De raad der gemeente Wormerland;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.7 oktober 2003, nummer 2003/96,
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
b e s l u i t:
vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Wormerland.
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. sector/ stafafdeling:
Iedere eenheid (Maatschappij en middelen, Ruimtelijke Ordening en Openbare werken, bestuur en managementondersteuning) binnen de gemeentelijke organisatie, die als zodanig is aangewezen. b. administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Wormerland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
c. financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Wormerland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1. de financieel-economische positie;
2. het financiële beheer ;
3. de uitvoering van de begroting;
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;
5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
f. administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
d. financieel beheer:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Wormerland. f. rechtmatigheid:
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
g. doelmatigheid:
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Onder middelen vallen hierbij ook de door medewerkers bestede uren.
h. doeltreffendheid:
de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1 Begroting en verantwoording
Kaderstellen
Artikel 2 Programmabegroting
1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.
2. De raad stelt per programma vast: a. de beoogde maatschappelijke effecten; b. de te leveren goederen en diensten; c. de baten en lasten.
1. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.
2. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
3. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Artikel 3 Producten
1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de onderverdeling van de producten uit de productraming over de programmas.
2. De onderverdeling van de programmas in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
Artikel 4 Kaders begroting
1. Het college biedt uiterlijk 1 april van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
2. De raad stelt deze nota uiterlijk 1 mei vast.
Uitvoering
Artikel 5 Uitvoering begroting
1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie; c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programmas zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Beheersing en Interne controle
Artikel 6 Interne controle
1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2. Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. De nota wordt door de raad vastgesteld.
3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel wordt eens in de vier jaar getoetst
4. Het college zorgt, op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid, indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Rapportage en Verantwoording
Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie
1. Het college informeert de raad door middel van de voorjaarsnota en de najaarsnota over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.
2. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:
a. de voorjaarsnota rapportage in juni van het lopende begrotingsjaar;
b. de najaarsnota in november/ december van het lopende begrotingsjaar;
3. De inrichting van de voorjaarsnota en de najaarsnota sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten als, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van: a. inkomsten uit de algemene uitkering;
b. de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
c. resultaten uit grondexploitatie;
d. realisatie op begrote subsidieverwachtingen.
5. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke kredieten inzake:
a. investeringen groter dan
25.000;
b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan 20.000;
c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan 20.000.
6. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen (bijvoorbeeld huurcontracten of leaseverplichtingen) aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan 20.000.
7. Het bepaalde in artikel 5, lid 3, en artikel 9, lid 3 is onverkort van toepassing op lid 5 en 6 van dit artikel.
Artikel 8 Jaarstukken
1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de sectoren/stafafdeling naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.
2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programmas. In de verantwoording geeft het college aan: a. wat is bereikt b. respectievelijk wat niet is bereikt;
c. welke goederen en diensten zijn geleverd;
d. wat de kosten zijn; e. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programmas of de beleidsdoelen van de programmas voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2 Financiële positie
Kaderstellen
Artikel 9 Financiële positie
1. Het college draagt er zorg voor, dat het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting, jaarstukken en de meerjarenramingen is opgenomen.
2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. In de programmabegroting, bedoeld in artikel 2, dient hiertoe uitgebreide informatie m.b.t. de betreffende kredieten te worden opgenomen.
Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa De grondslagen voor de waardering van vaste activa, afschrijvingen en rente zijn vastgelegd in de door de raad vastgestelde notitie afschrijving- en rentebeleid. Deze notitie wordt eens in de vier jaar geëvalueerd.
Artikel 11 Vlottende activa en vlottende passiva
1. De vlottende activa en vlottende passiva worden gewaardeerd op nominale waarde met uitzondering van de vorderingen (zie artikel 11, lid 3) en de voorraden.
2. De waarderingsgrondslagen voor de (grond)voorraden worden nader uitgewerkt in de nota grondbeleid (zie artikel 22, lid
2).
3. Voorziening voor oninbare vorderingen;
4. Voor openstaande vorderingen betreffende lokale heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van het geschatte percentage van oninbaarheid.
5. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
1. De grondslagen voor het vormen van reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in de door de raad vastgestelde notitie reserves en voorzieningen. Deze notitie wordt eens in de vier jaar geëvalueerd.
2. De nota behandelt:
a. de vorming en besteding van reserves;
b. de vorming en besteding van voorzieningen;
c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.
