Novem

05-01-2004
SAM Nieuwsbrief januari 2004

SAM: verslag van 30 september 2003
Hulpmiddelen
Stand van zaken
Projecten en producten
Kennis van zaken met kennismanagement
Kennis en ervaring delen
Workshops

* Slim advies inwinnen

* Inzicht in resultaten: meten is weten

* Voordelen van de Verruimde Reikwijdte

* Verder na SAM

* Gemeenten en vervoermanagement

* Stimuleren en controleren: fijnzinnig rollenspel
* De reikwijdte van de Verruimde Reikwijdte

* Opleidingsplan: leren van anderen

* Oorzaken van moeizame verankering

SAM: verslag van een informatieve en interactieve bijeenkomst

Beste lezer,

Het gaat goed met SAM. Dat bleek onlangs tijdens een bijeenkomst op 30 september jongstleden voor milieuambtenaren. Ongeveer 330 gemeenten maken gebruik van de Subsidieregeling Aanpak Milieudrukvermindering, zoals SAM officieel luidt. Een prima resultaat sinds de regeling in 2001 van kracht werd. Steeds meer gemeenten bundelen bovendien de krachten om de milieubelasting bij bedrijven te verminderen door preventie in hun vergunningbeleid en - handhaving op te nemen. Deze resultaten en het uitwisselen van kennis en ervaring stonden centraal tijdens de SAM-Dag.

De start was een gezamenlijk muzikaal optreden onder leiding van `dirigent' Henk Hortensius, Novem coördinator van de SAM-subsidieregeling. Gezamenlijk met de zaal zijn de overeenkomsten tussen de uitvoering van een project en het instuderen van een muziekstuk bedacht:

* mensen moeten samenwerken

* je moet een planning maken

* je hebt geld en capaciteit nodig

* je hebt kennis nodig

De bijeenkomst bestond verder uit een aantal informatieve lezingen en interactieve workshops. Iedereen kreeg de gelegenheid om onderwerpen aan te dragen en vragen te stellen waarop de deelnemers aan de workshops gezamenlijk een antwoord formuleerden.
terug

Programma-adviseur Els Huntjens (Novem) gaf een overzicht van de stand van zaken van het programma `Met preventie naar duurzaam ondernemen', waar de SAM-regeling deel van uitmaakt. Eén van de knelpunten is het kennisniveau bij milieuambtenaren over preventie. Maar er gebeurt veel om dat probleem op te lossen. Zo heeft InfoMil een aantal praktische hulpmiddelen ontwikkeld die milieuambtenaren wegwijs maken in preventie. En er is een Kennistraject Verruimde Reikwijdte Wet milieubeheer, een basistraining met aandacht voor kennis én het uitwisselen van praktijkervaringen.
terug

Hulpmiddelen

- Het Informatieblad Prioriteitsstelling Verruimde Reikwijde Wm ondersteunt u bij de prioriteitstelling van vergunningplichtige en meldingplichtige bedrijven.

- In het Praktijkblad R-doelstellingen staat hoe gemeenten preventiemaatregelen in de vergunning kunnen opnemen.
- De jurisprudentiebundel Verruimde Reikwijdte Wm aanvulling 2003 bevat een verzameling van uitspraken van de Raad van State over de (on)mogelijkheden van de verruimde reikwijdte van de Wet milieubeheer.
- De Kwaliteitstoetsen A Vergunningverlening, B Handhaving vergunning en C Handhaving 8.40 amvb's zijn praktische en eenvoudige checklists die gemeenten op elke (nieuwe of vigerende) vergunning en controle kunnen toepassen. Met deze toetsen kunt u nagaan of de aspecten van de verruimde reikwijdte op adequate wijze worden toegepast. Meer informatie vindt u op www.infomil.nl
terug

Stand van zaken
In de periode 2001 tot en met 2003 honoreerde Novem 167 projecten van ongeveer 330 gemeenten met een subsidie van negen miljoen euro. De geschatte eigen bijdrage van gemeenten is acht miljoen euro. In vervolgprojecten om de milieubelasting bij bedrijven te verminderen door preventie in hun vergunningbeleid - en handhaving op te nemen blijken steeds meer gemeenten de krachten te bundelen: 240 gemeenten namen deel in 78 vervolgprojecten.

