K.V Archivarissen
Acquisitiebeleid en uitvoering in Den Bosch
'Gewaardeerd verleden' vanuit een gemeentelijk perspectief:
Dames en heren
Allereerst wil ik de commissie complimenteren met dit rapport:
belangrijk onderwerp dat terecht veel aandacht nu heeft en moet
krijgen. Met grote interesse, maar zeker ook kritisch heb ik het
doorgenomen.
Ik ben Rolf Hage, stadsarchivaris van s-Hertogenbosch. De KVAN heeft
mij gevraagd om een reactie op het rapport van de cie. Jeurgens te
geven. Ik doe dit vanuit de stedelijke optiek. Het rapport gaat
grotendeels over waardering en selectie op nationaal niveau. Het
refereert geregeld aan wat er op regionaal en lokaal niveau gebeurt.
Zo spreekt de commissie lovend over de gemeentelijke selectielijst:
Weinig bureaucratie, heldere indeling, voor alle gemeenten geldend.
Men vindt dat lokale archieven gemakkelijk interessante particuliere
archiefvormers kent en benadert.
Graag wil ik vanmiddag met u onze, Bossche praktijk in. Klopt het door
de commissie geschetste Wat doen wij met waardering en selectie, wat
is nu ons acquisitiebeleid, en nog belangrijker, werkt het? Ik
bespreek dat aan de hand van een aantal themas, doorspekt met
kritische opmerkingen. Ik sluit af met een aantal conclusies.
Voordat ik begin wil ik als lid van de beroepscode commissie van de
KVAN aandacht schenken aan de Beroepcode voor archivarissen in dit
verband
Vreemd genoeg wordt deze code niet genoemd in het rapport, terwijl
daarin toch genoeg aanknopingspunten staan en zelfs criteria voor
waardering en selectie worden genoemd. Een paar voorbeelden:
Art 2:
De archivaris dient de archiefbescheiden op een onpartijdige wijze te
selecteren op basis van een grondige kennis van de eisen en van het
acquisitiebeleid van de instelling waaraan hij verbonden is.
Onpartijdig? Instelling waaraan de archivaris verbonden is? Dat zou
betekenen dat eerst de archiefinstellingen een acquisitiebeleid dienen
op te stellen om vervolgens te vernemen wat bijvoorbeeld historici,
genealogen, journalisten, bouwhistorici, theologen, sociologen etc
zouden willen bewaren..
Art3:
Steekproefsgewijze selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand
van zorgvuldige werkmethoden en criteria.
Art 4:
Selectie ter bewaring of ter vernietiging door de archivaris dient op
de eerste plaats om een essentiële getuigenis te bewaren van de
activiteiten van personen of instellingen die het archief hebben
gevormd of de documenten verzameld. Bij de selectie dient ook rekening
te worden gehouden met veranderende onderzoeksbehoeften.
Essentieel: is dat het zelfde als representatief en bijzonder?
Art5
De archivaris dient niet alleen geïnteresseerd te zijn in het
verwerven van bestaande archieven, maar ook na te streven dat huidige
informatiebeheers- en archiefsystemen vanaf het begin procedures
bevatten om documenten van waarde te bewaren.
Kom ik later op terug.
Vanwege de tijd ga ik op deze zaken verder niet in, het zal een goede
zaak zijn als de beroepscodecommissie van de KVAN zich buigt over dit
rapport en van commentaar gaat voorzien.
Besluit Informatiebeheer
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats
archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van
particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de
lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Dit
staat in artikel 4 van het Besluit Infomatiebeheer van de gemeente
s-Hertogenbosch uit 1998.
We kennen op basis van dit artikel de overeenkomst tot in
bewaringgeving en de overeenkomst tot schenking. De inbewaringgeving
hebben we beperkt tot maximaal 20 jaar; daarna wordt het bestand
automatisch eigendom van het Stadsarchief, tenzij daarover
uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt. We hebben meegemaakt dat
bij acquisitie de voorwaarden voor opneming een belangrijke rol spelen
bij de particuliere archiefvormer als het gaat om de keuze aan welk
archiefdienst het bestand wordt overgedragen.
