Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
> Retouradres Postbus 20011 2500 EA Den Haag
OCW
De voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Rijnstraat 50
Postbus 20018 Den Haag
2500 EA Den Haag Postbus 16375
2500 BJ Den Haag
www.minocw.nl
BZK
Schedeldoekshaven 200
2511 EZ Den Haag
Postbus 20011
2500 EA Den Haag
www.minbzk.nl
Kenmerk
2009-0000334182
7 juli 2009
Betreft Modernisering informatiehuishouding Rijk
Bijlagen
---
Met deze brief reageren wij, zoals toegezegd1, op het advies Informatie:
grondstof met toekomstwaarde van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het
openbaar bestuur dat verscheen op 31 maart 2008. De raden geven daarin hun
advies op de kabinetsvisie en het actieprogramma Informatie op Orde (IoO)2 en
schetsen een aantal uitdagingen voor de (nabije) toekomst. In de voorliggende
brief gaan wij met name in op de opgave waarvoor het rijk staat om de
achterstanden in archiefbewerking aan te pakken en presenteren wij daarvoor
een aantal concrete maatregelen. Daarnaast zijn een visie en maatregelen nodig
om de informatiehuishouding3 verregaand te moderniseren,
waardoor ambtenaren op een verantwoorde en duurzame manier digitaal
kunnen werken. Over de maatregelen op dit laatste punt zullen wij u eind 2009
informeren.
Advies Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur
De raden waarschuwen in hun advies `Informatie: Grondstof met
toekomstwaarde'4 voor een zg. "informatie-infarct". Daarmee doelen de raden op
het gevaar dat overheidsorganisaties nog niet `in control' zijn als het gaat om hun
informatiehuishouding, terwijl de ontwikkeling van nieuwe media in volle vaart
doorgaat. De raden wijzen op de tekenen dat het informatie-infarct al begonnen
is. In de kranten verschijnen immers regelmatig berichten over zoekgeraakte en
onbruikbaar geworden digitale informatie.
Het toekomstbeeld is somber: doorgaan op dezelfde weg betekent volgens de
raden onvermijdelijk een aantasting van een aantal kernwaarden van de
1 Kamerstuk TK 2007-2008, 29 362, nr 141
2 Kamerstuk TK 2005-2006, 29 362, nr 101, Kabinetsvisie `Informatie op Orde; Vindbare en toegankelijke
overheidsinformatie', dd. 29 juni 2006 (kamerstuk 29.362. nr. 101).
3 De informatiehuishouding is het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en opslag of
archivering ter ondersteuning van de primaire processen. (vrij naar "Het Expertise Centrum: De moderne
informatiehuishouding van de digitale overheid", juni 2005)
4 Informatie:, grondstof met toekomstwaarde (RvC en Rob, 31 maart 2008)
Pagina 1 van 15
Datum
rechtsstaat zoals transparantie, zorgvuldigheid, toegankelijkheid, verantwoording
en verantwoordelijkheid; kortom van goed bestuur. Kenmerk
2009-0000334182
De raden roepen op de kabinetvisie op het informatiebeleid te moderniseren. Die
visie moet verder gaan dan het actieprogramma Informatie op Orde. Het beleid
moet radicaal worden gewijzigd. Concreet moet er volgens de raden rijksbreed
geïnvesteerd worden in de herwaardering van informatie als grondstof met
toekomstwaarde en de duurzame toegankelijkheid van informatie.
1. De herwaardering van informatie als `grondstof met toekomstwaarde'
Een goede informatiehuishouding is volgens de raden cruciaal voor het
functioneren van de overheid. Toch is de aandacht daarvoor bij veel
overheidsorganisaties minimaal. Zo blijft bijvoorbeeld informatie op persoonlijke
schijven en in e-mailboxen staan waardoor deze slecht toegankelijk is voor de
organisatie.
De raden geven aan dat de status van de informatiehuishouding binnen
overheidsorganisaties moet worden verhoogd. Dit vereist een manier van
werken waarin recht wordt gedaan aan de verschillende functies van informatie,
zoals verantwoording, bedrijfsvoering, en erfgoed, maar ook voor de recht- en
bewijszoekende burger. Deze functies moeten beleidsmatig met elkaar in
evenwicht gebracht worden. Informatie-uitwisseling tussen verschillende
partijen moet zorgvuldig en veilig tot stand komen.
2. De duurzame toegankelijkheid van relevante informatie
Een moderne overheid moet volgens de raden in staat zijn om te voorzien in de
informatiebehoeften van zowel de burger als de eigen medewerker. Het
wegwerken van de huidige archiefachterstanden en het duurzaam toegankelijk
maken van informatie daaruit, is daarom van belang. Ook moet voorkomen
worden dat er nieuwe achterstanden ontstaan (papier en digitaal). Dit kan
volgens de raden via een gemoderniseerd selectiebeleid5, door het aanpassen
van regelgeving waar nodig en door binnen overheidsorganisaties de
verantwoordelijkheden voor een goede informatiehuishouding hoger te beleggen.
Kabinetsreactie op het advies
Het kabinet beschouwt het advies van de raden als een belangrijke steun in de
rug. Het advies onderstreept nut en noodzaak van de maatregelen die het
kabinet tot dusver heeft genomen om de informatievoorziening binnen het Rijk
op orde te brengen. Het belang van informatie is op zich onomstreden.
