1
Verslag van het archief der
gemeente Tytsjerksteradiel
over het jaar 2001
Gemeente Tytsjerksteradiel
Jaarverslag 2001
inzake archief en documentatie
Burgum, juli 2002
afd. Organisatie Ondersteuning
S.T. de Beer.
4
Inhoudsopgave
Pagina
Hoofdstuk 1 Beheer van de archieven in het algemeen
1.1. Materiële zorg voor de archiefbescheiden 5
1.2. Benutte capaciteit van het archiefdepot in 2001 5
1.3. Contactgroep medewerkers DIV 6
Hoofdstuk 2 Verslag beheer van de dynamische archieven
2.1. Nazorg m.b.t. het dynamisch archief van Post- en Archiefzaken 6
2.2. Verzorging van het archief van de Bestuurscommissie OBO 6
Hoofdstuk 3 Verslag beheer van de semi-statische archieven
3.1. Vernietiging 2001 7
3.2. Inventarisatie deelarchieven van de voormalige "locatie Oost" 7
3.3. Evaluatie voortgang vervaardiging Beschrijvende inventarissen 8
Hoofdstuk 4 Verslag beheer van de statische archieven
(zogenaamd "Oud Archief")
4.1. Beleidsnotities over een betere zorg voor openbare archieven 9
4.2. Registratie van het bezoek van burgers aan het Oud Archief 11
4.3. Historisch onderzoek ten behoeve van de eigen organisatie 12
4.4. Deelname aan het FriesArchiefNet 12
4.5. Werkzaamheden m.b.t. de serie bouwvergunningen uit het tijdvak 1903 1925 13
4.6. Inventaris van het archief van de gemeentesecretarie, 1949-1965 14
4.7. Herstructurering archiefbewaarplaats en archiefruimte 14
4.8. Het verlenen van medewerking aan archiefactiviteiten 14
4.9 Wisselexposities 15
4.10 Opname archieven en verzamelingen van derden 15
4.11 Bezoekersruimten 15
Hoofdstuk 5 Bibliotheek en documentatie, fotoarchief
5.1. Naar een beter beheer van de gemeentelijke bibliotheek 16
5.2. Aankoop boeken 16
5.3. Aanwinsten fotoarchief 17
5.4. Overige ontvangen documenten 17
---
1 Beheer van de archieven in het algemeen.
1.1. Materiële zorg voor de archiefbescheiden.
Volgens de Archiefwet 1995 zijn overheidsorganen verplicht de onder hen berustende
archiefbescheiden in "goede, toegankelijke en geordende staat" te brengen en te bewaren.
Als archiefstukken de leeftijd van twintig jaar bereikt hebben, dienen wij de archiefbestanden
over te brengen naar onze openbare archiefbewaarplaats. Onze centrale gemeentelijke
archiefbewaarplaats is een gedeelte van het archiefdepot in de kelder. Zij is aangewezen
door de gemeenteraad. Eenmaal overgebracht, zijn de stukken in principe openbaar en kan
elke burger, die dat wil, ze kosteloos raadplegen.
Doelstelling van de wetgever is dat deze te bewaren informatie tot in lengte van dagen te
raadplegen is. De materiële zorg voor deze archiefbescheiden dient zodanig te zijn dat na
100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te bespeuren valt. Om deze doelstelling te
bereiken moeten alle te bewaren papieren bescheiden ontdaan worden van alle materiaal
dat op enige wijze schade kan toebrengen aan de stukken. Dit houdt in dat wij alle oude
archiefomslagen moeten vervangen door zuurvrije exemplaren en dat wij tevens metalen
hechtingen, paperclips en nietjes moeten verwijderen (het zgn. "ontspijkeren") om
roestvorming te voorkomen. Bovendien mogen geen plastics achterblijven.
Tevens schrijven de richtlijnen voor dat de te bewaren archivalia in zuurvrije dozen bewaard
dienen te worden. Daarom moeten wij vele archiefdozen vervangen. Hier zijn wij al enkele
jaren mee bezig. In totaal geldt dit voor circa 500 m1 te bewaren gemeentelijk archief. Er
gaan 8 archiefdozen in een strekkende meter.
Ook in 2001 zijn er weer nieuwe zuurvrije archiefdozen gevouwen. Tevens kregen we hulp
van mevr. De Jong van het taakveld tekstverwerking. Zij heeft enige honderden
dossiermappen uit het te bewaren Secretariearchief 1977-1986 vervangen door nieuwe
exemplaren. Tevens heeft zij binnen de mappen de metalen (nietjes etc.) en de plastic
opberghoezen verwijderd.
1.2. Benutte capaciteit van het archiefdepot in 2001.
Op 07 januari 2002 is de benutte capaciteit van de depots in de kelders onder het
gemeentehuis nagegaan en berekend. Dit betreffen de semi-statische en statische archieven
onder beheer van de afdeling Organisatie-Ondersteuning, taakveld Post en Archiefzaken. De
uitkomsten zijn als volgt:
Naam archiefdepot totale capaciteit benutte capaciteit
2000 2001
Centrale Archiefbewaarplaats 334 m1. 294 m1. 305 m1.
Semi-statisch archief 836 m1. 623,5 m1. 662 m1.
Semi-statisch archief in de v.m.
toegang naar het bodehuis 083 m1. 065 m1. 056 m1.
_______ ______ ______
Totaal 1253 m1. 982.5 m1 1023 m1
Ten opzichte van 2000 is er voor 2001 sprake van een vermeerdering van ca. 40 m1 aan
archiefbescheiden en documentatie. De archiefdepots raken eerder vol dan eerder was
voorzien. Door bepaalde wettelijke regelingen (zoals bijvoorbeeld de Wet boeten) moeten wij
sommige categorieën bescheiden langer bewaren dan voorheen. Veel stellingen met een
capaciteit van 7 m1 in het semi-statische archief bevatten slechts 1-3 lege planken. Hierop
kan men geen volledige nieuwe archieven bergen. Van de niet benutte meters aan
archiefstellingen is minder dan 60 m1 geschikt om nieuwe archieven in op te slaan. Daarom
is er sprake van ruimtegebrek op korte termijn.
