Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Publicatie

Kort verslag van het congres "Verrijken door Vergelijken gehouden op dinsdag 30 november 2004 in de Passenger Terminal Amsterdam

13 december 2004

Naar schatting 250 deelnemers - veelal werkzaam bij gemeenten, ministeries en uitvoeringsorganisaties - hebben dit congres over benchmarken bezocht. Het programma bestond uit 3 plenaire sessies en 10 deelsessies, die elk een benchmarkonderzoek als vertrekpunt hadden. De eerste reacties waren positief: "inspirerend", "de tijd was om voor ik erg in had", "een dagvoorzitter die goed was voorbereid en het publiek in de discussies betrok", "prikkelende discussies").
---

Opening door dhr. Pans (voorzitter directieraad VNG)

Dhr. Pans (VNG) benadrukte evenals de meeste sprekers na hem dat benchmarken niet alleen moet dienen voor vergelijking en lering (intern) maar vooral voor verantwoording naar de burger (niet naar de politiek). Openbaarheid is daarom noodzakelijk. Benchmarken moet worden ingezet om zowel de bestuurder als de burger inzicht te bieden en moet dus simpel zijn (niet te veel indicatoren). Op de vaste vraag van de dagvoorzitter welke organisatie/sector de spreker zou willen benchmarken antwoordde dhr. Pans dat hij graag de VNG zou willen benchmarken met vergelijkbare clubs.

Plenaire discussie: Rijksbrede Benchmark Uitvoeringsorganisaties

De heer Hakkenberg opent met een Document presentatie over de Rijksbrede Benchmark.

De discussie spitst zich toe op de functies van benchmarken en daarmee op de openbaarheid van de uitkomsten van benchmarken. Dhr. Hakkenberg, voorzitter van het dagelijks bestuur van de RBB-groep vindt in tegenstelling tot dhr. Pans dat benchmarken een middel is om te leren én verbeteren en niet om te verantwoorden. In deze benchmark gaat het er om dat deelnemende organisaties open zijn naar elkaar toe en elkaar vertrouwen, zodat ze van elkaar kunnen leren. De organisaties bepalen zelf of ze de resultaten al dan niet openbaar maken. Dhr. Hoogwout (universiteit van Twente), gesprekspartner van dhr. Hakkenberg, constateert dat de overheid benchmarken ziet als een alternatief voor marktmechanisme en dat brengt openbaarheid met zich mee. De functies leren en verantwoorden moeten volgens hem wel uit elkaar worden gehouden. Bij verantwoording kan strategisch gedrag ontstaan wat het leerproces nadelig kan beïnvloeden. Dit kan worden ondervangen door op meerdere invalshoeken te benchmarken, waardoor er minder kans bestaat op lijstjes waar organisaties als "beste" of als "slechtste" scoren. Indien verantwoording wordt nagestreefd dan moeten daartoe heldere afspraken wettelijk worden vastgesteld. Ter afsluiting spreken de heren hun voorkeur uit voor het benchmarken van de kerndepartementen (Hakkenberg) en vanwege hun onzichtbaarheid de provincies (Hoogwout).

Plenaire discussie: gemeentelijke benchmarks Publiekszaken en Sociale Dienstverlening

In deze discussie gaan de heren Wesseling (gemeentesecretaris Dordrecht) en Schep (voorzitter StimulanSZ) met elkaar in gesprek. Dhr. Wesseling is er voorstander van benchmarken ook voor extern gebruik in te zetten en merkt op dat leren en horizontale verantwoording wel degelijk samen kunnen gaan en verwijst daartoe naar de benchmark Sociale Diensten. Belangrijk is dat de enorme hoeveelheid informatie al gaande weg wordt toegespitst op de informatiebehoefte van de gebruikers (bestuurders, burgers en de organisatie zelf). De gebruikers moet worden gevraagd naar hun informatiebehoefte. Volgens spreker is er niets verkeerd aan om "de beste" te willen zijn. Met benchmarken kan de concurrentie worden gestimuleerd, essentieel is wel de kwaliteit van de informatie. Uit eigen ervaring weet dhr. Wesseling dat het tijd kost om de kwaliteit te verbeteren (slechte kwaliteit van de informatie is jarenlang zwakke plek van Dordrecht geweest). Dhr. Schep is het met zijn gesprekspartner eens, maar waarschuwt voor strategisch gedrag door grote gemeenten als het om verantwoording gaat. Wel ziet hij als positief punt dat vergelijkbare organisaties die benchmarken elkaar gaan corrigeren als er manipulatief wordt geopereerd.