Overheidsinformatie is van belang voor informatieverwerving en meningvorming
in de democratie, als publiek verantwoordingsinstrument en uiteindelijk ook als
onderdeel van het cultureel erfgoed.
De dienstverlening aan burger en bedrijf kan alleen op een hoger peil gebracht
worden wanneer digitale informatie-uitwisseling tussen onderdelen van de
5 Selectie is kort gezegd gericht op het scheiden van voor vernietiging en voor blijvende bewaring bestemde
(overheids)informatie. Die laatste categorie wordt overgebracht naar het Nationaal Archief.
Pagina 2 van 15
Datum
(rijks)overheid mogelijk gemaakt wordt. Vindbare en toegankelijke informatie is
één van de basisvoorwaarden voor de e-overheid. De raden wijzen erop dat de Kenmerk
burger op een bepaald moment wel gaat profiteren van investeringen in de 2009-0000334182
`frontoffice', maar dat, wanneer de noodzakelijke procesintegratie aan de
achterkant niet op orde is, de dienstverlening nog steeds niet goed verloopt. In
het kader van het Nationaal Uitvoeringsprogramma Betere Dienstverlening en e-
overheid (NUP) werken Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen samen
om deze achterliggende processen te integreren.
Visie op informatie in het digitale tijdperk
Het kabinet onderschrijft het standpunt van de raden dat verdere visievorming
op de veranderende informatiehuishouding nodig is, onder andere om het
informatie- en archiefbeleid van de rijksoverheid structureel te vernieuwen. De
raden spreken daarbij ook van de noodzaak tot een cultuurverandering om de
aandacht te vestigen op het belang van informatie daar waar het gecreëerd
wordt. Het kabinet onderstreept ook deze notie. De modernisering van de
informatiehuishouding is primair een organisatievraagstuk. De basis ligt bij de
medewerker die besluit hoe hij zijn handelen documenteert, en kennis deelt met
anderen die deze toegankelijk maken voor derden. Wanneer dit vanaf de start
niet goed gebeurt, is er achteraf niets meer (democratisch) te controleren.
Het kabinet onderschrijft de notie dat het in onze huidige, steeds digitaler
werkende, samenleving geen gemakkelijke opgave is om de informatie-
huishouding goed op orde te krijgen en te houden. Het tempo waarmee wij
nieuwe mogelijkheden bedenken om informatie te creëren, te verrijken en
samen te voegen gaat niet gelijk op met de mogelijkheden om deze goed te
beheren en toegankelijk te houden, ook niet op langere termijn. Een
koerswijziging is nodig. In de volgende paragrafen van deze brief wordt
ingegaan op de opgaven die het kabinet de komende jaren wil oppakken.
De raden spreken over de vorming van een `informatiewet'. Het kabinet is van
mening dat noodzakelijke verbeteringen in de uitvoering mogelijk zijn binnen de
bestaande wet- en regelgeving. In plaats van de Archiefwet 1995 te
wijzigen, stelt het kabinet voor om concrete maatregelen te treffen die binnen
de huidige wettelijke kaders tot aanzienlijke vernieuwing en versnelling kunnen
leiden. Indien nodig zullen onderliggende regels voor de uitvoering (in met
name het Archiefbesluit 1995) herzien worden. Verbetering van de samenhang
tussen verschillende wettelijke kaders krijgt in het kader van het programma
Informatie op Orde aandacht.
Intensivering is nodig
Het kabinet wil de modernisering van de informatiehuishouding binnen de
Rijksdienst de komende jaren versnellen. Dat kan door te investeren in een
duurzame, digitale toekomst voor het Rijk én tegelijkertijd maatregelen te
Pagina 3 van 15
Datum
nemen om de huidige informatie versneld vindbaar en toegankelijk te maken en
houden. Kenmerk
Het kabinet zet concreet in op de volgende gecombineerde aanpak: 2009-0000334182
1. De kaders voor overheidsinformatie voor het rijk worden op orde gebracht
en de samenwerking in de informatie- en archiefketen wordt versterkt;
2. Het kabinet streeft er naar om in een periode van vijf jaar op alle
beleidskernen digitaal documentbeheer6 geïmplementeerd te hebben;
3. De archiefachterstanden worden in tien jaar weggewerkt.
Het kabinet benadrukt het belang dat de drie elementen gezamenlijk worden
opgepakt. Immers, zonder kaders en samenwerking lukt het ons niet om
digitaal te gaan werken; daarvoor zijn immers goede afspraken over informatie-
uitwisseling, beheer en behoud van informatie nodig. En, als de kwaliteit van
digitaal werken niet van de grond komt, zal de archiefberg blijven groeien.
In de rest van deze brief wordt de aanpak toegelicht.
1. Informatie op orde brengen en versterking samenwerking
In 2006 heeft de Tweede Kamer ingestemd met de kabinetsvisie `Informatie op
Orde; vindbare en toegankelijke overheidsinformatie' (afgekort: IoO). De
coördinatie van het programma ligt bij de minister van OCW en de
staatssecretaris van BZK. De minister van OCW is verantwoordelijk voor
normering en standaarden in het kader van de Archiefwet 1995, toezicht,
waardering- en selectiebeleid en beheer en behoud van maatschappelijk
waardevolle informatie. De staatssecretaris van BZK is verantwoordelijk voor de
efficiënte en effectieve inrichting van de informatiefunctie in de rijksoverheid.
Van 2006 tot en met 2011 werken alle ministeries en het Nationaal Archief
samen aan de uitwerking van het programma IoO. In hoofdlijnen gaat het om
het opstellen van informatiekaders en richtlijnen en mogelijke vereenvoudiging
van procedures en wet- en regelgeving, die nodig zijn voor het op orde brengen
van de papieren en digitale informatiehuishouding zodat overheidsinformatie
vindbaar en toegankelijk wordt en blijft.
Het kabinet besluit hierbij dat de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid
gehanteerd wordt bij de inrichting van de (digitale) informatiehuishouding.
Organisaties binnen de rijksoverheid beschikten niet over een gedeeld
normenkader om de kwaliteit van de inrichting van de digitale
informatiehuishouding van het Rijk te borgen. De mogelijkheden om samen te
werken en onderling digitaal gegevens uit te wisselen werd daardoor beperkt.
Het kabinet gaf daarom in het programma IoO de opdracht om een basisset van
6 Digitaal documentbeheer: een geautomatiseerd systeem waarmee overheidsinformatie wordt gecreërd, gebruikt
en beheerd, volgens de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid.
Pagina 4 van 15
Datum
normen, eisen en maatregelen op te stellen. Deze basisset is gebaseerd op de
geldende wet- en regelgeving en internationale standaarden, welke eisen stellen Kenmerk
aan de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het Kennisprogramma Digitale 2009-0000334182
Informatiehuishouding (actielijn 3 uit het programma IoO) faciliteert in de
invoering en naleving van de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid.
Het programma Informatie op Orde loopt nog tot en met 2011. Financiering van
dit tijdelijke programma is reeds in 2006 bij de vaststelling van IoO geregeld.
Daarnaast hebben de ministeries hun archiefachterstanden tot en met 1975
weggewerkt in het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA), waarover
apart aan de Kamer gerapporteerd wordt.
In bijlage 1 is een overzicht van de acht actielijnen van Informatie op Orde
opgenomen en is de stand van zaken per actielijn vermeld.
Inrichting CIO-functie
Het kabinet heeft in december 2008 besloten om binnen alle departementen de
rol van Chief Information Officer (CIO) te beleggen. De CIO is onder meer
verantwoordelijk voor de departementale strategie voor informatievoorziening
en ICT en bewaakt de toepassing van rijksbrede kaders.
Met de instelling van de CIO-functie komt er een betere aansluiting tussen ICT
en de vraagkant vanuit het primair proces. Ministeries kunnen geen projecten
met een grote ICT-component starten zonder dat de (eigen) CIO daarover een
oordeel heeft gegeven.7 Daarbij bewaakt de CIO de toepassing van de
rijksbrede kaders zoals bovengenoemde Baseline Informatiehuishouding Rijk.
Ook wordt de Kamer via een centrale rapportage geïnformeerd over grote ICT-
projecten. Hiermee wordt ook tegemoet gekomen aan de wens van de raden om
hoger in het management van overheidsorganisaties aandacht te creëren voor
de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Samenwerking in de informatie- en archiefketen leidt tot actieve openbaarheid
Het kabinet constateert dat betere samenwerking in de archief- en
informatieketen noodzakelijk is. Hiermee worden overlap en dubbele kosten
voorkomen. Verdergaande samenwerking op het terrein van de
archiefbewerking, de digitalisering van beleidsinformatie en digitaal werken leidt
ook tot andere organisatievormen, zoals de inrichting van één
archiefbewerkingsorganisatie. Hierover meer in paragraaf drie.
Ook is, met het oog op duurzaam beheer en opslag van digitale
overheidsinformatie, de rol van het Nationaal Archief in het informatiestelsel van
belang. Door digitalisering kan de overheid relevante informatie voor burgers
sneller en actief openbaar maken. Dat levert een duidelijke bijdrage aan het
functioneren van ons democratisch bestel. En bovendien maakt eenmalige
opslag van kwalitatief hoogwaardige digitale informatie meervoudig gebruik
7 TK 2008-2009, 26643, nr 135
Pagina 5 van 15
Datum
mogelijk en is gunstig voor de beheer- en opslagkosten. De ervaringen van het
Nationaal Archief met e-depot zijn daarbij van belang. Kenmerk
Als wij succesvol zijn in de invoering van het digitaal documentbeheer en het 2009-0000334182
wegwerken van archiefachterstanden, zouden wij in staat moeten zijn om na
een relatief korte periode (bijvoorbeeld een paar jaar na beëindiging van de
kabinetsperiode) informatie voor bewaring over te dragen aan het Nationaal
Archief.
2. Beleidskernen werken digitaal
Het kabinet heeft in 2008 het startsein gegeven voor het programma Digitale
Werkomgeving Rijksdienst (DWR). Het programma levert een
interdepartementale infrastructuur om plaats-, tijd-, en
organisatieonafhankelijk te werken. Dat maakt het ook mogelijk om over
organisatiegrenzen heen digitaal te kunnen gaan samenwerken.
