Vergadering : 2001/04/26 Agendapunt : 4 Nr. : Status : A

Aan de Gemeenteraad.

Onderwerp
Nieuwe manier van vergaderen raad en raadscommissies.

Korte inhoud
In het kader van de aanbevelingen van de Staatscommissie "Dualisme en democratie" (de "commissie-Elzinga") is een werkgroep van raadsleden, de "werkgroep-Prins", aan het werk gegaan met het bekijken van een aantal mogelijke vernieuwingen binnen het eigen lokale bestel van Tytsjerksteradiel.
Het eerste "item", dat de werkgroep heeft opgepakt, is een andere manier van vergaderen van de raad en de commissies.
Die andere manier van vergaderen houdt de volgende punten in:
* De raadscommissies worden, als "tussenstation" voor de raadsbehandeling, afgeschaft.
* De raad komt in de regel twee keer per maand bij elkaar. De raadsvergaderingen worden gesplitst: Het eerste deel is voor onderwerpen, waarover oriënterend/ discussiërend wordt gesproken (met inspraak), zonder dat tot een standpuntbepaling wordt gekomen. Het tweede deel bestaat uit punten/onderwerpen die al besluitrijp zijn (de A-, B- en C- voorstellen).

* Voorafgaande aan de raadsvergadering wordt gelegenheid gegeven tot het mondeling vragen stellen door raadsleden. De vragen worden, zo mogelijk, in dezelfde vergadering behandeld en beantwoord.

* Het is een mogelijkheid, dat er een commissie van fractievoorzitters komt om B. en w. te adviseren over onderwerpen die zich naar hun aard beter lenen voor een andere manier van voorbereiding.
De voorgestelde manier van vergaderen zal, aldus de werkgroep, op een experimentele manier gedurende de periode september 2001 tot en met februari 2002 kunnen worden beproefd.
Annex met de nieuwe wijze van vergaderen zal het noodzakelijk zijn, dat er een aantal be- voegdheden worden gedelegeerd aan het college, naast de al gedelegeerde bevoegdheden.

Voorstel van de werkgroep Prins
Op een oriënterende wijze een nieuwe manier van vergaderen van de raad bespreken. Het voorstel omtrent deze nieuwe manier bevat de volgende elementen:
1. De voorgestelde nieuwe manier van vergaderen als proef te gaan toepassen in de periode september 2001 tot en met februari 2002. De werkgroep-Prins met de voorzitter van het college en de gemeentesecretaris aan te wijzen als begeleidingsgroep voor het experiment.




2. 2. De mogelijkheid bespreken , dat de fractievoorzitters gedurende de proef als commissie worden aangewezen om te kunnen adviseren over zaken , die zich minder lenen voor een behandeling volgens de experimentele manier van werken; dit uit te werken in een tijdelijke aanpassing van de Verordening voor de vaste commissies van advies en bijstand..
3. Met het ingaan van het experiment ook een aantal bevoegdheden verder te delegeren aan het college; dit uit te werken in een voorstel tot delegatie, op basis van de lijn die in de toelichting van dit raadsvoorstel staat aangegeven.
4. Met het ingaan van de proef ook een vragenhalfuurtje in te stellen voor de raadsvergaderingen.

5. De punten 1 en 4. op te nemen in een op te stellen tijdelijke aanpassing van het reglement van orde voor de raad.

6. De werkgroep - Prins tot aan het einde van de raadsperiode aan te wijzen als raads- commissie ad hoc om te adviseren over zaken die in verband staan met de dualisering van het gemeentelijke bestel; dit nog verder uit werken, mogelijk samen met de onder 2 genoemde tijdelijke aanpassing van de Verordening voor de vaste commissies van advies en bijstand.
Het college zal, aan de hand van de resultaten van de oriënterende bespreking, een concreet voorstel met de formele uitwerkingen kunnen opstellen.

