Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Inhoud pagina: Brief aan Tweede Kamer over motie begrijpelijkheid van
overheidsformulieren
25 februari 2008
In deze brief aan de Tweede Kamer geeft staatssecretaris Bijleveld een
reactie op de aangehouden motie van de leden Van der Burg en Pechtold.
Het gaat om de motie over de begrijpelijkheid van formulieren. Deze
motie constateerde dat het kabinet heeft besloten om tot 1 januari
2009 de 25 meest gebruikte overheidsformulieren begrijpelijk te maken.
Op 20 december heeft de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties mij verzocht om een reactie te geven op de
aangehouden motie van de leden Van der Burg en Pechtold. Het betrof de
motie over de begrijpelijkheid van formulieren (TK 31 201, nr. 15).
Deze motie constateerde dat het kabinet heeft besloten om tot 1
januari 2009 de 25 meest gebruikte overheidsformulieren begrijpelijk
te maken. Daarnaast werd vastgesteld dat slechts 40% van de
Nederlanders in staat is om de huidige overheidsformulieren te
begrijpen. Beide cijfers werden te summier bevonden. Tevens werd
geconstateerd dat het instrumentarium om overheidsformulieren
begrijpelijk te maken reeds beschikbaar is. Hierop werd verzocht om
alle overheidsformulieren voor 1 januari 2009 voor 95% van de
Nederlanders begrijpelijk te maken. Graag wil ik reageren op uw
overwegingen.
Het begrijpelijk maken van overheidsformulieren heeft een hoge
prioriteit in het kabinetsbeleid. Vorig jaar is het doel gesteld dat
alle nieuwe overheidsformulieren per 1 september 2007 begrijpelijk
moeten zijn voor de doelgroep waar ze voor bestemd zijn. In de
afgelopen maanden zijn al veel formulieren vooral op taalniveau
verbeterd. Daarnaast is een tweede doelstelling vastgesteld, waarin
wordt nagestreefd om de 25 meest gebruikte overheidsformulieren
begrijpelijk te maken voor 1 januari 2009. Dit is momenteel uitgebreid
naar ongeveer 50 overheidsformulieren, evenredig verdeeld in
bedrijfsformulieren en burgerformulieren. Deze doelstelling betreft
bestaande formulieren.
Ik hecht veel belang aan het begrijpelijk maken van formulieren. In
2007 is door het ministerie van Binnenlandse Zaken het project
begrijpelijke formulieren gestart. Ik zal aan het einde van deze brief
duidelijkheid geven over de huidige ontwikkelingen binnen het project
begrijpelijke formulieren, om aan te geven dat ik het uitgangspunt van
de motie steun. Ook ik ben van mening dat formulieren beter kunnen
aansluiten op de wensen van burgers en bedrijven.
Ik wil met deze brief enige opmerkingen maken ten aanzien van de
haalbaarheid en de taalgerichtheid van de voorgestelde motie.
Uit cijfers van OESO blijkt dat 6% van de Nederlandse werkende
bevolking ongeletterd is. Dit percentage ligt bij de jongeren tussen
de 16 en 24 jaar rond de 7%. Daarnaast wordt een categorie
laaggeletterden onderscheiden. Dit zijn personen die met zeer veel
moeite korte teksten kunnen begrijpen. Het gaat hierbij om nog eens
10% van de bevolking. De in de motie voorgestelde norm dat alle
overheidsformulieren voor 95% van de Nederlanders begrijpelijk moeten
zijn is dan ook niet haalbaar. Het theoretische maximum is gezien de
OESO cijfers 83%.
Ook is een praktisch struikelblok aan te wijzen voor de haalbaarheid
van de in de motie gestelde termijn van 1 januari 2009. Een
organisatie als de belastingdienst is op dit moment bezig met het
ontwikkelen van formulieren die in 2012 gebruikt gaan worden. Een
dergelijke tijdspanne heeft te maken met de complexiteit van de
wetgeving en de grote aandacht die wordt besteed aan het ontwikkelen
van formulieren.
Vervolgens bestaat nog een reden om het streven naar 95% van alle
Nederlanders als onrealistisch te bestempelen. Formulieren worden
namelijk gemaakt voor zeer uiteenlopende doelgroepen. Het formulier
`Opgave aanvullende gegevens landbouwbedrijven meststoffen en dieren'
bevat bijvoorbeeld veel jargon. Gezien de doelgroep mag een dergelijk
formulier ook jargon bevatten. Het gevolg is weliswaar dat het
formulier voor een heel groot deel van de Nederlanders vrij
onbegrijpelijk is, maar gelet op de specifieke doelgroep is dat geen
probleem. Vereenvoudiging van het taalgebruik is in dat geval niet
noodzakelijk. Sterker nog: de invullers zijn bekend met het jargon en
zullen zich waarschijnlijk zelfs storen aan vereenvoudigde woordkeuze.
Simpele taal kan en hoeft daarom soms niet. Tot deze conclusie komen
ook enkele vooraanstaande wetenschappers in het januarinummer van Onze
Taal (2008).