De meeste departementen werken nu gedeeltelijk digitaal, maar er zijn geen
goede afspraken over hóe dit gebeurt. Het beheer van informatie is niet goed
geregeld.
Uitgaande van de DWR infrastructuur gaan de beleidskernen (volledig) digitaal
documentbeheer toepassen. Daarbij zullen de departementen hun `Best
Practices' met elkaar uitwisselen, zodat optimaal gebruik wordt gemaakt van de
aanwezige kennis en expertise binnen het Rijk. De komende maanden wordt de
aanpak verder uitgewerkt. Ook in het kader van bezuinigingsvoorstellen voor de
taakstelling op de bedrijfsvoering bij de rijksoverheid, wordt gekeken welke
besparingen deze aanpak op kan leveren.
Digitaal werken vraagt ook een andere attitude daar waar informatie gecreëerd
en gedeeld wordt. Om belangrijke informatie vindbaar en toegankelijk te houden
moeten wij tijdig, zo mogelijk al bij de vorming van informatie, bepalen welke
informatie lang (duurzaam) toegankelijk gehouden moet worden. Om dat
mogelijk te maken is vernieuwing van het (archief)selectiebeleid noodzakelijk.
OCW werkt hier in 2009 aan in nauwe samenwerking met betrokkenen in de
archiefketen van de rijksoverheid. Er wordt gebruik gemaakt van het rapport
`Gewaardeerd verleden' dat eind 2007 is uitgebracht door een commissie van
deskundigen onder leiding van prof. dr. K.J.P.F.M. Jeurgens.8 Een eerder
raadsadvies over erfgoedselectiebeleid uit 2005 (`Het tekort van het teveel')9
wordt daarmee in feite uitgewerkt tot voorstellen voor archiefselectie in het
digitale tijdperk.
8 Gewaardeerd verleden, bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven. Rapport van de
commissie Waardering en Selectie, september 2007.
9 Tweede Kamer, vergaderjaar 20062007, 29 314, nr. 23
Pagina 6 van 15
Datum
In deze brief gaan wij verder niet uitvoerig in op maatregelen die nodig zijn om
de digitale informatiehuishouding verregaand te moderniseren. De maatregelen Kenmerk
daarvoor worden nog uitgewerkt, waarbij aandacht zal zijn voor de aanpak van 2009-0000334182
selectiebeleid en het inrichten van digitaal documentbeheer op basis van `Best
Practices'. In een volgende brief zal het kabinet daarop terugkomen.
3. Archiefachterstanden versneld wegwerken
Bij de totstandkoming van het actieprogramma Informatie op Orde werd ervan
uitgegaan dat het digitale tijdperk het einde zou betekenen van de stroom
´papieren´ informatie. Dat is nu nog niet het geval. Doordat departementen nog
niet of slechts gedeeltelijk digitaal werken en het beheer van digitale informatie
nog niet goed geregeld is, blijft de papieren informatiestroom groeien.
In de afgelopen jaren is het relevante archief van de ministeries tot 1976
overgebracht naar het Nationaal Archief. Recent onderzoek wijst uit dat er bij de
Rijksdienst naar schatting 800 strekkende kilometer papieren en andersoortig
archief is, in onderhanden dossiers en reeds afgesloten in de depotruimten over
de periode vanaf 1976 tot nu. Deze hoeveelheid van 800 strekkende km bevat
ook archief dat niet voor permanente bewaring in aanmerking komt. Een goed
overzicht ontbreekt echter. Naar schatting 300 km hiervan vraagt om
substantiële bewerking. De achterstand in archiefbewerking verhindert dat
burgers toegang krijgen tot de relevante informatie. Met de huidige aanpak en
de huidige inzet van mensen en middelen duurt het ruim 50 jaar voor de
relevante informatie uit deze bestaande papieren archieven is geselecteerd,
bewerkt en toegankelijk gemaakt. Hierin zit veel cultuurhistorisch en
maatschappelijk interessant materiaal. Er komt ook dagelijks archief bij. De
800 km papieren archief met de huidige capaciteit scannen en daarmee digitaal
beschikbaar maken, levert geen winst op in tijd en kosten. Na ruim 50 jaar is
het dan slechts gescand en nog niet verder toegankelijk gemaakt.
Met een intensivering van ongeveer 15 miljoen per jaar wil het kabinet de
bestaande achterstanden in 10 jaar wegwerken. Hiermee worden
190 arbeidsplaatsen gecreëerd. Het betreft een intensivering in termen van de
Vernieuwing Rijksdienst. Dit kan door een tijdelijke inzet van extra medewerkers
èn bundeling van krachten in één archiefbewerkingsorganisatie èn een nieuwe
manier van waarderen en selecteren. Ervaringen uit PWAA worden hierbij benut.
Hieronder worden beide maatregelen toegelicht.
Pagina 7 van 15
Datum
Maatregel: oprichten één archief(bewerkings)organisatie voor het rijk
De ministeries staan voor een gezamenlijke opgave om hun archief- Kenmerk
achterstanden vanaf 1976 weg te werken. Departementen hebben aangegeven 2009-0000334182
dat ten minste 300 strekkende km nu reeds concreet voor bewerking in
aanmerking komt. Binnen de rijksdienst zal daartoe één organisatie worden
opgericht om gezamenlijk structureel archiefbewerking (en bijbehorend opslag
en beheer) op zich te nemen en daarbij de ontstane archieven vanaf 1976
(papier en andersoortige media) te selecteren en te bewerken. Onderdelen van
de departementale documentaire informatievoorziening eenheden, te weten de
eenheden semi-statisch archief en de gehele Centrale Archief Selectiedienst
(CAS) zullen hierin opgaan.
