Uitkomsten rapporten Vlinder en Pantarijn omgezet naar eerste acties
In de afgelopen periode hebben de rapportages met betrekking tot De
Vlinder en Pantarijn kwetsbaarheden in het functioneren van de
bestuurlijke en ambtelijke organisatie van de gemeente Wageningen
gesignaleerd. Kwetsbaarheden waarvan tevens wordt gemeld dat herhaling
niet is uit te sluiten. De aanbevelingen in genoemde rapportages zijn
-voor zover dat nog noodzakelijk was- voor het college en de
ambtelijke organisatie reden geweest om op een breed terrein van de
bedrijfsvoering na te gaan of de kwaliteit van het functioneren moet
worden verbeterd. Inmiddels is een aantal acties in gang gezet die
moeten bijdragen tot deze verbetering.
Informatievoorziening rond projecten aan college en raad
Om tijdige en adequate besluitvorming over projecten in bestuur en
organisatie te borgen, is voor de gehele organisatie het gebruik van
een standaard-format ingevoerd, dat moet worden ingevuld bij de start
van elke groot project. Zaken die in dit format helder moeten worden
weergegeven zijn: de doelstelling van het project, definities,
looptijd, verantwoordelijkheden, budgetten, de relatie tussen het
project en de staande organisatie, rapportage, verantwoording,
etc. Vanzelfsprekend is ook de scope van het project een belangrijk
element. Het format dient eveneens uitsluitsel te geven over de
controlling van het project, inclusief de financiële control.
Bij de start van elk project zal tevens zekerheid moeten bestaan over
de exploitatie(mogelijkheden) na afronding van het project. De
besluitvorming daarover zal geen twijfel mogen overlaten.
Verder vindt er momenteel een organisatiebrede schouw plaats naar het
antwoord op de vraag of er inderdaad grote risico's bestaan bij
lopende projecten, zoals het Pantarijn-rapport vermeldt. Doelstelling
is om in september 2007 vast te kunnen stellen of onze gemeente bij
andere projecten inderdaad soortgelijke risico's loopt als bij de
Pantarijn en welke dat dan zijn.
Tenslotte zal in de tweede helft van dit jaar een ontwikkeltraject
projectmatig werken worden aangeboden aan de daarvoor in aanmerking
komende medewerkers.
Archiefvorming
Binnen de ambtelijke organisatie is een `quick scan' en een
verbeterproject voor de gemeentebrede archivering opgezet. Aan de hand
van een tweetal interne notities worden verbeteracties ingezet, met
een speciaal accent op de archivering van grote projecten.
Naast het hanteren van adequate en eenduidige procedures, het in acht
nemen van regels en de juiste toepassing van formats is openheid en
transparantie onmisbaar voor een goed beheer van processen en
projecten. De verbetering van het bestuur en de ambtelijke organisatie
zal de komende maanden nader worden besproken door de gemeenteraad,
het college en binnen de gemeentelijke organisatie.
Gemeente Wageningen