---

Kamervragen en antwoorden
---

Kosten herinrichting personele functiegebied

24-9-2004 15:45:00

Hierbij zend ik u de antwoorden op de op 13 september jl. ingediende schriftelijke vragen van de vaste commissie voor Defensie inzake kosten herinrichting personele functiegebied Defensie (kenmerk 29200X-105).

DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Antwoorden op vragen van de vaste commissie voor Defensie naar aanleiding van de brief van de staatssecretaris van Defensie van 20 augustus 2004 inzake het project Kosten herinrichting personele functiegebied Defensie (29 200 X, nr. 105).

1. In de brief van de staatssecretaris van Defensie van 16 oktober 2001 (28 000 X, nr. 5) was nog niet gemeld dat Peoplesoft het personeelsinformatiesysteem zou worden in het project P&O2000+. Wanneer is de keuze voor Peoplesoft gemaakt? Welke ervaringen zijn bij andere organisaties opgedaan met Peoplesoft?

In januari 2002 is besloten de implementatie van het project P&O2000+ aan de firma Accenture te gunnen in combinatie met de aanschaf van het personeelsinformatiesysteem PeopleSoft. In april en mei 2002 zijn de benodigde contracten met Accenture getekend.

In het gunningstraject is schriftelijke documentatie bestudeerd van de firma´s Accenture en PeopleSoft. Dit betreft in totaal 14 beschreven PeopleSoft-implementaties bij andere organisaties en een opgave van nog enkele tientallen referenties. Van twee referenties (het Ministerie van Defensie in de Verenigde Staten van Amerika en de ABN-AMRO bank in Nederland), is nader kennis genomen.

Bij steeds meer grote bedrijven in binnenland en buitenland zijn goede ervaringen opgedaan met PeopleSoft.

2. Welke overwegingen liggen aan het sturen van deze brief (29 200 X, nr. 105) en aan de daarin gegeven 'informatie' aan de Kamer ten grondslag?

Defensie heeft de Kamer tot nu toe over omvangrijke veranderingsoperaties geïnformeerd. Het veranderingsproces dat inmiddels in volle gang is, behelst ook de bedrijfsvoering bij Defensie. Een voorbeeld hiervan is de herinrichting van het personele functiegebied. Als onderdeel van het huidige defensie materieelproces (DMP) wordt de Tweede Kamer telkens afzonderlijk over bedrijfsvoeringsgerelateerde zaken geïnformeerd. Ik ben van mening dat het de voorkeur verdient de Kamer op een meer samenhangende wijze over de bedrijfsvoering te informeren en wel via het reguliere begrotingsproces. Ik zal u op korte termijn een voorstel van deze strekking doen toekomen.

3. Kan de regering een specificatie geven van de concrete resultaten die beoogd worden met deze herinrichting, zoals bijvoorbeeld in het kader van de te bereiken verbetering van de doelmatigheid (financieel en personeel) en de verbetering van de kwaliteit van de personele functie?

Als onderdeel van de in september 2003 met de Prinsjesdag aangekondigde personele reducties wordt het personele functiegebied van Defensie heringericht. In het kader van de te bewerkstelligen verbetering van de doelmatigheid wordt beoogd te komen tot één P&O-functionaris op 35 defensiemedewerkers per 1 januari 2007, hetgeen uiteindelijk leidt tot een structurele jaarlijkse reductie van de personele exploitatie van ongeveer M 40.

De verbetering van de kwaliteit van de personele functie wordt bereikt door een defensiebrede harmonisatie van het gehele personeelsproces, een verbetering van de bestuurlijke (personele) informatievoorziening, een gemeenschappelijke P&O ondersteuning en een vergaande inhoudelijke professionalisering van de P-functionarissen.

4. Welke rol heeft de medezeggenschap toebedeeld gekregen bij de voorbereiding tot nu toe, dan wel in welke stadia zal dit alsnog gebeuren en tot welke vertragingen kan dat nog leiden?

5. Is er een advies van de medezeggenschap? Zo wat is de strekking ervan?

De medezeggenschap is en zal ook in het vervolgtraject in overeenstemming met het Besluit Medezeggenschap Defensie worden betrokken. Bij onder andere de concentratie van personele beleidstaken in de per 1 augustus jl. opgerichte Hoofddirectie Personeel van de Bestuursstaf medezeggenschap dan ook positief geadviseerd. Vertraging binnen het te volgen formele traject wordt door het vroegtijdig en informeel betrekken van de medezeggenschap zoveel mogelijk voorkomen.

6. Welke andere in- en externe adviezen liggen verder ten grondslag aan de nu gepresenteerde herinrichting?

Aan de nu gepresenteerde herinrichting is een langdurig traject vooraf gegaan, waarbij alle defensieonderdelen zijn betrokken. Ook de ervaringen die binnen het Defensie Interservice Commando zijn opgedaan met het inrichten van ondersteunende diensten en klantrelaties zijn meegenomen. Rapportages van audits door de Auditdienst Defensie en PeopleSoft inzake het project P&O2000+ zijn verwerkt. Verder is een externe partner betrokken geweest bij de visieontwikkeling en kostenraming van de herinrichting.

7. Waarop is de raming van 35 miljoen euro precies gebaseerd? Is daarbij gebruik gemaakt van externe offertes en/of interne kostenopgaven, van indexering voor inflatie, materiaalkosten en prijspeilen en van inschatting van risico's voor andere kostenoverschrijdingen?

