Datum
12 maart 2004
Postadres Van
Postbus 58285, 1040 HG Amsterdam drs. A.H.C. Annink
Ons kenmerk
De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid RvB-gb
De heer mr. A.J. de Geus
Postbus 90801
2509 LV Den Haag
Onderwerp
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV
Geachte heer De Geus,
1 Inleiding en opdracht
Bij besluit van 17 februari 2004 hebt u mij tot 15 maart 2004 benoemd tot voorzitter van de
Raad van Bestuur UWV. Bij brief van dezelfde datum hebt u de opdracht aan mij nader
geëxpliciteerd. Deze opdracht behelst kort samengevat:
· Waarborgen van de continuïteit van het bestuurlijk functioneren van UWV (zie paragraaf
2);
· adviseren over de sturings- en toezichtsrelatie tussen het ministerie en het UWV (zie
pararaaf 3);
· nagaan of het huisvestingsbeleid van UWV op verantwoorde wijze is belegd en
georganiseerd en ervoor zorg dragen dat de huisvestingsportefeuille UWV adequaat
wordt belegd (zie paragraaf 4);
· adviseren over de samenstelling van de Raad van Bestuur UWV (zie paragraaf 5);
· onderzoeken van de post courtagekosten ter hoogte van 1.032.509,-- (zie paragraaf
6);
· nagaan tot welke verbeteracties het rapport Meijer binnen UWV dient te leiden (zie
paragraaf 7).
Op deze onderwerpen ga ik in de volgende paragrafen in.
Deze rapportage heb ik eveneens gezonden aan de Raad van Bestuur UWV, de Raad van
Advies UWV, de Groepsraad UWV en de Ondernemingsraad UWV.
2 Bestuurlijk functioneren
Om de feitelijke gang van zaken bij UWV goed te begrijpen is een schets van de stand van
het fusieproces noodzakelijk. UWV is een fusieproduct van de 5 voormalige uvi's en het Lisv.
Vanuit een vertrekpositie van 6 hoofdkantoren, 6 verschillende werkprocessen en
automatiseringssystemen (per wet) en 171 vestigingen in het land, moet een organisatie tot
Uitvoering Werknemersverzekeringen
Bezoekadres
La Guardiaweg 68
1043 DK Amsterdam
www.uwv.nl
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 2 van 2
stand worden gebracht met uniforme werkprocessen, op efficiënte wijze met ICT
ondersteund en adequaat gehuisvest op een beperkt aantal locaties. Het realiseren van deze
fusie in de praktijk levert een belangrijke bijdrage aan de efficiëntiedoelstelling
(kostenbesparing van 25% in de periode 2002 - 2006) die UWV bij zijn oprichting mee
kreeg.
In de afgelopen twee jaar zijn de nodige stappen gezet op weg naar het feitelijk realiseren
van één UWV:
· Uniforme referentiewerkprocessen zijn ingevoerd op weg naar een uitvoering van de
primaire processen die niet langer stoelen op de situatie bij de voormalige uvi's
· Voorbereidingen zijn getroffen om zo veel mogelijk ondersteunende
automatiseringssystemen "uit te zetten". Hiermee wordt de veelheid aan systemen
gereduceerd en wordt de relatie met ICT-leveranciers gesaneerd.
Een belangrijk aspect van UWV-vorming is ook de fysieke component. Hierover zal ik in de
paragraaf 4 apart in. Het Jaarverslag UWV 2003, dat u recent hebt ontvangen, geeft een
beeld van algehele verbetering in de prestaties van het UWV ten aanzien van het jaar 2002:
er is een duidelijke bijdrage geleverd aan het verminderen van de instroom in de WAO, de
aanzienlijke toestroom naar de WW in de afgelopen periode is zonder noemenswaardige
problemen opgevangen, de voorbereiding van de overdracht van de premie-inning naar de
belastingdienst loopt op schema. De voorbereidingen op de invoering van WALVIS liggen op
schema. Terwijl dit plaatsvond is tevens een structurele bezuiniging op de uitvoeringskosten
gerealiseerd van 104 miljoen, in lijn met de met u afgesproken efficiëntiedoelstelling.
Tenslotte zijn de te hoge werkvoorraden waar UWV in de aanvang mee te maken had,
teruggebracht tot aanvaardbare niveaus. Dit neemt niet weg dat er nog veel te doen is: de
feitelijke integratie van bedrijfsprocessen en uitfaseren van oude processen en ICT, het
realiseren van de overheadreductie en andere operaties die de komende jaren leiden tot een
afbouw van de personele formatie met 6300 fte en het realiseren van de huisvesting voor de
landelijke kantoororganisatie in de 17 regio's.
Ik verwijs u graag naar het Jaarverslag UWV 2003 voor verdere informatie. Uit het bij het
Jaarverslag UWV 2003 behorende Verslag van Bevindingen UWV 2003 blijkt dat er nog veel
te doen staat. Dit bevestigt uw beeld dat de organisatie tot 2006 met een groeiproces te
maken heeft.
3 Sturings- en toezichtstructuur
In het rapport Deskundigenoordeel Huisvestingskosten UWV beveelt de heer W. Meijer u aan
om te onderzoeken of de toezichtstructuur aanpassing behoeft . U hebt mij gevraagd u
hierover te adviseren.