In totaal stelden de deelnemende gemeenten ruim 70 beleidsplannen op. Training van medewerkers, het opstellen van handleidingen, een uniform registratiesysteem en extra capaciteit zijn onderwerpen die veelvuldig in de plannen werden genoemd.

Ongeveer een derde van de beleidsplannen noemt de gemeente als organisatie om stimulerende activiteiten te ondernemen richting bedrijfsleven. In eveneens 30% van de plannen geeft de gemeente aan van plan te zijn een intern milieuzorgsysteem op te stellen. terug

Projecten en producten
De gegevens over kennis,- uitvoerings- en combinatieprojecten die Novem subsidieerde zijn verkregen op basis van vragenlijsten die gemeenten invulden. De projecten die in 2001 en 2002 zijn gestart laten dit beeld zien:

* er is aandacht voor de verruimde reikwijdte in beleidsdocumenten,
* het onderwerp is bekend bij vergunningverleners en handhavers,
* de verruimde reikwijdte is een onderdeel in
considerans/controlelijsten,

Gemeenten hebben bij vooroverleg, considerans, vergunningen en controles redelijk veel aandacht voor energie en nigszins voor afval. De overige aspecten van de verruimde reikwijdte komen beduidend minder aan bod. Door deze gegevens elk half jaar op te vragen bij uitvoerders van SAM-projecten, hopen VROM en Novem na uitvoering van de SAM-projecten te kunnen aantonen dat de aandacht voor de aspecten van de verruimde reikwijdte is toegenomen.
Er zijn veel overeenkomsten in de producten uit de projecten. Zo ontwikkelen gemeenten veel (branchespecifieke) checklists, protocollen en handboeken.

Op www.duurzaamondernemen.novem.nl vindt u meer informatie over projecten van gemeenten.
terug

Kennis van zaken met kennismanagement
Kennis van zaken is een basisvoorwaarde om de aspecten van de verruimde reikwijdte in de praktijk te brengen. Kennismanagement is een goed middel om dat doel te bereiken. Medewerkers betrekken bij de opzet van zo'n systeem en ze stimuleren kennis met elkaar te delen, zijn belangrijke voorwaarden voor succes.

Dat was de kern uit het interview van Jord Neuteboom met Carla Anzion, directeur van de Milieudienst Zuid-Oost Utrecht. Om ervoor te zorgen dat kennis is gewaarborgd als mensen vertrekken, heeft de Milieudienst Zuid-Oost Utrecht een kwaliteitssysteem opgezet. Zo zijn er kwaliteitsboeken met proces- en productbeschrijvingen. Nieuwe werknemers krijgen een introductie in het kwaliteitssysteem, dat door een coördinator wordt bewaakt.

Volgens Anzion staat of valt het succes van een systeem voor kennismanagement met de betrokkenheid van alle medewerkers. Zij moeten de processen op papier zetten, niet het management of een extern bureau.
terug

Kennis en ervaring delen
Kennis en ervaring delen gebeurt bij de milieudienst onder andere in overleggen en door te kiezen voor een systeem voor coachend leidinggeven, zowel op inhoud als op vaardigheden. Verder benoemde de milieudienst experts op het gebied van water, afval en energie. Medewerkers worden aangemoedigd met deze deskundigen mee te gaan. Inhoudelijke kennis wordt gedeeld, maar de medewerkers leren ook van elkaars vaardigheden.