Artikel 13 Kostprijsberekening
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Wormerland wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
3. De omslagrente voor de jaarlijkse rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van
a. de uitstaande leningen; b. de boekwaarde van de vaste activa;
c. de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
Artikel 14 Financieringsfunctie
Het college heeft de uitgangspunten van de financieringsfunctie vastgelegd in het door de raad vastgestelde treasurystatuut. Het treasurystatuut wordt eens in de vier jaar geëvalueerd.
Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen
1. Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd. De waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de (crediteuren-)schulden, de registergoederen en de bedrijfsmiddelen worden periodiek gecontroleerd.
3. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen tot verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Titel 3 Paragrafen
Artikel 16 Lokale heffingen
1. Het college biedt eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan, die door de Raad wordt vastgesteld. Deze nota behandelt in ieder geval:
a. de samenstelling van het pakket aan lokale heffingen;
b. de verdeling van de druk van de lokale heffingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
c. de kostendekkendheid van de lokale heffingen;
d. de druk van de lokale heffingen; e. het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
3. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
4. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven. Tevens wordt het bedrag en percentage van de oninbare en dubieuze vorderingen opgenomen in het verslag. Zie hiertoe ook artikel 11, lid 3.
Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement a. De uitgangspunten voor het weerstandsvermogen zijn reeds vastgelegd in de notitie reserves en voorzieningen (zie artikel 12). Hiernaast biedt het college tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota risicomanagement aan de raad aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risicos door verzekeringen, voorzieningen, het weerstands-vermogen of anderszins. Deze nota dient tevens als basis voor de gewenste weerstandscapaciteit.
b. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risicos van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risicos zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risicos in beeld en actualiseert de risicos genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.
c. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risicos van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen
1. De uitgangspunten voor het beheer van de openbare ruimte worden vastgelegd in het:
a. beheerplan Wegen; b. beheerplan straatmeubilair, verkeersborden en bruggen;
c. waterbeheerplan; d. beheerplan groen. De betreffende notas worden periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd. De notas geven het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
2. De uitgangspunten voor het beheer van de riolering wordt vastgelegd in het Gemeentelijk Riolerings Plan (GRP). De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. Het betreffende plan wordt periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd.
3. De uitgangspunten voor het onderhoud van de gebouwen worden vastgelegd in de nota onderhoud gebouwen. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De betreffende nota wordt periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd.
4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.
Artikel 19 Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
a. de kasgeldlimiet;
b. de renterisico norm;
c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
d. de rentevisie;
e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 20 Bedrijfsvoering
1. Het college stelt jaarlijks afdelingsplannen vast. De systematiek met de afdelingsplannen wordt periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd.
2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoerings-paragraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
3. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
Artikel 21 Verbonden partijen
1. Het college biedt een nota verbonden partijen aan, die door de raad wordt vastgesteld. De nota wordt periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd.
2 Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.
4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
Artikel 22 Grondbeleid
1. Het college biedt een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota wordt periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd. In de nota wordt aandacht besteed aan:
a. de relatie met de programmas van de begroting; b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
c. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; d. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden; e. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpacht vergoedingen.
2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals
verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programmas.
Titel 4 Financiële organisatie en administratie
Artikel 23 Administratie
1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;
b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 24 Financiële administratie
Het college draagt er zorg voor dat:
a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 25 Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
a. een eenduidige organisatiestructuur; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden; verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. het budgethouderschap en de daarbij behorende bevoegdheden;
d. regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatie-eenheden van de gemeente.
Artikel 26 Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (aanbestedingsbeleid) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Artikel 27 Verstrekking subsidies
Het college biedt een (bijgestelde) nota subsidiebeleid aan. Het beleid wordt vastgelegd in een subsidieverordening en in beleidsregels die door de raad worden vastgesteld. Het beleid wordt periodiek (eens in de vier jaar) geëvalueerd. De subsidieverordening en beleidsregels bevatten het kader voor de verlening en vaststelling van gemeentelijke subsidies.
Artikel 28 Subsidieverstrekking en steunverlening Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Wormerland.
Titel 5 Slotbepalingen
Artikel 29 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
Artikel 30 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Wormerland 2004.
Aldus besloten in de openbare vergadering
van de Raad der gemeente Wormerland,
gehouden op 11 november 2003
de
griffier, de voorzitter,
Mr. I. P. Vrolijk P. C. Tange