3.1 Stand van zaken rondom ZBO's
Formeel gezien is het UWV een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) ingesteld op basis van
artikel 2 van de Wet SUWI. Een ZBO heeft een eigen zelfstandige positie. Een ZBO is niet als
een ambtelijke dienst hiërarchisch ondergeschikt aan de minister. U kunt bij de aansturing
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 3 van 3
van het ZBO gebruik maken van uw wettelijke bevoegdheden. Uw verantwoordelijkheid is
strekt zich uit tot het gebruik dat u van deze bevoegdheden maakt. Met het gekozen stelsel
is het parlement akkoord gegaan. Uw politieke aanspreekbaarheid kan echter ook zaken
betreffen waar u geen bevoegdheden heeft. U bent immers verantwoordelijk voor het
gekozen systeem.
Op dit moment ligt de kaderwet ZBO bij de Eerste Kamer en wordt gewerkt aan een
Interdepartementaal Beleidsonderzoek (IBO) over deze materie. De Eerste Kamer zal de
behandeling van de kaderwet ZBO weer ter hand nemen als het kabinetsstandpunt over het
IBO bekend is. Dit betekent dat de discussie over de positie van ZBO's in Nederland en de
relatie met de minister op dit moment nog gaande is. Naar verluid zal het IBO in de zomer
afgerond worden.
In dit advies wil ik niet vooruitlopen op de conclusies van deze discussie. Ik schets hier een
beeld van hoe uw sturings- en toezichtrelatie met het UWV verbeterd kan worden. Daarnaast
adviseer ik u over mogelijke tussenstappen op weg naar een definitief besluit dat rekening
houdt met de bespreking van de kaderwet ZBO en het IBO. In 3.6 ga ik hier nader op in.
3.2 Kernpunt is betrokkenheid minister bij bedrijfsvoering UWV
In uw relatie tot het UWV is het kernpunt hoe u de aansturing van het UWV organiseert en
welke betrokkenheid u bij de bedrijfsvoering van het UWV hebt. Als u te dicht op de
bedrijfsvoering staat, dan zullen dubbelingen ontstaan tussen het ministerie en het UWV en
wordt in feite de zelfstandigheid van UWV aangetast. Als u te ver van de bedrijfsvoering af
staat, dan blijft u onzeker over de invulling van uw politieke verantwoordelijkheid ten
aanzien van het UWV.
3.3 Spanningsvelden bij sturing en toezicht
Ik wil uiteen zetten welke twee spanningsvelden ik zie in de sturings- en toezichtrelatie
tussen uw ministerie en het UWV:
a. Het spanningsveld tussen de verschillende rollen die u ten aanzien van het UWV
vervult (opdrachtgever, eigenaar, toezichthouder);
b. Het spanningsveld tussen bedrijfsmatigheid/efficiency en gangbaarheden binnen het
publieke domein;
Ad a.
In opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is een serie
handreikingen verschenen over externe verzelfstandiging. In De informatierelatie geregeld
(ministerie van BZK, december 1999) en De minister heeft één gezicht (ministerie BZK,
oktober 2000) wordt dit spanningsveld als volgt beschreven:
De minister vervult ten opzicht van het ZBO drie rollen:
1. De minister als opdrachtgever. Zijn doelstelling is effectief beleid. Als opdrachtgever
is hij zakelijk, afstandelijk en resultaatgericht (op niet al te lange termijn). Afgeleide
vragen zijn: Voert het ZBO mijn opdrachten naar behoren uit? Presteert het
voldoende voor de prijs? Is mijn opdracht nog wel goed?
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 4 van 4
2. De minister als eigenaar. Zijn doelstelling is optimalisatie van de (economische)
waarde van het ZBO. Als eigenaar heeft hij meer oog voor het ZBO als organisatie,
maar met het risico van een te grote bemoeienis met de bedrijfsvoering. Afgeleide
vragen zijn: is de continuïteit gewaarborgd? Benut het ZBO voldoende de
mogelijkheden van innovatie?
3. De minister als toezichthouder. Zijn doelstelling is voorkomen dat het ZBO zijn
positie (vaak een monopolie) gebruikt voor activiteiten die in strijd zijn met het
algemeen belang.
UW rol als opdrachtgever en uw rol als toezichthouder zijn uitgewerkt en binnen uw
departement belegd. Uw rol als eigenaar en uw rol als opdrachtgever zijn op dit moment
onvoldoende helder van elkaar gescheiden en verdiept. Deze rollen kunnen op bepaalde
momenten tegengesteld zijn. Het is daarom van belang hierin een duidelijke scheiding aan te
brengen en deze rollen apart te beleggen. Dit werk ik in 3.4 uit. In mijn advies ga ik verder
niet in op het toezicht dat bij de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) belegd is. Gelet op de
beschikbare tijd ben ik hier niet aan toe gekomen.
Ad b.
Het UWV dient in de periode 2002-2006 25% reductie te realiseren in de uitvoeringskosten.
Om dit te bereiken zal het UWV op een bedrijfsmatige manier moeten werken en zal het
daarbij veel aandacht hebben voor efficiency. Ook passen bepaalde fiscale of financiële
regelingen die in de samenleving gangbaar en wettelijk toegestaan zijn, niet in de publieke
sector.