Andere succesfactoren voor de opzet van een kwaliteitssysteem zijn volgens Anzion het ontwikkelen van compacte checklists en protocollen van hooguit twee A4'tjes. De checklists zijn bedoeld om uniformiteit en kwaliteit te waarborgen. Het mogen echter geen starre middelen zijn. Er moet voldoende ruimte overblijven voor creativiteit. terug

Oproep voor regionale praktijkgroepen
Tijdens de Sam-dag is het idee gelanceerd om voor geïnteresseerde vergunningverleners en handhavers, regionale praktijkgroepen op te starten. De opzet van een dergelijke praktijkgroep is dat deelnemers een bepaalde praktijksiutatie m.b.t. de VR inbrengen, waar ze zelf nog niet uit zijn. De case wordt in de groep besproken, waarna de inbrenger met een aantal suggesties naar huis gaat. In het werk probeert hij/zij of de suggesties werken en koppelt de resultaten later terug in de groep. Op deze manier kunnen heel diverse onderwerpen de revue passeren, waarbij tevens regionaal een netwerk ontstaat van mensen die op elkaar een beroep kunnen doen. Novem en InfoMil willen in 2004 een aantal praktijkgroepen opstarten en faciliteren. Tijdens de Sam-dag hebben enkele deelnemers zich aal opgegeven. Als u belangstelling heeft, laat het ons dat weten via een mailtje, zie het einde van deze nieuwsbrief.
Een kans om op een interactieve, snelle en leuke manier kennis op te bouwen en uit te wisselen!
terug

Workshops

Workshop Slim advies inwinnen

Soms is het handig om extern advies in te winnen. Je hoeft ten slotte niet alles te weten.
Maar het inschakelen van adviseurs heeft ook minpunten. Een goede bureauselectie is dan ook cruciaal.
Waar moet u op letten? Over deze vraag bogen de deelnemers zich tijdens de workshop `Top 3 externe adviesbureaus'. Dit zijn de aandachtspunten voor externe adviseurs:

* technische kennis - in staat om praktische vaardigheden aan medewerkers te leren, eventueel ontbrekende kennis inhuren
* in staat om het project tijdens het traject bij te stellen,
* spelen in op de wensen van gemeenten,

* prettig in de omgang: denken mee,

* goede voortgangsrapportage.

* beperkte technische kennis,

* kosten

Informatie inwinnen over de kwaliteit van het beoogde adviesbureau bij collega's die al eens eerder met het bureau hebben gewerkt, kan helpen een goede keuze te maken.
terug

Workshop Inzicht in resultaten - milieuwinst bij bedrijven Milieuwinst bij bedrijven. Dat is waar het om gaat bij SAM. Om resultaten inzichtelijk te maken, moet je ze meten. Hoe doe je dat?

Meten op CO2 heeft niet veel zin, concludeerden de deelnemers van deze workshop. Het is beter de inspanningen en maatregelen te meten, bijvoorbeeld verlichting of koeling.

Een monitoringssysteem, zoals de MKB-Milieubarometer, helpt prestaties van bedrijven stelselmatig te meten. Verder is het belangrijk tijdens het hele proces indicatoren in te bouwen. Per bedrijf verschillen die, omdat ze afhankelijk zijn van de locatie. Het is dan ook van belang om bij het bedrijf elk jaar dezelfde indicatoren te meten. Zo kunnen milieuambtenaren trends analyseren. De waarde van de resultaten wordt op deze manier tastbaar.
terug

Workshop Voordelen van verruimde reikwijdte
Stimuleren is goed. Maar het is niet genoeg om alle bedrijven te bewegen structureel werk te maken van de verruimde reikwijdte. Enige druk van de overheid is dan ook nodig om verandering op gang te brengen.

Voordelen zijn er volop. Bedrijven die maatregelen nemen in het kader van de verruimde reikwijdte krijgen geen sancties opgelegd van de overheid. Besparende maatregelen leveren bovendien geld op. Ze komen de continuïteit van het bedrijf ten goede en ook het imago is erbij gebaat. Genoeg redenen dus voor ondernemers om aan de slag te gaan met de verruimde reikwijdte. Veel bedrijven maken dan ook werk van duurzaam ondernemen en zijn van mening dat ze de overheid daar niet bij nodig hebben. Aan de andere kant is druk van buitenaf vaak noodzakelijk om een substantiële verandering op gang te brengen.

Belonen en straffen
De deelnemers aan deze workshop waren van mening dat vergunningverleners en - handhavers de verantwoordelijkheid moeten neerleggen waar die hoort: bij het bedrijf zelf. (Energie)maatregelen die de ondernemer in drie jaar tijd kan terugverdienen, moeten milieuambtenaren gewoon voorschrijven. Bij een terugverdientijd tussen de drie en de vijf jaar moet de situatie worden bezien. Een combinatie van belonen en straffen kan bij deze acties een belangrijke impuls geven. Wettelijke regelingen, zoals SAM, kunnen gemeenten helpen om bedrijven te stimuleren maatregelen te nemen.

Voorbeeldfunctie
Verder concludeerden de deelnemers dat de milieuwetgeving en andere regelingen, zoals ARBO, elkaar soms tegenspreken. Dit is bijvoorbeeld het geval met energiebesparing bij verlichting en veiligheid. Het is aan de rijksoverheid hier iets aan te doen.

Tot slot werd opgemerkt dat gemeenten weliswaar de neiging hebben bedrijven op te voeden, maar dat ondernemers op hun beurt gemeenten óók op hun verantwoordelijkheid wijzen als het gaat om milieu. De overheid heeft dan ook een voorbeeldfunctie en moet zich hiervan bewust zijn.
terug

Workshop Verder na SAM
Draagvlak bij het bestuur en verankering van projecten in de gemeentelijke organisatie bepalen de levensvatbaarheid van SAM-projecten.

Veel gemeenten hebben moeite om langlopende projecten bij bedrijven te continueren. Na afloop van het SAM-project bestaat het gevaar dat de activiteiten worden gestopt. Om dit te voorkomen, is het belangrijk de resultaten van het project in de gemeentelijke organisatie te verankeren door:

* beleid te laten vaststellen door het bestuur,
* ervoor te zorgen dat uren beschikbaar worden gesteld,
* een stappenplan, uitvoeringsplan of raamwerk te maken.

Wettelijke sancties
Tijdens deze workshop kwam ook de vraag aan de orde of de Wm het juiste instrument is om bedrijven te stimuleren zich in te spannen voor de verruimde reikwijdte. Andere middelen die hiervoor kunnen worden gebruikt zijn MJA's en convenanten. Nadeel hiervan is echter dat er geen wettelijke sancties zijn. Bedrijven haken bovendien af als maatregelen een terugverdientijd hebben van meer dan drie jaar. Enkele deelnemers waren dan ook van mening dat de overheid juist meer moet vastleggen in wettelijke regels en gemeenten mogelijkheden moeten hebben om sancties op te leggen.
terug

Workshop Gemeenten en vervoermanagement
Volgens de wet moeten gemeenten aandacht besteden aan vervoermanagement. Vaak lukt dat niet. Hoe komt dat? Onvoldoende kennis en tegenwerkende jurisprudentie zijn hiervan vaak de oorzaak. Maar ook onwil binnen bedrijven zelf: bedrijfskilometers met de eigen auto leveren geld op. Ook zijn sommige gemeenten van mening dat het autoverkeer voldoende vermindert via ruimtelijke maatregelen zoals hoge parkeerkosten en minder parkeerruimte. De waarde van vervoermanagement wordt zichtbaar als een gemeente een mobiliteitsbeleid vaststelt. Hiermee kan het opnemen van voorschriften van verkeer en vervoer in vergunningen worden gemotiveerd.

Genoeg mogelijkheden
Er zijn wel degelijk juridische mogelijkheden om aandacht voor vervoermanagement te vragen bij bedrijven. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld gegevens vragen over vervoersstromen en eisen stellen aan het gebruik van schonere vervoermiddelen. Veel gemeenten zijn echter onnodig angstig voor een gang naar de rechtbank. Dat is jammer, want de grenzen van de verruimde reikwijdte worden zo niet duidelijker. Als ambtenaren vervoermanagement niet opnemen in de milieuvergunning, hebben ze bovendien niets om op terug te vallen. De deelnemers aan de workshop waren dan ook van mening dat gemeenten meer moeten durven.