Advies (raads)commissie(s)
Omdat het voorstel afkomstig is van de werkgroep-Prins, waarin alle fracties zijn vertegenwoordigd, is er geen advies gevraagd aan de raadscommissie Bestuur en Admini- stratie.

Ter inzage liggende stukken
De stukken en verslagen van de werkgroep-Prins.



3. Toelichting

1. Inleiding
De voorstellen van de Staatscommissie "Dualisme en democratie", de "commissie ­Elzinga", brachten een golf van discussies en gedachten met zich mee over vernieuwingsprocessen binnen de lokale democratie.
Binnen onze gemeente verenigde zich, na een sessie over de voorstellen van de "commissie-Elzinga", een aantal raadsleden, L. Bakker, Bouma, Van de Hoef, Jongsma, Smid, Tilstra en Warrink, onder voorzitterschap van mevr. Prins, om na te gaan, of er niet vernieuwingen binnen het lokale bestuur van de eigen gemeente konden worden aangebracht. Deze "werkgroep-Prins", die u nu dit voorstel voorlegt, vergaderde na de zomervakantie van 2000 een aantal keren en kwam al gauw te spreken over vernieuwingen in onze vergader- cultuur.

2. Nieuwe manier van vergaderen
Onze commissies ontwikkelen zich steeds meer tot "mini-raden" en de raadsvergaderingen bestaan heel vaak uit niet meer dan een herhaling van zetten uit de commissievergaderingen en een vlot "aftikken" van zaken, waarover men het in de commissies eens was. Hoe breng je het "debat" terug in de raadsvergaderingen?
En als er dan iets aan de manier van vergaderen verandert, hoe kun je dan al inspelen op de nieuwe structuur, die voortvloeit uit de wet dualisering gemeentebestuur ­ het college als bestuur, de raad meer als controlerend orgaan?
De werkgroep kwam vanuit deze overwegingen tot een voorstel over een andere manier van vergaderen. Die houdt de volgende punten in:

* De raadscommissies worden, als "tussenstation" voor de raadsbehandeling, afgeschaft.
* De raad komt in de regel twee keer per maand bij elkaar. De raadsvergaderingen worden gesplitst: Het eerste deel is voor onderwerpen, waarover oriënterend/ discussiërend wordt gesproken (met inspraak), zonder dat tot een standpuntbepaling wordt gekomen. Het tweede deel bestaat uit punten/onderwerpen die al besluitrijp zijn (de A-, B- en C- voorstellen).

* Voorafgaande aan de raadsvergadering wordt gelegenheid gegeven tot het mondeling vragen stellen door raadsleden. De vragen worden, zo mogelijk, in dezelfde vergadering behandeld en beantwoord.

* Het is een mogelijkheid om een commissie van fractievoorzitters in te stellen om b. en w. te adviseren over onderwerpen die zich naar hun aard beter lenen voor een andere manier van voorbereiding.
Op deze wijze krijg je het debat weer terug in het forum, waar dat eigenlijk thuishoort, de raadsvergadering. Een ander gevolg kan zijn, dat er per saldo minder behoeft te worden vergaderd. Deze tijd kan worden gebruikt om meer "de boer "op te gaan, ook een gedachte uit het pakket van "Elzinga".