De organisatie zal geleidelijk worden opgebouwd in de periode 2010-2012. De
departementen en de CAS zullen in deze periode één voor één aansluiten op een
opportuun moment. Het Platform van Rijks Ondernemingsraden staat positief
tegenover deze ontwikkeling. De departementen hebben toezeggingen gedaan
voor het wegwerken van de achterstanden in een periode van 10 jaren.
De archiefbewerkingsorganisatie zal nauw samenwerken met het Nationaal
Archief. De archiefbewerkingsorganisatie heeft een regierol voor de ministeries
ten aanzien van de methode van werken en het monitoren van de voortgang bij
alle departementen.
Deze shared service organisatie valt onder de verantwoordelijkheid van de
minister van BZK. De oprichting van deze nieuwe organisatie heeft geen
gevolgen voor de verdeling van de archiefwettelijke verantwoordelijkheden
tussen de minister van OCW en de andere ministers (zorgdragers genoemd in
de Archiefwet). Enkele departementen hebben aangegeven delen van het werk
in eigen beheer uit te voeren. Zij zullen daarbij nauw samenwerken met de
archiefbewerkingsorganisatie, zodat dezelfde aanpak gevolgd wordt en de
voortgang in de bewerking integraal gerapporteerd kan worden aan de minister
van OCW en de staatssecretaris van BZK.
Maatregel: anders selecteren in archieven
Optimale voortgang kan worden geboekt als, bovenop de procesversnellingen
die in het kader van PWAA zijn gerealiseerd, in de aanpak van de achterstanden
nog een paar eenvoudige doch doeltreffende maatregelen genomen worden, die
tot scherpere keuzes dwingen over wat bewaard of vernietigd moet worden. Het
gaat om zowel om beleids- als uitvoeringsdossiers. Uitgangspunt voor de nieuwe
aanpak is dat selectie plaatsvindt vanuit het perspectief van wat in ieder geval
bewaard dient te blijven. Onderbouwingen daarvoor worden geleverd door het
maken van risicoanalyses (welke informatiebestanden zijn mede gelet op hun
hoge risicoprofiel zonder meer te bewaren) en maatschappelijke analyses
(door de meest kenmerkende ontwikkelingen en gebeurtenissen in de
Pagina 8 van 15
Datum
Nederlandse samenleving in de periode 1976-2006 in kaart te brengen).10 Het
Nationaal Archief rondt in 2009 het onderzoek dat hiervoor nodig is af, zodat de Kenmerk
nieuwe archiefbewerkingsorganisatie in 2010 daadwerkelijk met de resultaten 2009-0000334182
daarvan aan de slag kan.
Toepassing van de nieuwe aanpak betekent dat enerzijds de energie zoveel
mogelijk wordt gericht op de maatschappelijk meest waardevolle bestanden die
dan voor publiek toegankelijk worden, terwijl anderzijds het overige materiaal
zonder intensieve bewerking voor vernietiging wordt geselecteerd. Selectie
wordt dan eenvoudiger en hanteerbaarder en de bewerkingscapaciteit wordt zo
efficiënt en effectief mogelijk ingezet op de belangrijkste informatie.
Deze aanpak vereist een goed overzicht van de aanwezige archieven bij de
ministeries. In overleg met de ministeries zal op grond van een `schouw' een
(meerjarig) bewerkingsschema vanaf 2010 worden opgesteld.
De scherpere keuzes die moeten worden gemaakt zouden frictie kunnen
opleveren met al vastgestelde selectielijsten. Het Nationaal Archief zal helpen
om bestaande selectielijsten in voorkomende gevallen langs zo eenvoudig
mogelijke weg aan te passen, of deze te vervangen door meer generieke
instrumenten die eenvoudiger te hanteren grondslagen bieden voor vernietiging.
De Raad voor Cultuur zal om advies worden gevraagd over de aanpak en de
uitwerking.
Toezicht en evaluatie
Samen zullen wij de voortgang bewaken van deze maatregelen. De
Erfgoedinspectie sector Archieven zal inspecteren en toezien op de organisatie,
kwaliteit en voortgang bij het versneld wegwerken van de archiefachterstand.
Om vast te stellen in hoeverre de oorspronkelijke schattingen van de
achterstand kloppen en na te gaan of de vernieuwde selectiemethode goed en
effectief is, vindt eind 2011 een tussentijdse evaluatie plaats, die kan leiden tot
herijking van de benodigde capaciteit.
10 Het betreft hier een zogeheten `retrospectieve' toepassing van de op effectiviteit en efficiëntie gerichte
waarderingsmethodiek voor archieven die is ontwikkeld in het rapport `Gewaardeerd Verleden' van de Commissie
waardering en selectie onder leiding van prof.dr. K.J.P.F.M. Jeurgens.