Informatiebronnen
Ruimtelijke maatregelen verminderen het autoverkeer. Toch moet de rol van bedrijven niet worden onderschat. Ook als de alternatieven beperkt zijn, zijn er genoeg mogelijkheden om het autoverkeer bij bedrijven te verminderen, zoals differentiëren van reiskostenvergoedingen.

Vervoermanagement kan geld opleveren. Dat spreekt bedrijven aan. Voorwaarde is dat ze weten wat de mogelijkheden zijn. Hier is een mooie rol voor gemeenten weggelegd.

Informatie over vervoersmanagement

- programma MOVE (www.move-mobiliteit.nl),

- provinciale Vervoer Coördinatie Centra voor informatie over onder andere carpoolsystemen, nulmetingen, fietsplannen (www.vcc.nl),
- Milieudienst NW Utrecht voor informatie over vergunningverlening aan het Hofpoortziekenhuis Woerden

- Vervoeranalyse en mobiliteitsadvies voor de gemeente Utrecht (www.venmadvies.nl).
terug

Workshop Stimuleren en controleren: fijnzinnig rollenspel Milieuambtenaren moeten bedrijven stimuleren milieuvriendelijke maatregelen te nemen en tegelijk controleren of ondernemers duurzaam ondernemen. Soms kiezen ze meer voor de ene rol, soms voor de andere. De keuze hangt af van de opstelling van het bedrijf.

Actieve ondernemers die hun milieubelasting verlagen zijn meer gebaat met een stimulerende milieuambtenaar dan met een controlerende handhaver. Bij bedrijven die niet zo hard lopen is reguleren een effectievere methode. Voorafgaand aan een actie of een gesprek met een bedrijf is het dan ook verstandig dat de gemeente een duidelijke keuze maakt welke rol ze kiest. Het is in ieder geval af te raden dat milieuambtenaren zich opstellen als adviseur. Want wat doe je als het advies negatief uitpakt? De deelnemers aan deze workshop concludeerden dat stimuleren iets anders is dan adviseren.

Timing
Elk bedrijf moet jaarlijks rapporteren over de uitvoering van maatregelen. Registratie van verbruiksgegevens vormt de basis voor handhaving. De uitkomsten moeten bepalend zijn om eventueel onderzoek op te leggen. Het is van belang vooraf goed vast te leggen wat in het onderzoeksrapport aan de orde moet komen. Bijvoorbeeld een plan van aanpak voor de uitvoering van maatregelen.

Grafische weergave van verbruikscijfers zijn vaak een eye-opener voor bedrijven. Ze vergroten een actieve houding bij ondernemers om de maatregelen uit te voeren. Objectieve informatie voegt hier een extra dimensie aan toe. Aansluiten bij natuurlijke momenten, bijvoorbeeld bij verbouwingen, vergroot de kans op medewerking van het bedrijf. De juiste timing is dus belangrijk!
terug

Workshop De reikwijdte van de verruimde reikwijdte
Er is geen pasklaar antwoord te geven op de vraag in hoeverre milieuambtenaren de verruimde reikwijdte kunnen afdwingen bij bedrijven. Maar de Raad van State geeft wel een paar richtingen aan.

Tussen reguleren en stimuleren zit een grijs gebied. De keuze zou moeten afhangen van wat redelijk is. Per situatie moeten ambtenaren bezien of verplichtingen niet onnodig bezwarend zijn voor het bedrijf. De Raad van State heeft een aantal uitspraken gedaan die hiervoor richtinggevend zijn. Op basis daarvan kunnen mogelijke criteria zijn:
* grenzen die aangegeven zijn in de circulaires
* afvalscheiding ook opnemen in de vergunning als het afval onder de grenzen is, maar wel makkelijk te scheiden is,

* terugverdientijden; ook in AmvB's stellen dat maatregelen genomen dienen te worden indien terugverdientijd kort is
* aanbevelingen uit preventierapporten.

terug

Workshop Opleidingsplan: leren van anderen
Voldoende kennis is een basisvoorwaarde om de verruimde reikwijdte goed uit te voeren. Wat staat er in het opleidingsplan?

