De voorzitter van de Tweede Kamer
Datum Uw brief Ons kenmerk
(Kenmerk)
BZ 2005-340 M
Onderwerp
Toets bestaande baten-lastendiensten
Uitbreiding categorieën tijdelijke
baten-lastendienststatus
In 2002 is de tweede rijksbrede evaluatie uitgevoerd naar
het baten-lastendienstmodel (voorheen bekend onder de term:
agentschapmodel). In deze evaluatie werd onder meer gesteld
dat een aantal bestaande baten-lastendiensten niet in
voldoende mate was toegerust om te kunnen werken met een
resultaatgericht besturingsmodel. Deze diensten voldeden in
meer of mindere mate niet aan de op dat moment geldende
instellingsvoorwaarden. Het kabinet heeft toen besloten om
een verdere kwaliteitsimpuls te geven aan de bestaande
baten-lastendiensten in relatie tot hun omgeving. Op risico
van verlies van de baten-lastendienststatus moesten deze
diensten op 31 december 2004 voldoen aan de aangepaste
instellingsvoorwaarden (TK 2002-2003, 28 737 nr.1).
In deze brief wordt u allereerst op de hoogte gesteld van de
uitkomsten van de toets van de bestaande
baten-lastendiensten aan de instellingsvoorwaarden. Ook
kondig ik in deze brief een uitbreiding aan van de
categorieën die in aanmerking kunnen komen voor de
tijdelijke status van baten-lastendienst. Momenteel kunnen
organisaties die indertijd extern verzelfstandigd waren en
terugkeren binnen de rijksoverheidsorganisatie aanspraak
maken op de tijdelijke status. Dit geldt ook voor bestaande
baten-lastendiensten die fuseren met een organisatie van
buiten de rijksoverheid of met een andere
(baten-lasten)dienst. Ik ben voornemens om deze twee
categorieën aan te vullen met een derde, te weten de
diensten die meteen vanaf de start baten-lastendienst willen
worden. Het zou naar mijn mening immers ondoelmatig zijn om
eerst een organisatie op te richten die werkt binnen een
kas-verplichtingen regime om daarna een transitietraject
naar een baten-lastendienst te beginnen.
Toets bestaande baten-lastendienst aan de
instellingsvoorwaarden
In de afgelopen maanden zijn alle bestaande
baten-lastendiensten die zijn ingesteld vóór 2001 getoetst
aan de huidige instellingsvoorwaarden. Diensten die vanaf
2001 zijn ingesteld dienden tijdens hun instellingsprocedure
al aan alle 12 instellingsvoorwaarden te voldoen. Ook
baten-lastendiensten die vanwege een fusie in het
'reguliere' instellingstraject tot vorming van een
baten-lastendienst zaten en zo aan alle
instellingsvoorwaarden dienden te voldoen werden
uitgezonderd van de toets. Dit heeft ertoe geleid dat de
toets betrekking had op een 16-tal baten-lastendiensten.
Van de in totaal 12 instellingsvoorwaarden zijn er ten
behoeve van de toets van de bestaande diensten 7 relevant.
De overige zijn er op gericht de organisatie vooraf gereed
te maken om over te (kunnen) gaan van een
kas/verplichtingenstelsel naar een baten-lastenstelsel. Dit
is uiteraard voor bestaande baten-lastendiensten die al met
een baten-lastenstelsel werken, niet relevant.
Relevante instellingsvoorwaarden voor bestaande
baten-lastendiensten ingesteld vóór 2001
1. Er is een omgevingsanalyse uitgevoerd die
inzichtelijk maakt welke actoren in de omgeving van de
dienst een (aan)sturingsrelatie hebben met deze dienst, wat
de aard en inhoud van deze relatie is en welke verbeteringen
hierin mogelijk zijn om te komen tot een grotere
resultaatgerichtheid. De beoogde (aan)sturingsrelaties na de
start als dienst die een baten-lastenstelsel voert tussen
eigenaar en opdrachtgever respectievelijk tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer zijn vastgelegd in
managementafspraken.