Pagina 9 van 15
Datum
Financiële paragraaf Kenmerk
De totale kosten van de gekozen aanpak bedragen ca. 148 miljoen (circa 15 2009-0000334182
miljoen per jaar). Het kabinet kiest ervoor om deze naar rato van de
achterstanden om te slaan over de betreffende departementen. Alle
departementen hebben toezeggingen gedaan voor het wegwerken van de
achterstanden in 10 jaren met uitzondering van Justitie. De archieven van
Justitie behoeven nog nader onderzoek. Met de toezeggingen van de
departementen wordt nu 66 miljoen bekostigd. Justitie draagt voor de eerste
twee jaren (2010 en 2011) bij in een deel van de kosten voor de intensivering.
Bij besluitvorming door Justitie eind 2011 en na de voorgenoemde evaluatie,
besluit het kabinet over de verdere invulling van de bekostiging en over een
bijgesteld bewerkingstempo. Hierover zult u geïnformeerd worden.
De minister van OCW en de staatssecretaris van BZK coördineren dit traject; de
departementen blijven (natuurlijk) zelf verantwoordelijk voor de invoering en de
kwaliteit van hun informatiehuishouding.
Tot slot
Met de bovenstaande maatregelen zet het kabinet een volgende stap die zorgt
dat de rijksoverheid informatie toegankelijk houdt.
De gekozen aanpak leidt tot verbeteringen in de informatiehuishouding van de
Rijksoverheid, met heldere afspraken over samenwerking.
De in deze brief geschetste maatregelen vergen een flinke gezamenlijke
bestuurlijke en financiële impuls. Het kabinet zal regelmatig de effectiviteit van
de genomen maatregelen bezien en aan de hand daarvan besluiten of
aanpassingen noodzakelijk zijn. Wij informeren uw Kamer periodiek over de
voortgang.
De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
dr. Ronald H.A. Plasterk
De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
drs. A. Th. B. Bijleveld-Schouten
Pagina 10 van 15
Datum
Bijlage 1
Kenmerk
Voortgangsrapportage Programma Informatie op Orde juli 2006 mei 2009-0000334182
2009
De kabinetsvisie `Informatie op Orde; vindbare en toegankelijke
overheidsinformatie' is uitgewerkt in een programma met acht actielijnen voor
de periode 2006-2011.Sinds het verschijnen van `Informatie op Orde' is veel
werk verzet. Op de eerste zes actielijnen zijn inmiddels stappen gezet. Die
leveren vervolgens input voor de actielijnen zeven en acht waaronder de
vernieuwing van wet- en regelgeving. Het zwaartepunt lag in 2008 enerzijds op
de inrichting van de digitale informatiehuishouding op basis van alle relevante
wettelijke kaders en anderzijds op de ontwikkeling van een nieuwe
selectiesystematiek. Selectie gaat over het beoordelen van welke informatie
voor de overheid zelf én de burger toegankelijk moet blijven.
Eind 2007 is in het kader van `Informatie op Orde' advies gevraagd aan de Raad
voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur. Dat advies `Informatie:
grondstof met toekomstwaarde' verscheen op 31 maart 2008. De reactie op dat
advies is niet in deze rapportage opgenomen, maar in de begeleidende brief.
Actielijn 1: Digitalisering van de rijksoverheid en een baseline voor
(digitale) informatiehuishouding
Op 24 juni 2008 is de eerste versie van de `Baseline Informatiehuishouding
Rijksoverheid' afgerond. De Baseline is een basisset van normen, eisen en
maatregelen met betrekking tot de digitale informatiehuishouding van het Rijk.
Deze basisset is gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving en
internationale standaarden, waaronder 11 regelingen die eisen stellen aan de
kwaliteit van de informatiehuishouding, zoals de Archiefwet 1995, de Wet
openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, de
Comptabiliteitswet en het Voorschrift informatiebeveiliging Rijk. Deze benaderen
het beheer van overheidsinformatie vanuit verschillende maatschappelijke
belangen en doelen. De Baseline geeft houvast zodat de manager op het
ministerie beter in staat is om te voldoen aan al die wettelijke eisen voor het
beheer van digitale informatie ten behoeve van zijn primaire processen. De
ministeries gaan de komende tijd aan de slag met het implementeren van de
Baseline (zie verder bij actielijn 3). De Baseline is een dynamisch document dat
binnen het Kennisprogramma verder ontwikkeld en beheerd wordt. Eén van de
pijlers van de Baseline is risicomanagement en bijzondere aandacht krijgen ook
standaarden (voor digitalisering) en metadata. De opzet van de Baseline
Informatiehuishouding Rijksoverheid is vergelijkbaar met de Baseline financieel
en materieel beheer (conform de Comptabiliteitswet). Het streven is om de
Baseline vast te stellen als rijksbreed instrument, bijvoorbeeld in de vorm van
een circulaire. Dit traject start begin 2009.
Pagina 11 van 15
Datum
Actielijn 2: Control, audit en toezicht
De visie van `Informatie op Orde' eist dat de kwaliteit van de digitale en Kenmerk
papieren informatiehuishouding structureel onderdeel is van de reguliere 2009-0000334182
bedrijfsvoering van het Rijk en daarom dient deze opgenomen te worden in de
reguliere planning & controlcyclus van de ministeries. De Baseline is het
instrument daarvoor. In het kader van actielijn 2 is de Baseline geschikt
gemaakt om te worden getoetst door de interne auditdiensten. Door de EDP
Auditpool is een zelfevaluatie instrument ontwikkeld dat verder zal worden
uitgebreid met een maturitymodel. Als de interne controle- en auditfunctie op de
informatiehuishouding geregeld is, dan kan het (externe) archiefwettelijke
toezicht door de Erfgoedinspectie op termijn meer op afstand plaatsvinden.
