Belgische Federale Overheid
02-08-2007
Personeelsplan
Een betere planning en monitoring
Het personeelsplan is uitgegroeid tot een bevoorrecht instrument voor
het beheer van het personeelsbestand in de federale overheidsdiensten.
Het werd echter tot nu toe enkel minimaal uitgewerkt, zodat de
diensten zich vertrouwd konden maken met de methodologie.
Een nieuwe dimensie
Vandaag zijn de meeste diensten klaar voor de verdere ontplooiing van
het instrument. Om hen daarbij te ondersteunen hebben de ministers van
Ambtenarenzaken en Begroting de volgende schikkingen getroffen:
- de circulaire nr. 574 van 9 juli 2007-Informatie inzake
personeelsenveloppe en-plan (Belgisch Staatsblad van 23 juli 2007)
- het koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de
uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën
(Belgisch Staatsblad van 23 juli 2007).
De circulaire nr. 574 introduceert het volgende voor diensten die dat
wensen:
- een strategische planning voor 4 jaar
Er wordt een strategisch plan uitgetekend voor een periode van 4 jaar,
wat overeenstemt met een legislatuur, dat geconcretiseerd wordt in 4
operationele plannen die mettertijd worden uitgewerkt, om de acties en
de ontwikkelingen van elk begrotingsjaar te preciseren.
- de sturing van het personeelsplan
De systematische monitoring en opvolging geven regelmatig een stand
van zaken van de menselijke en budgettaire middelen op een bepaalde
datum. Aan de hand van die informatie, die getoetst wordt aan de
doelstellingen die bij de planning werden vastgelegd en aan de
werkelijk beschikbare budgettaire marge, kunnen de acties die moeten
worden ondernomen regelmatig worden aangepast, zonder dat de
beschikbare kredieten dreigen te worden overschreden.
De circulaire geeft toelichting bij de cyclus van
monitoring/opvolging/planning en geeft de diensten de methodologie
voor een betrouwbare en transparante rapportage over de evolutie van
hun personeelsbestand en hun budgettaire lasten.
Nieuwe troeven
- Voor het management
Reflectie over sterke tendensen: om doelstellingen te kunnen
vastleggen voor een termijn van 4 jaar moet grondig worden nagedacht
overde globale evolutie van het personeelsbestand, waarbij rekening
moet worden gehouden met bepaalde aspecten, zoals de vergrijzing van
de bevolking, de invoering van nieuwe technologieën, de
herstructurering van de diensten, ...
Coherentie van de geplande acties: het verband tussen de
doelstellingen van de diensten en het personeelsbeleid dat moet worden
gevoerd, wordt hier volledig duidelijk. De acties voor de aanwervingen
en bevorderingen kunnen volgens de behoeften worden gepland en kunnen
inspelen op de sterke tendensen. Ze zijn niet meer het gevolg van
losstaande beslissingen die zonder grote onderlinge coherentie en
zonder een totaalbeeld worden genomen.
Proactiviteit: door rekening te houden met de evolutie van het
personeelsbestand op middellange termijn kan op tijd worden
vastgesteld wat de aandachtspunten zijn en adequaat worden ingegrepen
(overdracht van bevoegdheden, herstructureringen, aanwervingen, ...).
De aansturingsmechanismen van het plan staan garant voor:
betrouwbare en beschikbare informatie
een soepel beheer van de behoeften door een aangepast HR-beleid
een dialoog met de IF op een gezonde en gedocumenteerde basis.
- Voor de stafdienst P&O
Met een strategische planning kan de dienst P&O de sterke tendensen in
de evolutie van het personeelsbestand leren kennen. Zo kan de
stafdienst:
informatie overbrengen aan de betrokken actoren: management, IF,
personeel, ...
anticiperen op eventuele bijsturingsacties.
Monitoring is van cruciaal belang:
om op elk ogenblik de reële situatie te kennen van het
personeelsbestand en van de budgettaire lasten:
t.o.v. de operationele behoeften die in het plan zijn geformuleerd
t.o.v. het beschikbare budget - om snel en zeker de staat van
realisatie van het plan te evalueren.
Opvolging maakt het mogelijk om:
het management de elementen te bezorgen die nodig zijn om een
beslissing te nemen over de acties die moeten worden ondernomen
op ieder ogenblik een duidelijk beeld te krijgen van de uitvoering
van de acties.
- Voor de inspecteur van financiën
Dankzij het strategisch plan is er een sterkere coherentie van de
geplande beslissingen inzake personeel en worden ongegronde wendingen
in het aanwervings- of bevorderingsbeleid van een dienst bemoeilijkt.
Dankzij het theoretisch begrip `meerjarenenveloppe' kan gemakkelijker
worden nagegaan hoe realistisch de doelstellingen van een dienst voor
een periode van 4 jaar zijn
Door middel van een maandelijkse betrouwbare en transparante
rapportage over de evolutie van het personeelsbestand en van de
budgettaire lasten kan de kwaliteit van de uitvoering van het plan en
van de personeelsenveloppe worden gecontroleerd.
De bijzonderheden van de rapportage en de aandachtspunten kunnen samen
met het management worden bepaald. Ze versterken het engagement van
alle actoren.
Via de acties waarover beslist moet worden, alsook hun budgettaire
kosten en hun impact op de budgettaire marge, kan op elk ogenblik
worden nagegaan of de enveloppe wordt gerespecteerd.
Van een controle ex ante naar een controle ex post
Het koninklijk besluit van 9 juli 2007 bevat een belangrijke maatregel
waarmee de diensten de uitvoering van hun plan kunnen bespoedigen.
Diensten die voldoen aan de eisen inzake betrouwbare informatie en
transparante rapportage komen immers in aanmerking voor een controle
ex post door de inspecteur van financiën van hun aanwervingen van
statutair personeel en vervangend contractueel personeel.
Hij moet voorafgaand het rapportagesysteem goedkeuren, dat door de
dienst volgens de in de circulaire beschreven methodologie wordt
voorgesteld en uitgewerkt.
De aanwervingen van de andere categorieën van contractueel personeel
blijven onderworpen aan de controle ex ante van de inspecteur van
financiën.