6
Naast de openbare Centrale Archiefbewaarplaats bezit de sectie Burgerzaken tevens een
archiefbewaarplaats. Hier kunnen belangstellenden onderzoek doen in de Registers van de
Burgerlijke Stand en in de Bevolkingsregisters. Ook heeft men in het verleden bepaalde
gemeentelijke archiefbescheiden overgezet op microfiche. Deze microfiches kan men hier
raadplegen. De archiefbewaarplaats is relatief klein en heeft een capaciteit van 65 m1.
Hiervan wordt ongeveer 43 m1 ingenomen door archiefbescheiden.
1.3. Contactgroep medewerkers DIV.
Sinds 2000 bestaat weer de Overleggroep Documentaire Informatievoorziening in Friesland,
een contactgroep voor de medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV) van de
grotere gemeenten in Fryslân. Als afgevaardigde voor de gemeente Tytsjerksteradiel is de
heer S.T. de Beer aangewezen.
Deze bijeenkomsten heeft men in het leven geroepen om de medewerkers DIV van de
deelnemende gemeenten een platform te geven om (in)formeel over het eigen vakgebied
van gedachten te wisselen en om ervaringen met collega's uit te wisselen. Het is een plek
om nieuwe thema's en ontwikkelingen met elkaar te bespreken. Daarnaast dient de
bijeenkomst als vraagbaak voor problemen in de dagelijkse beroepspraktijk.
Thema's die o.m. in 2001 besproken zijn: digitale duurzaamheid van archiefbescheiden,
procesgebonden informatievoorziening, digitalisering van het archief en het ontwikkelen van
websites.
2 Verslag beheer van de dynamische archieven.
Dynamische archieven zijn de archieven die frequent door de gemeentelijke ambtenaren
worden geraadpleegd en die dagelijks worden aangevuld. De leeftijd van de stukken is
doorgaans niet ouder dan circa 4 jaar.
2.1. Nazorg m.b.t het dynamisch archief van Post- en Archiefzaken.
Onze gemeente is aangesloten bij de dienstverlening van Dox Support.
Dit betekent dat wij een abonnement bezitten op het gebied van de documentaire
informatievoorziening. Dit abonnement op de archiefdienstverlening, ook wel nazorg
genoemd, heeft als doel om de documentaire informatievoorziening in onze organisatie op
een hoog peil te brengen en vervolgens te handhaven. Sinds jaren hebben wij een
abonnement van 10 dagen per jaar. Doorgaans bestaat de nazorg uit het wegwerken van
achterstanden in het opbergen van archiefstukken en het afvoeren van niet meer actuele
dossiers uit het dynamische archief naar het semi-statische archief.
Door ziekte van personeel op Post- en Archiefzaken heeft men in 2001 10 dagen extra hulp
van het bureau DoxSupport afgenomen voor het wegwerken van achterstanden.
2.2. Verzorging van het archief van de Bestuurscommissie OBO.
De directeuren van de openbare scholengemeenschappen en de ondersteuning van het
openbaar onderwijs in Tytsjerksteradiel waren het grootste gedeelte van 2002 nog
gehuisvest op het adres Kon. Julianastraat 14 in Burgum. Later dat jaar verhuisde men naar
de Elingsloane. Ook het archief van de Bestuurscommissie Openbaar Basisonderwijs
Tytsjerksteradiel werd hiernaar overgebracht.
Omdat men niet beschikt over gekwalificeerd archiefpersoneel verleent de afdeling
Organisatie Ondersteuning, taakveld Post en Archiefzaken, haar medewerking bij de
dossiervorming en ordening. Ook in 2001 werd onze hulp gevraagd om alle
7
archiefwerkzaamheden te verrichten voor de BC OBO. Dit heeft een structureel karakter en
geldt vooreerst voor onbepaalde tijd.
Omdat inmiddels alle achterstanden weggewerkt zijn behoefde medewerker S.T. de Beer
slechts gedurende 4 uur per twee weken, bijstand te verlenen.
Archief wat niet meer groeit en geraadpleegd wordt, laat het secretariaat van de BC OBO
overplaatsen naar het gemeentehuis. Op 28 juni 2001 is 3,5 m1 archief naar het semi-
statisch archiefdepot overgebracht.
3 Verslag beheer van de semi-statische archieven.
Het semi-statisch archief is een archiefdepot voor het tijdelijk opslaan van archiefbescheiden.
Hierbij maakt men onderscheid tussen de permanent te bewaren stukken, die na twintig jaar
overgebracht dienen te worden naar de openbare archiefbewaarplaats en de op termijn te
vernietigen stukken. Voor het semi-statisch archief is net als bij de dynamische archieven de
Wet Openbaarheid van Bestuur van toepassing.
Afvoer uit de dynamische naar de semi-statische archieven volgt als de dossiers voor de
gemeentelijke administratie niet meer actueel zijn en gedurende langere tijd niet meer
groeien. De meeste stukken zijn bij afvoer ouder dan twee jaar. De kosten van opslag in het
semi-statisch archief zijn namelijk lager dan in het dynamisch archief.
3.1. Vernietiging 2001.
In december 2001 is de vernietiging van archiefbescheiden die in dat jaar in aanmerking
kwamen om vernietigd te worden, omdat de bewaringstermijnen verstreken waren, afgerond.
De Verklaring van Vernietiging voor archiefbescheiden is ondertekend door de
gemeentesecretaris. Uit de specificatie van de vernietigde stukken blijkt dat er circa 35,5 m1
aan archiefstukken en circa 4,5 m1 aan andere documenten aangeboden zijn aan het
papierverwerkingsbedrijf. Hierbij dient vermeld te worden dat alleen de vernietiging van
stukken die opgeslagen zijn geweest in het semi-statisch depot in een overzicht is verwerkt.
Tijdens de archiefselectie van de voor vernietiging in aanmerking komende stukken zijn eerst
nog alle dozen nagelopen op de aanwezigheid van eventuele nog te bewaren stukken of van
stukken waarvan de vernietigingstermijnen verruimd dienden te worden. In twijfelgevallen is
overleg geweest met de afdelingen die de verschillende zaken in het verleden behandeld
hebben.
Sommige dossiers, met name mappen met gemeentelijke beleidsstukken, zijn toch
uitgezonderd van vernietiging en opgenomen in het te bewaren archief op volgnummer.