Dhr. Hakkenberg reageert vanuit de zaal dat het er niet om gaat lijstjes te presenteren, maar om het vinden van causale relaties en van elkaar te leren hoe je kunt verbeteren en daardoor beter presteren.

Het koninklijk huis en de huisartsen zouden door respectievelijk dhr. Schep en dhr. Wesseling worden geselecteerd om gebenchmarkt te worden.

Forumdiscussie: mogelijkheden en onmogelijkheden van benchmarken

Deelnemers aan deze discussie zijn dhr. Gerritsen (gemeentesecretaris Amsterdam), dhr. Jansen (raadslid Meppel), dhr. Van Zundert (Kamers van Koophandel) en dhr. De Groot van Embden (De Publieke Zaak). Enkele statements uit de discussie.
* Voorkeur voor leerfunctie, echter als je eenmaal begint met benchmarken komen andere functies vanzelf in beeld en die moet je meenemen.
* De raad heeft behoefte aan benchmarken om haar rol te kunnen vervullen.
* Doel van benchmarken is niet bezuinigen, maar bezuinigen kan wel het effect zijn van benchmarken.
* Beslotenheid is in beginfase begrijpelijk, maar op enig moment moet het wel openbaar.
* Als een aantal organisaties beginnen met benchmarken zullen anderen niet willen en kunnen achterblijven, zij zullen door de publieke opinie worden gedwongen om ook mee te doen.
* Beperk het aantal indicatoren om te sturen tot een minimum.
* Openbaarheid is een gegeven.
* Het gaat niet om angst voor verantwoording maar om angst voor afrekenen.
* Gemeenten zijn beter af met benchmarken en het openbaar maken van de resultaten.
* Via benchmarken kunnen bezuinigingen die het rijk de gemeenten oplegt op een objectieve manier gebeuren. Nu gebeurt dat op een willekeurige manier.

De reactie van de forumleden op de vraag van de dagvoorzitter welke organisatie/sector morgen moet gaan benchmarken.
* De Groot van Embden: de sectoren waar de impact voor de consument het grootst is en de markt het minst transparant (onderwijs, gezondheidszorg en financiële dienstverlening).
* Van Zundert: politieorganisatie (effectiviteit).
* Jansen: lokale partijen.
* Gerritsen: klanttevredenheid van de burger.

Afsluiting door dhr. Van den Ham (DG Programma Andere Overheid, min BZK)

De DG, dhr. Van den Ham, stelt dat kwaliteit van de dienstverlening het uitgangspunt moet zijn. Verantwoorden kan op verschillende manieren, onder andere benchmarken en kwaliteitshandvesten. De tucht van de transparantie zal toepassing van deze instrumenten stimuleren. Spreker waarschuwt voor het verzanden in bureaucratie wanneer het gaat om benchmarken.

Houd het simpel, verzand niet in gigantische aantallen indicatoren. Bij benchmarken gaat het om horizontale verantwoording naar de omgeving over hoe de organisatie het doet. De dagvoorzitter legt vier stellingen aan de DG voor:
* Benchmarken: vrijwillig of gedwongen? Vrijwillig beginnen. Naar aanleiding van deze stelling zegt de DG toe dat deze kabinetsperiode alle departementen verplicht moeten benchmarken.
* Benchmarken: leren of verantwoorden? Verantwoorden is de kern, maar benchmark is een ontwikkelinstrument dus niet meteen met afrekenen beginnen. Afrekenen zou op langere termijn wel een effect kunnen zijn.
* Benchmarken: openbaarheid of beslotenheid? Openbaar, anders is het geen publieke verantwoording.
* Benchmarken: hype of definitief overheidsinstrument? Vanuit verantwoording naar burger is benchmarken nuttig, in andere gevallen een hype.

Advies van de DG aan mensen en organisaties die willen gaan benchmarken:
* Houd het simpel.
* De leiding moet blijven sturen (benchmarken kent namelijk lange doorlooptijden).
* Geef aan wat belangrijkste stuurindicatoren zijn.

Tot slot zou de DG kiezen voor de verzekeringsmarkt en de consultancy industrie als sectoren die morgen met benchmarken moeten beginnen.