---

Brieven aan de Kamer
---

Archieven

04-12-2002

In de brief van 27 mei 2002 heeft mijn ambtsvoorganger u geïnformeerd over de ingrijpende maatregelen die zijn getroffen inzake het archiefbeheer binnen Defensie. Deze maatregelen zijn een vervolg op de kanttekeningen die in het rapport Srebrenica een ´veilig´ gebied zijn geplaatst bij het archiefbeheer door Defensie. In die brief is toegezegd u over de aanpak en voortgang nader te informeren. Ik hecht eraan te benadrukken dat onder aansturing van de in mei jl. ingestelde defensiebrede projectgroep Deltaplan documentaire informatievoorzienig en archiefbeheer (DIVAB) de problematiek met voortvarendheid wordt aangepakt. Belangrijke eerste stappen tot verbetering zijn gerealiseerd en verdere acties worden voorbereid. Met het woord deltaplan wordt aangegeven dat er sprake is van een inspanning die een aantal jaren zal duren. Tevens wordt in deze brief ingegaan op het onderzoeksrapport van Koenen Baak en Partners (KBP) over het archiefbeheer Koninklijke Landmacht dat u op 26 november jl. is toegezonden, alsmede op de archiefbescheiden behorende bij het eerdere onderzoek dat door de heer van Kemenade is uitgevoerd.

Vernietigingsverbod en selectielijsten

Ten aanzien van de voorschriften inzake het archiveren en vernietigen van stukken betreffende Militaire operatiën is het zogenaamde basisselectiedocument (BSD) na goedkeuring door de Raad voor Cultuur op 19 juni 2002 in de Staatscourant gepubliceerd. Na de goedkeuring van dit BSD is vervolgens het algehele vernietigingsverbod van documenten binnen Defensie opgeheven. Tevens heeft de departementsleiding met de opheffing van het verbod nadere aanwijzingen gegeven hoe om te gaan met documenten binnen Defensie. Wat betreft de actualisatie van de overige BSD´s die tot de primaire verantwoordelijkheid van defensie behoren, namelijk Militair personeel, Dienstplicht, Militair materieel alsmede de Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst, kan ik berichten dat in goede samenspraak met vertegenwoordigers van het Nationaal Archief op alle onderdelen goede voortgang valt te melden. Zo liggen de actualisatie van Militaire operatiën en Militair personeel ter beoordeling bij het Nationaal Archief. De actualisatie Militair materieel zal medio 2003 worden voorgelegd aan het Nationaal Archief.

Beheersregeling

Artikel 14 van het Archiefbesluit stelt dat de zorgdrager, in dit geval de Minister van Defensie, verplicht is beheersregels vast te stellen ten aanzien van de archiefbescheiden van het ministerie. Ook nopen onder andere de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 tot het herzien van de beheersregels. De SG heeft de nieuwe Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2002 op 2 september 2002 vastgesteld. In deze regeling zijn onder andere regels vastgelegd voor een goed beheer van de archiefbescheiden van het ministerie. Vervolgens wordt de actie in 2003 gericht op het communiceren van de beheersregeling tot op niveau van de individuele medewerker. Dit is nodig om in de organisatie op alle niveaus het nodige bewustzijn te bewerkstelligen voor de noodzaak tot uitvoering van de beheersregeling.

Beleid documentaire informatievoorziening en archiefbeheer (DIV-online)

De aangekondigde beleidsvisie documentaire informatievoorziening (DIV-online) is op 5 juli 2002 door de toenmalige bewindslieden vastgesteld. In die visie wordt gesignaleerd dat het huidige, op papierstromen gebaseerde DIV-proces, niet meer aan de eisen voldoet die vanuit de bedrijfsvoering en wet- en regelgeving worden gesteld. De algemene doelstelling van de beleidsvisie DIV met de titel DIV-online, is te komen tot één uniforme inrichting van de documentaire Informatievoorziening van Defensie, zodat kan worden voldaan aan de eisen die worden gesteld vanuit de bedrijfsvoering en de wet- en regelgeving. Kwaliteitsverbetering en een digitale documentenhuishouding zijn daarbij de speerpunten. Als nevendoelstelling is aangegeven dat met DIV een doelmatigheidswinst kan worden bereikt. De implementatie van de beleidsvisie DIV beslaat de periode 2003-2007. Gestart wordt met de concretisering van het DIV beleid door middel van een pilotproject in 2003 en de daaraan gerelateerde onderzoeken. De kosten van de pilot bedragen 1,5 miljoen. Na afronding van de pilot eind 2003 zullen de financiële consequenties nauwkeurig worden aangegeven. Daarna volgt in 2004 de fase van verwerving en implementatie van DIV-online conform de DMP-procedure.