4.
3. Gevolgen nieuwe manier van vergaderen
Deze wijziging betekent nogal het een en ander, heeft de werkgroep zich gerealiseerd.
1. Voor de wijze van vergaderen en de rol van de voorzitter:
* De raad zal zich duidelijk moeten beperken tot die "items", die er politiek/maatschappelijk toe doen. Dat past in de meer duale lijn die nu wordt uitgezet (alle bestuurlijke taken bij het college), maar zal ook gewoon praktisch nodig zijn; anders komen we niet uit met twee gedeelten van raadsvergaderingen. M.a.w.: het afschaffen van de raadscommissies betekent niet, dat alles dat nu in de commissies aan de orde komt, wordt getransplanteerd naar de oriënterende gedeelten van de raadsvergaderingen. Concrete beleidsbeslissingen, zoals b.v. n.a.v. planschadeverzoeken, zullen zoveel mogelijk gedelegeerd moeten worden.
* Het leiden van de oriënterende gedeelten van de vergaderingen zal andere eisen stellen: het zal meer gaan om een echte discussieleider dan om een technische voorzitter, zoals bij de besluitvormende vergaderingen kan volstaan. Is het vanzelf- sprekend, dat de burgemeester ook de rol van discussieleider krijgt?
* Het vragenhalfuurtje zal zo vorm moeten worden gegeven, dat er het meeste rendement uit komt: dus vragen van te voren inleveren en ter plekke antwoord geven.
* Er zal moeten worden nagedacht over een goede `inpassing' van de momenten van inspraak in de oriënterende en besluitvormende gedeelten van de vergaderingen.
2. Voor de voorbereiding voor de raadsvergaderingen door de raad:
* De raadsfracties zullen zich moeten instellen op een meer actieve houding t.a.v. het ontwikkelen van standpunten. Er zal minder advies worden gevraagd op concrete voorstellen. De fractiebijeenkomsten, die zich zullen moeten voegen naar het nieuwe ritme en de nieuwe situatie (alle raadsleden vergaderen nu tegelijk twee keer), zullen zich meer op het vormen van standpunten moeten richten dan op het becommen- tariëren van panklare b. en w.-voorstellen.
* De raadsfracties zullen vaker, los van b. en w, direct contact hebben met ambtenaren en externe deskundigen.

* Er zal in de voorzieningen- en budgetsfeer het een en ander moeten worden geregeld om de nieuwe rollen te kunnen waarmaken.
3. Voor de rol in de vergaderingen van de collegeleden:
* Zeker in de oriënterende gedeelten zal de rol van de collegeleden niet zozeer een verdedigende moeten zijn, maar een rol meer gericht op het totstandkomen van een mening , waar zij mee verder kunnen.

* De wisselwerking met de raad zal constanter op de agenda van b. en w. staan.
* Vooral m.b.t de verantwoording achteraf kan het college verwachten, dat de raad zelf ( b.v. op grond van zelf ingeschakelde expertise) met oordelen over het beleid komt.
4. Voor de organisatie:

* De organisatie zal zich moeten instellen op een tweewekelijkse cyclus i.p.v. op een maandelijkse.

* De ruimte die vrijkomt bij het vervallen van de commissievergaderingen zal in ieder geval voor een deel moeten worden benut voor het versterken van het secretariaat van de raad. Een element, dat hierbij aandacht behoeft, is het behoud en versterken van de plannings- en voortgangscontrole, die nu sterk aan de commissievergade- ringen is gebonden.

* Binnen de organisatie zal capaciteit moeten zijn om raadsleden goed van advies te kunnen dienen.




5.
* Het vragenhalfuurtje zal vergen, dat er op de dag van indiening paraatheid van collegeleden en ambtenaren is om de vragen vlot te kunnen beantwoorden.
* Het schrijven van oriënterende stukken vraagt een andere deskundigheid dan het intern opstellen van panklare voorstellen.
* Er zullen procedures moeten komen om de resultaten van de oriënterende vergaderingen te kunnen vertalen in concrete voorstellen met meetbare doelstellingen die vervolgens weer door of in opdracht van de raad kunnen worden geëvalueerd.
En zo zullen er wel meer dingen te noemen zijn. Duidelijk is in ieder geval, dat er met de radicale stap van het laten vervallen van de raadscommissies als "tussenstation" ons in jaren opgebouwde systeem van beleidsvoorbereiding op de kop wordt gezet. Een ieder zal zijn weg daarin weer moeten vinden.

