Aanval op portokosten
Internet als alternatief voor de traditionele post.
Expansion b.v. introduceert Electronic Document Presentment (EDP), een
alternatief voor het per post versturen van documenten. In plaats van het op
papier printen en per post versturen worden de documenten op een beveiligde
website gepubliceerd en kan degene voor wie het document bestemd is dat via
Internet raadplegen. Naast een besparing op portokosten biedt EDP
additionele voordelen zoals ruimte- en tijdsbesparing en maakt een einde aan
de rompslomp die papieren documenten met zich meebrengen. Bovendien biedt
EDP de mogelijkheid om een one-to-one communicatiekanaal met de klant te
creëren
Papier brengt veel kosten met zich mee voor verzender.
Dagelijks worden enorme hoeveelheden documenten verstuurd naar evenveel
adressen. Electronic Document Presentment richt zich op die documenten die
in grote aantallen geprint worden. Voorbeelden hiervan zijn facturen (van
bijvoorbeeld telco's en nutsbedrijven), polissen en salarisslips. Deze
documenten worden meestal niet alleen naar de consument verstuurd maar ook
intern gearchiveerd ten behoeve van bijvoorbeeld de klantenservice en de
fiscus. De kosten die hiermee gepaard gaan voor de producent/verzender zijn
enorm, in Nederland meer dan 1 miljard gulden per jaar. Hierbij moet gedacht
worden aan kosten van printen, handling (vouwen van enveloppen etc.), porto
en archivering (ruimte, mappen en stellingkasten). Daarnaast is met het
opbergen en terugzoeken veel tijd gemoeid, hetgeen uiteraard ook kosten met
zich meebrengt.
Overlast bij de ontvanger.
Ook voor de ontvanger is de situatie allesbehalve ideaal. De papieren
rompslomp is enorm en het opbergen van alle documenten vindt niemand leuk.
Bovendien bevatten de documenten vaak beperkte informatie en beantwoorden ze
geen vragen (wat is dat overhevelingstoeslag? Etc.).
Wim Vis, directeur bij Expansion, hierover: 'Bij mij thuis belanden dit
soort documenten, na omzwervingen door het gehele huis, vaak op mijn bureau
en uiteindelijk in een la of map. Onlangs had ik mijn meest recente
salarisslip nodig, ik geloof dat ik wel een half uur gezocht heb. Bovendien
wordt mijn boekenplank vervuild door een paar van die lelijke mappen. Ik
hoef mijn salarisslip niet op papier te ontvangen. Eén keer per jaar een
jaaroverzicht en uiteraard wel iedere maand salaris vind ik mooi genoeg. Als
ik deze documenten via Internet zou kunnen raadplegen zou ik dat een enorme
vooruitgang vinden.'
EDP biedt meer dan papieren documenten.
Een groot voordeel van EDP is dat de gebruiker veel meer informatie geboden
kan worden dan op papier mogelijk is. Zo is het mogelijk om de informatie
met hyperlinks te verdiepen. Als je bijvoorbeeld bij een salarisslip klikt
op het woord overhevelingstoeslag krijg je uitleg over de betekenis en de
berekening. Wim Vis hierover: 'Als je iets verder denkt dan het vastleggen
van de documenten, kom je al gauw tot de conclusie dat de digitale
documenten een uitstekende basis vormen voor communicatie met de klant. Je
kunt op deze manier je statische papieren communicatie vervangen door EDP en
uitbreiden tot een one-to-one marketing systeem. Door de besparing op porto-
en andere kosten, verdien je de investering bovendien in korte tijd terug.'
Over Expansion b.v.
Expansion b.v. is opgericht in 1989 en gevestigd te Rotterdam. Met haar
standaard product Xtendis is Expansion b.v. marktleider in Nederland op het
gebied van digitale archivering. Met Xtendis EDP brengt Expansion haar
uitgebreide kennis en ervaring met de bouw van financiële Internetsystemen
en de bijbehorende beveiliging samen met die van digitale archivering. Tot
de klanten van Expansion horen zowel grote ondernemingen zoals Amsterdam
Exchanges, FedEx, Interpay, Shell en Zilveren Kruis als vele middelgrote en
kleine ondernemingen.
Achtergrondinformatie (