8. Kan de regering een specificatie geven van de geraamde kosten van het bedrag van 35 miljoen? Kan deze 35 miljoen euro worden uitgesplitst naar de diverse, eveneens genoemde doeleinden waarvoor het is bestemd?

Het tijd/activiteiten/productenplan en het middelenplan, waarin de geraamde M 35 is verdeeld over een aantal deelprojecten, zijn opgesteld met inbreng van Accenture. Hierbij is gebruik gemaakt van hun kennis in soortgelijke trajecten en ´best practices´ in binnen- en buitenland. De plannen zijn vanuit het perspectief van planning, financiën en verwerving kritisch bezien door de daarvoor verantwoordelijke organisaties binnen Defensie. Het project is geraamd op prijspeil 2004.

In het middelenplan zijn de kosten onderverdeeld naar activiteiten en resultaten en gebundeld naar projecten. Bijna M 18 betreft de oprichting van het Dienstencentrum Personeel. Dit omvat zowel gelden voor de aanschaf en operationalisering van ICT middelen voor het HRM Service Centrum als de begeleiding van het project bij planning en uitwerking door een externe partner. M 8 betreft de verdere uitbouw van de functionaliteiten van Peoplesoft. Dit omvat gelden voor de aanschaf van licenties en operationalisering van toepassingen met behulp van externe partners. Ongeveer M 9 betreft de ontwikkeling, opleiding en training van medewerkers, lijnmanagers en P&O functionarissen en ondersteuning van het overkoepelend project- en verandermanagement.

9. Kan de regering een nadere aanduiding én tijdsplanning geven over welke concrete activiteiten en tussenresultaten uitgevoerd cq. gerealiseerd zullen worden?

Vanaf medio 2005 t/m 2008 worden vier projecten uitgevoerd:

-Oprichting Dienstencentrum Personeel voor de ondersteuning en specialistische advisering op personeelsgebied (vanaf medio 2005 creëren basis, in 2006 en 2007 uitbouw van functionaliteiten en in 2007/2008 optimalisering);

-Herinrichting P&O defensieonderdelen ( in 2006 operationeel en in 2007 en 2008 verdere optimalisering in combinatie met de overdracht van taken naar het Dienstencentrum Personeel)).

-Kwaliteit Personele functie, met vanaf 2005 onder andere uitvoering van opleidings en trainingsactiviteiten, in 2006 start van een HRM-academie ten behoeve van verdere professionalisering van het personele functiegebied.

-P&O2000+ (vervolg op basisadministratie). Gefaseerde uitbouw van selfservice, electronic Human Resource toepassingen en het management van werkprocessen en het daarmee samenhangende herontwerp van processen.

10. Kan de Kamer jaarlijks in de Memorie van Toelichting bij de begroting geïnformeerd worden over de voortgang, inclusief het al dan niet halen van het tijdschema en het realiseren van de uitgaven binnen de begrote uitgaven?

Jaarlijks wordt de Kamer in de ontwerp-begroting geïnformeerd over de planning en in het jaarverslag wordt de Kamer geïnformeerd over de voortgang.

11. Aan welke vergelijkbare externe trajecten wordt hier gerefereerd? Valt daar ook het C2000 project onder en de daaruit te trekken lessen tot op heden?

Met name wordt gerefereerd aan externe trajecten, zoals bedoeld onder het antwoord op vraag 1. Het project C2000 valt daar niet onder.

12. Welke garanties kunnen gegeven worden dat de nu voorgestane gestandaardiseerde P&O ook daadwerkelijk in 2008 gereed is én dan ook nog up-to-date is?

Waterdichte garanties kunnen niet worden gegeven. Wel kan worden vastgesteld dat één en ander in lijn is met de huidige P&O-ontwikkelingen terzake binnen vergelijkbare organisaties in de markt en overheid, zoals P-Direkt. Daarnaast zal in dit kader zonodig worden ingespeeld op nieuwe technologische ontwikkelingen.

13. Is een kortere realisatietijd overwogen? Zo ja, waarom is daarvoor uiteindelijk niet gekozen?

Naast het streven naar tempo is het van groot belang goed aandacht te besteden aan synchronisatie, beheersbaarheid en verandervermogen. Gedurende het voorbereidingstraject is daarom geconcludeerd dat een gefaseerde implementatieaanpak noodzakelijk is, mede gelet op ervaringen binnen vergelijkbare organisaties. De hierop gebaseerde 'stap voor stap' methode vergt een doorlooptijd tot eind 2008.

14. Waarom is voor Peoplesoft gekozen wanneer alweer kosten moeten worden gemaakt 'in verband met de uitbreiding van de mogelijkheden van Peoplesoft'? Wat wordt precies bedoeld met deze formulering?

PeopleSoft bevat de standaardfunctionaliteit die P&O-medewerkers nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken op het gebied van personeelsbeheer. In de toekomstige P&O-organisatie zijn echter ambities opgenomen die ICT-ondersteuning vereisen. Het betreft onder andere:

* het coördineren en uitvoeren van wervingsactiviteiten via intranet en internet; * het beantwoorden van veel voorkomende vragen door een speciaal voor dit doel ingerichte helpdesk; * het mogelijke maken van e-learning (leren met modules voor P&O-functionarissen die op elektronische wijze worden aangeboden aan de leerling en via een computer wordt uitgevoerd); * competentiemanagement; * het verder uitbreiden van selfservice voor medewerkers en lijnmanagement.

Nieuws Nieuwsberichten