Opvallend genoeg wordt het gemeentelijke Besluit Informatiebeheer niet
genoemd in het rapport. Dit besluit komt voort uit de Archiefwet, art
30 lid 1 waarin staat dat de gemeenteraad een archiefverordening moet
vaststellen. Die bevat weer een verwijzing naar nader op te stellen
regels voor beheer van archiefbescheiden die nog niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Als stedelijke archiefdienst
zien wij toe op deze bescheiden. Dat doen wij vooral door veel te
praten en te adviseren. Inspectierapporten hebben in het verleden
weinig effect gehad.
Het Bib werkt alleen goed als de DIV-afdeling goed functioneert.
Helaas is dat tot voor kort niet het geval geweest. Vooral het
semi-statische archiefbeheer baarde en baart nog steeds zorgen. Een
verwant probleem is dat bij ons de ICT-afdeling in het vacuum van de
dossiervorming is gestapt en proceseigenaren oplossingen biedt die
voor hen leuk zijn, maar niet altijd oog hebben voor zeg maar centraal
en integraal informatiemanagement.
We zullen nog moeten bekijken in hoeverre de overheersing door ICT
heeft geleid tot het ontstaan van witte vlekken. Het Besluit
Informatiebeheer gaat begin volgend jaar op de schop en SA en DZ
willen die zo inrichten dat werkwijzen, rollen en uitgangspunten
volstrekt helder worden. En daarna is het tijd om alle proceseigenaren
kennis te laten maken met dit instrument, in combinatie met de
invoering van een nieuw DMS waarin centraal eenduidige en uniforme
archivering de juiste plaats heeft en waardering en selectie op de
juiste wijzen en op het juiste moment gaat geschieden.
Misschien helpt het als er voor het rijk een besluit informatiebeheer
zou komen?
De Brabantse stukkenlijst
Dit wordt in een noot genoemd in het rapport. De Brabantse
stukkenlijst geeft op basis van classificatienummers een verdere
onderverdeling van de te bewaren en te vernietigen stukken. De
gemeentelijke lijst gaat echter uit van handelingen en maakt daarom
een overzichtelijker indruk. Er is sinds kort een commerciële versie
die ik nog niet gezien heb.
Vernietigingslijsten
Dat zijn lijsten van alle dossiers gevormd in de gemeentelijke
organisatie waarvan de bewaartermijn gaat verstrijken. Ze worden
voorgelegd aan de behandelende afdelingshoofden. Die bepalen of
dossiers eventueel op een later tijdstip vernietigd moeten worden, of
zelfs op bewaren moeten worden afgesteld. Vervolgens komt de lijst bij
ons en doen wij als Stadsarchief de zogenaamde Historische Toets. Deze
werkwijze komt voort uit ons Besluit Informatiebeheer, art 31. De
gemeentelijke selectielijst vormt de basis voor deze
vernietigingslijsten. Er is in de jaren 90 een lijst met aanvullende
richtlijnen voor vernietiging door Ton Kappelhof, toen hoofd van het
bureau archieven, opgesteld. Deze lijst hanteren we nog steeds, het is
in feite onze Bossche stukkenlijst.
De commissie Jeurgens acht de archivaris de persoon om aan te geven
wat verwijderd mag worden vanuit een erfgoedperspectief. Maar zo nieuw
lijkt mij dit niet. Op basis van dit artikel in het Besluit
Informatiebeheer bestaat dat dus al in de vorm van de historische
toets dus al. We zetten op bewaren bijvoorbeeld dossiers
gezondheidszorg, beleidsvorming, gesloopte belangrijke panden,
binnenstad, jongeren, allochtonen.