Aspecten die aan de orde komen zijn onder andere een basistraining, specialisatie, thematische workshops, training on the job. Voor milieuambtenaren heeft InfoMil een basiskennistraject beschikbaar. Meer informatie daarover kunt u vinden op www.infomil.nl.

Ook collega's kunnen behulpzaam zijn. Ervaringen van gemeenten en milieudiensten kunnen worden meegenomen in de keuze van een opleidingstraject. Bijvoorbeeld als het gaat om de vorm van specialisatie, het inhuren van externe bureaus en de wijze van kennisborging in de organisatie.
terug

Workshop Oorzaken van moeizame verankering
"De verruimde reikwijdte richt zich op aspecten die geen overlast veroorzaken bij burgers. Voor burgemeester en wethouders is de regeling dan ook niet interessant. "

Aan de hand van deze pittige stelling probeerden deelnemers antwoord te krijgen op de vraag waarom de verruimde reikwijdte sinds de invoering in 1993 bij weinig gemeenten is verankerd.

De oorzaken zijn deels terug te voeren op een aantal factoren die nu achterhaald zijn. Zo waren terugverdientijden van maatregelen nauwelijks bekend. Hierdoor was het voor gemeenten moeilijk maatregelen bij bedrijven op te leggen. Lange tijd was ook niet duidelijk wat het begrip `verruimde reikwijdte' precies inhield en waren er geen hulpmiddelen en subsidies beschikbaar.

Cultuuromslag
Een belangrijke reden waarom de verruimde reikwijdte bij sommige gemeenten nog steeds niet van de grond komt is cultureel bepaald. burgemeester en wethouders leggen geen dwangsommen op, omdat ze geen klachten ontvangen van burgers. Vaak rekent het management ambtenaren niet af op de toepassing van de verruimde reikwijdte of geeft er geen prioriteit aan. Soms wordt gedacht dat het beschikbaar stellen van tijd en instrumenten voldoende is. Ook zijn de effecten versus de kosten wel eens onduidelijk. Toch hoeft de verruimde reikwijdte niet meer te kosten als de prioriteiten goed worden gesteld.

De deelnemers aan de workshop concludeerden dat het management voldoende prioriteit moet geven aan de verruimde reikwijdte voor ten minste enkele jaren. Managers moeten hun medewerkers ook durven af te rekenen op het toepassen van de verruimde reikwijdte. Daarnaast is aan te raden de doelstellingen helder te omschrijven (bijvoorbeeld aan de hand van de SMART-methode).
terug

SAM - 2004
Ook in 2004 zal de SAM-regeling worden voortgezet! Waarschijnlijk zal de publicatie in de Staatscourant in januari 2004 plaatsvinden. VROM stelt voor het onderdeel SAM-VR waarschijnlijk 2,5 miljoen EURO beschikbaar.
Gelet op het grote aantal aanvragen, dat in 2003 niet kon worden gehonoreerd vanwege budgetuitputting, is het van belang om uw aanvraag in 2004 zo spoedig mogelijk na de publicatie bij Novem in te dienen, aangezien alle aanvragen weer op datum van binnenkomst in 2004 worden behandeld. Wees er dus snel bij!
terug

Het SAM-team bestaat uit de volgende medewerkers. U kunt hen altijd benaderen voor vragen of opmerkingen over SAM en de nieuwsbrief. Els Huntjens, e.huntjens@novem.nl
Henk Hortensius, h.hortensius@novem.nl
Lambert Smeets, l.smeets@novem.nl
Katy Nicolai, k.nicolai@novem.nl
Marc du Maine, M.dumaine@infomil.nl