PERSBERICHT
Efficiency binnen financiële en juridische sector laat te wensen over
Bijna 70% van de werknemers afgeleid door gebrek aan structuur
Amsterdam, 9 september 2008 Werknemers binnen de financiële en juridische sector verliezen kostbare tijd door inefficiënt werken. 60% heeft geen of een zelfbedacht ordeningssysteem en bijna 40% van de dienstverleners is meer dan 10 minuten per dag kwijt met het zoeken naar informatie die ergens moet zijn. Bijna 70% geeft aan snel afgeleid te worden door storende factoren zoals ad hoc vragen en een ongeorganiseerde werkplek. Dit blijkt uit de Post-it® Index Nationale Efficiencytest, welke is uitgevoerd door onderzoeksbureau Multiscope onder 654 financiële en juridische dienstverleners en secretariële ondersteuners.
Snel afgeleid
68% van de respondenten is snel afgeleid, wanneer de werkzaamheden en gemoedstoestand daartoe aanleiding geven. Het blijkt moeilijk om geconcentreerd door te werken als er iets tussendoor komt. Zo laat 33% zich hinderen door vragen van een collega of telefoontje. Andere storende factoren zijn een ongeorganiseerde werkplek en teveel vergaderingen. Opvallend is dat ruim een kwart aangeeft totaal niet gestoord te worden door een stortvloed aan e-mails.
Informatiebeheer
Het digitale tijdperk begint door te dringen tot het bedrijfsleven nu duidelijk is wat de mogelijkheden zijn om structuur aan te brengen middels digitalisering. 13% beschikt reeds over een digitaal dossier en bewaart geen papieren. Driekwart van de ondervraagden geeft echter nog de voorkeur aan een combinatie van een digitaal en papieren archief, en neemt daarmee het zekere voor het onzekere. Gevolg hiervan is dat bijna 40% van de financiële en juridische dienstverleners meer dan 10 minuten per dag kwijt is met het zoeken naar belangrijke informatie die zich ergens bevindt. 10% van deze doelgroep zoekt zelfs langer dan 20 minuten naar gegevens. Een reden hiervoor kan zijn dat meer dan 60% van de dienstverleners en ondersteuners geen of een zelfbedacht ordeningsysteem hebben.
Ezelsoren
Meer dan de helft van de respondenten draagt een belangrijk document over aan een collega zonder dit te bespreken. Bijna 16% doet dit ook zonder markeringen of aantekeningen. Als men een belangrijke passage markeert dan doet bijna 69% dit met de welbekende markeerstift. Andere hulpmiddelen zijn index-tabs, zelfklevende memoblaadjes en de ballpoint. Veertien financiële en juridische dienstverleners zweren nog bij het gebruik van ezelsoren, waarbij de hoeken worden omgevouwen.
Geen vertrouwen in eigen organisatie
Bijna 40% van alle respondenten vindt dat de efficiency binnen de organisatie te wensen overlaat. Dat staat in contrast met het feit dat 85% van de ondervraagden zichzelf beoordeelt met minimaal een 7 voor efficiënt en georganiseerd werken. Financieel en juridische dienstverleners hebben daarmee meer vertrouwen in zichzelf dan in anderen.
Efficiency-tips
Milly van der Meulen van Simply Organized geeft trainingen gericht op efficiënter werken. Zij weet als geen ander dat juist met de informatiedichtheid van tegenwoordig het belangrijk is om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Kleine aanpassingen leveren meer rust en tijd om te concentreren op de dagelijkse werkzaamheden. Een eerste stap is tijd nemen om bewust naar je werkplek en je werkzaamheden te kijken en dan een goede basisstructuur te maken. Ervaring leert dat een opgeruimde en geordende werkplek rust, overzicht en overdraagbaar werk geeft. Ik adviseer daarbij altijd om gebruik te maken van praktische hulpmiddelen zoals zelfklevende tabs en digitale reminders.
Wil je ook weten hoe efficiënt je werkt? Ga dan naar
- EINDE PERSBERICHT-
Over Post-it® assortiment
Post-it® producten behoren tot de bekendste producten van 3M en zijn al ruim 25 jaar een veelgebruikt hulpmiddel om thuis en op kantoor het werk nog effectiever en efficiënter te organiseren. Naast de welbekende Post-it® Notes, bestaat het Post-it® assortiment onder andere ook uit Post-it® Index producten. Post-it® Index producten zijn er in vele vormen en varianten bedoeld om hard-copy informatie te markeren, te classificeren en te kleurcoderen. Om actie te vragen, om informatie aan te wijzen of te benadrukken of om te archiveren. Met deze praktische, beschrijfbare hulpmiddelen is de informatie op de werkplek in een handomdraai geordend en georganiseerd en daardoor sneller te verwerken of te communiceren. Voor meer informatie over Post-it® Index producten en andere Post-it® productlijnen kijk op
Over 3M
3M is een internationaal technologiebedrijf met een ongekend breed scala aan producten dat al meer dan 100 jaar nieuwe producten introduceert en perfectioneert, uitvindingen doet en producten ontwikkelt voor verschillende sectoren. 3M bezit meer dan 20.000 patenten. Zijn innovaties, mede ontstaan uit combinaties van 45 technologieplatforms, bieden praktische oplossingen voor de industrie en consument. Het bedrijf is actief in acht verschillende sectoren, met meer dan 50.000 eindproducten en halffabrikaten voor onder andere verkeersveiligheid, de gezondheidszorg, de industriële sector en voor op kantoor. 30 Procent van de omzet wordt gevormd door producten die in de laatste vier jaar zijn geïntroduceerd. 3M Nederland B.V. maakt deel uit van de 3M Corporation, welke genoteerd staat op de New York Stock Exchange (MMM). De organisatie vormt samen met dertig bedrijven de Dow Jones Industrial Average. Bovendien leidt 3M al jaren de Industrial Goods & Services lijst van de Dow Jones Sustainability Index. Het bedrijf realiseerde in 2007 een omzet van 24,5 miljard dollar. 3M maakt deel uit van de Standard & Poor's 500 Index. Het hoofdkantoor is gevestigd in Saint Paul, Minnesota VS. Wereldwijd werken er, verdeeld over ruim 60 landen, 76.239 medewerkers waarvan ruim 7000 voor Research & Development. In Nederland telt 3M vier vestigingen met 550 medewerkers. Voor meer informatie kunt u kijken op:
Noot voor de redactie,