Hiertoe worden in 2009 enkele pilots gehouden. De toezichtsystematiek op
andere wetten in het informatiedomein zal in een latere fase worden
onderzocht.
Actielijn 3: Samenwerking en kennis
Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding is op 1 september 2008
gestart en loopt tot en met 2011. De staatssecretaris van BZK is opdrachtgever.
Het programma is ondergebracht bij ICTU. De ministeries staan voor de opgave
de Baseline te implementeren in de eigen organisatie. Daarbij lopen zij vaak
tegen dezelfde uitdagingen aan. Om die reden is een Kennisprogramma in het
leven geroepen, waarin kennis en instrumenten worden ontwikkeld en gedeeld
voor én door de departementen. Het Kennisprogramma ondersteunt de
implementatie van de Baseline bij departementen die willen starten met
digitaliseringtrajecten en organiseert de verdere ontwikkeling en beheer van de
Baseline. Bovendien stelt het nieuwe beroepsprofielen en opleidingsvereisten op
voor functies in het digitaal documentbeheer. Het programma is bedoeld voor
Rijksoverheid en wordt met interesse gevolgd door de VNG, het IPO en de UvW.
Het bestaande platform InterLAB is ondergebracht bij het Kennisprogramma.
Tevens zoekt het Kennisprogramma aansluiting bij aangrenzende projecten
zoals NORA / MARIJ (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur / Model
Architectuur Rijksoverheid) en NoiV (Nederland Open in Verbinding: actieplan
van het ministerie van EZ ter bevordering van de toepassing van open
standaarden). Het werkplan van het Kennisprogramma is in het najaar van 2008
uitgewerkt met de departementen en het Nationaal Archief.
Actielijn 4: versoepelen overgang van papier naar digitaal
Deze actielijn is afgerond met de publicatie van de Beleidsregel `Digitale
vervanging archiefbescheiden' in januari 2008 door de minister van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap. De beleidsregel biedt een kader en een vereenvoudigde
procedure voor het definitief vervangen van papieren informatie door digitale
reproducties. Bij deze substitutie worden de papieren originelen vernietigd.
Omdat bij het papier materiaal kan zitten dat voor blijvende bewaring in
aanmerking komt, is voor een dergelijke vervanging volgens de Archiefwet 1995
een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
Pagina 12 van 15
Datum
De nieuwe beleidsregel geeft daar richtlijnen en uitvoeringsregels voor.
Inmiddels is door enkele ministeries gestart met de voorbereiding van een Kenmerk
aanvraag voor machtiging tot vervanging van papier conform de beleidsregel. 2009-0000334182
Actielijn 5: Nieuwe aanpak voor selectie
De kabinetsvisie `Informatie op Orde' benadrukt dat archiefselectie een andere
benadering vereist in het digitale tijdperk. Aan de daadwerkelijke selectie van
documenten moet een waardering voorafgaan, op basis van een wettelijk
voorgeschreven lijst. Wat is het (blijvend) bewaren waard en wat kan of moet
door overheidsorganisaties na verloop van tijd vernietigd worden? Eind 2007
heeft een commissie van deskundigen onder leiding van professor dr. K.J.P.F.M.
Jeurgens, hoogleraar archivistiek van de Universiteit Leiden op verzoek van de
Algemene Rijksarchivaris het rapport `Gewaardeerd verleden' uitgebracht.
Daarin is een visie ontwikkeld op archiefselectie. Het levert concrete bouwstenen
voor vernieuwing van de selectiesystematiek voor de rijksoverheid. Het rapport
`Gewaardeerd verleden' gaat over zowel de methodiek (de inhoudelijke kant van
de waardering) als de procedures.
Een projectgroep van het ministerie van OCW, het Nationaal Archief en
ministeries heeft in 2008 gebruik gemaakt van deze bouwstenen om een nieuwe
selectiesystematiek te ontwerpen. Ze kreeg de opdracht om begin 2009 te
komen met een concreet, gedragen voorstel voor een nieuwe, betere en
vereenvoudigde aanpak om te zorgen dat nieuw te vormen (digitale)
informatiebestanden blijvend toegankelijk gehouden kunnen worden. Hierover is
ook overleg met de andere overheden. Verschillende selectieinstrumenten en
(analyse)methoden zijn onderzocht, die aansluiten bij de digitale processen bij
de overheid. Daarnaast is duidelijk geworden dat nog verder gesproken moet
worden over onder meer de bestuurlijke kant van waardering en selectie en
afspraken die ook in het digitale tijdperk nodig zijn voor een zorgvuldig proces
van belangenafweging. Verdere uitwerking in 2009 is nodig voordat definitieve
besluitvorming mogelijk is.