Kenniskaarten
Al weer enkele jaren geleden heeft onze gemeente een Documentair
Management Systeem ingevoerd voor alle post en dossiers die niet in
het beroemde Bossche digiplu concept horen. Voor iedere afdeling is
een invulhulp opgesteld, waarmee medewerkers, ambtenaren zelf
inkomende, gescande documenten registreerden. Op deze kenniskaarten
waren ook bewaartermijnen aangegeven zoals vermeld op de concept
gemeentelijke selectielijst. Wij hebben als Stadsarchief die
kenniskaarten op voorhand bekeken en beoordeeld. En hebben zo
medebepaald wat er vooraf al als archiefmateriaal te waarderen was en
wat niet, en welke bewaar- en vernietigingstermijnen werden
gehanteerd, precies volgens het boekje. Door substitutie gebeurt nu
allemaal digitaal. De Historische toets doen wij straks aan de hand
van vernietigingslijsten van de digitale dossiers. Ik zie helemaal
geen probleem met wat de commissie stelt op blz 8: Tussen gebruik van
de archieven in de administratie en de waardering van het culturele
belang ervan ligt geen zee van tijd meer. Daarmee komen de primaire en
de secundaire waarde van archieven in elkaars vaarwater. Dit mag voor
PIVOT gelden, op gemeentelijk niveau zie ik dat niet zo.
Convenant 1985
Een wat ouder en eigenlijk wat vergeten instrument is het convenant
dat in 1985 gesloten is door de leden van de Kring van Archivarissen
in Noord-Brabant in 1985. Op de agrarische sector na worden volgens
dit convenant particuliere archieven die van overwegend lokaal belang
zijn (zijn geweest) in eerste instantie door het in aanmerking komende
gemeente- of streekarchief verworven. Het is echter uiteindelijk de
wens van de eigenaar van een archief die de doorslag geeft bij welke
archiefdienst de zorg van het archief komt te liggen, zij het dat op
de archivarissen de verplichting rust om de eigenaar ervan te
overtuigen dat zijn archief op een andere plaats beter tot zijn recht
komt.
Adviseren
Ons bureauhoofd Acquisitie, Inspectie en Beheer gaat geregeld op
bezoek bij instellingen om over archivering ten behoeve van overdracht
aan het Stadsarchief te adviseren. We kennen de locaties en de
archieven die interessant kunnen zijn. Een stadsarchief behoort vele
netwerken te hebben, ook voor acquisitie. Er zijn ook heemkundekringen
die archieven beheren. We adviseren ook hen. Beter ergens zicht op
bestanden hebben dan uit het zicht. Het kan zijn dat vanuit een
nationaal of lokaal oogpunt deze bestanden historisch gezin niet zo
belangrijk lijken, blijkbaar zijn ze wel van waarde voor bepaalde
groepen.
Ons eigen Acquisitiebeleidsplan
Al in 2002 is dat plan opgesteld en vastgesteld, daarvoor bestonden er
al lijsten van bestanden van zowel binnen als buiten de gemeentelijke
organisatie.
De term acquisitie wordt in dit rapport gedefinieerd als de verwerving
van alle informatie, ongeacht de drager, die bij kan dragen aan de
reconstructie van de geschiedenis van de stad 's-Hertogenbosch en van
de mensen die daarin geleefd hebben, ongeacht hun ras, politieke
overtuiging, religieuze gezindte, geslacht of geboorteplaats. De
maatstaven om wel of niet te acquireren moeten sporen met de
doelstelling van het Stadsarchief, zoals verwoord in missie en
bedrijfsplan.
We constateren in het rapport de noodzaak om relevante archiefvormers
en actoren te identificeren. Een soort register bijhouden. In de
praktijk blijkt dit streven, zo geef ik toe, in goede bedoelingen
steken; we weten globaal toch wel waar wat is.
Onze acquisitiecriteria zijn:
* De behoeften van de gebruiker. Wat wil de klant? Als antwoord
krijg je dan vaak: morgen dit, overmorgen dat. Er is echter wel
een zekere lijn te bespeuren. Door middel van klantenonderzoeken
zouden we die informatie moeten krijgen. We doen dat niet echt
gestructureerd, we luisteren goed naar onze bezoekers.
* Representativiteit. Ook dat is door Jeurgens besproken.
* Beschikbaarheid en toegankelijkheid:
Ø Geen verwerving als het bestand voor zeer lange tijd niet
geraadpleegd kan of mag worden.
Ø Als het archief niet goed toegankelijkheid is, afhankelijk van
de grootte
Ø De materiële staat van de archieven is van belang
Ø De niet raadpleegbare vorm waarin met name digitale archieven
beschikbaar zijn, zoals ponsbanden, niet compatible hard- en software
Ø Moeizame toegankelijkheid van bestanden wegens onleesbaarheid:
in paleografische zin, of vanwege geschreven in een ons onbekende
taal.
De praktijk laat zien dat hoe belangrijker we het archief vinden des
te makkelijker we deze beperkingen accepteren.
* Volledigheid. Liefst een compleet archief, niet met missende
onderdelen
* Symbolische of kunsthistorische waarde. Lijkt op het criterium van
bijzonderheid van de commissie.
* Geografische afbakening. Kijk ook naar het convenant van de KAN
uit 1985. Let op categorale archiefdepots. Wat voor ons niet zo
interessant is kan wellicht daar beter tot zijn recht komen.
Wat missen we dan concreet:
· kredietwezen (banken en verzekeraars)
· horeca (cafés, restaurants)
· handel (winkels en groothandel)
· openbare nutsbedrijven (gas, water, licht, slachthuis)
· de katholieke kerk, haar organisaties en haar gelovigen
· familiearchieven
· minderheden
· ICT-bedrijven
Wel zou ik naar aanleiding van dit rapport beter willen kijken naar de
Hot-spots in de Bossche samenleving. Waar ik grote moeite mee heb is
de opmerking op blz 36 in het rapport over landelijke hotspots met
lokale, particuliere actoren. Ik citeer: Het Nationaal Archief zou wel
afspraken kunnen maken omtrent het beheer van eventueel geselecteerde
archieven op lokaal of regionaal niveau. Je mag verwachten dat deze
actoren ook lokaal iets betekenen, dat hun archieven op zijn minst
vanuit een lokale context bekeken moeten worden. En wat is er mis met
beheer op lokaal niveau? Als er echt geen goede archiefbewaarplaats is
kan dat een reden zijn om het elders of anders te beheren, maar in de
regel is dat niet nodig. Digitaliseer het bestand desnoods.
Leemtelijst: Het Witte vlekken document
Onze wetenschappelijke medewerker heeft al enige tijd geleden een
zogenaamde leemtelijst samengesteld van historische onderwerpen
waarover we nog te weinig weten en waarnaar nader onderzoek nodig is.
Die lijst is echt uitputtend te noemen: 17 paginas waarin alle
sectoren van het maatschappelijke leven in s-Hertogenbosch de revue
passeren, met vele suggesties voor verder onderzoek en te verwerven
bronnen. Er is geen archiefcommissie hiertoe benoemd, toch denk ik dat
onderzoekers van het Bossche verleden zich zeer wel kunnen vinden in
de geconstateerde leemtes.
Spontane en actieve acquisitie
Archiefdiensten verwerven soms bronnen door bijvoorbeeld de
archieffotograaf de stad in laten trekken om veranderende
straatbeelden te fotograferen. Ook zijn er oral history projecten
bekend. Wij zijn nu nog terughoudend om deze vorm van acquisitie te
hanteren, maar dat gaat veranderen verwacht ik.
Wel hebben we onlangs het project De wijkreiziger uitgevoerd. We zijn
op buurt- en wijkmarkten gaan staan met een kraam waarin informatie
over de historie van de wijk werd gepresenteerd en waar mensen fotos
met een verhaal over die wijk konden inleveren. Het resultaat: een
honderdtal verhalen en fotos.
Los daarvan brengen mensen spontaan wekelijks wel een foto of een
archiefstuk, dat we vaak aannemen.
Denkbaar is dat we in de toekomst veel meer digitale bronnen opnemen,
ook van particulieren, verenigingen en bedrijven. Denk aan
bijvoorbeeld aan Bossche biografieën: niet alleen van 16^e eeuwse
stadsbestuurders maar van mensen, groepen en families die nu leven.
Maak het aantrekkelijk om deze info van privé naar publiek te maken.
Ga meer anticiperen: spreek met instellingen met te acquireren
archieven over hoe zij dat het beste on line kunnen doen. Maak een
format, heel simpel op basis van een ordeningsschema.
Geef als archiefdienst een zeker keurmerk aan particuliere bronnen die
ook publiek worden gemaakt.
Ideeën te over die ik niet terug vind in het rapport.
Dequisitie
Vloeken in de kerk wellicht: het onderwerp van dequisitie, het
verwijderen van bestanden uit de archiefbewaarplaats: het vervreemden
of vernietigen. Hoort dit ook niet in de discussie thuis? Misschien
moeten we ook durven in te zien dat waardering en selectie niet
ophouden na overbrenging, toegankelijk making en openbaarmaking,
wellicht moeten we bepaalde niveaus van waardering na overbrenging
aanleggen en geregeld updaten, afhankelijk van de dan geldende
normen.
Geld en sancties
We hebben een acquisitiefonds waar 10.000 in zit. We gebruiken dit
geld om etsen of soms fotos voor te kopen. Archieven aanschaffen doen
we niet, vooral ook omdat we zelden in catalogi iets aantreffen wat
onze aandacht verdient. We houden wel hierbij de beroepscode in het
oog
Wij kennen niet zoals andere archieven soms hoge tarieven voor de
opslag van materiaal. We nemen om inhoudelijke redenen archieven op,
en wel gratis.
Ik wil graag ook het begrip sanctie noemen. Sancties voor vooral
overheden en wellicht straks particuliere instellingen wanneer zij hun
archieven niet goed op orde hebben en houden. Nu moet dat met veel
polderen en zachte drang gebeuren met in het aller-uiterste geval
dwangdepot. Daar tegenover staat het financieel stimuleren van
particuliere archiefvormers of het aanbieden van middelen zoals een
archiefbewaarplaats die simpel en goedkoop in elkaar gezet kan worden,
zodat eigenaren zelf beter op hun archieven kunnen letten, mits de
openbaarheid maar gegarandeerd is. Ook is het nodig budgetten te
creëren voor scanning.
De toekomst
Het Stadsarchief s-Hertogenbosch staat op de nominatie te worden
gehuisvest op een plek dichtbij de Markt, het centrum van de
binnenstad. Op deze locatie verrijst ook de nieuwe stadsbibliotheek.
Ook andere culturele voorzieningen zullen daar een plek vinden. Naar
verwachtingen moeten daar jaarlijks vanaf 2012 zon 300.000 mensen
komen, blijven, en vooral genieten, zich ontplooien en ontspannen. Dat
wil zeggen zon 1000 per dag.
Er is al eens eerder door ik meen Bert Looper gesignaleerd dat we wat
publiekstromen betreft aan de vooravond van de derde golf verkeren.
Zijn inzichten vertaal ik als volgt in mijn woorden: de eerste groep
van publiek bestond uit enkele geleerden in de 19^e eeuw die archieven
als het ware weer ontdekten. De tweede golf zou ik willen noemen de
mensen die naast de wetenschappers naar de archieven komen:
scholieren, genealogen, studenten, schrijvers, journalisten. Veel
archiefdiensten zijn ingesteld op deze groepen. Maar de volgende golf
voorzie ik als een veel grotere: meer particulieren, gezinnen,
verenigingen, deels als archiefvormers, deels als archiefgebruikers,
en wel de archieven die zij zelf aanleggen en digitaal online beheren
en waarvan een deel publiek is geworden. Op digitaal terrein gebeurt
er heel veel: scanning on demand, digikluizen, schoolbank.nl,
sharepoints, communities. Buig die om richting de lokale gemeenschap
waaruit deze bronnen stammen, maak ze toegankelijk voor een breed
publiek, en vooral het stedelijke, lokale publiek maar ook de rest van
de wereld. Ik noemde al eerder het on line archiveren door bedrijven
en verenigingen waarvan de archieven graag willen hebben. Deze mensen
kunnen we namelijk niet alleen maar met verhalen uit de leemtelijst
bedienen. Kortom, acquisitie mede inzetten als marketinginstrument?
Er is hierbij ook nog een ander motief: door de nieuwbouw wordt de
zorgdrager gewezen op de kosten van archiefbeheer. Juist een brede
maatschappelijke betrokkenheid, zichtbaar aanwezig zijn in de
samenleving, in zoveel mogelijk facetten van het dagelijkse leven
confronteren met het verleden, dat uiteraard van veel recentere aard
zal zijn, dat alles wil deze visie en onze ambitie om het Modernste
Archief van Nederland te worden. In het rapport lees ik te weinig van
dit soort ontwikkelingen en dus manieren van waarderen.
Slotconclusies
-Het rapport verdient screening door de beroepscodecommissie van de
KVAN
-Selecteren op basis van representatie en bijzonder op nationaal
niveau verdient nadere uitwerking:
denk aan leemtelijst, nationale stukkenlijst, mate van
toegankelijkheid, leesbaarheid en volledigheid.
-Ons gemeentelijk acquisitiebeleid zit afdoende in elkaar en het
werkt, zeker na lezing van het
rapport, zij het dat we veel geduld en hulp van anderen nodig hebben.
Wel kunnen we meer
aandacht schenken aan de hotspots
-Het rapport Jeurgens heeft geen analyse gemaakt van waar nu precies
de knelpunten zitten en het is
voor mij niet duidelijk welk probleem nu wordt opgelost. Hoe vinden
we het antwoord op de vraag:
wanneer is er sprake van geslaagde waardering en selectie? Nader
onderzoek is nodig.
-Er is veel te weinig aandacht voor digitale toekomstmogelijkheden
-Het erfgoedbelang is op lokaal niveau voldoende geëmancipeerd
-Laat geselecteerde archieven of bronnen beheerd worden in de context
en op de locatie waar ze zijn
ontstaan
-Zonder extra middelen zoals meer geld voor ondersteuning van
particuliere archiefbeheer, grotere
deskundigheid bij en meer waardering voor DIV, realistische sancties,
lagere eisen aan depots blijft
dit rapport een wassen neus.
Het rapport "Gewaardeerd verleden" schenkt veel te weinig aandacht aan
digitale (toekomst) mogelijkheden bij waardering en selectie.
-Gezien de enorme hoeveelheid informatie die digitaal beschikbaar komt
-idee van ctieve acquisitie: on line archiveren stimuleren;
ordeningsschemas maken, openbaarheid afspreken
-misschien juist alleen gedigitaliseerde bestanden van particulieren
opnemen
-Kosten te besparen vanwege geen depots
-Bereikbaarheid en raadpleegbaarheid via internet veel groter te maken
-Schaalvergroting
Dus kosten en beschikbaarheid zijn dan ook twee acquisitie-argumenten.
-Dequisitie!
Is het wel waard om bestanden geregeld te updaten?
Na overbrenging nieuwe bewaartermijn aangeven:
-permanent
-na 20 of 50 jaar bekijken
-afhanklijk van de vraag naar informatie uit een bestand
Zie volledig rapport:
www.nationaalarchief.nl/images/waardering_en_selectie.pdf