Een sluitende generieke normering is hiervoor niet te maken. Wat wel en niet kan in het
publieke domein zal daarom telkens onderwerp van gesprek moeten zijn tussen de Raad van
Bestuur van het UWV en u. Enerzijds omdat u aangesproken kunt worden op besluiten van
de Raad van Bestuur die niet wenselijk zijn in het publieke domein. Anderzijds omdat keuzes
die niet uitsluitend op bedrijfsmatige gronden genomen worden mogelijk van invloed zijn op
de reductie van de uitvoeringskosten bij het UWV.
3.4 Geen directe betrokkenheid bij bedrijfsvoering UWV
Mijn advies is om op een korte termijn zoveel mogelijk aan de bestaande formele situatie
vast te houden en te organiseren dat voor u op de bedrijfsvoering gelet wordt. Dat wil
zeggen dat u zich concentreert op uw rol als opdrachtgever. De opdrachten die u het UWV
verleent beogen maatschappelijk en politiek gezien een goede uitvoering van sociale
verzekeringswetten. Het is ook in uw rol als opdrachtgever waarover u met de Tweede
Kamer moet spreken. Ik adviseer u hierbij zoveel mogelijk via de jaarcyclus sturing te geven
aan het UWV. Hiervoor is de bestaande opdracht aan het UWV voldoende.
Voor de beoordeling in individuele gevallen, zoals bij huisvesting, zijn aanvullende
toetsingskaders nodig. Ik adviseer u daarom het opstellen van dergelijke toetsingskaders
voortvarend ter hand te nemen en deze met de Tweede Kamer te bespreken. In paragraaf 4
doe ik ten behoeve van huisvesting hiervoor suggesties.
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 5 van 5
Uw rol als eigenaar is de meest bedrijfsmatige rol. Het is in deze rol echter dat het
spanningsveld tussen bedrijfsmatigheid en gangbaarheden in het publiek domein zich
voordoet. Deze rol dient dan ook goed belegd te worden. Ik adviseer u daarom een Raad van
Commissarissen/Toezicht UWV hier een nadrukkelijke functie te geven (ik gebruik hier liever
de term Raad van Commissarissen om verwarring over het begrip toezicht te vermijden).
Daarmee bereikt u vijf doelen, te weten:
a. U blijft op gepaste afstand van de bedrijfsvoering van het UWV;
b. Uw rol als eigenaar wordt beter uitgewerkt. De Raad van Commissarissen zal in
overleg met u en met het IWI komen tot een regeling waarbinnen de Raad van
Commissarissen UWV zal werken. In ieder geval zal daarin een rol worden
beschreven ten aanzien van de jaarrekening, begroting, jaarverslag, grote
investeringen, meerjarenramingen, het financiële beleid en HRM binnen het UWV. Bij
de Raad van Commissarissen kan ook een eerste toets op de huisvesting liggen;
c. U belegt supervisie op het spanningsveld tussen bedrijfsmatigheid en gangbaarheden
in het publieke domein, waardoor u hierover tijdig geïnformeerd wordt en hierop
tijdig kunt reageren;
d. De Raad van Bestuur UWV beschikt over een effectievere prikkel om u zelf te
informeren over dit spanningsveld en zich hierover te verantwoorden. Dit blijft
namelijk de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Met de invoering van
een Raad van Commissarissen wordt de verantwoordelijkheid van de Raad van
Bestuur UWV aangescherpt;
e. Een Raad van Commissarissen is voor u een serieuze ondersteuning, mede gezien de
grootte van het UWV.
3.5 Bestuurlijk overleg
In uw rol als opdrachtgever hebt u per kwartaal een bestuurlijk overleg met de Raad van
Bestuur van het UWV. In dit overleg spreekt u over de vorderingen van het UWV bij de
uitvoering van de materiewetten. De volumereductie, de rechtmatigheid en de
uitvoeringstoetsen van het UWV naar aanleiding van voorgenomen beleid dienen hier aan de
orde te komen. In de kwartaalrapportages van het UWV wordt hierover gerapporteerd. Deze
rapportage zal gepaard gaan met een goedkeuring door de Raad van Commissarissen.
In dit bestuurlijk overleg komen ook bevindingen van IWI-onderzoeken aan de orde. Het
gaat hier dan om de maatregelen die het UWV neemt om te komen tot volumereductie en
verbetering van de rechtmatigheid.
U hebt twee keer per jaar overleg met de Raad van Commissarissen over de begroting en
over het jaarverslag en de jaarrekening van het UWV. Informeel overleg is vanzelfsprekend
mogelijk indien de Raad van Commissarissen en u elkaar wilt informeren over ontwikkelingen
bij het UWV.
Uw overleg met de Inspecteur-Generaal Werk en Inkomen blijft in deze structuur gewoon
bestaan.
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 6 van 6
Dit bestuurlijk overleg kent natuurlijk ambtelijke voorportalen. In ieder geval bespreken
medewerkers van uw departement en medewerkers van het UWV de uitvoering van wet- en
regelgeving. Voor uw departement betreft het hier het directoraat-generaal
Arbeidsomstandigheden en Sociale Verzekeringen, in het bijzonder de directie Sociale
Verzekeringen.
Het bestuurlijk overleg wordt voorts voorbereid door uw medewerkers uit de directie
Uitvoeringsbeleid. Deze directie richt zich hierbij voornamelijk op uw rol als opdrachtgever.
De directie Uitvoeringsbeleid ondersteunt u ook bij uw overleg met de Raad van
Commissarissen.
De Raad van Commissarissen zal eens per twee maanden, of maandelijks de Raad van
Bestuur spreken over de maandrapportages van het UWV, HRM en het financiële beleid.
