7x24. nl

Nieuwe software doet zelf de boekhouding

Bedrijven kunnen automatisch de boekhouding laten doen

AMSTERDAM, 20021217 -- Na 2 jaar ontwikkelen kunnen bedrijven vanaf 1 januari gebruik maken van een nieuw softwarepakket dat zelf de boekhouding doet. De BedrijvenBank uit Amsterdam heeft een grotendeels zelfwerkend boekhoudpakket voor bedrijven ontwikkeld en stelt dit via internet ter beschikking.

Het nieuwe boekhoudpakket 7x24 gebruikt 7 technieken om er voor te zorgen dat de boekhouding zoveel mogelijk automatisch tot stand komt. De overblijvende mutaties kan het bedrijf met ondersteuning van de BedrijvenBank invoeren, of worden, in geval van moeilijke boekingen zoals loonposten, door de BedrijvenBank gedaan.

"Wij doen de boekhouding samen met de bedrijven," zegt directeur Hans van Heertum, die meer dan 25 jaar ervaring heeft met het ontwikkelen van boekhoudsoftware.

Bedrijven besparen met de nieuwe 7x24-software niet alleen aanzienlijk op de kosten van de accountant, maar hebben bovendien altijd een actuele administratie en ontvangen elke maand een keurig rapport. En aan het eind van het jaar wordt automatisch het jaarrapport samengesteld en, desgewenst op CD, aan de directie van het bedrijf toegezonden.

"Accountants zijn vaak veel tijd kwijt met het simpelweg inboeken van kasbonnen, facturen en dagafschriften, terwijl dit nu automatisch en correct kan. Veel posten kan een accountant pas boeken na overleg met de ondernemer. Dat dit zeer kostbaar is hoeft geen betoog. Met de nieuwe software kan de accountant direct de fiscale aangifte maken. In plaats van de gebruikelijke 4 tot 6 duizend euro per jaar, komt de totale accountantsnota zo op enkele honderden euro's."

De technieken die ervoor zorgen dat bedrijven zoveel mogelijk boekingen automatisch kunnen laten verwerken zijn:

Techniek 1 - koppeling rekeningnummers aan bedrijven In de afgelopen twee jaar heeft de BedrijvenBank een bestand opgebouwd van bedrijven in Nederland met hun bank- en girorekeningen. Bij elke inkomende en uitgaande betaling per bank of giro wordt via het gebruikte rekeningnummer voor de betaling het bedrijf uniek geïdentificeerd. Zo kunnen betalingen automatisch bij de juiste relatie (debiteur of crediteur) worden geboekt.

Techniek 2 - koppeling aan bestand van de Kamer van Koophandel Het 7x24-pakket heeft een online verbinding met het handelsregister. Elke nieuwe relatie (leverancier of afnemer, crediteur of debiteur) wordt elektronisch opgezocht in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Zo wordt de juiste officiële tenaamstelling van een bedrijf vastgelegd, eventueel naast de naam waaronder een bedrijf zaken doet.

Techniek 3 - ismutaties
Bedrijven die een zo hoog mogelijke graad van automatisch boeken willen bereiken vragen hun relaties om de facturen te betalen onder vermelding van het factuurnummer, voorafgegaan door het =-teken. Zo wordt de betaling van factuur 12345 gedaan onder vermelding van =12345. Het =-teken identificeert het factuurnummer eenduidig. In combinatie met het rekeningnummer van bank of giro waarmee de relatie wordt geïdentificeerd kan de juiste open post worden afgeboekt.

Techniek 4 - inlezen afschriften van telebanking
De grote banken en de giro bieden de mogelijkheid de dagafschriften te downloaden in een aantal formaten. Het xls- of kommaformaat (niet het door de banken zelf gepropageerde MT940-formaat want daarbij ontbreekt het essentiële rekeningnummer van de relatie) kan door de 7x24-software automatisch worden verwerkt

Techniek 5 - rekeningschema MKB
Speciaal voor gebruik door het Nederlandse MKB is een rekeningschema ontwikkeld (de indeling van de kosten-, de verkoop- en de inkooprekeningen e.d.) waarmee het mogelijk is automatisch beleidsrapporten te produceren voor elk bedrijf. Het schema is voor elk individueel bedrijf onbeperkt uitbreidbaar.

Techniek 6 - afschrijvingsmodule
Een speciaal ontwikkelde module zorgt ervoor dat boekingen op rekeningen waarop moet worden afgeschreven automatisch leiden tot het maandelijks genereren van afschrijvingsboekingen, volgens de geldende fiscale regels. Per rekening is bekend met welke restwaarde en welke afschrijvingstermijn de afschrijvingen moeten plaatsvinden. Maandelijks worden de afschrijvingsmutaties automatisch gegenereerd. Bijkomend voordeel is dat de software een specificatie van de goederen waarop wordt afgeschreven bijhoudt en deze lijst aan het jaarrapport toevoegt.

Techniek 7 - maatwerkmodules
Speciale maatsoftware koppelt bestanden met relaties en facturen automatisch aan de 7x24-software. Zo kunnen ook bedrijven die nog met andere software werken naadloos gebruik maken van de 7x24-software. Per klant worden zo razendsnel enkele modules gemaakt die ervoor zorgen dat bestaande systemen aansluiten en dat gegevens automatisch worden uitgewisseld.