European Commission

ECA/04/10

Luxemburg, 20 april 2004

Persbericht van de Europese Rekenkamer betreffende speciaal verslag nr. 1/2004 over het beheer van OTO-werkzaamheden onder contract binnen het vijfde kaderprogramma (KP5) op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling (1998-2002)
(1)

In december 1998 werd door het Europees Parlement en de Raad het vijfde kaderprogramma (KP5) van de Europese Gemeenschap (EG) voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling (OTO) en demonstratie vastgesteld met een totaal budget van 13 700 miljoen euro. De in het kader van KP5 gefinancierde onderzoeksactiviteiten omvatten OTO-werkzaamheden onder contract binnen de thematische en horizontale programma's die worden uitgevoerd door middel van contracten met derden en ten dele gefinancierd uit de communautaire begroting, en eigen werkzaamheden, uitgevoerd door het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Commissie en volledig gefinancierd uit de communautaire begroting. De OTO-werkzaamheden onder contract in het EG-deel van KP5 worden gezamenlijk beheerd door vijf directoraten-generaal, namelijk die voor Onderzoek, Informatiemaatschappij, Energie en vervoer, Ondernemingen en Visserij.

De controle betrof alle procedures vanaf de indiening van het voorstel tot de levering van de projectproducten (met name kostendeclaraties en periodieke verslagen met informatie over de vorderingen van het wetenschappelijk werk) en in voorkomend geval de beëindiging van het contract. De voornaamste opmerkingen hebben betrekking op het beheers- en controlesysteem van de Commissie, de organisatiestructuur van de Commissiediensten die KP5 uitvoeren, de toereikendheid van de personele middelen, de IT-ondersteuning en de rapportage aan het management.

De financiële bijdragen uit de communautaire begroting zijn gebaseerd op terugbetaling van werkelijk gemaakte en behoorlijk gemotiveerde kosten. De ingewikkelde regels voor het bepalen van de financiële deelneming van de Gemeenschap hinderen een doeltreffend beheer van de financiële en administratieve aspecten door de Commissie en vormen een onnodige complicatie voor de deelnemers.

Een Commissievoorstel ter vereenvoudiging van de kostensystemen voor KP6 (2002-2006), dat aansloot bij eerdere aanbevelingen van de Rekenkamer, werd verworpen door de Raad en het Parlement. De later vastgestelde regels voor het bepalen van de financiële bijdrage van de Gemeenschap komen slechts ten dele tegemoet aan de zorgen van de Rekenkamer. De Rekenkamer staat positief tegenover de invoering in KP6 van zichtbare en afschrikwekkende sancties en van de eis dat de jaarrekening door een extern controleur moeten worden gecertificeerd.

De zeven specifieke programma's van KP5 worden gezamenlijk beheerd door vijf directoraten-generaal. De versnippering van de programma's heeft geleid tot verwatering van de verantwoordelijkheden, verdubbeling van functies en een grotere behoefte aan coördinatie en overleg. Bovendien is de basisopzet van de programma's, bestaande uit kernactiviteiten, niet voldoende terug te vinden in de organisatiestructuur van de Commissie.

In de beginfase kende KP5 aanzienlijke organisatorische problemen en vertragingen, te beginnen met de te late vaststelling van het besluit door de Raad en het Parlement. Gemiddeld verliepen er acht à negen maanden tussen de ontvangst van een voorstel en de ondertekening van een contract voor OTO-werkzaamheden onder contract door de Commissie. De Commissie had nog steeds moeite om personeel met de gewenste capaciteiten te vinden en vaste ambtenaren te werven. Per jaar waren er voor het wetenschappelijk toezicht op elk van die werkzaamheden gemiddeld slechts vier à vijf werkdagen beschikbaar. De procedures en administratieve praktijken voor de selectie van OTO-werkzaamheden onder contract leidden samen met de hortende aflevering van de in de modelcontracten geëiste projectproducten tot een ongelijke werkdruk op Commissieniveau. De daaruit voortvloeiende knelpunten waren niet bevorderlijk voor een efficiënte werking van het beheerssysteem en waren mede oorzaak van administratieve vertragingen en tekortkomingen in de interne controle.

De beschikkingen van de Raad tot vaststelling van specifieke programma's bepaalden maxima voor administratieve uitgaven: tussen 6,5 % en 9,8 % van de totale uitgaven van elk specifiek programma. Die maxima werden bij alle programma's gerespecteerd.

De Commissie heeft geen gemeenschappelijk of geïntegreerd IT-systeem ontwikkeld voor het beheer van voorstellen, contracten en projecten. De door de Commissie toegepaste systemen waren ontoereikend, niet het minst wegens onvoldoende investeringen. Tegen het einde van de KP5-programmeringsperiode werden verbeteringen vastgesteld, maar de meeste directoraten-generaal bleven kampen met technische en operationele problemen.

Verificaties van de belangrijkste controles in een steekproef van contracten voor OTO-werkzaamheden onder contract toonden aan dat niet alle controles doeltreffend waren verricht. Een controle van de wettigheid en regelmatigheid van betalingen op basis van kostendeclaraties voor OTO-werkzaamheden onder contract van KP5 op het niveau van de begunstigde bracht talrijke fouten aan het licht, voornamelijk als gevolg van overdeclaratie van kosten door de uiteindelijke begunstigden.

De rapportage aan het topmanagement moet nog worden verbeterd. Geen van de vijf directoraten-generaal kende procedures en praktijken om ervoor te zorgen dat de informatie voor het management tijdig werd verzameld of in een standaardformaat toegankelijk was. De rapportage aan het management over de kaderprogramma's voldeed in 2002 nog niet volledig aan de eisen gesteld in de interne-controlenormen van de Commissie.

In haar antwoorden accepteert de Commissie de meeste opmerkingen van de Rekenkamer. Zij vestigt de aandacht op de belangrijkste vereenvoudigingen die werden aangebracht in KP6 (2002-2006) en die goeddeels werden geïnspireerd door de aanbevelingen van de Rekenkamer.

Volgens de Commissie biedt het gezamenlijke beheer van programma's door meerdere directoraten-generaal kansen op synergie tussen onderzoekswerkzaamheden en andere communautaire beleidsterreinen. Het actieplan dat werd opgesteld in aansluiting op de samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen van 2001 en dat in 2003 werd goedgekeurd, beoogt de coördinatiemechanismen binnen de Commissie te versterken, onder meer door de instelling van gecentraliseerde ondersteunende functies. De Commissie wijst er met name op dat haar diensten vanaf 2004 een gemeenschappelijk IT-systeem voor KP6 zullen gebruiken.

De specifieke problemen in het personeelsbeleid op onderzoeksgebied worden geleidelijk aangepakt overeenkomstig de aanbevelingen van het Witboek over de hervorming van de Commissie. Vereenvoudigde procedures en een betere planning moeten bij KP6 de werkdruk nivelleren en de interne controle verbeteren.

De Commissie erkent het probleem inzake te hoge kostendeclaraties van uiteindelijke begunstigden. Vóór de goedkeuring van betalingen kan zij niet volledig en accuraat verifiëren of deze kosten correct zijn en overeenstemmen met de contractbepalingen. Alleen een financiële controle op het niveau van de begunstigden kan een en ander zeker en exact vaststellen. Daarom heeft de Commissie in de programmeringsperiode van KP5 veel meer financiële controles verricht en moeten begunstigden onder KP6 controlecertificaten overleggen.

Kenmerkend voor de interne rapportage bij de Commissie is dat de gedecentraliseerde en gecentraliseerde beheersfuncties binnen de directoraten-generaal en de KP5-programma's uiteenlopende rollen en bevoegdheden hebben. Naast de formele interne rapportage aan het management produceert de Commissie, als voorgeschreven in de rechtsgrondslag, uitgebreide verslagen voor externe gebruikers, zoals programmacomités, externe adviesgroepen en toezichtscomités. Speciaal verslag nr. 1/2004:
http://eca.eu.int/NL/RS/2004_rs01_04.pdf

Europese Rekenkamer, Dienst Externe betrekkingen

12, Rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxemburg

Tel.: (352) 4398 45410 - Fax: (352) 4398 46430

E-mail: euraud@eca.eu.int

(1)
Dit persbericht wil slechts een samenvatting geven. Het door de Rekenkamer vastgestelde speciaal verslag is beschikbaar op de website van de Rekenkamer HYPERLINK "http://www.eca.eu.int" http://www.eca.eu.int en zal binnenkort in het Publicatieblad van de Europese Unie^, serie C, verschijnen.