De motie hanteert vervolgens het gegeven dat slechts 40% van de
Nederlanders overheidsformulieren zou begrijpen. Het percentage van
40% is gebaseerd op cijfers uit een onderzoek dat is uitgevoerd door
een commercieel taalbureau. Dit onderzoek ging uit van het taalniveau
van teksten. Uit de resultaten is een eigen meetinstrument ontwikkeld.
Dit instrument is op zijn beurt weer gebruikt om het taalgebruik in
formulieren te analyseren. De conclusie was dat 60% van de teksten in
overheidsformulieren niet begrepen zouden worden.
Echter binnen de wetenschap bestaat nog veel discussie over de
kwaliteit en validiteit van dit instrument. Het voornaamste argument
hierbij is dat het instrument uitgaat van het verkorten van zinnen en
het kiezen van makkelijke woorden als verbeterpunten. Hier wordt
voorbijgegaan aan de voorkennis van de lezer. Voorkennis is moeilijk
in formules te vatten, waardoor het meten van de moeilijkheidsgraad
van een tekst ook veel lastiger is dan vaak wordt gedacht. De
taalwetenschappers Carel Jansen en Leo Lentz hebben dit uitvoerig
onderzocht. Zij ontdekten dat, volgens dit meetinstrument, slechts 15%
van de volwassen Nederlanders het kinderboek Pinkeltje zou begrijpen.
Een aantal formulieren is in het afgelopen jaar op taalniveau
verbeterd. We moeten ons daarbij echter realiseren dat het verbeteren
van formulieren op taal alleen volstrekt onvoldoende is om te kunnen
stellen dat het begrijpelijke formulieren zijn geworden.
Bovenstaande bevindingen vereisen een ander beleid om de
begrijpelijkheid van formulieren te verbeteren. Uitgangspunt daarbij
blijft de doelstelling dat formulieren begrijpelijk moeten zijn voor
de doelgroep waarvoor ze zijn bestemd. Binnen het project
begrijpelijke formulieren is eerst vastgesteld dat begrijpelijkheid
wel start maar niet ophoudt bij het verbeteren op taalniveau. Vele
andere verbeteringen zijn aan te brengen om een formulier begrijpelijk
te maken. Vaak dragen deze zelfs meer bij aan de begrijpelijkheid van
een formulier dan de taal alleen.
Door een commissie van experts op het gebied van formulieren is een
aantal criteria geformuleerd. Voorbeelden van deze criteria zijn de
structuur, de titel, de toelichting, het ontwerp, doelgroepanalyse en
de taal. Bij de ontwikkeling van het formulier moet aan al deze
criteria worden voldaan. Daarbij bepaalt de organisatie van wie het
formulier is zelf het gewenste kwaliteitsniveau, waarbij de doelgroep
van het formulier en de met het formulier beoogde overheidbesluiten
door de organisatie in de overwegingen over het gewenste
kwaliteitsniveau kunnen worden meegenomen. De formulierenmaker maakt
een verslag van de gemaakte keuzes. Dit verslag vormt het
kwaliteitsrapport over de begrijpelijkheid van het formulier. Om de
formulierenmaker te helpen is een handleiding in de vorm van een
stappenplan ontworpen voor het maken van formulieren. Deze handleiding
wordt via een internetsite ondersteund.
Om de voortgang te kunnen monitoren kan een verplichting worden
opgenomen voor overheidsorganisaties die een formulier hebben
ontwikkeld het kwaliteitsrapport over het formulier op internet te
publiceren. Hiermee kan iedereen constateren of de ontwikkeling
zodanig is georganiseerd dat aannemelijk is dat het formulier
begrijpelijk is voor de doelgroep.
Recentelijk is de mogelijke extra last onderzocht die het maken van
een begrijpelijk formulier oplevert . Uit dit onderzoek blijkt dat de
extra last voor het maken van een begrijpelijk formulier minder groot
is dan de tijdwinst die voor de informatievragende organisatie kan
worden geboekt doordat er met een begrijpelijk formulier minder fouten
worden gemaakt bij het invullen. Daarnaast blijkt de invuller een
positiever beleving over te houden aan het invullen van een dergelijk
begrijpelijker formulier. Een van de aanleidingen voor het opzetten
van het project begrijpelijke formulieren was de hoge score van
onbegrijpelijke formulieren in de irritatie top tien.
Natuurlijk ben ik blij met de kritische aandacht van de Kamer voor het
onderwerp begrijpelijke formulieren. Ik ben ook van plan de
rijksoverheid en de andere overheden aan te zetten tot het aanpakken
van hun formulieren en zal hen daarbij ook zo veel mogelijk
faciliteren. Ik zal de Kamer dan ook graag in de zomer rapporteren
over de stand van zaken van de genoemde doelstellingen en de
totstandkoming van de hierboven genoemde formulierenverslagen.
DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES,
drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten
Naar boven
---
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties