Tussenrapport EP-NL uitzendkrachten
De werkgroep die zich binnen het EP-NL project bezighoudt met de
inhuur van uitzendkrachten is halverwege het proces in het opstellen
van een procesmodel volgens de EP-procedures. Op 9 mei is een
vergadering met de toetsgroep gepland en op het EP-NL seminar worden
de definitieve resultaten gepresenteerd.
Scope afbakening
In de aanpak heeft men zich beperkt tot het vastleggen van de
procedures voor de routinematige inhuur van ondersteunend personeel,
zoals administratief/secretarieel personeel. Juist door het
routinematige karakter - selectie vindt meestal plaats op basis van
standaardprofielen - zijn voor deze groep grote besparingen op
overhead mogelijk. Bovendien beslaat dit volgens de werkgroepleden
circa 80% van het uitzendwerk. In de beschrijving van het inkoopproces
zal met name geconcentreerd worden op de communicatie tussen de
inlenende organisatie en het uitzendbureau. Van de interne processen
en procedures wordt alleen het resultaat beschouwd en in hoeverre deze
het proces beïnvloeden. Tevens wordt ervan uitgegaan dat tussen
inlenende organisatie en uitzendende organisatie reeds een
mantelcontract bestaat, waardoor offerterondes en omslachtige
tariefonderhandelingen buiten het procesmodel zijn gelaten.
Globaal Procesmodel
Het globale procesmodel staat gepresenteerd in Figuur 1 en Figuur 2.
Iedere activiteit in Figuur 1 wordt uitgevoerd door een `rol'.
Opsplitsing van de diverse activiteiten naar de rol door wie deze
activiteit wordt uitgevoerd, levert de figuur op die in Figuur 2
staat. Deze figuur representeert dus de globale procesgang waarin
tevens gespecificeerd is door welke rol een bepaalde activiteit wordt
uitgevoerd. De verschillende symbolen in Figuur 1 en Figuur 2 hebben
de volgende betekenis:
Het proces begint bij een behoefte aan tijdelijk personeel bij de
inlener. Deze stelt een aanvraag op. Deze aanvraag staat het profiel
van de tijdelijk baan, het vereiste profiel van de uitzendkracht en
andere voorwaarden omtrent de tijdelijk baan. De opbouw van de
aanvraag wordt later in dit document beschreven.
De uitzender toets de aanvraag en bepaald of de aanvraag uit zijn
bestand te voorzien is. Zo ja, dan wordt er een kandidaat
geselecteerd. Informatie over het wel of niet voorzien van een
aanvraag wordt naar de inlenende organisatie teruggekoppeld. Als een
kandidaat is gevonden, wordt deze benaderd over de openstaande
vacature bij de inlener. De kandidaat kan beslissen of hem/haar dat
wat lijkt. Zo nee, wordt een andere kandidaat geselecteerd, zo ja, dan
wordt de kandidaat aan het bedrijf gepresenteerd. Na presentatie van
de kandidaat aan de inlener, wordt de kandidaat aangenomen of niet. Zo
nee, dan wordt er een nieuwe kandidaat gekozen, waarna dit deelproces
opnieuw start. Zo ja, dan plaatst de inlener een officiele order bij
het uitzendbureau (fax, email, online database). Na toetsing van de
order wordt de order bevestigd (inclusief leveringsvoorwaarden) en kan
het dienstverband beginnen.
Na een bepaalde periode dienstverband (waarschijnlijk wekelijks)
overhandigt het inlenende bedrijf de uitzendkracht een document met de
urenregistratie (email, persoonlijk contact). Dit document moet
(electronisch) geaccodeerd worden door de uitzendkracht voordat het
uitzendbureau tot facturering over gaat. Gemakshalve is ervan
uitgegaan dat de uitzendkracht en het inlenende bedrijf hier samen
uitkomen, eventueel na enige communicatie.
Op grond van de bevestigde gewerkte uren stelt het uitzendbureau een
factuur op die naar het inlenende bedrijf gaat. (email, online
database). Het inlenende bedrijf checkt de factuur met de voorwaarden
en gaat dan tot betaling over of vraagt om een nieuwe factuur, totdat
overeenstemming is bereikt en er betaald wordt.
Twee belangrijke delen van het proces zullen in detail behandeld
worden. Dat is ten eerste de uitwisseling van profielen, en met name
hoe deze gestructureerd zijn. Ten tweede de urenregistratie /
administratie / facturering.
Profielen
Profielen worden gebruikt door de inlenende organisatie als deel van
de aanvraag. Uitzendbureaus gebruiken een profiel in de communicatie
over de geselecteerde kandida(a)t(en) (`het aanbod').
De aanvraag is als volgt opgebouwd:
* Taakprofiel (Figuur 3):
Hierin staat informatie over het soort werkzaamheden dat verricht moet
worden. Tevens is de titel van de functie vermeld.
* Hiërarchische plaatsing (Figuur 4):
Bevat informatie over waar de functie in de hiërarchie van het bedrijf
staat. Tevens aan wie binnen het bedrijf verantwoord c.q.
gerapporteerd moet worden.
* Competentieprofiel (Figuur 5):
Alle criteria die de inlenende organisatie belangrijk vindt bij
vervulling van de functie. Opleidingen, werkervaring, gevolgde
cursussen en een aantal persoonskenmerken.
* Functiegegevens (Figuur 6):
Een salarisindicatie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Tevens
informatie over de duur van het contract en de verdeling van
werkuren over de week.
* Werkgevergegevens (Figuur 7):
Hierin staat informatie over de werkgever. Zoals het aantal
werknemers, locatie van het bedrijf, samenstelling van het
personeel en een indicatie van de sfeer binnen het bedrijf.
* Procedurele informatie (Figuur 8):
Bevat informatie over hoe het bedrijf wil dat de kandidaat
gepresenteerd wordt en hoe de procedure binnen het bedrijf verder
zal verlopen.
En het aanbod bestaat uit:
* Kandidaatprofiel (Figuur 9):
Hierin staan alle gegevens over de kandidaat die gebruikt worden in de
selectie. Deze informatie wordt aan het uitzendbureau gezonden,
zodat die weten welke kandidaat geschikt is. Binnen het
uitzendbureau kan deze informatie naast de aanvraag worden
gehouden, waarna het bedrijf wel of niet de procedure met die
kandidaat voort wil zetten
urenregistratie / administratie / facturering
Dit deel van het e-procurement systeem is slechts op procesmodelniveau
besproken. De procedures zijn hierin dus vastgelegd maar de feitelijke
structuur van de informatie die uitgewisseld worden moet nog
gedefinieerd worden. Dit zal een belangrijk onderwerp zijn in de
komende werkgroepvergaderingen. Een belangrijke aspect dat hierin aan
bod zal komen is o.a. de accoordering van de urenregistratie door de
inlenende organisatie en de uitzendkracht, en het electronisch zenden
van de geaccoordeerde urenregistratie naar het uitzendkracht.
XML standaarden
In de structurering van de verschillende berichten die uitgewisseld
worden tussen inlenende en uitzendende organisatie, zal gebruik
gemaakt worden van XML. De HR-XML standaard heeft XML berichten
gedefinieerd die binnen Human Resources gebruikt kunnen worden. Onder
anderen uitgebreide profielen zijn hierin uitgewerkt. Het is de
bedoeling dat in het opstellen van XML berichten als basis de HR-XML
berichten gebruikt worden, die na herstructurering overeenkomstig onze
ideëen geschikt zijn voor het uitwisselen van relevante informatie in
het e-procurement systeem.
Voor meer informatie over EP-NL, over deelname aan de toetsgroep en
het EP-NL seminar kunt u contact opnemen met Patricia Grijpma via
mailto: patricia.grijpma@ECP.NL.