Kenniscentrum Elektronische Overheid
19 jan 2004
Ministerie van BZK voert Digidoc breed in
Na een lange periode van voorbereiding en pilots heeft de Bestuursraad
van het ministerie van BZK besloten dat het documentmanagementsysteem
Work Expeditor (intern beter bekend als 'Digidoc') departementsbreed
wordt ingevoerd. Met dit besluit is BZK het eerste ministerie dat het
aandurft om zowel een breed toegankelijk digitaal archief op te
bouwen, als ook de gehele documentenstroom te digitaliseren.
Belangrijke uitgangspunten bij de invoering zijn het lager in de
organisatie neerleggen van verantwoordelijkheden en het verminderen
van de parafencultuur. Naar verwachting is het hele departement eind
2005 over op Digidoc.
Vooral kenmerkend aan de aanpak bij BZK is de aandacht voor de
organisatie-verandering. De invoering van het
documentmanagementsysteem wordt niet gezien als een project met alleen
documentaire archiefaspecten. Ook wordt het niet benaderd als een
technisch automatiseringstraject. De invoeringswijze richt zich op de
werkprocessen binnen BZK. Zo verloopt het hele proces van de
ministerraadadvisering al voornamelijk digitaal. De nadruk ligt in het
mogelijk maken van organisatorische verbeterslagen (procesherontwerp)
en in het verschuiven van verantwoordelijkheden en verminderen van de
bureaucratie (afschaffen zogenaamde 'medeparaaf').
Verder is er tijdens de invoering ruimschoots aandacht voor de
begeleiding van gebruikers. De aanpak heeft al in drie pilots zijn nut
bewezen. Het moment is aangebroken om de nieuwe manier van werken
breed in te voeren. Inmiddels heeft ook de groepsondernemingsraad
positief geadviseerd over brede invoering.