4. Experiment
Om toch te kunnen zien, of de nieuwe wijze van vergaderen kan werken, stelt de werkgroep voor om gedurende een periode volgens de hiervoor omschreven wijze te gaan werken. Die periode kan de periode zijn na de zomervakantie tot vlak voor het aantreden van de nieuwe raad. De nieuwe raad kan dan zijn winst doen met de ervaringen. Het zal waarschijnlijk een proces van "vallen en opstaan" worden. De werkgroep houdt zich gereed om dit proces te begeleiden en tijdens de rit ook zonodig bij te stellen: de werkgroep in een "arbitersrol".

5. Delegatie
De nieuwe werkwijze, die zoals gezegd ook al duale elementen in zich heeft, zal met zich mee brengen, dat er, anticiperend op de inwerkingtreding van de wet dualisering gemeentebestuur ( dat zal, zoals de plannen nu liggen , in maart 2002 zijn) een aantal bestuursbevoegdheden aan het college worden overgedragen. Naast de al bestaande delegatiebesluiten (raadsbesluit van 25 maart 1999) kan het daarbij gaan om de volgende bevoegdheden (op basis van een inventarisatie van de laatste paar jaar):
Ruimtelijke plannen en bouwen

* Planschadeverzoeken

* Verhoging van grondprijzen en vaststellen exploitatieberekeningen conform beleid
* Project-procedures ruimtelijke ordening (artikel 19 lid 1 WRO)
* Beeldkwaliteitsplannen

* Programmanota RO

* Advisering over aanwijzing rijksmonument prioriteitenlijst t.b.v. Provinciaal Restauratie Uitvoeringsprogramma
Milieu

* Milieu-uitvoeringsprogramma's

* Overeenkomsten op het gebied van milieu: zoals abonnement Iepenwacht; verrekenings- overeenkomst Gevaarlijk afval, deelnemingsovereenkomst Papierrecycling; op basis vastgesteld beleid.




6. Verkeer

* Krediet aanleg fietspad

* Reconstructie van wegen, als de middelen al zijn gereserveerd.
* Verplaatsing grens bebouwde kom.
Onderwijs

* Onderwijsprogramma's

* Benoeming bestuursleden

* Ontwikkelen locatie tussen- en naschoolse opvang, bekostigd uit rijksbijdrage Personeel

* Invulling vacatures

* Regeling arbeidsvoorwaarden

* Vervanging meubilair, voorzover hiervoor middelen zijn gereserveerd Diversen

* Verzoeken om nadeelcompensatie

* Aankoop en overdracht kunstwerken.

* Verdeling sportfonds

* Opknappen parken en vijvers voorzover opgenomen in de begroting
* Advies inzake zendtijdtoewijzing

* Keuze tweede sporthal

* Trouwen buitenshuis
De te delegeren bevoegdheden kunnen worden overgedragen via een concreet delegatie- voorstel, op basis van de hiervoor aangegeven bevoegdheden. De typisch kaderstellende en met het budgetrecht te makende hebbende onderwerpen blijven voorbehouden aan de raad, net zoals de verordenende bevoegdheid. Om een idee te geven: Financiën:
Begroting, Perspectiefnota, Maraps, Jaarrekening, Aangaan leningen, Legesverordening, Belastingverordeningen
Ruimtelijke Plannen, Bouwen en Wonen:
Voorbereidingsbesluiten, Bestemmingsplannen, Ontwikkelingsvisies, Woonplannen, Centrumplannen, Vestiging voorkeursrecht, Monumentenbeleid Sociale Zaken:
Bijstandsbeleid, Beleidsplan Algemene Bijstandswet, Beleidsplan/jaarverslag sociale zaken Verordeningen WIW
Diversen:
Recreatiebeleid, Handhavingsbeleid, Aanwijzen beschermingszones, Gemeenschappelijke regelingen, Regioconvenanten, Aandeelhoudersbesluiten, Raamovereenkomsten over beleid, Bedrijfsafvalbeleid, Huisvestingsplan onderwijs, Sportbeleid, Privatiseringsbeleid, Kunstbeleid, Economisch beleid,Milieubeleidsplan, Beleid bouwstoffenbesluit, Klachten- voorziening, Begroting bestuurscommissie, Startprogramma Duurzaam veilig, Onderwijs- beleidsplan, Veiligheidsbeleid.
6. Vragenhalfuurtje
De werkgroep ziet het vragenhalfuurtje als een mogelijkheid tot het goed kunnen inspelen op de actualiteit. Door voor het stellen van vragen een apart moment in te stellen, wordt ook de herkenbaarheid van dit onderdeel van de controlerende taak van de raad vergroot. De regeling kan er als volgt uitzien:




7.


