---
Brieven aan de Kamer
---
Documentaire Informatievoorziening Online
6-10-2004 11:29:00
Inleiding Op 16 juni 2003 bent u per brief (Kamerstuk 28.600 X, nr. 47) geïnformeerd over de stand van zaken op het gebied van de Documentaire Informatievoorziening (DIV) en het archiefbeheer bij Defensie. Hierin werd gesteld dat Defensie was gestart met een "proeftuinfase" op het vlak van standaardisering en automatisering van de DIV en het archiefbeheer. De proeftuinfase is nu afgerond. Met deze brief wil ik u informeren over mijn voornemen tot invoering van een nieuw "DIV-systeem".
Wat de organisatie van de DIV en het archiefbeheer betreft, bevindt Defensie zich voor een belangrijk deel nog in de "papieren wereld". De uitvoering hiervan is personeelsintensief. Verder zijn de gebruikte Documentaire Informatie (DI) middelen en DI-procedures bij de verschillende defensieonderdelen slechts voor een deel gestandaardiseerd. Bovendien is het archiefbeheer decentraal op meerdere plaatsen belegd.
De laatste jaren worden documenten steeds sneller en in elektronische vorm uitgewisseld. Ook deze documentstromen moeten overeenkomstig de bestaande DI-regelgeving worden beheerst en verantwoord. Hoewel de regelgeving met het oog hierop de laatste jaren is aangescherpt, is het beheer en de controle van de nieuwe informatiestromen nog onvoldoende gewaarborgd. De DIV en het archiefbeheer moeten worden aangepast aan de ontwikkeling dat digitale documenten steeds meer de overhand krijgen. Hieraan is tijdens de proeftuinfase bijzondere aandacht besteed.
Behoefte Defensie heeft behoefte aan een adequate ondersteuning van haar digitale documenthuishouding. Hierin kan worden voorzien door de invoering van een ICT-oplossing. Deze moet de toegang tot de DIV voor alle defensiemedewerkers permanent ("online") mogelijk maken. Daarbij onderkent Defensie drie doelstellingen: 1. voldoen aan wet- en regelgeving, vooral de Archiefwet; 2. betere ondersteuning van de gebruikers met hulp van ICT-toepassingen die het documentbeheer ("Document Management") en de documentstromen ("Workflow") optimaliseren; 3. doelmatiger DI-beheer, gericht op de minimalisering van de kosten en de omvang van de ondersteunende DI-organisatie.
Uit de proeftuinfase is gebleken dat de digitale informatiestromen door de invoering van ICT doelmatiger kunnen worden ondersteund. De gevolgen voor de organisatie zullen echter groot zijn. Zo zal de invoering bij de archiefvorming en de archiefvoering gepaard gaan met een standaardisering van de procedures. Dit vereist een nieuwe inrichting van het DI-beheer dat vanwege de doelmatigheid en in lijn met het besturingsmodel Defensie bovendien in een centrale DI-organisatie wordt ondergebracht.
Het nieuwe DIV-systeem zal de gehele levenscyclus van (digitale) documenten ondersteunen: van het aanmaken of het ontvangen tot en met het bewaren, het versturen, het overdragen of de vernietiging. Voor de opslag van de elektronische documenten het archief zal de ICT-infrastructuur van Defensie worden uitgebreid met een elektronisch depot. Dit "eDepot" vormt een belangrijke voorwaarde voor de beheersing van de digitale documenthuishouding en krijgt prioriteit bij de invoering.
Voorts is elke medewerker binnen Defensie gehouden aan de DI-regelgeving. Iedereen moet kunnen beschikken over de middelen om de regels na te leven. Rekening houdend met de lopende reorganisaties bij Defensie moet de geautomatiseerde DI-functionaliteit naar verwachting bij veertig tot vijftig duizend werkplekken worden aangeboden. Hiertoe wordt "van de plank" software voor "Document Management" en "Workflow" verworven. Er zal kritisch worden nagegaan welk deel van de DI-functionaliteit binnen de verschillende werkprocessen beschikbaar moet worden gesteld.
De trend dat steeds meer documenten digitaal worden bewaard, betekent overigens niet dat de archivering van documenten in papieren (niet-digitale) vorm overbodig wordt. De omvang van dit papieren archief, dat bijvoorbeeld ook beeld- en geluidsmateriaal bevat, neemt in de toekomst verhoudingsgewijs weliswaar af, maar verdwijnt niet.