3.6 Raad van Advies en Raad van Commissarissen
Indien u overgaat tot het instellen van een Raad van Commissarissen UWV zal deze de Raad
van Advies UWV vervangen. Tot die tijd kan de Raad van Advies UWV haar werkzaamheden
uitvoeren als ware zij een Raad van Commissarissen. De leden van de Raad van Advies
hebben mij aangegeven hiertoe bereid te zijn.
Als voorbeeld geef ik u het advies van de Raad van Advies aan de Raad van Bestuur over het
Masterplan Huisvesting: "De Raad van Advies heeft kennis genomen van de uitgangspunten
van het vestigingsbeleid UWV zoals neergelegd in Kompas, van het Masterplan Huisvesting
waarin de kaders zijn neergelegd om tot concretisering van het huisvestingsbeleid te kunnen
komen en van het memo "Organisatie en procedure huisvestingsprojecten" d.d. 6 juni 2003.
Wij adviseren de Raad van Bestuur om de concretisering van het huisvestingsbeleid binnen
de kaders van het Masterplan en onder stikte toepassing van de daarvoor vastgesteld
procedures tot stand te brengen en wij adviseren bij deze op voorhand positief ten aanzien
van concrete huisvestingsbeslissing (afsluiten of beëindigen van huurovereenkomsten)
voorzover die beslissingen binnen de thans vastgestelde kaders vallen." Een Raad van
Commissarissen zal u een inhoudelijk advies doen over het Masterplan Huisvesting en zal
met de Raad van Bestuur in gesprek blijven over de uitvoering daarvan.
Ter voorbereiding op een nieuwe manier van werken stel ik u voor met de leden van de Raad
van Advies UWV en met de leden van de Raad van Bestuur te spreken over de verdere
invulling van taken en verantwoordelijkheden.
4 Organisatie huisvesting bij UWV
In uw benoemingsbrief verzoekt u mij na te gaan of het huisvestingsbeleid van UWV op
verantwoorde en doelmatige wijze is georganiseerd en ervoor zorg te dragen dat de
huisvestingsportefeuille adequaat wordt belegd.
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 7 van 7
4.1 Huisvestingsbeleid
Het huisvestingsbeleid ondersteunt het fusie- en transformatieproces. Op dit moment zijn de
werkzaamheden van het UWV verdeeld over 171 locaties in Nederland. Deze locaties zijn nog
afkomstig uit de periode voorafgaand aan de vorming van het UWV. De Raad van Bestuur
heeft in 2003 belangrijke en verstandige besluiten genomen om, ter ondersteuning van de
fusie en met het oog op kostenreductie, te komen tot een reductie van het aantal locaties.
Doel daarbij is te komen tot 17 regio's met daarin één of twee zogenaamde front offices
(locaties waar de cliënten van het UWV langskomen) en één zogenaamde back office
(locaties waar de administratieve handelingen verwerkt worden). Ik onderschrijf het doel van
de Raad van Bestuur. Ik constateer overigens dat het aantal back offices hoog is. In het
belang van het personeel van UWV heeft de Raad van Bestuur gekozen om tot 17 locaties te
komen. Dat is begrijpelijk gezien het fusie- en transformatieproces. Maar ik adviseer u dit
aantal in de loop van de komende tien jaar nog eens kritisch te bezien in het licht van
lopende huurcontracten.
4.2 Masterplan Huisvesting
Het huisvestingsbeleid staat beschreven in het Masterplan Huisvesting. Dit Masterplan is op
17 maart 2003 door de Raad van Bestuur vastgesteld. In dit Masterplan staan de planning
voor de huisvesting gebaseerd op de te realiseren reductie in de formatie, de
uitgangspunten van huisvesting voor het personeel en het contact met de cliënten van het
UWV en de financiële gevolgen van de huisvesting. Dit plan zal daarom ook als
inrichtingshandboek dienen. De Raad van Bestuur heeft vóór mijn komst besloten tot een
herijking van het Masterplan. Ik geef hier aan welke elementen ik zou willen handhaven en
welke elementen ik zou willen aanpassen.
Ik heb mij laten informeren over de te verwachte personele ontwikkeling. Het betreft een
reductie in de formatie van 6.300 fte in de periode 2002-2008. Ik concludeer dat de
ontwikkeling van deze reductie nog steeds van toepassing is, ook voor wat betreft de
financiële taakstelling.
De planning van de herhuisvesting loopt, volgens het Masterplan, tot 2006. Ik constateer dat
de afgelopen periode stagnatie gekomen is in de besluitvorming en de uitvoering van de
huisvesting. Hiermee staat de geplande einddatum onder druk. In het nieuwe Masterplan
wordt aandacht besteed aan de consequenties van deze vertraging en worden mogelijkheden
verkend om dit in te halen.
Ik ondersteun, voor het herijkte Masterplan, het principe om te kiezen voor huren in plaats
van nieuwbouw. Bij de herijking zal daarom opnieuw bekeken worden naar de mate waarin
bestaande panden bruikbaar zijn. Daarmee wordt het, in het huidige Masterplan,
gehanteerde voorkeur voor nieuwbouw aanzienlijk genuanceerd.