1. Voorafgaand aan elke raadsvergadering is er een vragenhalfuur. In bijzondere gevallen kan de voorzitter in overleg met de vergadering bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt per vergadering het tijdstip van het einde van het vragenhalfuur.


2. Het lid dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp een dag voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering van die dag aan de orde komt.


3. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.


4. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college en voor de overige leden.


5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college te stellen en een toelichting daarop te geven.


6. Na de beantwoording door het college krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.


7. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.


8. Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.
De werkgroep stelt voor om deze regeling op te nemen in een nog op te stellen tijdelijke regeling bij het reglement van orde, bedoeld om de experimentele periode te "overbruggen". 7. Nog een paar punten
Het is verder een goede zaak, dat de voorzitter van het college en de gemeentesecretaris worden toegevoegd aan de groep die het verloop van het experiment zal gaan volgen. Dit geeft de mogelijkheid om snel verbindingen met het college en de organisatie te leggen. Ook zal het goed zijn, dat de werkgroep-Prins een wat formelere status krijgt. Er ligt namelijk een traject voor ons op het gebied van de dualisering van het gemeentelijk bestel. Volgens de plannen zal de wet dualisering gemeentebestuur in maart van het volgende jaar in werking treden.
De werkgroep kan, ondersteund door de aangetrokken ambtelijke adviseur voor de werk- groep, de heer Gremmen uit Groningen, en de ambtelijke organisatie, in de advisering een rol spelen. Het ligt in de lijn daarvan, dat de werkgroep wordt aangewezen als raadscommissie ad hoc. Dit punt kan bij de verdere uitwerking nader worden geregeld.
8. Voorstel werkgroep
Op een oriënterende wijze een nieuwe manier van vergaderen van de raad bespreken . Het voorstel omtrent deze nieuwe manier bevat de volgende elementen:



8.
1. De voorgestelde nieuwe manier van vergaderen als proef te gaan toepassen in de periode september 2001 tot en met februari 2002. De werkgroep-Prins met de voorzitter van het college en de gemeentesecretaris aan te wijzen als begeleidingsgroep voor het experiment.

2. De mogelijkheid bespreken, dat de fractievoorzitters gedurende de proef als commissie worden aangewezen om te kunnen adviseren over zaken , die zich minder lenen voor een behandeling volgens de experimentele manier van werken; dit uit te werken in een tijdelijke aanpassing van de Verordening voor de vaste commissies van advies en bijstand..
3. Met het ingaan van het experiment ook een aantal bevoegdheden verder te delegeren aan het college; dit uit te werken in een voorstel tot delegatie, op basis van de lijn die in de toelichting van dit raadsvoorstel staat aangegeven.
4. Met het ingaan van de proef ook een vragenhalfuurtje in te stellen voor de raadsvergaderingen.

5. De punten 1 en 4. op te nemen in een op te stellen tijdelijke aanpassing van het reglement van orde voor de raad.

6. De werkgroep - Prins tot aan het einde van de raadsperiode aan te wijzen als raadscommissie ad hoc om te adviseren over zaken die in verband staan met de dualisering van het gemeentelijke bestel; dit nog verder uit werken, mogelijk samen met de onder 2 genoemde tijdelijke aanpassing van de Verordening voor de vaste commissies van advies en bijstand.
Het college zal, aan de hand van de resultaten van de oriënterende bespreking een concreet voorstel met de nodige formele uitwerkingen, kunnen opstellen.