Persbericht
Onderzoeksrapport kredietoverschrijding DZB
Publicatiedatum: 16 januari 2004
Vrijdag 16 januari 2003 heeft de gemeentesecretaris, de heer Paul van
den Wijngaart, zijn rapport Onderzoek naar de gang van zaken van het
bouwproces en de financiering van de productieruimte bij DZB ten
behoeve van Baronie/De Heer B.V. gepresenteerd.
Om 12.00 uur heeft hij, samen met een delegatie van het College van
B&W, een toelichting gegeven aan de pers. Daarbij zijn de
belangrijkste punten uit het rapport toegelicht.
Korte samenvatting
30 Juni 2003 heeft het College van B&W heeft de gemeentesecretaris
gevraagd onderzoek te doen naar het proces van voorbereiding en
besluitvorming van de productieruimte voor de chocolaterie Baronie/De
Heer B.V., zodat de feitelijke gang van zaken in kaart wordt gebracht
en de conclusies dienstbaar zijn aan toekomstige processen binnen de
gemeente van vergelijkbare omvang.
Het onderzoek bestond uit dossieronderzoek en interviews met de
betrokken functionarissen binnen de ambtelijke en bestuurlijke kring
van de gemeente die een rol speelden bij de besluitvormingsprocedures
en de voorbereiding van het project.
De gemeentesecretaris heeft deze opdracht aanvaard onder de conditie
dat bij de aard en de strekking van het onderzoek de leeraspecten voor
toekomstige situaties voorop stonden.
Het rapport van de gemeentesecretaris geeft antwoord op de volgende
drie vragen:
1) Wat is er gebeurd?
Dit komt neer op een chronologische reconstructie van het proces.
In het voorjaar van 2003 constateerden gemeenteraad en College een
omvangrijke, ongeautoriseerde kredietoverschrijding bij het realiseren
van de productieruimte bij DZB ten behoeve van Baronie/De Heer B.V.
Het rapport beschrijft de feitelijke gang van zaken.
Gestart is met het raadsbesluit van 18 april 2000 waarbij het eerste
investeringskrediet in de productielijn voor het fabriceren van
chocolade ten behoeve van Baronie/De Heer B.V. beschikbaar is gesteld.
De vraagstelling ging over het feitelijk verloop van het
vervolgproces.
2) Hoe heeft het voorbereidings- en besluitvormingsproces zo kunnen
verlopen?
Het antwoord op deze vraag leidt tot een vijftal constateringen die
illustratief lijken te zijn voor de gang van zaken binnen het proces.
Deze constateringen zijn achtereenvolgens:
1. het voortdurend wijzigen van plannen; geen definitief ontwerp
beschikbaar hebben; afhankelijkheidsrelatie met Baronie/De Heer
B.V.;
2. het uitblijven van acties bij overschrijdingen;
3. omgaan met budgethouderschap en mandaatregelingen;
4. onduidelijke organisatie en zwakke sturing;
5. bestuurlijke verantwoordelijkheid en gebrekkige
informatievoorziening.
3) Hoe kan het in de toekomst worden voorkomen?
Dit betreft de vraag naar de lering die uit het onderzoek kan worden
getrokken voor toekomstige vergelijkbare situaties. Geconstateerd
wordt dat ten minste een drietal essentiële zaken goed geregeld moeten
zijn bij complexe en ambitieuze projecten.
Het rapport sluit af met De lessen voor de toekomst.
1) Voorbereiding
Er moet een goede (dat wil zeggen: eenduidig uitgesproken én
vastgelegd) balans zijn tussen ambitieniveau, planning en budget.
Noodzakelijk is daarbij een programma van eisen en de tijdige
opstelling van een definitief ontwerp. Uitvoering gaat pas van start
als de programmering van alle fases (van initiatief tot uitvoering)
gedegen en volledig is.
2) Organisatie
Projectmatig werken moet binnen de gemeente Leiden worden
gestandaardiseerd, waarbij aandacht wordt besteed aan de kwaliteit van
het projectmanagement.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden op de diverse niveaus moeten
eenduidig worden vastgelegd. Het gaat daarbij met name om de rol van
het opdrachtgeverschap (bestuurlijk en ambtelijk) en het
projectleiderschap.
Daarnaast dienen er duidelijke afspraken rond rapportage en
informatieverschaffing zijn, zowel binnen het betreffende project als
voor het College van B&W en de gemeenteraad.
Bij dreigende kredietoverschrijdingen moet de informatievoorziening
omvatten:
* voorstellen voor vermijding dan wel beperking van
overschrijdingen;
* eventuele budgettaire inpassing van overschrijdingen;
* inzage in de gebruikte planning-en controlinstrumenten;
* inzicht in de toetsing door de centrale afdeling Bestuurlijke en
Juridische Zaken (BJZ), met name met betrekking tot de toetsing
van politiek-bestuurlijke en financieel riskante overeenkomsten en
daaruit voortvloeiende afspraken van de gemeente met derden.
3) Financiën
* Het krediet en de daaraan gerelateerde financiële ramingen moeten
als budgettaire kaders worden gehanteerd. Voordat uitgaven worden
gedaan op een krediet (uitgezonderd aanloopkosten) dient een
kredietaanvraag door de gemeenteraad te zijn goedgekeurd.
* Intern dient voor elke investering van enige omvang een gedegen
onderzoek (incl. risicoanalyse) naar de haalbaarheid en de
financiële consequenties gedaan te worden.
* De directeur, de betreffende manager/projectleider en de
dienstcontroller bespreken periodiek de exploitatiegegevens en
besteden daarbij met name aandacht aan de financiële voortgang, de
financiële prognoses en financiële risico's van de kredieten.
De lijnmanagers c.q. de projectleiders zijn verantwoordelijk voor de
bewaking van de kredieten.
De lessen voor de toekomst
De in het rapport gedane aanbevelingen bevatten lessen voor de
toekomst die gebaseerd zijn op een finale afweging van de getrokken
conclusies. Geconstateerd wordt dat het belangrijk is te werken
volgens de elementaire principes van projectmanagement (tijd, geld,
kwaliteit, informatie en organisatie). Daarnaast dient er sprake te
zijn van adequate informatieverstrekking en open gedachtewisseling
tussen bestuur en ambtelijk management.
Tenslotte wordt in het rapport geconstateerd dat er op dit moment
zowel binnen de dienst DZB als binnen de gemeentelijke organisatie
reeds sprake is van een groot aantal verbetertrajecten.
Deze pagina is gewijzigd op 16-01-2004
Gemeente Leiden