De huisvestingsuitgangspunten, op grond van arbonormen en gangbare opvattingen inzake
huisvesting bij Rijksorganisaties, van 20 m2 per werknemer en een deeltijdfactor van 1,1 zijn
redelijk. Ik adviseer deze uitgangspunten te handhaven. De inrichtingskosten per werkplek
kunnen door versobering met circa 10% worden gereduceerd. De inrichtingskosten bestaan
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 8 van 8
op dit moment uit de volgende onderdelen: vaste inrichting, ICT (per werkplek), inrichting
van restauran/keuken (i.v.m. ander BTW regime apart vermeld), losse inrichting/meubilair,
honoraria en projectmanagement, post onvoorzien.
Deze reductie van kosten van inrichting van de klantzones worden op dit moment nader
onderzocht. De nieuwe UWV front office in Hengelo dient hiervoor als pilot. De uitkomsten
daarvan zullen leiden tot een nieuw inzicht en een nieuw besluit over de inrichtingskosten
van de klantzones.
Het hoofdkantoor wordt op dit moment nog gebouwd. Het vierde gebouw behorend bij het
hoofdkantoor UWV wordt nu nog gebouwd. Daarnaast is het de bedoeling te komen tot een
centraal paviljoen en loopbruggen tussen de gebouwen. Op initiatief van de voorzitter en de
plv. voorzitter heeft de Raad van Bestuur vóór mijn komst besloten nut en noodzaak van dit
paviljoen en de loopbruggen nader te bekijken. Ik ben het hier mee eens. Het is mijn
verwachting dat hieruit zal blijken dat nut en noodzaak hiervan niet voldoende aangetoond
kan worden. De uitvoering daarvan zal daarom vooralsnog worden beëindigd.
De Raad van Bestuur UWV zal dit Masterplan en de bijbehorende financiering bij de
begroting 2005 aan u ter goedkeuring voorleggen. Dit Masterplan zal met een validering
door de Accountantsdienst en met een inhoudelijk advies van de Raad van Advies UWV in
juli/augustus 2004 beschikbaar zijn.
4.3 Lopende projecten
In de tussentijd dienen zich wel een limitatief aantal concrete projecten aan in Alkmaar,
Utrecht, Heerlen, Almere, Den Bosch, Groningen waarover op korte termijn besluitvorming
dient plaats te vinden. Voor het merendeel van deze gevallen is sprake van een kritiek
tijdpad, waarbij zonder besluiten huurcontracten opgezegd zullen worden, zonder dat er een
alternatief voor in de plaats is gekomen. Bij een aantal gevallen is besluitvorming zo ver
gevorderd dat uitstel ervan kosten met zich mee zal brengen. Deze projecten passen allen
binnen de begroting van de huisvestingskosten voor 2004 en verder. Ik adviseer u de thans
voorliggende projectvoorstellen goed te keuren.
De Raad van Bestuur heeft vóór mijn komst een besluit genomen over de keuze van locatie
tussen Rotterdam en Schiedam. Ik stel vast dat bij verschillende partijen onenigheid bestaat
over de gehanteerde procedures. Hiermee doe ik geen uitspraak over de gehanteerde
procedures. Daarom heb ik de projectontwikkelaars verzocht mij een laatste voorstel te
doen. Bij de beoordeling van deze voorstellen zal het UWV zich laten adviseren over de
houdbaarheid van de financiering ervan.
4.4 Interne organisatie huisvestingsbeleid
Voor een goede uitvoering van het huisvestingsbeleid heb ik kritisch gekeken naar de interne
organisatie bij het UWV. Ik constateer dat de interne organisatie die ik aantrof adequaat is,
op een enkel onderdeel kwetsbaar en derhalve verbetering behoeft. Over de verschillende
onderdelen van het huisvestingsbeleid heb ik breed advies ingewonnen. Uit dat advies is
vooral gebleken dat transparant en tijdig handelen van de zijde van het UWV als publieke
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 9 van 9
organisatie van groot belang is. Dit geldt eveneens voor het afleggen van verantwoording.
Daarnaast wordt aanbevolen de organisatie van het huisvestingsbeleid en de uitvoering
daarvan intern te beleggen het huisvestingsbeleid intern te beleggen, om daarmee zorg te
dragen voor het nauw laten aansluiten van de huisvesgtingsbehoefte en de realisatie
daarvan. Tevens is stilgestaan bij de flexibiliteit van de organisatie ten aanzien van de
huisvesting. Indien op termijn ingrijpende veranderingen verwacht worden, zijn korte
huurtermijnen relevant. Wanneer de organisatie voor langere tijd stabiel blijft zijn langere
huurtermijnen mogelijk. Flexibiliteit is een belangrijk criterium aangezien het een prijs heeft.
Huurprijzen in langere huurcontracten zijn lager dan die in korte huurcontracten. Tenslotte
gaven de adviezen de belangrijkste aspecten bij het aangaan van huurcontracten aan, te
weten de grondprijs, de beleggingswaarde van het gebouw, de kosten voor parkeren, de
echte huur en de inrichtingsprijs. Deze elementen zullen alle in het herijkt Masterplan aan de
orde komen.