Audit Archiefbeheer

Zoals aangekondigd in de brief van 27 mei jl. is defensiebreed een audit uitgevoerd naar het archiefbeheer. Doel van de door het adviesbureau Deloitte en Touche uitgevoerde audit was vast te stellen of het huidige binnen Defensie gevoerde archiefbeheer voldoende waarborgen biedt voor een volledige en juiste verantwoording over het departementale handelen, alsmede een latere beschikbaarstelling voor cultureel en historisch onderzoek. Onlangs is de audit afgerond.

Samengevat wordt over de opzet, het bestaan en de werking van het archiefbeheer in het rapport de conclusie getrokken dat veel elementen voor een adequate beheersing aanwezig zijn, maar dat het geheel nog niet optimaal functioneert. Een beoordeling van de werking van het systeem van archiefbeheer leidt tot de conclusie dat deze onvoldoende is. Ten aanzien van de eisen van volledigheid en juistheid van registratie en archivering en de daarmee gepaard gaande belangen (bedrijfsvoering, verantwoording, informatiebelang en cultuur- en historisch belang) worden hierdoor risico´s gelopen. Het rapport geeft aan dat het kernprobleem ligt in het feit dat leidinggevenden onvoldoende invulling geven aan het belang van registratie en archiefvorming. Geconstateerd wordt dat bij meerdere defensieonderdelen de risico´s zijn onderkend en dat gewerkt wordt aan oplossingen. De aanbevelingen in het auditrapport hebben betrekking op : - de aandacht van het management voor archiefbeheer; - de aansturing van DIV-medewerkers; - de opzet van een nieuwe infrastructuur voor digitale documenten /ICT.

Laatstgenoemde aanbeveling inzake digitalisering van documenten spoort met de voornemens in de genoemde beleidsvisie DIV. Aanvullende maatregelen om te zorgen dat registratie en archiefvorming als een vast onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering worden beschouwd, zijn echter noodzakelijk. Het auditrapport gaat ervan uit dat oplossingen door middel van ICT geen effect hebben als deze niet gecombineerd worden met de uitvoering van de andere genoemde aanbevelingen. Ik deel deze mening. De projectgroep DIVAB heeft inmiddels een actieplan opgesteld om invulling te geven aan de aanbevelingen uit de audit. De voorzitter van de projectgroep DIVAB is belast met het toezicht op de uitvoering van de actiepunten.

Onderzoek KBP inzake archiefbeheer Koninklijke Landmacht

Geconstateerd kan worden dat in het onderzoeksrapport van KBP de kanttekeningen van het NIOD ten aanzien van het archiefbeheer worden genuanceerd. Het KBP-rapport geeft helder aan dat de vernietiging van archiefbescheiden is uitgevoerd conform de kaders die in de Archiefwet zijn gesteld. Daarnaast zijn in de afgelopen jaren reeds maatregelen genomen die de geconstateerde tekortkomingen in de door KBP onderzochte periode voor een belangrijk deel wegnemen. Zo geeft wat betreft de archieffunctie bij vredesoperaties de Aanwijzing CDS NR A-23 duidelijke richtlijnen. Het KBP-rapport constateert gebreken in het archiefbeheer die ook bij andere onderdelen van Defensie worden gevonden, zoals ook is gebleken uit de onlangs door Deloitte &Touche uitgevoerde defensiebrede audit naar het archiefbeheer. Het Deltaplan behandelt alle maatregelen en acties die zowel op de Koninklijke Landmacht als op de overige defensieonderdelen zijn gericht. Daarmee zullen de nog bestaande gebreken in het archiefbeheer worden weggenomen.

Archieven van Kemenade

In mijn brief van 27 mei jl. heb ik tevens toegezegd u nader te zullen informeren over de archieven van de heer Van Kemenade, die volgens het NIOD-rapport zijn vernietigd. Ten aanzien van de vraag in hoeverre Defensie verantwoordelijk is voor de archieven van de heer Van Kemenade, als extern adviseur is geconcludeerd dat het antwoord afhangt van de instellingsbeschikking en/of van de gemaakte afspraken. Bij het ontbreken daarvan bestaat geen verplichting tot overdracht, behoudens voor zover het gaat om originele overheidsbescheiden. Ter zake kan ik u melden dat de documenten van Defensie waarover de heer Van Kemenade bij zijn onderzoek de beschikking heeft gehad, in kopie zijn verstrekt. De brondocumenten hebben nimmer het Defensie-archief verlaten.

Zowel de heer Van Kemenade als de directeur van het Centrum Arbeidsverhoudingen Overheids Personeel (CAOP) hebben Defensie gemeld dat het CAOP nog over databestanden beschikt van verschillende (vertrouwelijke) passages uit de door Van Kemenade gevoerde gesprekken. Het CAOP heeft de heer Van Kemenade destijds administratief ondersteund. Dit materiaal berust niet bij Defensie.

Naar aanleiding van deze conclusie zeg ik u toe dat er in de toekomst op zal worden toegezien dat concrete afspraken worden gemaakt met een externe adviseur of onderzoekscommissie over de overdracht van archiefbescheiden.

Deltaplan Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer

In de projectgroep DIVAB die sturing geeft aan alle onderwerpen die samenhangen met het deltaplan zijn alle defensieonderdelen vertegenwoordigd op het niveau van de plaatsvervangend bevelhebber. Tevens maakt een vertegenwoordiger van het Nationaal Archief deel uit van de projectgroep. Het in de brief van 27 mei aangekondigde Deltaplan DIVAB is op hoofdlijnen uitgewerkt. Het plan omvat het totaal van zowel de korte als de lange termijn maatregelen en de te nemen acties. In het plan komen de acties die direct samenhangen met alle hiervoor genoemde onderwerpen aan bod. De maatregelen worden in deelplannen uitgewerkt. Daarnaast zijn, mede op advies van de Algemeen Rijksarchivaris, maatregelen opgenomen die samenhangen met het wegwerken van achterstanden in het archiefbeheer. Dit omvat onder andere het versneld overdragen van archiefbescheiden door alle kriigsmachtonderdelen aan het Centraal Archievendepot van Defensie en het met voorrang laten bewerken en naar het Nationaal Archief overbrengen van de archieven. Het betreft om te beginnen de archieven over de periode 1945-1975. Er zijn goede afspraken gemaakt met de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten om bij deze omvangrijke operatie, het betreft circa 5,5 km archief, ondersteuning te verlenen.

Voor het totale deltaplan geldt dat waar dit zinvol is gebruik wordt gemaakt van de interdepartementale ervaringen. Voor het totaal aan maatregelen is een bedrag geraamd van 40,4 miljoen over de periode 2003-2007, waarvan 6,7 miljoen in 2003. De eerder in deze brief genoemde implementatie van de beleidsvisie DIV-online is daarin begrepen. Nadere afweging dient nog plaats te vinden binnen de voor Defensie geldende financiële kaders. Ik zal u daarover bij de indiening van de eerste suppletoire begroting 2003 nader informeren.

In dat verband acht ik het van belang te melden dat naast de met het plan beoogde kwaliteitsverbetering op termijn een doelmatigheidswinst wordt nagestreefd. Bij de inrichting van een kleinere en geïntegreerde staf zal DIV nadrukkelijke aandacht krijgen. Door de ontstaffing zal één en ander tevens ook eenvoudiger en minder omvangrijk van aard worden.

Het ligt in mijn bedoeling om u via de jaarlijkse verantwoording op de hoogte te houden van de voortgang van de verbetering van de documentaire informatievoorziening en het archiefbeheer binnen Defensie.

DE MINISTER VAN DEFENSIE,

Nieuws Ministerie van Defensie