2. De producten en diensten die het aangrijpingspunt
zijn van sturing zijn geïdentificeerd en voldoen aan de
criteria van externe focus, commitment, representativiteit,
homogeniteit, meetbaarheid en eenduidigheid.
3. Er is een beschrijving van de bedrijfsprocessen
van de dienst die het fundament vormt voor de
instellingsvoorwaarden, 2, 4, 5 en 7.
4. Er is een kostprijsmodel waarin de koppeling wordt
gelegd tussen de geïdentificeerde producten en diensten
enerzijds en de aan de perioden toegerekende kosten
anderzijds. Het kostprijsmodel voldoet aan de criteria van
transparantie, betrouwbaarheid en is zodanig ingericht dat
er een voor- en nacalculatie evenals een verschillenanalyse
gemaakt kunnen worden.
5. De dienst geeft vooraf aan hoe hij (en anderen)
later kunnen beoordelen of men doelmatiger is gaan werken.
Basisindicator is de kostprijs per product of dienst. In
aanvulling hierop wordt een set van kwaliteitsindicatoren
vastgesteld.
6. Er is een identificatie van de risico's die de
dienst loopt, er zijn afspraken gemaakt over de
risicoverdeling tussen moederministerie en de dienst en er
is een systematische afweging gemaakt op het gebied van de
sturing en beheersing van de risico's.
7. Er is sprake van een op resultaatgerichte externe
planning -en controlcyclus tussen moederministerie en dienst
en een daarop aansluitende interen planning -en
controlcyclus binnen de dienst. Dit impliceert dat gestuurd
en bekostigd wordt op de kwantiteit, kwaliteit en prijzen
van de geïdentificeerde producten en diensten waarbij het
aggregatieniveau extern en intern kan verschillen
Aanpak en ondersteuning
De bestaande diensten hebben in 2003 allereerst een self
assesment uitgevoerd. Op basis daarvan heeft elke
baten-lastendienst in een plan van aanpak aangegeven hoe de
dienst aan de voorwaarden zal voldoen. Dit plan van aanpak
is door de Toetsingscommissie Verzelfstandigingen (TCV)
beoordeeld en eventuele aandachtpunten zijn met de diensten
en hun eigenaren besproken. Tijdens het traject hebben
medewerkers van het ministerie van Financiën de diensten van
advies en ondersteuning voorzien. Uiteindelijk heeft de TCV
de resultaten beoordeeld.
Resultaten
Uiteindelijk zijn er 16 baten-lastendiensten aan de
instellingsvoorwaarden getoetst. 13 van deze diensten
voldoen geheel aan de instellingsvoorwaarden. Hiermee hebben
zij aangetoond met hun omgeving een resultaatgericht
besturingsmodel te hanteren en te sturen op output. Dit
neemt niet weg dat er op punten verbetermogelijkheden zijn
geconstateerd. In de contacten met de diensten is gebleken
dat deze verbeterpunten de komende tijd de noodzakelijke
aandacht zullen krijgen. Dat er op onderdelen verbeteringen
mogelijk zijn, doet echter niets af aan het feit dat deze
diensten voldoen aan de instellingsvoorwaarden en binnen een
resultaatgericht besturingsmodel werken aan een doelmatige
uitvoering van beleid. Immers, een organisatie in beweging
zal zich altijd moeten willen verbeteren.
Baten-lastendiensten die geheel aan de
instellingsvoorwaarden voldoen
Naam Opmerkingen
Agentschap College Het zicht op de
ter Beoordeling doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
van Geneesmiddelen verbeterd.
(ACBG)
Agentschap Telecom Het zicht op de
doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
verbeterd.
Basisadministratie Het zicht op de
persoonsgegevens doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
en Reisdocumenten verbeterd.
(BPR)
Centraal Het zicht op de
Justitieel doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
Incassobureau verbeterd.