Voor de interne organisatie is gekozen voor enkele principes, te weten:
a. De Raad van Bestuur heeft geen directe betrokkenheid bij de uitvoering van het
huisvestingsbeleid;
b. Het huisvestingsbeleid wordt apart binnen de organisatie belegt;
c. De rol van de regionale trekkers bij huisvesting wordt beperkt;
d. De organisatie houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
Om dit te realiseren heeft de Raad van Bestuur UWV besloten tot de invoering op de kortst
mogelijke termijn van een aparte directeur Concernhuisvesting en Vastgoed, rechtstreeks
rapporterend aan de portefeuillehouder huisvesting in de Raad van Bestuur, met de daarbij
behorende organisatie. De opdracht van deze directeur is o.m. de uitvoering van het
Masterplan Huisvesting ter hand te nemen en voor een jaarlijkse herijking van het
Masterplan te zorgen. Hierbij treft u de belangrijkste uitgangspunten voor de nieuwe
organisatie. In bijlage 1 treft u de uitwerking van de nieuwe organisatie.
Bestuur op hoofdlijnen
De RvB bestuurt het huisvestingsproces strategisch op hoofdlijnen en speelt geen
operationele rol. Hierbij wordt aangetekend dat pas tot uitvoering wordt overgegaan
nadat de RvB een besluit heeft genomen.
Directeur Huisvesting
Er komt een Directeur Huisvesting die centrale verantwoordelijkheid krijgt over de
huisvestingsorganisatie.
Organisatie: -regulier en project, voorbereiding en bouw
Opdracht: -realisatie totale huisvestingsbeleid en -uitvoering
Taken: -het verwerven van panden, het afstoten van panden, migratie planning,
inrichting en bouw volgens door de RvB vastgestelde kaders in
overeenstemming met Rijksrichtlijnen
Bevoegdheden: budgethouder, vaststellen beleidskaders, realisatie verwerving, afstoot
-
en inrichting, tot zekere hoogte eindbeslisser (niet alles wordt
voorgelegd aan de RvB)
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 10 van 10
Integrale gedachte
Planning en uitvoering moet gebaseerd zijn op: Masterplan, Programma van Eisen,
Inrichtingshandboek, klantzone concept, kantoorconcept, de financiële planning en
Jaarplanning. De huisvestingsplanning houdt rekening met de mogelijkheden van de
organisatie en van andere programma's. Vervolgens mag huisvesting er wel vanuit gaan
dat de andere programma's volgens planning opleveren (b.v. PUIK/ontsluiting
systemen).
Centrale gedachte
Besluitvorming over planning, inrichting, locatiekeuze etc. gebeurt centraal onder leiding
van de Directeur Huisvesting. De managers van de Directeur Huisvesting leggen
uitsluitend verantwoording af aan de Directeur Huisvesting, zowel in de sturing als in de
hiërarchie.
De Trekker FoBo is niet verantwoordelijk voor huisvesting. Voor inrichting gaan strakke
centrale kaders. Bouw en inrichting, kleur en vormgeving, locatie en uitstraling worden
centraal bepaald.
Prioritering
In het Masterplan moet een duidelijke prioritering worden aangegeven. Voorbeelden:
· In welke mate wordt ingegaan op opportunities voor verwerven en afstoten?
· Eerst vorming van front-offices (klantgericht) of eerst vorming van back-
offices (interne integratie)?
· Is de mate van afname van fte bepalend voor de snelheid van herhuisvesting
of andersom?
Scheiding van verantwoordelijkheden
Toetsing van besluitvorming en het voorbereiden van de uitvoering moet worden gedaan
door verschillende functies
Externe contacten
Voor externe partijen moet altijd duidelijk zijn wie namens UWV handelt.
4.5 Bespreking huisvesting met uw departement
Het is van belang dat het UWV en uw departement de ontwikkelingen ten aanzien van de
huisvesting goed volgen en beleggen. Ik stel voor om zoveel mogelijk gebruik te maken van
de jaarcyclus om dit te doen. Daartoe zullen de begroting UWV, het Jaarverslag UWV en de
Jaarrekening UWV herkenbaar aandacht besteden aan huisvesting. De herijking van het
Masterplan Huisvesting zal ook telkens als bijlage bij de begroting gevoegd worden.
Voorts is het van belang de goedkeuring die u aan individuele besluiten kunt geven eveneens
goed te beleggen. Daarvoor is een toetsingskader of benchmark nodig waarnaast u de
voorstellen van het UWV kunt leggen. De onderdelen voor een dergelijk kader kunt u
ontlenen aan de adviezen die ik in de eerste alinea van 4.4 noem. De onderdelen van dit
kader dienen goed beschreven en gedefinieerd te worden. Tevens is het van belang om
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 11 van 11
regionale kenmerken bij dit kader uitdrukkelijk een rol te geven. Aan de hand hiervan kunt u
van tevoren aangeven binnen welke marge de huisvesting van UWV kan plaatsvinden.
Hiermee wordt toetsing achteraf eveneens duidelijker. Het toetsingskader wordt dan ook de
agenda bij gesprekken tussen uw departement en het UWV wanneer de voorstellen van het
UWV af zouden wijken van het kader. Ik adviseer u daarom het opstellen van een
toetsingskader voortvarend ter hand te nemen.
Een dergelijke methode van werken kan op andere onderdelen van de begroting van het
UWV eveneens van toepassing zijn. Hierbij denk ik aan de post ICT omdat deze van gelijk
financieel belang is.
5 Samenstelling Raad van bestuur
U hebt mij gevraagd om advies over de samenstelling van de Raad van Bestuur UWV. In dit
document geef ik hierover een algemeen advies. Een advies over personen zal ik mondeling
bij u toelichten.