De invoering van DIV Online In de proeftuinfase is onder laboratoriumomstandigheden gekeken naar de mogelijkheden en beperkingen van verschillende ICT-oplossingen voor DIV Online. In aanvulling hierop wordt op enkele plaatsen binnen de defensieorganisatie beproefd welke effecten de invoering van het nieuwe DIV-systeem op de bedrijfsvoering heeft. Een belangrijke les uit de proeftuinfase, maar ook uit vergelijkbare invoeringstrajecten bij andere organisaties is namelijk dat de invoering van een dergelijk systeem een veelomvattend verandertraject met zich meebrengt met grote gevolgen voor de bedrijfsvoering. Defensie besteedt dan ook nadrukkelijk aandacht aan de wijze waarop DIV Online binnen Defensie moet worden ingevoerd.
Volgens plan zal de invoering van DIV Online bij Defensie in twee fasen verlopen. In de eerste fase van 2005 tot eind 2006 worden het eDepot en de benodigde "Document Management" en "Workflow" softwarepakketten verworven. Verder worden de processen in deze fase gestandaardiseerd door een beperkte invoering van de nieuwe middelen en procedures. Tevens wordt het nieuwe DI-beheer voorbereid. De eerste fase kenmerkt zich door de (vooral technische) voorbereidingen op de algehele invoering van DIV Online in de bedrijfsvoering.
In de tweede fase van 2007 tot 2009 wordt DIV Online vervolgens defensiebreed ingevoerd. Gelet op de omvang en variëteit van de bedrijfsprocessen binnen Defensie, is het van belang dat dit stapsgewijs en per organisatieonderdeel gebeurt.
Personele en organisatorische gevolgen In de Beleidsvisie DIV Online uit 2002 wordt geconstateerd dat digitalisering van de DIV en het archiefbeheer zal leiden tot een reductie van het betreffend personeelsbestand. Uit de proeftuinfase is gebleken dat dit inderdaad het geval is. De digitalisering van de DIV gaat gepaard met een aantal reorganisaties waarbij de DI-functionaliteit wordt gecentraliseerd. De personele doelmatigheidswinst die hieruit voortvloeit maakt deel uit van het geheel aan maatregelen bij de bestuursvernieuwing.
Door de archiefvorming zoveel mogelijk te automatiseren vervallen verschillende handmatige taken, zoals de registratie en de doorgeleiding van documenten en dossiers. Daarmee levert het project een bijdrage aan de reductie van ondersteunend personeel. In de toekomst zal de defensiemedewerker meer op afstand via een helpdesk ondersteuning krijgen van de centrale DI-organisatie.
Verder wordt de archiefvoering, die thans decentraal in de semi-statische archieven wordt uitgevoerd, gecentraliseerd en geconcentreerd. Met dat laatste wordt bedoeld dat voor de uitvoering van dezelfde taken met minder personeel kan worden volstaan mede als gevolg van de automatisering. Hiervoor wordt een nieuw DI-dienstencentrum opgericht dat in de projectperiode met het huidige Defensie Archieven, Registratie en Informatie Centrum (DARIC) wordt samengevoegd. Het Centraal Archievendepot Defensie (CAD) zal zijn functie behouden vanwege de blijvende behoefte aan archivering van niet-digitale documenten.
Door digitalisering van documenten "aan de poort" en distributie via het digitale netwerk van Defensie zal ook de postorganisatie zodanig veranderen dat deze waarschijnlijk met minder personeel zal toekunnen. Ook deze reorganisatie wordt in de projectperiode voorzien.
Hoewel DIV Online dus tot functiereducties zal leiden, is het thans nog te vroeg om daarvan de precieze omvang vast te stellen. Deze hangt sterk af van de inrichting en de werking van de uiteindelijke DI-organisatie, dus na de digitalisering. Dit wordt de komende periode nader uitgewerkt tijdens de verwervingsvoorbereiding en aansluitend in de eerste fase. Naar verwachting zal pas eind 2006 duidelijkheid bestaan over de gevolgen van DIV Online voor het personeel.
Relatie met andere projecten Bij de besturing van haar IV-programma´s waaronder DIV Online streeft Defensie naar een optimale coördinatie tussen de verschillende deelprojecten zodat de samenhang wordt gewaarborgd. De Directeur-generaal Financiën en Control (DGFC) is hiervoor verantwoordelijk. Namens de DGFC voert de Directie Informatie en Organisatie (DIO) deze IV-regie uit. De MULAN-infrastructuur (Mijn Uniforme Logische Aansluiting op het Net, zie ook de Kamerbrief over project MULAN van 7 mei 2003, Kamerstuk 28.600 X, nr. 44) geldt als uitgangspunt bij de invoering van de DIV-applicatie. Verder bestaan er nauwe relaties met de andere Basis IV-programma´s, vooral met de projecten ERP (Enterprise Resource Planning) en P&O 2000+ alsmede met de invoering van de digitale handtekening. Tenslotte wordt bij de uitwerking van de organisatorische gevolgen van DIV Online rekening gehouden met de gevolgen van de maatregelen in het kader van de bestuursvernieuwing bij Defensie.
