Gemeente Dinkelland
Afdeling PBC, team Communicatie
PERSBERICHT
Datum: 8 november 2005
Nieuwe vergaderstructuur Dinkelland in ontwikkeling
DINKELLAND VERANDERT SYSTEEM BESLUITVORMING EN VERGADERSTRUCTUUR, INWONERS NOG MEER BIJ BESLUITVORMING BETROKKEN
Met ingang van de nieuwe raadsperiode gaat de gemeenteraad anders werken. Raadscommissies verdwijnen, de invloed van de inwoners wordt vergroot. Er komt meer duidelijkheid in de fasen van het besluitvormingsproces. De nieuwe manier van werken draagt bij aan een verdere ontwikkeling en professionalisering van de dualisering in Dinkelland.
Toelichting:
Het bijna drie jaar geleden in gang gezette dualiseringsproces heeft onder andere een andere rolverdeling tussen de gemeenteraad en het college van b. en w. gebracht: de raad zet de grote lijnen uit en controleert, het college voert het dagelijks bestuur. Bovendien wordt daarmee een toename van de participatie van de inwoners beoogd. In dualisering moet ruimte zijn voor een zelfstandig functionerende raad met ruim baan voor de raadsfracties en voor de dynamiek van het politieke spel met open kanalen van en naar de inwoners.
De werkwijzen voor wat betreft agenderen, vergaderen, informeren, debatteren en beslissen zijn in dit verband een belangrijk hulpmiddel. Kort gezegd is dit de structuur van vergaderen en besluiten nemen.
De afgesproken manier van werken bepaalt het gezicht van de raad naar buiten toe.
Niet alleen in Dinkelland is de dualisering een continue proces van leren en experimenteren. In veel gemeenten wordt gesleuteld aan de vergader- en besluitvormingsstructuur.
Dinkelland wil serieus werk maken van de dualisering, op dit punt doorontwikkelen en heeft de huidige structuur onder de loupe genomen. Gebleken is dat deze een belemmering vormt.
De huidige (traditionele) vergader- en besluitvormingsstructuur kent een drietal adviescommissies en een zeswekelijkse besluitvormingscyclus van de raad. Dit systeem kent een aantal nadelen:
- het draagt niet bij tot versterking van het zelfstandig en duaal functioneren van de raad; nog steeds sterk geënt op interactie raad(scommissie) - college(leden) en te weinig op onderlinge interactie;
- de publieke belangstelling is gering; de gemeentepolitiek spreekt de inwoner nog steeds niet aan;
- de besluitvormingscyclus is erg lang; de raad is een "olietanker": langzaam en niet wendbaar;
- er zijn veel raads- en fractieleden nodig voor de bemensing; met name kleine fracties hebben het daar moeilijk mee.
Als nieuwe werkwijze is het BOB-systeem ontwikkeld. Daarin is geen plaats meer voor de huidige raadscommissies. Het nieuwe systeem is zo opgebouwd dat de besluitvormingscyclus van de raad in drie strikt gescheiden stappen is opgedeeld:
- Beeldvorming (vragen stellen, luisteren, lezen)
- Oordeelsvorming (mening vormen, opvattingen uitwisselen, spreken, debatteren)
- Besluitvorming (stemmen, besluiten).
Deze driedeling is op zich logisch en in de bestuurskunde alom bekend. De bestuurspraktijk wijst echter uit dat het scheiden van deze fasen heel moeilijk is en dat ze voortdurend door elkaar heen lopen, met alle gevolgen van dien voor de kwaliteit van de besluiten. Ook in Dinkelland is dit vaak te zien: bij de behandeling van een onderwerp in de raadscommissies en de raad lopen de drie fasen regelmatig door elkaar heen: de een heeft zijn informatie nog niet op orde, de tweede debatteert reeds en de derde is er al helemaal klaar mee en wacht op de voorzittershamer; gevolg: een onbevredigend besluitvormingsproces. Door de scheiding van de drie fasen te verankeren in de structuur wordt dit voorkomen.
Het BOB-systeem schematisch weergegeven:
De praktische beschrijving van de nieuwe werkwijze, het bob-systeem Dinkelland
1. De raad van Dinkelland gaat werken volgens een tweewekelijkse vergadercyclus; deze vergaderingen vinden plaats op maandag of op dinsdag (of alternerend, naar keuze);
2. Elke vergaderavond ziet er als volgt uit:
- 19.30 uur - 20.30 uur:
twee tegelijkertijd in verschillende ruimten te houden informatievergaderingen (beeldvorming): een informatievergadering Ruimte en een informatievergadering Samenleving; in deze informatievergaderingen gaat het er om alle nodige informatie te vergaren over voor de raad te agenderen onderwerpen; er wordt niet gedebatteerd, er worden vragen gesteld; elke raadsfractie neemt met twee leden deel aan deze informatievergaderingen; de betreffende portefeuillehouder, eventuele ambtenaren en belanghebbende/belangstellende burgers zitten aan tafel; iedereen mag het woord voeren doch de voorzitter (een lid van de raad) waakt erover dat het puur gaat om informatie-uitwisseling; als alle informatie is vergaart concludeert de voorzitter dat het betreffende onderwerp rijp is voor debat, het onderwerp wordt dan geagendeerd voor de zgn. debatvergadering
- 20.30 - 21.00 uur:
wandelgangpauze; koffie en gelegenheid voor onderlinge interactie vooral bedoeld voor de aanwezige burgers
- 21.00 - 22.00 uur:
debatvergadering; de raad komt in vergadering bijeen om over de onderwerpen die (in de regel) twee weken daarvoor uit de informatievergaderingen zijn "gerold" te debatteren (oordeelsvorming); na het debat concludeert de raadsvoorzitter of het debat is afgerond waarna hij het onderwerp verwijst naar de besluitvergadering
- 22.00 - 22.15 uur:
besluitvergadering; de raad neemt besluiten; alle onderwerpen die als afgerond uit de debatvergadering zijn "gerold", ofwel dezelfde avond, ofwel twee weken daarvoor, worden besluitvormend afgehamerd (besluitvorming); er wordt niet meer gedebatteerd, alle onderwerpen zijn per definitie hamerstukken.
3. De tweewekelijkse vergaderavonden liggen als dakpannen over elkaar heen: dat wil het volgende zeggen: stel een onderwerp komt ter besluitvorming bij de raad binnen; dan is deze op vergaderavond 1 geagendeerd voor de informatievergadering, op vergaderavond 2 voor de debatvergadering en vervolgens wordt deze op vergaderavond 2 of 3 op de besluitvergaderingsagenda geplaatst; deze werkwijze is strak: een onderwerp kan pas naar de volgende fase als de voorgaande fase is afgesloten (er zitten dus echt schotten tussen de drie fasen); anderzijds is het systeem flexibel: als tijdens een informatievergadering blijkt dat de informatie over een stuk nog niet compleet is dan komt deze twee weken later weer op de agenda van de informatievergadering (al dan niet met extra huiswerk voor de portefeuillehouder of de griffier); als in een debatvergadering blijkt dat het debat over een onderwerp nog niet heeft geleid tot besluitrijpheid dan komt deze twee weken later weer terug op de debatagenda; zelfs is het mogelijk een onderwerp van de debatfase terug te verwijzen naar de informatiefase als de raad dit wenst.
4. De raad benoemt uit zijn midden drie voorzitters; deze treden op als voorzitter informatievergadering Ruimte, voorzitter informatievergadering Samenleving en als eerste plv. raadsvoorzitter; de voorzitters kunnen elkaar onderling vervangen; zij vormen samen met de raadsvoorzitter (burgemeester) en de griffier (adviserend lid) het presidium.
5. Fracties met minder dan vier leden mogen schaduwfractieleden inschakelen om voldoende bemenst te zijn voor de twee simultane informatievergaderingen; de raad benoemt deze schaduwraadsleden; voor benoeming is het noodzakelijk dat men bij de laatste verkiezingen op de kandidatenlijst stond.
6. Burgers kunnen meepraten in de informatievergaderingen (tevoren melden); dit vervangt het huidige vragenhalfuur en het spreekrecht in de commissies; er komt een vast agendapunt "het woord aan de burger"
Voordelen en nadelen van het nieuwe bob-systeem
Zoals bij elk vergadersysteem zijn er voor- en nadelen.
Voordelen bob-systeem:
- door het strak hanteren van de drie fasen is op elk moment duidelijk wat de status is van een
onderwerp dat in de molen zit; de drie fasen zitten kort op elkaar, het proces blijft dus
overzichtelijk;
- het systeem is flexibel; er kan zonder veel tijdverlies heen-en-weer worden geschakeld tussen
de drie fasen;
- het systeem leidt tot levendige dynamische vergaderavonden in een vaste frequentie; dit zal
burgers aantrekken;
- de vergaderdruk neemt af tot twee vaste vergaderingen per maand;
- er zijn geen commissies meer; er zijn minder mensen nodig om het systeem in de lucht te
houden.
Nadelen bob-systeem:
-het systeem staat of valt met de beschikbaarheid van bekwame voorzitters
-het systeem staat of valt met de discipline van de deelnemers in de 3 fasen;
-er zullen kinderziektes zijn
-er zullen logistieke problemen moeten worden opgelost (in huidige gemeentehuis is het passen en meten om twee simultane informatievergaderingen mogelijk te maken
Hoe verder, tijdschema.
Het ligt in de bedoeling dat de huidige raad de nieuwe vergadercyclus en besluitvormingssysteem vaststelt.
De thans binnen de raad aanwezige duale ervaring en know-how kan daarbij uitstekend van pas komen.
Zou de nieuwe raad de andere gewenste werkwijze moeten ontwikkelen dan gaat dat waarschijnlijk tijdsverlies opleveren. Het aantreden van de nieuwe raad is het goede moment om het nieuwe systeem in te voeren.
In april 2006 zal het systeem operationeel moeten zijn.
Mededelingen voor de redactie:
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met:
de raadsgriffier, de heer Mr. O.J.R.J. Huitema, tel. 0541 - 854346
Team Communicatie, Gerard Flinkers, telefoonnummer 0541-854 181 of 06-51 720 330
---- --