Ministerie van Buitenlandse Zaken

Aan de Voorzittervan de TweedeKamerderStaten-Generaal

Binnenhof4

Den Haag


- Directie Sociale en Institutionele Ontwikkeling Bezuidenhoutseweg 67
Postbus 20061
2500 EB Den Haag


Datum

17 december 2004

Behandeld


- Dirk-Jan Koch


Kenmerk


- DSI/MY-610/04

Telefoon


- 070-3484350


Blad


- 1/3

Fax


- 070-3484883


Bijlage(n)


- Rapportage doelmatigheidsaudit van de zes medefinancieringsorganisaties


- dj.koch@minbuza.nl


Betreft


- Doelmatigheidsaudit medefinancierings organisaties

Graag - bied iku hierbij- het rapport aan van de doelmatigheidsaudit van de zes medefinancieringsorganisaties (MFO's). Conform het beleidskader van het medefinancieringsprogamma voor de jaren 2003-2006 vindt eens per vier jaar een externe audit plaats ten behoeve van het vergroten van het inzicht van de doelmatigheid van het MFP-breed. Dit onderzoek is uitgevoerd in oktober en november 2004 door KPMG Business Advisory Services BV. Ik acht de doelmatigheidsaudit van goede kwaliteit. De medefinancieringsorganisaties kunnen zich goed vinden in de bevindingen en de conclusies.

Het eindoordeel in het rapport over de doelmatigheid van de bedrijfsvoering van de MFO's is positief. Gesteld wordt dat in de afgelopen jaren door alle MFO's een professionaliseringsslag gemaakt is in de bedrijfsvoering, met dien verstande dat enkele MFO's al verder in de professionaliseringsslag zijn dan anderen. Inmiddels zijn alle MFO's ISO- gecertificeerd.Bovendien zijn alle MFO's nadrukkelijk bezig met de verdere uitwerking van hetzelfde internationale kwaliteitssysteem, het INK model.

Behalve over het functioneren van de MFO's heb ik mij laten adviseren over de vraag hoe het ministerie in de komende susbidieperiode een betere bijdrage kan leveren aan de doelmatigheid van de bedrijfsvoering van de MFO's. In het huidige beleidskader staat dat de MFO's maximaal 9% van de subsidie van Buitenlandse Zaken mogen gebruiken voor apparaatskosten, de zogenaamde apparaatskostenvergoeding (AKV). Het rapport constateert echter dat de AKV slechts een beperkt effect heeft op doelmatigheid, omdat deze niet als doelmatigheidsprikkel maar als inputfinancieringsinstrument ervaren wordt. De aanbeveling is dat het AKV-percentage afgeschaft wordt. Hiervoor zou een andere systematiek van continue kwaliteitsverbetering gekozen moeten worden, waarin het beoordelen en sturen op overheadkosten door de MFO zelf een belangrijk onderdeel vormt.

De MFO's hebben te kennen gegeven de verbeterpunten die in de audit naar voren komen te zullen gebruiken om doelmatiger te gaan werken. In de beleidsgesprekken met de MFO's zal dit een voortdurend aandachtspunt zijn.

In het ontschotte beleidskader van het nieuwe medefinancieringsstelsel, waar TMF-organisaties en MFO's samen ondergebracht worden en waarvan het concept u binnenkort toegaat, heb ik de belangrijkste aanbevelingen overgenomen. De AKV als inputfinancieringsinstrument strookt niet meer met het Rijksbrede VBTB beleid. Om de doelmatigheid van de betrokken organisaties te bevorderen heb ik in het nieuwe beleidskader een pakket van maatregelen opgenomen die voorzien in strengere eisen aan de bestaande kwaliteitssystemen en die een duidelijkere koppeling leggen tussen inputs en resultaten:


- Doelmatigheid van organisaties wordt in de subsidieperiode gestimuleerd door de commissie- expliciet de verhouding tussen middelen en resultaten te laten beoordelen. In hun strategische plannen zullen aanvragende organisaties hun overhead, programmamiddelen en fte's koppelen aan hun beoogde resultaten. Zo zal bij financieringsvoorstellen en jaarplannen, en bij de verantwoording daarover, de relatie tussen doelen, resultaten, activiteiten en middelen inzichtelijker zijn (DRAM systematiek).
- Een systeem van continue kwaliteitsverbetering wordt gestimuleerd, doordat organisaties een jaarlijkse kwaliteitsanalyse moeten opstellen, en op basis daarvan een plan van aanpak. Deze worden opgenomen in de jaarverslagen en jaarplannen.
- Beoordelings- en prestatie-indicatoren voor het sturen op overhead en doelmatigheid dienen in de kwaliteitssystemen verankerd te zijn.
- ISO certificatie is verplicht voor organisaties die meer dan 2.5 miljoen euro per jaar aan instellingssubsidie ontvangen.
- In de nieuwe subsidieperiode zal wederom een externe doelmatigheidsaudit uitgevoerd worden.Deze eisen zijn ook haalbaar voor de kleinere organisaties. Om de aanbevelingen omtrent het stimuleren vanleren van elkaar en transparantie en het verder ontwikkelen van minimale eisen van kwaliteitssystemen uit te voeren zal het ministerie de komende tijd aansluiten bij de kwaliteitsdiscussies zoals deze plaatsvinden bij de branche-organisatie Partos en het 'kwaliteitshuis' van de MFO's.

De aanbeveling betreffende de harmonisatie van verantwoordingseisen aan de organisaties met instellingssubsidies neem ik ter harte. Voorstellen vanuit het middenveld tot afstemming van onze eisen met andere subsidieverstrekkers zal ik ondersteunen.


- De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking,

A.M.A. van Ardenne-van der Hoeven


- Bijlage 1, rapportage doelmatigheidsaudit van de zes medefinancieringsorganisaties.pdf


- ISO is een internationaal erkend certificatie-systeem voor de kwaliteit van bedrijfsvoeringprocessen.


- Dit betreft de Adviescommissie die in het nieuwe medefinancieringsstelsel de ingediende aanvragen zal beoordelen.