3.2. Inventarisatie deelarchieven van de voormalige "locatie Oost".
Voor de inventarisatiewerkzaamheden van twee deelarchieven, afkomstig van de voormalige
"locatie Oost" (Gemeentewerken), konden wij een beroep doen op een collega. De heer H.
van der Ploeg van de afdeling Verkeer en Civiele Techniek (VCT) rondde in april een
overzicht af van de bestanddelen van het archief van de afdeling Volkshuisvesting en
Gemeentelijke Eigendommen (VGE) van ca. 1975 1996 alsmede van het werkarchief van
de afdeling VCT van ca. 1967-1996. Dit betekende het optekenen van de aanwezige
archiefstukken en de vindplaats per doos. Ook geeft Van der Ploeg in het overzicht aan
welke stukken op microfilm staan. Het werk is opgenomen bij de overige inventarissen in het
archiefdepot.
Het is de bedoeling om op termijn ook deze twee deelarchieven op te nemen in een
beschrijvende inventaris, waarbij de relatie met het archief van het vroegere
gemeentewerken niet vergeten zal worden.
8
3.3. Evaluatie voortgang vervaardiging Beschrijvende Inventarissen.
De nieuwe Archiefwet 1995 geeft de gemeente de verplichting om haar overheidsarchieven
in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Tevens dienen
volgens de nieuwe Archiefwet 1995 de archiefbeheerders de te bewaren archiefbescheiden
in plaats van vijftig jaar al na twintig jaar over te brengen naar de openbare
archiefbewaarplaats. Dit heeft als gevolg dat de nog niet formeel overgebrachte
archiefbestanden bewerkt dienen te worden. Dit om de toegankelijkheid van de stukken voor
belangstellende burgers te vergroten. De bewerking van zo'n te bewaren bestand houdt in
het kort het volgende in:
- Het maken van een beschrijvende inventaris;
- Het herpakken van archiefbestanden in zuurvrij materiaal;
- Het opstellen van de Verklaring van Vernietiging van de daarvoor in aanmerking
komende bescheiden met daarbij gevoegd een staat met de te vernietigen
bescheiden uit een tijdvak.
- Het opmaken van de Verklaring van Overbrenging naar de Archiefbewaarplaats;
- Het eventueel beperken van de openbaarheid van die te bewaren bescheiden die
daarvoor in aanmerking komen.
De beschrijvende inventaris van een gemeentelijk archief geeft naast de beschrijvingen van
de archiefbescheiden tevens een geschiedenis van het (gemeente)orgaan, een geschiedenis
van het archief, een gebruikershandleiding, een verantwoording van de inventarisatie en
indexen op zaak- en persoonsnamen.
Gezien de bepalingen in de Archiefwet 1995 heeft het gemeentebestuur schrijver dezes
opdracht gegeven om gedurende 12 uren per week bezig te zijn met de bewerking van een
aantal semi-statische archiefbestanden. In het Algemeen Beleidsplan 1998 2002 zijn hier
middelen voor vrijgemaakt. In dit plan worden de archiefwerkzaamheden als tijdelijk gezien.
Gedurende 4 jaar, van 1 januari 1999 tot 31 december 2002 heeft men geld beschikbaar
gesteld.
In december 1998 hebben wij een aanvraag bij gedeputeerde staten ingediend voor de
bewerking van die archiefbestanddelen die nog niet overgebracht zijn naar de openbare
archiefbewaarplaats. Het gaat hier om de volgende archieven:
- het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder het beheer van de
gemeentesecretaris van 1915-1948;
- het secretariearchief van 1966-1976;
- de deelarchieven (commissiearchieven, archieven van gemeentelijke instellingen,
diensten en bedrijven) tot 1984.
De bedoeling is dat van deze verschillende archieven een beschrijvende inventaris wordt
gemaakt. In het jaar 2000 is de bewerking van het archief 1915-1948 gereed gekomen.
De definitieve vastgestelde inventaris van het archief 1915-1948 werd opgenomen in de
serie archiefinventarissen van Friese gemeenten, een uitgave van de provincie Fryslân. De
provinciale huisdrukkerij slaagde er in juni 2001 in om de toegezonden inventaris te drukken.
Vervolgens heeft men deze beschrijvende inventaris van het gemeentearchief 1915-1948 in
de publiciteit gebracht.
De drie openbare bibliotheken in de gemeente, het Streekmuseum en de redactie van het
weekblad Actief hebben o.m. een exemplaar ontvangen.
In de tijd die nog rest dienen de overige archiefbestanden nog bewerkt en overgebracht te
worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats:
9
- Secretariearchief 1966 1976: grootte 64,5 m1; benodigde werktijd 735 uur.
- Deelarchieven 1843 1984 (commissiearchieven, archieven van gemeentelijke
instellingen, diensten of bedrijven, inclusief Gemeentewerken): grootte 56 m1;
benodigde werktijd 1372 uur.
In 2001 zijn slechts enkele uren tijd aan het Secretariearchief 1966-1976 besteed. Volgens
de planning van 1998 zou het gehele project eind december 2002 afgerond zijn. Het is ons
duidelijk dat dit niet gehaald zal worden, m.a.w. er is sprake van grote achterstand. De
ervaring is dat niet de beoogde twaalf uren per week aan dit project besteed kunnen worden.
In de eerste helft van 2001 lag het gemiddelde op slechts 2 uren per week. Na september
2001 kon er nagenoeg helemaal geen tijd meer gevonden worden.
Oorzaken waren o.m. de werkzaamheden ten behoeve van het "FriesArchiefNet", ziekte op
de afdeling O.O. en het historisch onderzoek (recht- en bewijslevering) voor de collega's in
de ambtelijke organisatie. Wij weten dat wij de einddatum 31 december 2002 niet zullen
halen, zodat er aanvullende maatregelen benodigd zijn om het project af te ronden.
4 Verslag beheer van de statische archieven (zgn. "Oud Archief").
Statische archieven worden zo genoemd omdat ze op zich niet meer in omvang groeien en
doorgaans niet meer door de meeste ambtenaren geraadpleegd worden. De bescheiden zijn
nu in principe openbaar; de gebruikers zijn de burgers (voor historisch en maatschappelijk
onderzoek). Bij deze oudere archieven horen ook de zgn. gedeponeerde archieven van
andere instellingen of personen.