Ik constateer dat de fase waarin de organisatie zich bevindt (fusieproces) tot de conclusie
leidt dat de huidige functieprofielen uitgangspunt moeten blijven; in ieder geval van belang
zijn ervaring als bestuurder bij een grote organisatie, ervaring in het publieke domein,
ervaring met een veranderproces bij een grote organisatie en gevoel voor uitvoering.
Affiniteit met de politiek-bestuurlijke omgeving zou wat nader aangestipt kunnen worden. De
leden van de Raad van Bestuur hebben ten behoeve van het fusieproces belangrijke stappen
voorwaarts gezet. Doorgaan op de ingeslagen weg met het bijbehorende tempo is
nadrukkelijk van belang. De steun van de minister is daarbij onontbeerlijk. Het is daarom
nodig dat de minister het volste vertrouwen heeft in de Raad van Bestuur en de afzonderlijke
leden.
6 Makelaarskosten
In het rapport Deskundigenoordeel huisvesting UWV staat dat "omtrent de reden(en) van de
betalingen voor courtage aan makelaar Jones Lang LaSalle geen eenduidig beeld is ontstaan.
Op grond van de overeenkomst van 26 april 2002 lijkt UWV de aanhuurcourtage van
220.000 euro exclusief BTW niet verschuldigd te zijn. G&S Vastgoed zou het makerlaarsloon
immers betalen, wat ook is gebeurd conform de afspraak van 26 april 2002, echter voor een
bedrag van 876.654 euro exclusief BTW. De status van dit document is echter niet duidelijk
geworden" (p. 56). U hebt mij gevraagd dit onderdeel te onderzoeken.
6.1 Opzet van het onderzoek
Met de directeur Accountantsdienst en de directeur Fraude Preventie en Opsporing heb ik
een onderzoeksopzet gemaakt die uit drie fases bestaat.
1. Administratief intern onderzoek.
2. a) Validering van het interne onderzoek en verzoek aan de projectontwikkelaar en de
makelaar om hieraan mee te werken. b) verzoek aan projectontwikkelaar en makelaar te
verklaren dat hier geen sprake is geweest van onregelmatigheid.
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 12 van 12
3. Advies van het openbaar ministerie over vermoedens van strafbare feiten op grond van
intern en extern feitenonderzoek. Ik heb met de voorzitter van het College van
Procureurs-Generaal hierover afspraken gemaakt.
Wanneer sprake is van onregelmatigheden en/of vermoeden van strafbare feiten zal aangifte
gedaan worden.
6.2 Stand van zaken
Ik heb de directeur Accountantsdienst en de directeur Fraude Preventie en Opsporing
gevraagd een feitenonderzoek te doen naar de bevindingen van het Deskundigenoordeel
huisvesting UWV. Het doel van het onderzoek was het opstellen van een rapport van
bevindingen over de door UWV betaalde aanhuurcourtage ad 261.800,-- (inclusief BTW)
aan Jones Lang LaSalle. Opgenomen is op welke wijze het te betalen bedrag tot stand is
gekomen, op welke wijze en aan de hand van welke documenten dit is vastgesteld. Het
onderzoek is uitgestrekt tot de eigen administratie van UWV en binnen UWV werkzame
medewerkers. Ik heb dit feitenonderzoek op 9 maart jl. vastgesteld. Het onderzoek treft u in
bijlage 1 aan. De opstellers van dit onderzoek hebben mij de volgende aanbevelingen
gedaan: "Wij adviseren u om middels een onafhankelijke partij te laten onderzoeken:
§ of de door G&S Vastgoed B.V. betaalde verkoopcourtage aan Jones Lang LaSalle niet
is doorbelast / gefactureerd aan UWV;
§ of door het Beleggingsconsortium Sloterdijk C.V. terecht btw-schade bij UWV in
rekening is gebracht ter zake betaalde makelaarskosten."
Ik heb deze aanbevelingen overgenomen. Ik heb het accountantsbureau onderzoek door
PriceWaterhouseCoopers opdracht gegeven dit onderzoek te doen. Bij dit onderzoek voeg ik
de brieven die ik aan de projectontwikkelaar en de makelaar gestuurd heb en de antwoorden
die ik hierop ontvangen heb. Ik verwacht dat dit onderzoek binnen anderhalve week
afgerond is. Daarna zullen deze onderzoeken aan de voorzitter van het College van
Procureurs-Generaal aangeboden worden.
7 Overige aanbevelingen
Uit het rapport Deskundigenoordeel Huisvestingskosten UWV, maar ook naar aanleiding van
mijn eigen waarneming bij het UWV wil ik graag uw aandacht vragen voor enkele
aanvullende onderwerpen. Het gaat hierbij om de bedrijfsvoering in algemene van het UWV,
Europese aanbestedingsprocedures bij huisvesting, integriteitsbeleid binnen het UWV en een
laatste gesprek met de projectontwikkelaar over de kosten van het hoofdkantoor.
7.1 Governance
Het UWV en u hebben afspraken gemaakt over een verantwoordingsprotocol voor het UWV.
Daarin wordt een groeimodel beschreven. Jaarlijks dient het UWV telkens een verbetering in
de bedrijfsvoering te tonen. In 2006 zou het UWV als volwaardige organisatie beoordeeld
worden. Het leek niet redelijk om een fuserende organisatie zich te laten verantwoorden
naar de maatstaven van een stabiele organisatie.
