TESTBED DIGITALE BEWARING
Overheden moeten nu beginnen e-mail goed te bewaren
De overheid moet zo snel mogelijk beginnen met het duurzaam digitaal
bewaren van e-mail. Kostbare informatie gaat anders verloren. De beste
manier om e-mail ook in de toekomst leesbaar en toegankelijk te houden
is deze op te slaan in XML, een wereldwijd gebruikte opmaaktaal. Het
is het handigst en het goedkoopst als organisaties voor hun formele
e-mail gebruik gaan maken van templates met invulvakken. Zo worden
essentiële gegevens toegevoegd, en samen met een logo bijvoorbeeld
krijgt de e-mail een officieel uiterlijk. In combinatie met de
centrale opslagplaats in XML is dit de belangrijkste aanbeveling die
Testbed Digitale Bewarin (een programma in opdracht van de overheid)
doet in de eerste publicatie over digitaal bewaren, 'Van digitale
vluchtigheid naar digitaal houvast'.
Tijdens de beurs Overheid en ICT van 8-10 april in de Jaarbeurs te
Utrecht wordt deze publicatie gelanceerd. Op de stand van Testbed
(2.B.075), ondergebracht bij ICTU, wordt ook een live demonstratie
gegeven van het duurzaam bewaren van e-mail.
In de publicatie 'Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast'
wordt verslag gedaan van het onderzoek dat in het Testbed laboratorium
is verricht naar de beste manier om e-mail ook over tien of twintig
jaar nog te kunnen lezen. De technologische veranderingen gaan zo snel
dat een bericht van vandaag over een aantal jaren gewoonweg niet meer
te lezen is.
Testbed onderzocht drie bewaarstrategieën, migratie, XML en emulatie
op hun geschiktheid. De conclusie is dat e-mail het beste kan worden
bewaard in XML. XML staat voor eXtended Markup Language, een
wereldwijd gebruikte open standaard. In de publicatie wordt beschreven
hoe dit in de praktijk kan worden gebracht.
Eisen aan bewaren
Natuurlijk hoeft niet iedere e-mail bewaard te worden; ook van
papieren documenten wordt immers maar 5% bewaard. Maar de e-mail die
wel bewaard moet blijven, omdat er bijvoorbeeld (politieke) besluiten
in worden genomen, moet aan bepaalde eisen voldoen. Testbed heeft die
eisen, authenticiteitseisen genaamd, precies geformuleerd. Het is
belangrijk dat overheden e-mail net zo behandelen als andere
informatie binnen hun organisatie, maar ook dat er voorzieningen
worden getroffen dat e-mail op de juiste manier, dus digitaal, wordt
bewaard. Ook de digitale overheid moet haar digitale informatie immers
goed op orde hebben.
Actie ondernemen
Vervolgens is het aan de verschillende belanghebbenden binnen de
organisatie om actie te ondernemen. Zo moeten managers het voortouw
nemen om aan e-mail dezelfde kwaliteitseisen te stellen als aan andere
communicatiemiddelen binnen de organisatie. Het gebruiken van
e-mailtemplates is hierbij een belangrijk hulpmiddel. ICT-ers en
records managers moeten vervolgens praktische invulling geven aan het
e-mailbeleid. Daarnaast zijn er tips voor iedere e-mailgebruiker,
bijvoorbeeld het gebruiken van een handtekeningenblok, of het benutten
van het adresboek. De bewustwording van de e-mailgebruiker dat formele
e-mailberichten, net als papieren documenten, bewaard moeten blijven,
is ook belangrijk. Zowel nieuwe, als reeds verzonden e-mailberichten
kunnen op de voorgestelde manier bewaard worden.
Testbed Digitale Bewaring
Testbed Digitale Bewaring is een project dat is ondergebracht bij
ICTU, de overheidsorganisatie die voor en met overheden
ICT-gerelateerde projecten uitvoert. In opdracht van het Ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Rijksarchiefdienst
heeft Testbed onderzocht hoe digitale informatie, zoals e-mail, het
best bewaard kan blijven. In de komende maanden zullen de delen over
het goed bewaren van tekstdocumenten, spreadsheets en databases
verschijnen.