Onze gemeente kent twee openbare archiefbewaarplaatsen die bedoeld zijn voor het
permanent bewaren van oud of statisch archief. Volgens de archiefwet, artikel 32, wordt de
gemeentelijke archiefbewaarplaats beheerd door een gemeentearchivaris. Indien deze niet
benoemd mocht zijn is de gemeentesecretaris de beheerder. Dit geldt ook voor onze
gemeente. De ambtenaren die met de uitvoering van het beheer zijn belast zijn T. Tjepkema
voor de archiefbewaarplaats van Burgerzaken (genealogisch onderzoek) en S.T. de Beer als
medewerker openbaar of "Oud" archief" voor de Centrale Archiefbewaarplaats van Post- en
Archiefzaken.
4.1. Beleidsnotities over een betere zorg voor openbare archieven.
Van de Archiefinspectie te Leeuwarden kregen wij een bundel met een selectie van recente
beleidsnotities of fragmenten ervan over de verbetering van de archiefzorg. Deze stukken
zijn de gemeentebesturen in Fryslân toegestuurd om de discussie over dit onderwerp op
gang te brengen. De notities - vooral die het rijksbeleid vertolken zijn van belang - geven het
volgende weer.
De gemeenten in Nederland zijn verantwoordelijk voor hun eigen archieven, conform de
regelgeving zoals omschreven in de Archiefwet 1995. Dit betekent dat het gemeentebestuur
dient te zorgen voor toereikende huisvesting, voor voldoende en gekwalificeerd personeel,
voor regelgeving en voor voldoende financiële middelen. Bij een deel van de Nederlandse
gemeenten worden de archieven professioneel beheerd, doordat 47% is aangesloten bij een
professionele archiefdienst op lokaal of regionaal niveau. In Fryslân is dit percentage kleiner,
buiten Leeuwarden (Ryksargyf en Gemeentearchief) en het samenwerkingsverband
Noordoost Fryslân wordt het openbaar archief "erbij gedaan" door gemeentelijke afdelingen
die tot doel hebben om in de eerste plaats de eigen ambtelijke organisatie van informatie te
voorzien. De toegankelijkheid van deze archieven in onze provincie acht men over het
algemeen goed, dit geldt ook voor de kwaliteit van de archiefbewaarplaatsen. Waar het aan
ontbreekt is een actief beleid voor het gebruik van de archieven. Dit sluit niet aan bij het
10
actieve overheidsbeleid op het gebied van educatieve projecten en stimulering van het
cultuurtoerisme.
Bij gemeenten en waterschappen hebben de archiefdiensten over het algemeen een lage
prioriteit. Waar geen professionele archivaris is benoemd, kunnen de gemeenten steeds
minder, door de voortschrijdende ontwikkelingen op archiefgebied, aan hun verplichtingen
voldoen. Er zijn belangrijke tekortkomingen te constateren in deskundig beheer en in
toegankelijkheid van de archieven. In veel kleinere gemeentearchieven ontbreekt het aan
voldoende gekwalificeerd personeel om naast het archiefbeheer andere taken uit te voeren.
Er zou meer aandacht besteed moeten worden op de publieksfunctie en de digitale
ontsluiting van archieven. Disciplines als p.r., voorlichting en educatie ontbreken of bevinden
zich niet op het gewenste niveau. Overleg en samenwerking met andere instellingen zoals
bibliotheken en musea zijn vaak niet aan de orde. Wanneer niet wordt voldaan aan
kwaliteitseisen, dan kan niet gesproken worden van voldoende zorg voor de archieven
conform de huidige wet. Men acht schaalvergroting en samenwerking met andere
gemeenten gewenst.
De bevordering van schaalvergroting van gemeentelijke archiefdiensten kan op verschillende
wijzen gebeuren: via de uitbouw van gemeentearchieven naar streekarchieven en
vervolgens naar een Regionaal Historisch Centrum (RHC), of via overeenkomsten van
dienstverlening met centrumgemeenten of met een RHC. Hierbij heeft men het ministerie
van OCW geadviseerd om het beleid gericht te doen zijn op integratie van archiefdiensten
met andere documentatie- en informatieinstellingen en om een nieuwe archiefwetgeving te
realiseren, waarbij verdere digitalisering ter ontsluiting van archieven en het pr- en
marketingbeleid voor archiefinstellingen krachtig zal worden gestimuleerd.
De staatssecretaris van OCW zag in 2001 een belangrijke uitdaging in de gestructureerde
digitalisering van archieven, waaronder het cultureel erfgoed. Letterlijk staat er de notulen
van de Tweede Kamer, vergaderjaar 2000-2001: "Het is bovendien een manier om niet
alleen het bestaande publiek te bedienen, dat veelal bestaat uit oudere heren, maar ook de
jongeren".
Om meer uitvoering te geven aan haar beleid van meer samenwerking tussen
archiefinstellingen heeft het ministerie van OCW besloten dat de rijksarchieven meer moeten
samenwerken of zelfs fuseren met gelijkwaardige partners. In Leeuwarden zijn It Ryksargyf,
de Provinciale en Buma bibliotheek en It Frysk Letterkundich Museum en
Dokumintaasjesintrum bezig met plannen voor samenwerking, mogelijk vanuit een locatie.
De provincie probeert om dit in de vorm van een RHC te realiseren. Daarnaast acht men het
van belang om de lokale culturele infrastructuur te versterken. Daarbij kan gedacht worden
aan het aanstellen van streekarchivarissen, het stimuleren van samenwerkingsvormen die
gericht zijn op het opzetten van regio- of streekarchieven en uitbouw naar regionale
historische centra. Bij deze centra is de samenwerking tussen archieven, bibliotheken,
musea en andere culturele instellingen op lokaal niveau van belang.
De archiefinspecteur ziet het liefst dat de grotere gemeenten in Fryslân elk een archivaris
aanstellen en dat de kleinere gemeenten samengaan in een streekarchief of archivariaat.
Daarnaast kan men terugvallen op het op te richten RHC te Leeuwarden voor het inhuren
van aanvullende producten of diensten.
Ook bij de gemeente Tytsjerksteradiel bestaan knelpunten in de zorg voor de openbare
archieven wegens de krappe formatie bij Post- en Archiefzaken. Naast politieke
overwegingen in het kader van het cultuurbeleid kan dit tot gevolg hebben dat men van
hogerhand zal aandringen tot schaalvergroting. Dit kan deelname aan een streekarchief of
streekarchivariaat zijn of zelfs integratie met andere informatie-instellingen betekenen. Hier
hangt dan wel een prijskaartje aan vast en de gemeente zal dan op jaarbasis structureel een
bijdrage moeten betalen. Ook zal bij integratie de aandacht voor het archief gedeeld moeten
worden met andere informatie-instellingen. Ook het aanstellen van een eigen archivaris is
niet goedkoop.
11
Vanwege een eventuele samenwerking met het Frysk Historisch Literair Documentatie
Centrum te Leeuwarden (afname producten op basis van behoefte) is voor onze gemeente
deelname aan een streekarchief of streekarchivariaat gezien de huidige regelgeving niet
direct noodzakelijk. Extra ondersteuning in de vorm van formatie-uren kunnen de
achterstanden in semi-statisch en openbaar archiefbeheer wellicht wegnemen.
In 2001 konden de initiatiefnemers nog in het geheel niet aangeven wat de consequenties
van het nieuwe archiefbeleid zullen zijn met betrekking tot het kostenplaatje. Het college van
burgemeester en wethouders achtte het beter de (politieke) ontwikkelingen en regelgeving
eerst af te wachten totdat er meer duidelijkheid zal zijn om een goede keuze te bepalen.
Daarom heeft het college van burgemeester en wethouders besloten om vooreerst de
zelfstandigheid van het gemeentelijk openbaar archief in principe te laten voortbestaan en
knelpunten in het archiefbeheer zelf op te lossen.
4.2. Registratie van het bezoek van burgers aan het Oud Archief.
Ten behoeve van de provinciale archiefinspectie te Leeuwarden wordt elk jaar een overzicht
samengesteld van het aantal personen dat bij de gemeente Tytsjerksteradiel archiefonder-
zoek heeft verricht. In de bijgevoegde staat worden de resultaten van 2001 en ter
vergelijking, van 2000, weergegeven. Dit betreft alleen het onderzoek dat verricht is ten
behoeve van belanghebbenden van buiten de gemeentelijke organisatie, in de archieven
ouder dan 20 jaar.
Aantal bezoekers
arch.bew.pl. Burgerzaken Centr. Archiefbew.pl.
2000 85 55
2001 55 40
Aantal bezoeken
Archiefbew.plaats Burgerzaken Centr. Archiefbew.pl.
2000 85 65
2001 89 551
Dit overzicht leert dat er in 2001 iets minder archiefonderzoek ten behoeve van
belangstellende burgers is verricht dan in 2000.
In 2001 stonden de promotieactiviteiten (tentoonstellingen) op een laag pitje. Dit komt
doordat de gemeente door personeelsgebrek in het algemeen een passief beleid voert. Dit
wil zeggen dat de ambtenaren van het archief over het algemeen pas gegevens verstrekken
na een verzoek van de burger. De ervaring is dat men dan veel minder gebruik maakt van
het gemeentelijk archief.
Het aantal verzoeken om mondelinge en/of schriftelijke inlichtingen uit de archieven in de
openbare archiefbewaarplaatsen van Burgerzaken en Organisatie Ondersteuning groeide
t.o.v. het jaar 2000.
1 Als wij hier ook nog de afgelegde bezoeken voor het inzien van historische bouwvergunningen
bijtellen dan is dit cijfer te stellen op 73 voor het jaar 2001. Het getal bezoekers bedraagt dan ca. 60.
Deze cijfers zijn bijgehouden door Post- en Archiefzaken. In werkelijkheid zijn de cijfers voor het inzien
van bouwvergunningen vele malen hoger. Maar omdat de meeste aanvragen via Bouwen en Wonen
gaan en men daar gedurende 2001 geen bezoekersaantallen heeft bijgehouden, zijn deze cijfers niet
te achterhalen.
12
Het aantal mondelinge en schriftelijke verzoeken om inlichtingen in 2001 m.b.t.
stamboomonderzoek (Burgerzaken) bedroeg 87. Dit is een vermeerdering van 50.
Dit cijfer voor de informatieverstrekking aan burgers uit de Centrale Archiefbewaarplaats
bedroeg 43 (vermeerdering van 19).
4.3. Historisch onderzoek ten behoeve van de eigen organisatie.
Niet alleen belangstellende burgers hebben informatie uit het "oud archief" verkregen, ook
voor de ambtenaren uit de eigen organisatie is er historisch onderzoek verricht in de centrale
archiefbewaarplaats. Het onderzoek werd gedaan in stukken uit de periode 1831 1976.
Deze ambtelijke informatie werd vooral uit oogpunt van bewijslevering geleverd aan
ambtenaren van de afdelingen WOS, MB, VGE, ROB en Voorlichting. In totaal deed men 56
maal een beroep op de ambtenaar Openbaar archief om historisch onderzoek te verrichten.
Naast de medewerker "Oud Archief", maakte de heer S.F. Overdijk van de sectie Milieu als
enige gebruik van het kadaster als historische bron. Milieu-inspecteur Overdijk verrichtte
historisch onderzoek bij aanvragen om bouwvergunning. Dit om te bepalen of er in het
verleden ook activiteiten hebben plaatsgevonden die een mogelijke verontreiniging van de
grond tot gevolg hadden. Voordat er gebouwd mag worden is er namelijk een schonegrond-
verklaring benodigd.
4.4. Deelname aan het FriesArchiefnet.
Op initiatief van de provinciale archiefinspectie is de site "FriesArchiefNet" in 2000 op het
internet verschenen. Het zgn. FriesArchiefNet is een gezamenlijke website van de provincie
Fryslân, alle Friese gemeenten (behalve Terschelling) en de Friese waterschappen. Het
FriesArchiefNet is bedoeld om de bekendheid en het gebruik van alle openbare, historisch
belangrijke archieven in de provincie te vergroten. In de verschillende archieven berust veel
archiefmateriaal dat iedere belangstellende kan gebruiken bij onderzoek naar familie of de
geschiedenis van een pand of de omgeving daarvan.
Bij de start kon de bezoeker per gemeente of waterschap de volgende informatie aantreffen:
- nieuws (berichten, verslagen, gemeentewapen en -vlag);
- informatie (contactpersonen, openingstijden archief c.a.);
- geschiedenis (verhandeling geschiedenis gemeente);
- archieven (archievenoverzicht);
- onderzoek (handleiding voor archiefonderzoek).