Interdepartementale samenwerking Interdepartementale coördinatie op het gebied van de (vernieuwing van) digitale documenthuishouding vindt plaats in "Interlab," een samenwerkingsverband onder leiding van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Thans wordt onderzocht in hoeverre een gezamenlijke aanbesteding voor DIV-produkten en -diensten voor de digitale documenthuishouding mogelijk is. Het belangrijkste doel daarvan is om bij de verwerving doelmatigheidswinst te bereiken. Het is niet de bedoeling om een gezamenlijk DIV-project uit te voeren; de departementen zijn ieder afzonderlijk verantwoordelijk voor de invulling van hun DIV en archiefbeheer.
Fasering en tijdschema In de eerder genoemde brief van 16 juni 2003 werd bij de invoering van een nieuwe DIV-applicatie nog uitgegaan van de periode 20042007. Naar aanleiding van nieuwe ontwikkelingen en inzichten, zoals ook opgedaan bij andere ministeries, is deze planning inmiddels bijgesteld. De verwachting is thans dat de implementatie van een nieuw DIV-systeem in 2009 zal worden voltooid.
De verwervingsvoorbereiding en de Europese aanbesteding moeten volgens dit tijdschema in de eerste helft van 2005 gereed zijn. De verwerving kan dan volgens planning in september 2005 worden voltooid wat tevens van belang is voor een mogelijke gezamenlijke verwerving met andere ministeries.
Zoals hierboven is gesteld, wordt de implementatie van DIV Online in twee fasen uitgevoerd. De eerste fase de invoering van het eDepot en de beperkte "inregeling" van gestandaardiseerde DI-middelen en -procedures alsmede van het nieuwe DI-beheer is voorzien vanaf de tweede helft van 2005 tot eind 2006. In de tweede fase, vanaf 2007 tot 2009, wordt DIV Online defensiebreed ingevoerd.
In de eerste helft van 2009 wordt het project DIV Online geëvalueerd en wordt, zo nodig, nazorg verricht. Vanaf 2009 komt het nieuwe DIV-systeem in de exploitatiefase.
Financiële aspecten Voor de proeftuinfase DIV Online is in totaal bijna 1,5 miljoen uitgegeven. Het lopende onderzoek voor het eDepot kost ongeveer 0,5 miljoen en de activiteiten voor DIV Online voor het resterende deel van 2004 zijn begroot op 2,5 miljoen.
Vanaf 2005 tot en met 2009 zijn investeringen voorzien van in totaal 54,5 miljoen. Afhankelijk van de mate waarin personele reducties worden bereikt, worden deze kosten in de jaren daarna terugverdiend. De exploitatiekosten, vanaf 2009, worden thans geraamd op 6,1 miljoen per jaar.
Met genoemde kosten is in de begroting 2005 2009 al voor het grootste deel rekening gehouden. In de begroting 2006 2010 zal het project volledig worden verwerkt.
Risico´s DIV Online heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering van de gehele organisatie. Het project wordt voorbereid en deels ook uitgevoerd in een periode waarin de defensieorganisatie ingrijpend verandert. Hierdoor bestaat bij de invoering van het nieuwe DIV-systeem een risico dat de continuïteit van een deel van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Dit risico wordt beheerst door de implementatie gefaseerd uit te voeren zodat tijdige bijsturing mogelijk is. Voorts is het van belang dat er bij de invoering van DIV Online voldoende begeleiding en voorlichtings- en instructiemateriaal beschikbaar worden gemaakt ter vergroting van de acceptatie door de gebruikers op de werkvloer. Hiervoor is een deel van de investeringsgelden gereserveerd.
Vanaf de start van het project vormt de eerste doelstelling voldoen aan wet- en regelgeving, vooral op het gebied van archivering het belangrijkste uitgangspunt. Dit houdt onder meer in dat het risico van onrechtmatige vernietiging van documenten en dossiers moet worden geminimaliseerd. Dit gebeurt door met prioriteit het eDepot, waarin alle documenten elektronisch worden gearchiveerd, in te voeren en voor de gehele organisatie beschikbaar te stellen.
Voortzetting Ik ben voornemens dit project voort te zetten en op te dragen aan de Directeur van de Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie (DICTU). U zult via de jaarlijkse begrotingsverantwoording worden geïnformeerd over de voortgang van de verbetering van het archiefbeheer bij Defensie.
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
Nieuws Nieuwsberichten