Het rapport `Gewaardeerd verleden' bouwt ook voort op het advies van de Raad
voor Cultuur uit 2005. Dat stelt onder meer dat overheidsarchief meer in zijn
maatschappelijke context moet worden bekeken en gewaardeerd. In het
verlengde daarvan wordt in ` Gewaardeerd verleden' aanbevolen de bestaande
selectiedoelstelling en selectiecriteria, die nu uitsluitend zijn gericht op het
overheidshandelen, te verruimen. De nationale archiefcollectie dient meer een
spiegel van de samenleving te zijn. Het Nationaal Archief zal deze aanbevelingen
in 2009 verder uitwerken.
Actielijn 6: bewerking van papieren en digitaal archief
De ministeries hebben in 2007 hun papieren en digitale werkvoorraden in kaart
gebracht. In de kabinetsvisie is vastgesteld dat de ministeries op 1 januari 2008
de plannen van aanpak voor de bewerking hiervan gereed hebben. In plaats van
individuele plannen, pakken de ministeries de bewerking van de
archiefachterstanden uit de periode vanaf 1976 nu gezamenlijk op. Eerste
Pagina 13 van 15
Datum
inventarisatie duidt op 800 km papieren archief. Daarnaast is er een grote
variëteit aan andersoortige overheidsarchieven (digitaal, microfilm, Kenmerk
audiovisueel). 2009-0000334182
De ministeries zijn in 2007 gestart met de vorming van een interdepartementaal
samenwerkingsverband om de archieffunctie van de rijksdienst te innoveren. Dit
resulteert in de oprichting van één archiefbewerkende organisatie voor het Rijk,
waar ook de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) onderdeel van zal uitmaken.
Deze archiefbewerkingsorganisatie zal de papieren en digitale achterstanden
aanpakken. Daarbij zullen de kennis en ervaringen worden verankerd, die zijn
opgedaan tijdens het Project Wegwerken Archiefachterstanden tot en met 1975
(PWAA), dat per 1 januari 2009 formeel de werkzaamheden afrondde. Bij de
aanpak van de werkvoorraden zal nauw worden samengewerkt met het
Nationaal Archief. Meer informatie over de archieforganisatie en besluitvorming
is te lezen in de begeleidend brief bij deze rapportage.
Actielijn 7: duurzaam beheer en behoud
Een verkennend literatuuronderzoek heeft in 2007 aangetoond dat er nog veel
vragen te beantwoorden zijn als het gaat om duurzaam behoud en beheer van
(digitale) overheidsinformatie. Uit de lopende actielijnen (en het advies van de
raden van maart 2008) komen nadere onderzoeksvragen naar voren over de
effecten en de beheerslasten. Het gaat om effectief, efficiënt en duurzaam
beheer van informatie. In 2009 zal verder gekeken worden naar bijv. de kosten
van duurzaam digitaal beheer; mogelijkheden voor duurzaam fysiek beheer van
informatieobjecten op verschillende locaties (bijvoorbeeld bij ministeries) en de
uitvoeringslasten voor digitale archiefselectie. Naast fysieke en (financieel)
technische vragen gaat het vooral om een toekomstvaste toegankelijkheid van
overheidsinformatie, verstandige verdeling van verantwoordelijkheden en de
gevolgen voor organisaties.
Het Nationaal Archief bouwt sinds begin 2007 aan een digitaal depot. Een
digitaal depot is noodzakelijk om de uitvoering van de Archiefwet 1995 in een
digitale context te waarborgen. Het maakt mogelijk dat het Nationaal Archief
zijn wettelijke taak het langdurig bewaren, toegankelijk houden en
beschikbaar stellen van archiefmateriaal ook met betrekking tot digitaal
materiaal kan uitvoeren. Het depot biedt een `architectuur' waardoor digitaal
archiefmateriaal blijvend toegankelijk is en via internet effectief kan worden
ontsloten voor een breed publiek. 2009 staat in het teken van implementatie en
proefdraaien door middel van pilots. In 2010 wordt het digitaal depot in gebruik
genomen.
Actielijn 8: herziening wet- en regelgeving
De bovengenoemde actielijnen brengen bijna allemaal ook aandachtspunten
voor modernisering van wet- en regelgeving met zich mee. Verbetering van de
samenhang tussen verschillende wettelijke kaders is nog niet in concrete
voorstellen uitgewerkt. De adviezen van de Raad voor Cultuur en de Raad voor
het openbaar bestuur worden hierbij betrokken in relatie met de toekomst van
Pagina 14 van 15
Datum
de archiefregelgeving.
Eind 2006 is de evaluatie afgerond van de ministeriële regelingen ex artikel 11, Kenmerk
2009-0000334182
12 en 13 van het Archiefbesluit. Die archiefregelingen beschrijven de
voorwaarden waaraan overheidsorganisaties moeten voldoen om bij de
bewaring van hun archieven duurzame materialen te gebruiken, (regeling 11),
om de archieven in goede en geordende staat te beheren (regeling 12) en zij
geven voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (regeling 13). De drie regelingen zijn inmiddels op basis
van de evaluatie geactualiseerd en samengevoegd in één regeling die naar
verwachting in de loop van 2009 vastgesteld kan worden. De conceptregeling is
voorgelegd aan bestuurlijke vertegenwoordigers in het veld. Ook de Raad voor
Cultuur heeft hierover advies uitgebracht.
-----------
Pagina 15 van 15