(CJIB)
Dienst Centrale Het besturingsmodel en het kostprijsmodel
Financiën worden nog verder uitgewerkt.
instellingen (CFI)
Defensie Geen.
Telematica
Organisatie (DTO)
Dienst Gebouwen De implementatie van het recent
Werken en ontwikkelde kostprijsmodel zal nog worden
Terreinen (DGWenT) afgerond.
Dienst Justitiële Het zicht op de
inrichtingen (DJI) doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
verbeterd.
Immigratie en Ervaring opdoen met en lering trekken uit
Naturalisatiedienstde werking van het herziene
(IND) kostprijsmodel en de bijbehorende
bekostigingsafspraken.
Koninklijk De actualisatie van het kostprijsmodel
Nederlands wordt in de loop van 2005 verder
Meteorologisch afgerond.
Instituut (KNMI)
Korps Landelijke Het zicht op de
Politie Diensten doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
(KLPD) verbeterd.
PlantenziektGeen.dige
Dienst (PD)
RijksgebouwendienstHet zicht op de
(RGD) doelmatigheidsontwikkeling kan nog worden
verbeterd. In de follow-up van de
evaluatie van het rijkshuisvestingstelsel
zal verder aandacht worden besteed aan
het verbeteren van het besturingsmodel en
het risicobeleid.
Naast de diensten die geheel voldoen is er een beperkt
aantal diensten die nog niet geheel aan de
instellingsvoorwaarden voldeden, maar wel voldoende
perspectief hebben om binnen afzienbare tijd geheel te
kunnen voldoen. Met deze diensten is een vervolgtraject
afgesproken om alsnog volledig aan de instellingsvoorwaarden
te voldoen. Hierin moet de dienst blijk geven dat zij een
werkend resultaatgericht besturingsmodel heeft en hierop
door de omgeving wordt aangestuurd. Het betreft hier het
Centrum tot Bevordering van Import uit ontwikkelingslanden
(CBI), de Centrale Archiefselectie (CAS) en het Nationaal
Archief (NA). Bij het CBI is er nog onvoldoende sprake van
een resultaatgericht besturingsmodel en zijn er afspraken
gemaakt over een vervolgtraject. Een formele toetsing aan de
instellingsvoorwaarden zal rond de zomer van dit jaar
plaatsvinden. Voor het CAS geldt dat zij op een later moment
nog aan de instellingsvoorwaarden wordt getoetst. Momenteel
speelt een discussie op het gebied van de organisatie van de
Rijksarchieven. Deze discussie kan gevolgen hebben voor de
inrichting van het CAS die consequenties kunnen hebben voor
de wijze van sturing en bekostiging. Het NA wordt op een
later moment getoetst als gevolg van een interne
reorganisatie die afgelopen jaar is afgerond.
Baten-lastendiensten die een vervolgtraject doorlopen
Naam Opmerkingen Afspraken
Centrale Archief De komende maanden Financiën blijft
Selectiedienst speelt een politieke betrokken bij de
(CAS) discussie over hoe het discussie en maakt,
Rijk met haar archieven afhankelijke van de
om moet gaan. uitkomst, nadere
afspraken met CAS
over de toetsing.
Centrum tot Er is nog onvoldoende Er is een
Bevordering van sprake van een vervolgtraject
Import uit resultaatgerichte opgestart waarbij
ontwikkelingslandsturing en bekostiging het CBI in de zomer
(CBI) van 2005 opnieuw de
stukken aanlevert.
Nationaal I.v.m. een eerdere Het NA is gestart
Archief (NA) reorganisatie binnen hetmet het self
NA zijn nog geen acties assesment. Het
ondernomen om aan te streven is aan het
tonen dat het NA aan de einde van het jaar
instellingseisen de toets af te
voldoet. ronden.
Naar aanleiding van de toets aan de instellingsvoorwaarden
zijn er vooralsnog geen baten-lastendiensten die in
aanmerking komt om de status te verliezen.
Aandachtspunten
Uit de toets is één aandachtspunt in het bijzonder naar
voren gekomen, namelijk de wijze waarop doelmatigheid
zichtbaar wordt gemaakt. Hoewel dit binnen de
baten-lastendiensten continu een punt van aandacht is,
blijkt de praktijk echter weerbarstig. Het aan elkaar
relateren van output en kwaliteit aan de daarvoor ingezette
middelen blijkt telkens een zoektocht. Dit is een punt waar,
ondanks de recente verbeteringen, nog een kwaliteitsimpuls
mogelijk is. Met de baten-lastendiensten en de eigenaren
wordt in de komende periode dan ook gekeken hoe de
doelmatigheidsontwikkeling bij baten-lastendiensten het best
zichtbaar gemaakt kan worden. Hierin zal Financiën samen met
eigenaren en baten-lastendiensten een traject inzetten om te
kijken waar verbeteringen mogelijk zijn en hoe die te
realiseren.
Uitbreiding categorieën tijdelijke baten-lastendienststatus
In 2001 is de tijdelijke baten-lastendienststatus
geïntroduceerd (TK 200-2001, 23 171 nr. 4). Deze tijdelijke
status is destijds bedoeld voor diensten die worden
teruggehaald binnen de grenzen van een ministerie, ingegeven
door de politieke wens om meer grip op de uitvoering van de
taken van die organisatie te krijgen. Omdat deze voorheen
extern verzelfstandigde organisaties al een
baten-lastenstelsel voerden, is het om doelmatigheidsredenen
wenselijk deze diensten de tijdelijke status te verlenen en
zo de tijd te bieden om alsnog aan de instellingsvoorwaarden
te voldoen. Later is de mogelijkheid tot het verkrijgen van
een tijdelijke status uitgebreid voor situaties waarin
organisaties of organisatieonderdelen binnen het rijk
fuseren en waar één of meerdere van deze organisaties al de
status van baten-lastendienst hebben. Insteek is hierbij
altijd dat de tijdelijke status een opstap is naar een
definitieve status. De organisatie als geheel dient daarom
voldoende perspectief te bieden op het kunnen voldoen aan de
instellingsvoorwaarden.
Nieuwe situatie voor het verlenen van de tijdelijke
baten-lastendienststatus
In de huidige situatie wordt steeds uitgegaan van één of
meerdere al bestaande diensten die de status van
baten-lastendienst aanvragen. Ik ben voornemens een nieuwe
mogelijkheid te creëren waarbij aan een organisatie, conform
de huidige criteria, voor maximaal drie jaar de status van
tijdelijke baten-lastendienst verleend kan worden. Van een
dergelijke situatie kan, naast de huidige categorieën sprake
zijn als een nieuwe op uitvoering gerichte dienst wordt
opgericht die volgens een resultaatgericht besturingsmodel
wil werken en daartoe een baten-lastenstelsel nodig heeft.
Het zou in een dergelijke situatie immers ondoelmatig zijn
om deze dienst eerst als reguliere dienst binnen een
kas-verplichtingenstelsel op te richten om deze vervolgens
om te vormen tot baten-lastendienst. Zo kan de nieuwe dienst
al haar processen en activiteiten van meet af aan inrichten
volgens de principes van een baten-lastendienst.
Uiteraard zal een nieuwe dienst ook aan alle
instellingsvoorwaarden moeten voldoen voordat de status van
baten-lastendienst definitief kan worden verleend. Hiertoe
zal het reguliere instellingstraject via de TCV, de
ministerraad en de voorhangprocedure bij de Tweede Kamer
worden gevolgd. Verder zal de dienst vooraf moeten kunnen
aantonen dat de aard van de activiteiten zich leent voor
outputsturing en een resultaatgericht besturingsmodel.
Zonder perspectief op het verkrijgen van de
baten-lastendienststatus is het verlenen van de tijdelijke
status geen optie.
De minister van Financiën,
G. Zalm
Ministerie van Financiën