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 13 van 13
In dat verband hebt u met het UWV afgesproken om bij het Jaarverslag UWV 2004 een
bedrijfsvoeringsverantwoording af te leggen. De bedrijfsvoeringsverantwoording past binnen
de kaders van corporate en government governance. Middels deze bedrijfsvoerings-
verantwoording geeft de Raad van Bestuur aan dat de bedrijfsvoering op bepaalde
onderdelen `in control' is. Om te komen tot een bedrijfsvoeringsverantwoording is het van
belang om risicoanalyse en -beheersing systematisch te borgen. Het UWV voert in het
tweede kwartaal 2004 een risicoanalyse uit, met als basis binnen het UWV reeds bestaande
bouwstenen. Het gaat hierbij om integriteit van de informatie, voldoen aan wettelijk kader,
veilig stellen van activa, continuïteit van de bedrijfsoperaties, vertrouwelijkheid van
informatie, efficiency, effectiviteit, verbeteringen en besparingen en behouden van de
`licence to operate' de vertrouwensrelatie tussen organisatie en publiek. Ten tweede wordt
het bestaande interne beheersingssysteem aangepast en aangevuld, naar aanleiding van de
uitkomsten van de risicoanalyse. Tot slot wordt een opzet uitgewerkt om het instrument
risicoanalyse en beheersing structureel en systematisch vorm te geven en in de organisatie
te bedden. De verwachting is dat UWV bij de derde kwartaalrapportage 2004 mededelingen
doet over bedrijfsverantwoording.
7.2 Integriteitsbeleid UWV
Na mijn komst bij het UWV heb ik mij laten informeren over het integriteitsbeleid. In
augustus 2003 is een integriteitsbeleid tot stand gekomen. Dat beleid wordt op dit moment
geëvalueerd. Binnen korte termijn zal de Raad van Bestuur deze evaluatie bespreken, samen
met een plan van aanpak voor verbeteringen. Ik heb het ministerie van Justitie gevraagd mij
in dit verband te informeren over de mogelijkheden voor het UWV om gebruik te maken van
de Wet Bibob. De Wet BIBOB verruimt de mogelijkheden van bestuursorganen om ongewilde
facilitering van criminele activiteiten te voorkomen. Vanaf 1 juni 2003 geldt een extra
weigerings- en intrekkingsgrond bij het verlenen van bepaalde vergunningen en subsidies.
Ook op aanbestedingen is de Wet BIBOB van toepassing. Ik heb tevens het integriteitsbeleid
van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid opgevraagd. Bij het opstellen van
het plan van aanpak zullen de wet Bibob en eventuele toevoegingen uit het integriteitsbeleid
van uw departement verwerkt worden. Ik noem hier een aantal verbeterpunten: meerdere
vertrouwenspersonen integriteit instellen, verdere analyse van het primaire proces,
samenhang aanbrengen in het integriteitssysteem.
7.3 Terugbouwverplichting
Bevindingen in het rapport Deskundigenoordeel Huisvesting UWV gaven aanleiding te kijken
naar dergelijke verplichtingen. Het Jaarverslag UWV 2003 stelt hierover: "In 2003 zijn
nieuwe voorzieningen gevormd in verband met terugbouwverplichtingen bij het verlaten van
gehuurde panden en de afkoopverplichtingen van contracten kantoorautomatisering."
7.4 Europese aanbestedingen
In het rapport Deskundigenoordeel Huisvesting UWV zijn opmerkingen gemaakt over een
aanbesteding die het UWV eigenlijk via de Europese aanbestedingsprocedure had moeten
uitvoeren. Deze opmerking heeft mij ertoe gebracht de stand van zaken bij aanbestedingen
te onderzoeken, vooral bij huisvesting. Uit een inventarisatie is gebleken dat bij enkele
Datum
12 maart 2004
Onderwerp Blad
Rapportage tijdelijk voorzitter Raad van Bestuur UWV 14 van 14
gevallen dat achteraf bezien hier sprake had moeten zijn van het Europees aanbesteden van
werk. Echter, de werkzaamheden stilleggen en/of ongedaan maken zal dusdanige kosten
met zich meebrengen dat in enkele gevallen de Raad van Bestuur UWV voorrang geeft aan
doelmatigheid boven rechtmatigheid. Voor alle nieuwe trajecten zal wel gebruik gemaakt
worden van een Europese aanbestedingsprocedure.
7.5 Kosten hoofdkantoor UWV
In de reactie van de Raad van Bestuur op het rapport Deskundigenoordeel Huisvesting UWV
staat over de kosten van gebouw B: "opgemerkt wordt wel dat de kosten hoog zijn
uitgevallen voor het gerealiseerde kwaliteitsniveau. Wij hebben inmiddels zelf ook na overleg
met de aannemer een onderzoek gestart naar de hoogte van voor de inrichting van gebouw
B gemaakte kosten. Wij zullen u binnen drie maanden hierover nader informeren." Deze
toezegging geldt nog steeds.
7.6 Vergoeding- en onkostenregelening RvB
Het rapport Deskundigenoordeel Huisvesting UWV adviseert om te komen tot een sluitende
regeling voor de Raad van Bestuur waar het de vergoeding van onkosten betreft. Ik heb aan
de directer Personeel & Organisatie gevraagd op basis van de bij uw ministerie geldende
regeling een UWV-regeling op te stellen en deze met uw directie Organisatie en Personeel te
bespreken.
Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
Hoogachtend,
Drs. A.H.C. Annink
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid