Nee Oriënteer u eens omtrent uw mogelijkhe- den in de buitenlandse markt, zeker als u in de grensstreek gevestigd bent. Bepaal of het zinvol is om reclame-activiteiten richting het buitenland te starten.
20 Handelscontracten in Ja Inventariseer of u contracten heeft die het buitenland aangepast moeten worden.
21 Overige aspecten Inventariseer of u nog op andere gebieden maatregelen moet nemen.
Eurodraaiboek Ambachten 25
Bijlage 2.
Achtergrondinformatie met betrekking tot de invoering van de euro
Welke landen doen mee aan de EMU?
Vanaf 1 januari 1999 nemen 11 landen deel aan de EMU: Nederland, België, Duitsland,
Finland, Frankrijk, Ierland, Italië, Luxemburg, Oostenrijk, Portugal en Spanje.
De overige vier EU-lidstaten (Denemarken, Griekenland, Groot-Brittannië en Zweden) nemen
om verschillende redenen (nog) niet deel.
Welke eurobiljetten en euromunten komen er?
Er komen 7 biljetten en 8 munten (nu kennen we 6 guldensbiljetten en 6 guldensmunten, de
cent niet meegerekend).
Er komen biljetten van 5, 10, 20, 50, 100, 200 en 500 euro. Deze zijn voor alle deelnemende
landen precies gelijk. Elk biljet krijgt een verschillend formaat en een eigen kleurstelling.
De munten hebben de volgende waarden: 1, 2, 5, 10, 20 en 50 eurocent en 1 en 2 euro. De
munten hebben in de deelnemende landen wel dezelfde vorm, maar één zijde verschilt per
land. Er komen dus van elke munt 11 varianten, die straks door elkaar gebruikt zullen worden.
Hoe worden prijzen en tarieven in guldens naar euro's omgerekend? De koers van de euro is vastgesteld op 2,20371 gulden: 1 euro = 2,20371 gulden. De omrekening van een bedrag in guldens naar een bedrag in euro's moet gebeuren door het guldensbedrag te delen door de eurokoers met de vijf cijfers achter de komma. Na de omrekening kan het eurobedrag worden afgerond tot twee cijfers achter de komma. Is het derde cijfer achter de komma een 5 of hoger, dan wordt naar boven afgerond. Is het een 4 of lager, dan naar beneden (f 7,50 is dus 7,50 : 2,20371 = 3,403352 euro; afgerond is dit 3,40 euro). Het is niet toegestaan om de zogenaamde inverse koers te gebruiken. De inverse koers is de uitkomst van de deling 1 : 2,20371 = 0,45378. Door vermenigvuldiging met de inverse koers zou ook van guldens naar euro's kunnen worden gerekend (bijv. f 7,50 = 7,5 x 0,45378 = EUR 3,40335). Dit mag dus niet, omdat er afrondingsverschillen kunnen ontstaan. Voor de omrekening van de nationale valuta van de andere EMU-landen gelden andere koersen en in het algemeen iets andere afrondingsregels. Het is verplicht om de guldensprijzen en tarieven gewoon tegen de officiële omrekeningskoers om te rekenen in europrijzen en tarieven. Daardoor zullen psychologische prijzen en tarieven verdwijnen. Een kleine afronding naar beneden is natuurlijk toegestaan. Er zal goed op gelet worden dat de euro niet leidt tot verkapte prijsverhogingen. Indien u gewoonlijk uw prijzen of tarieven per 1 januari aanpast, kunnen er misverstanden ontstaan bij klanten. U zou kunnen overwegen om de reguliere prijsaanpassing één of enkele maanden eerder of later door te voeren, zodat begin januari 2002 de omrekening volgens de regels kan plaatsvinden.
Wat is het invoeringsscenario voor de chartale euro? Met chartale euro worden de eurobiljetten en euromunten bedoeld. De chartale euro is vanaf 1 januari 2002 wettig betaalmiddel. Het invoeringsscenario kan worden gesplitst in een distributiescenario voor de euro's en een innamescenario voor de guldens. Hierover moet nog worden beslist. De gulden is vanaf 29 januari 2002 geen wettig betaalmiddel meer. Tot uiterlijk 28 januari kan met guldens worden betaald. Er is dus sprake van een duale periode van maximaal vier weken, waarin euro en gulden beide
Eurodraaiboek Ambachten 26
wettig betaalmiddel zijn.
De guldensmunten en -biljetten zijn tot 1 januari 2003 bij uw bank inwisselbaar.
Wat is het scenario voor de toonbankbetalingen?
Naast contante betalingen behoren ook betalingen met pinpas, chipknip en chipper, creditcard,
girobetaalkaart en eurocheque tot de toonbankbetalingen. Er is afgesproken dat deze tot eind
2001 uitsluitend in guldens gedaan mogen worden. Contante betaling met eurobiljetten en
euromunten zal vanaf januari 2002 kunnen plaatsvinden. Dan zijn de biljetten en munten
beschikbaar. De betalingen via pinpas, chipknip en chipper, en creditcards zullen vanaf januari
2002 in euro's plaatsvinden. Dit wordt door Interpay centraal geregeld.
In de meeste andere landen zijn er verschillen. Zo kunnen creditcard- en pin-betalingen in de
meeste landen al in euro's gedaan worden vanaf 1 januari 1999. Klanten uit andere EMU-
landen kunnen hier dus niet op die manier betalen.
De invoering van de euro heeft op zichzelf geen invloed op de gebruiksmogelijkheden van
betaalkaarten in het buitenland.
Overigens zullen girobetaalkaarten en eurocheques naar alle waarschijnlijkheid per 1 januari
2002 worden afgeschaft.
Hoe zit het met de kosten van de invoering van de euro voor mijn bedrijf?
In het algemeen maakt u kosten op het gebied van software, kassa's, betaalautomaten, diverse
automaten, training van personeel, accountants- en andere adviezen, extra personeel voor het
omprijzen van de artikelen en materialen, voorlichting aan uw klanten, aanpassing van
formulieren, etc. De kosten zijn natuurlijk per bedrijf verschillend. Deze hangen nauw samen
met branche, bedrijfsomvang, mate van automatisering, etc. De kosten worden beschouwd als
bedrijfskosten en zijn fiscaal aftrekbaar in het jaar waarin ze worden gemaakt.
Als apparatuur sneller dan gepland wordt vervangen, is versnelde afschrijving toegestaan.
Waar kunt u meer informatie verkrijgen?
Bij de volgende organisaties kunt u terecht met vragen:
* Uw
brancheorganisatie
plaats voor het logo van uw brancheorganisatie
* MKB Nederland, tel. 015-2191212, Internet: www.mkb.nl
* Het Nationaal Forum voor de introductie van de euro, tel. 0800-1521 (gratis eurolijn),
Internet: www.euro.nl
* Uw
bank
* Uw accountant of administrateur
Eurodraaiboek Ambachten 27