Wij konden deze gegevens binnen korte tijd op het internet realiseren. Anders ligt dit met het
voornemen om binnen twee jaar al de archiefinventarissen en eventuele nadere toegangen
beschikbaar te stellen voor het internetpubliek. Onze gemeente zag zich na aansluiting voor
de volgende problemen gesteld:
- De gemeentelijke inventarissen van de openbare archiefdelen dienen geschikt
gemaakt te worden voor publicatie op internet en mogelijk herschreven te worden. De
totale omvang van het Oud Archief bedroeg in 2001 ca. 345 m1, hiervan is ca. 115
m1 geïnventariseerd in beschrijvende inventarissen en langs elektronische weg
raadpleegbaar.
- In tegenstelling tot de meeste andere gemeenten in Fryslân, is een groot deel van het
Oud Archief dus nog niet bewerkt.
- Er is niet voldoende formatieruimte beschikbaar voor het dagelijks onderhoud van de
website en daarnaast voor de inventarisatie van de niet bewerkte archieven.
- Voor een mogelijk toenemend aantal bezoekers van het archief dient zorg gedragen
te worden dat er passende begeleiding en fysieke ruimte (ontvangstruimte)
beschikbaar is.
13
Het college van burgemeester en wethouders heeft de provinciale archiefinspectie dan ook
bericht dat het niet reëel is om te voldoen aan de voorwaarde om de gemeentelijke
archiefinventarissen digitaal beschikbaar te stellen op 1 maart 2001, conform de afspraken
met de deelnemers. Het is ons streven om die gemeentelijke inventarissen die reeds digitaal
beschikbaar zijn voor 1 april 2002 op de gemeentelijke site van het FriesArchiefNet te
verkrijgen.
Inmiddels zijn wij begonnen om op de site achter enkele gemeentelijke archieven de
bijbehorende inventaris te koppelen. Dit kan dus alleen als de inventaris reeds beschikbaar
is in geautomatiseerde vorm. Het biedt de mogelijkheid aan de internetgebruiker om
vanachter de eigen p.c. na te gaan welke archiefstukken geraadpleegd kunnen worden.
Het gaat om de volgende archiefdelen:
- Ingekomen stukken (brieven) 1616 1892.
- Archieven Mairies van Bergum, Hardegarijp, Oenkerk en Oostermeer 1811-
1816.
- Secretariearchief 1915-1948.
- Secretariearchief 1949-1965.
Om het gebrek aan tijd op te vangen heeft de medewerker Openbaar Archief hulp gekregen
van het taakveld Tekstverwerking om bovenstaande inventarisaties op het net te verkrijgen.
Nadat de medewerker Openbaar Archief de inventarisatie van de Secretariearchieven op het
internet geplaatst had, kwam men op Tekstverwerking op 19 november 2001 gereed met het
invoeren van alle ingekomen stukken uit de periode 1616-1892.
Voor het bekijken van het resultaat kan men de site raadplegen onder het internetadres
www.friesarchiefnet.nl.
De statistieken voor het gemeentearchief van Tytsjerksteradiel zijn vanaf 22 januari 2001
bijgehouden. Het blijkt dat het aantal bezoekers sinds de meting begon tot 1 januari 2002 te
becijferen valt op 920. Dit zijn werkelijke bezoekers, geen pagina hits. De drukste dag in
2001 was 10 september met 15 bezoekers. Het blijkt dat de meeste bezoekers op zondag
inloggen en op vrijdag het minst. 10% van de bezoekers van de gemeentelijke site komt uit
het buitenland.
4.5. Werkzaamheden m.b.t. de serie bouwvergunningen uit het tijdvak 1903 1925.
In 2001 kon de heer Bareld Storm van de balie Bouwen en Wonen de inventarisatie van het
gedeelte bouwvergunningen uit de periode 1903-1925 afronden. Dit onbekend gebleven
stukje archief was niet toegankelijk en werd nooit geraadpleegd. De heer Storm heeft in
samenwerking met de ambtenaar Openbaar Archief zo goed mogelijk getracht om de
vergunningen van de huidige adresgegevens te voorzien. Deze bouwaanvragen waren
namelijk niet toegankelijk omdat men in genoemde periode alleen de (nu verouderde)
kadastrale gegevens en de dorpsnaam als situering van de bouwplaats aangaf. Tevens heeft
Storm gescheurde bouwaanvragen en tekeningen hersteld met gebruik van zuurvrije tape.
De bouwvergunningen waarbij adressen gevonden zijn, zijn inmiddels geregistreerd in het
geautomatiseerde bouwvergunningenregister "Geobars".
Niet alle adressen konden gevonden worden, omdat men de kadastrale gegevens, zoals
aangegeven op de oude bouwaanvragen, inmiddels over het algemeen meermalen gewijzigd
heeft. Alleen tijdrovend onderzoek in de kadastrale registers kan een oud kadastraal nummer
vertalen in het huidig adres van een bouwwerk.
En wat blijkt, inmiddels hebben diverse belangstellenden via de balie Bouwen en Wonen al
verschillende bouwvergunningen uit de periode 1903-1925 geraadpleegd.
Medio 2001 heeft de heer Storm een aanvang gemaakt met het vergelijken van de
bouwvergunningen vanaf 1926 met de bouwvergunninggegevens in "Geobars". Het blijkt dat
vooral oudere bouwvergunningen niet opgenomen zijn in dit geautomatiseerd systeem. Ook
wijkt het geautomatiseerde systeem v.w.b. de oudere vergunningen sterk af van het
kaartsysteem van Post- en Archiefzaken, wat als basissysteem geldt. Dit komt doordat men
14
het systeem Geobars opgebouwd heeft op basis van een afwijkend kaartsysteem van het
v.m. Gemeentewerken.
Naast het muteren van gegevens in "Geobars" zijn ook herstelwerkzaamheden uitgevoerd
met betrekking tot de serie bouwvergunningen van 1926 tot circa 1935.
4.6. Inventaris van het archief van de gemeentesecretarie, 1949-1965.
Op 16 februari 2001 is het allerlaatste te bestellen exemplaar van de inventarisatie van het
Secretariearchief 1949-1965 verstuurd. De inventaris (vervaardigd in 1997) is geleverd aan
de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag voor opname in de Nederlandse Bibliografie.
4.7. Herstructurering archiefbewaarplaats en archiefruimte.
In het laatste kwartaal van 2001 hebben wij weer werkzaamheden verricht om
archiefbewaarplaats en archiefruimte beter in te delen door een efficiëntere opslag van
stukken, dit met het oog op de noodzakelijke ruimtebesparing.
Het te bewaren archief van de Dienst Gemeentewerken van 1950-1976 is in de archiefruimte
geplaatst. Dit archief werd voordien bewaard in de ruimte bekend als de v.m. doorgang naar
de bodewoning. Deze ruimte voldoet niet aan de eisen zoals die gelden voor de te bewaren
archieven. Ook een gedeelte van het archief van Burgerzaken is hier vandaan gehaald. De
vrijgekomen ruimte in de v.m. doorgang is opgevuld door op termijn te vernietigen
bestanden.
Op 18 januari kon een tekeningenkast geplaatst worden in de archiefruimte, afkomstig van
de sectie Gebouwen. Deze kast met een hoogte van een meter en 0,75 meter diep is
geschikt voor het hangend bewaren van tekeningen (calques). Wel moesten wij voor de
installatie een vaste archiefstelling slopen en afvoeren.
In de zomer, op 28 augustus, konden wij wederom een tekeningenkast plaatsen, dit maal in
de archiefbewaarplaats. Deze kast is afkomstig van de sectie Grondzaken en geschikt voor
het liggend opbergen van kaarten en tekeningen.
4.8. Het verlenen van medewerking aan archiefactiviteiten.
Op 15 september hebben mevr. E. Waijer van Burgerzaken en de medewerker Openbaar
Archief medewerking verleend aan de "Foarâldendei Tytsjerksteradiel". Dit was een initiatief
van de Stichting Streekmuseum Burgum en had tot doel mensen te interesseren voor de
genealogie. Via diverse activiteiten verleenden meerdere instellingen hun medewerking aan
deze dag die duurde van 10.00 tot 17.00 uur. Zeker 150 betalende bezoekers hebben een
bezoek aan het Streekmuseum gebracht. De gemeentelijke stand trachtte belangstellenden
voorlichting te geven met betrekking tot de gebruiksmogelijkheden van de gemeentelijke
genealogische bestanden.
De bibliotheek van Burgum organiseerde van 12 24 november de manifestatie "Het Archief
in Beeld". Het centrale thema in het bibliotheekgebouw was het "huwelijk en
huwelijksgewoonten". Het Streekmuseum, O.S.G. Singelland, het Ryksargyf en de
Provinsjale Bibleteek verleenden medewerking middels stand of tentoonstelling. Tijdens
openingsuren konden bezoekers kennis maken met de gebruiksmogelijkheden van het
gemeentearchief. Daartoe hadden wij een kleine tentoonstelling op tafels ingericht met
archivalia over het huwelijk en huwelijksgebruiken in de 19e en 20e eeuw.
Ook was de ambtenaar Openbaar Archief op vrijdag 23 november, van 14.00 21.00 uur
aanwezig voor demonstratie en uitleg.
15
4.9. Wisselexposities.
In 1997 zijn wij begonnen om interessante archiefbescheiden ten toon te stellen in een vitrine
die opgesteld staat naast de ingang van het taakveld Post- en Archiefzaken. De bedoeling
hiervan is om het publiek dat in het gemeentehuis moet zijn kennis te laten nemen van
wisselende exposities. In 2001 is de vitrine echter slechts éénmaal gevuld. Dit keer geen
archiefstukken maar een fototentoonstelling onder het motto "een greep uit het fotoarchief
van de gemeente Tytsjerksteradiel". De foto's zijn afkomstig uit de kunsthistorische atlas van
de gemeente.
4.10. Opname archieven en verzamelingen van derden.
In 2001 zijn er enkele verzoeken over het opnemen van archieven en verzamelingen
binnengekomen.
Wij zijn van mening dat het goed is om documentatiemateriaal dat van historisch en cultureel
belang is veilig te stellen, zodat interessant materiaal niet verloren gaat. In beginsel is er voor
kleinere gedeponeerde archieven tot ± 3 m1 gratis ruimte beschikbaar. Grotere eenheden
nemen een te groot deel van de nog (beperkte) ruimte in beslag en daarom zullen hiervoor
mogelijk door het gemeentebestuur kosten in rekening worden gebracht.
In 2001 zijn er slechts enkele aanbiedingen/verzoeken geweest om kleine archieven over te
nemen. Gezien de geringe omvang van deze bestanden konden deze archiefjes zonder
problemen in de archiefbewaarplaats geplaatst worden. De totale aanwas van deze
gedeponeerde archieven bedraagt niet meer dan 1½ strekkende meter.
Van de "Vereniging voor Dorpsbelangen Bergum" kregen wij via de heer E.B. de Boer op 7
maart 2001 de vergaderstukken van het jaar 1999. Dit betekent een aanvulling. Het archief
van Dorpsbelangen bevindt zich reeds voor het grootste deel bij de gemeente.
Op 22 maart 2001 ontvingen wij via de heer Henstra van het Streekmuseum te Burgum drie
mappen met stukken over de Dorpsraad Hurdegaryp, afkomstig van het oud raadslid
Mertens.
Op 14 mei 2001 kregen wij via de heren Faber en Bangma een deel van de verzameling van
de Stichting Cultureel Erfgoed in de Trynwâlden. Deze stichting ijvert voor het veilig stellen
van verzamelingen en particuliere archieven in het gebied de Trynwâlden, die van historisch
en cultureel belang zijn. Men wil voorkomen dat door overlijden of verhuizingen interessant
materiaal verloren gaat. Er werd ongeveer 1 m1 archiefdozen en fotomateriaal naar de
archiefbewaarplaats overgebracht.
De secretaris van de Werkgroep Ontwikkelingssamenwerking bracht op 26 juni 3
archiefdozen met stukken van de Werkgroep uit de periode 1999-2001.
Tenslotte ontvingen wij via de heer Siebenga van het Streekmuseum een gekleurde kopie
van een kadasterkaart uit 1869. De kaart laat de streek `het Bildt' bij Eastermar zien.
4.11. Bezoekersruimten.
Bij de afd. O.O, taakveld Post- en Archiefzaken laat zich steeds meer het gemis van een
bezoekersruimte gevoelen. In 2001 zijn bezoekers voor het openbaar archief bij gebrek aan
deze faciliteit voor een deel ondergebracht op de afdeling tussen de collega's. Dit verstoort
de voortgang van de werkzaamheden op de afdeling. Voor een deel zijn bezoekers voor hun
onderzoek ook ondergebracht in de archiefruimte in de kelder. Afgezien van de slechte
bereikbaarheid voor ouderen is het gemeentelijk archiefdepot om twee redenen hiervoor niet
geschikt. Enerzijds is het praktisch onmogelijk om bezoekers bij het verlaten van het gebouw
te controleren op het meenemen van stukken. Bovendien is de ambtenaar Openbaar Archief
vaak niet aanwezig in het archiefdepot door andere werkzaamheden op de afdeling.
16
Anderzijds komen bezoekers het klimaat, danwel luchtvochtigheid in de ruimte niet ten
goede.
Per 20-09-2001 is de nieuwe Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen van kracht. In de algemene toelichting van de Regeling schrijft de
Staatssecretaris van O.C.W. dat de archiefbewaarplaats niet bestemd is als
onderzoeksruimte voor bezoekers. Daarvoor dienen apart ruimten te worden gecreëerd.
Burgerzaken heeft wel voor haar archiefbezoekers een kamertje in gebruik. Voor meerdere
bezoekers is deze ruimte echter ongeschikt gezien de ruimte die de microficheapparaten in
beslag nemen.
5 Bibliotheek en documentatie, fotoarchief.
De gemeente beoogt te voorkomen dat informatie, voorwerpen en afbeeldingen van cultuur-
historische of wetenschappelijke betekenis op lokaal niveau verloren gaan. Daarom heeft
onze gemeente de beschikking over o.m. een bescheiden bibliotheek en een fotoarchief.
Deze documentatiebronnen worden periodiek aangevuld middels schenkingen of aankopen.
5.1. Naar een beter beheer van de gemeentelijke bibliotheek.
In januari 2001 besloot de leiding van de afdeling Organisatie Ondersteuning om de
gemeentelijke bibliotheek die tot dan een slapend bestaan leidde, nieuw leven in te blazen.
Op 30 januari 2001 heeft men een extra boekenkast t.b.v. de bibliotheek geplaatst.
Vervolgens zijn de boeken van de gemeente, die de plaatselijk historie weergeven en/of van
belang zijn als bestanddelen van het cultureel erfgoed, geïnventariseerd en in deze open
kast geplaatst. De boekenlijst is vervolgens de organisatie doorgestuurd. Deze lijst is
onderverdeeld in de volgende rubrieken:
A. Publicaties over de gemeente Tytsjerksteradiel en haar dorpen.
B. Fotoboeken over onze gemeente alsmede de provincie Fryslân.
C. Publicaties waarin onze gemeente en haar dorpen voorkomen.
D. Publicaties op de naam van (oud)inwoners of over personen die in relatie staan met
Tytsjerksteradiel.
E. De provincie Fryslân.
F. Collectie provinciale atlassen.
G. Archiefinventarissen en andere neveningangen op archieven van gemeenten in
Fryslân.
Men wil actief een ieder informeren welke nieuwe aanwinsten elk kwartaal zijn ontvangen.
Daartoe wordt middels e-mail elk kwartaal een nieuwe lijst met aanwinsten van publicaties
de organisatie rondgestuurd. Elke gemeentelijke medewerker heeft dan de mogelijkheid om
boeken te lenen. Dit tot de duur van ca. 4 weken.
5.2. Aankoop boeken.
In 2001 hebben wij diverse publicaties voor onze bibliotheek ontvangen. Nieuwe boeken
m.b.t. onze gemeente of streek die niet aangeboden waren zijn aangekocht. Voor het eerst
is ook een antiquariaat bezocht om ook oude uitgaven die niet meer in de boekwinkels te
verkrijgen zijn aan te kopen. Zo konden wij weer de uitgave "De adel in de Trynwâlden" van
Rinze Visser bemachtigen. Ons exemplaar uit 1975 was sinds jaren zoek en er was steeds
veel vraag naar.
17
5.3. Aanwinsten fotoarchief.
In december 2001 heeft de gemeente een omvangrijk pakket foto's van de tekstschrijver en
fotograaf Jelle Raap te Suwâld aangekocht. Het betreft foto's van activiteiten die
plaatsgevonden hebben in de dorpen van onze gemeente in het tijdvak 2000-2001. De heer
Raap was bereid de gemeente te vrijwaren op het gebied van publicatierechten en
auteursrechten. Dit is schriftelijk bevestigd.
Van de afdeling Algemene en Burgerzaken mochten wij een ongedateerde foto ontvangen
van het Wâldrockfestival te Burgum.
Voor zijn afscheid als medewerker van Bouw- en Woningtoezicht deed de heer Deinum ons
nog een belangrijke aanvulling voor het historische gedeelte van het fotoarchief toekomen.
Het betreft de volgende onderwerpen:
- Foto's van 10 wind- en watermolens behorende bij stukken betreffende een
inventarisatie in 1942 en 4 molenfoto's van recentere datum.
- Foto's gemaakt van (illegale) activiteiten in het tijdvak 1966-1987.
- Foto's van panden in Eastermar, gemaakt in het tijdvak 1970-1977.
- Ongedateerde foto's van de Smidshoeke te Aldtsjerk.
- Luchtfoto's van de gemeente uit de jaren zestig van de twintigste eeuw.
Collega B. Storm vond in de serie bouwvergunningen een oude foto met daarop een
aanzicht op het pand E.M. Beimastraat 15 met omgeving (Eastermar) uit 1938.
5.4. Overige ontvangen documenten.
In de archiefbewaarplaats zijn in het jaar 2001 twee videobanden opgeslagen, die de
gemeente mocht ontvangen, t.w. "Simmer 2000, Wyns & Bartlehiem, zaterdag 15 juli 2000"
en de video"Maxima, de besite" een uitgave van Omrop Fryslân, n.a.v. het bezoek van Prins
Willem Alexander en Prinses Maxima naar onder meer onze gemeente op 10 oktober 2001.
Van de heer G. Leistra te Hurdegaryp mocht de gemeente een CD ROM met oude foto's en
films ontvangen.
Tenslotte werd nog een rood-wit-zwart geschilderd grenspaaltje met het opschrift "Gemeente
Tietjerksteradeel" opgenomen.