Ingezonden persbericht


Persbericht

Emmeloord, 3 september 2009

Freesmij versnelt orderintake en afhandeling opdrachten met BPM-oplossing

VanMeijel is bij Freesmij begonnen met de implementatie van een innovatieve toepassing voor het optimaliseren van de orderintake, de planning en de aansturing van de werkuitvoering. De oplossing is ontwikkeld met het BPM-systeem Teamworks en wordt volledig geïntegreerd met Metacom, het Bouw ERP-systeem van VanMeijel. Door het vervangen van de telefonische orderintake door een online proces en het beschikbaar stellen van PDA's voor de informatie-uitwisseling met machinisten en uitvoerders, wordt het totale proces van orderintake, planning en uitvoering sterk verbeterd. Ook de financieel-administratieve afhandeling van opdrachten wordt enorm versneld.

Freesmij uit Mijdrecht is met een jaaromzet van zo'n 25 miljoen euro, 90 freesmachines en 100 machinisten één van de grootste, in freeswerk gespecialiseerde bedrijven ter wereld. Freesmij heeft vijf grote, Nederlandse GWW-bedrijven als aandeelhouders, die ruim zeventig procent van het werk binnenbrengen. Daarnaast is Freesmij specialist in het aanbrengen van stabilisaties: het vermengen van de wegfundering met cement. Freesmij verhuurt ook asfaltafwerkmachines. De machinisten zijn verdeeld over acht regio's en hebben een 'eigen' freesmachine met vrachtauto, waarmee ze elke dag vanaf huis naar het werk rijden.

Orderintake
Hoewel sommige opdrachten direct bij het hoofdkantoor in Mijdrecht binnenkomen, komt een groot deel van het werk binnen bij de regioleiders, die de contacten met de opdrachtgevers onderhouden. Meestal worden de orders telefonisch opgenomen, waarbij de regioleider informatie noteert over de omvang van het werk, dikte en hardheid van de asfaltlaag, de aanwezigheid van obstakels zoals putten en bijzonderheden over de afvoer van het puin. De opdrachten -zo'n 15.000 in de negen maanden waarin het meeste werk plaatsvindt- worden vervolgens telefonisch of soms al per e-mail doorgegeven aan de afdeling planning. Deze worden vervolgens in Metacom 'ingeklopt'. In de planningmodule van Metacom worden de freesmachines en hun machinisten voor de projecten ingepland. Dat is trouwens een zeer dynamisch en arbeidsintensief proces. Er werken dan ook drie full-time krachten op de afdeling planning. Elke dag tussen 15.00 en 17.00 uur bellen de machinisten naar de planning, waar ze hun werkopdrachten voor de volgende dag krijgen. De machinisten vullen elke dag werkbonnen in, laten die goedkeuren door de uitvoerder en sturen ze aan het eind van de week samen met de weekstaat per post naar Mijdrecht. Daar wordt de informatie in Metacom verwerkt voor de facturatie en de verloning.

"De huidige werkwijze heeft een aantal nadelen", licht algemeen directeur Henk Vreeswijk toe. "Als alle machinisten in de middag met de afdeling planning gaan bellen, leidt dat tot problemen. Om de piek op te vangen zetten we 's middags een extra medewerker in. Daarnaast wordt de opdrachtinformatie op papier gezet en in Metacom ingevoerd. Dat kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Ook de administratieve en financiële afhandeling van de opdrachten loopt door de wekelijks postverzending van de uren- en weekstaten continu anderhalve week achter."

Werkprocessen
Vreeswijk laat een aantal A4-tjes zien, waarop de nieuwe werkprocessen rond de orderintake en de afhandeling van de werkopdrachten schematisch in kaart gebracht zijn. "Met de nieuwe Teamworks oplossing kunnen we een enorme efficiencyslag maken", verduidelijkt Vreeswijk. "De eerste stap in de optimalisering van die werkprocessen bestaat uit de digitale orderintake door de regioleiders. Zij gaan straks voor het invoeren van nieuwe opdrachten online formulieren gebruiken, die standaardgegevens uit Metacom halen. Dus als je bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon invult, worden automatisch de andere gegevens van de klant ingevuld. De digitale intakeformulieren vormen de input voor de planning. In een tweede fase willen we zelfs een webportal realiseren, waar klanten kunnen inloggen en direct zelf hun opdrachten kunnen invoeren. De planning verloopt vervolgens helemaal via Metacom. De klant krijgt straks automatisch per e-mail een bevestiging van de opdracht."

PDA's
Alle machinisten krijgen een PDA, waarop ze elke dag de werkopdrachten voor de volgende dag ontvangen. De dagelijkse bottleneck bij het inbellen verdwijnt dus. Op zijn PDA voert de machinist dagelijks aankomsttijd, werktijd, vertrektijd en andere gegevens in, die van belang zijn. De informatie wordt in Metacom ingelezen, waar de werkbonnen worden aangemaakt. Na controle door de machinist worden ze per e-mail naar de klant gestuurd, die de betalingsbonnen voor de facturatie aanmaakt. Omdat de informatie dagelijks digitaal wordt doorgestuurd, wordt een enorme versnelling van de facturatie en betalingen gerealiseerd. De rapportages over productie, kosten, stilstand en opbrengsten worden veel actueler. De PDA's zullen na verloop van tijd ook gebruikt worden voor de registratie van de werktijden van de machinisten. Die informatie over vertrek- en aankomsttijden bij huis en de lengte van de pauzes zal via Metacom als input voor de salarisadministratie worden gebruikt.

Freesmij is net voor de zomer overgestapt op Metacom 8.1 om het juiste platform te hebben voor de integratie met Teamworks. De oplossing moet eind van het jaar operationeel zijn, waarna begin 2010 een uitgebreide pilot gaat draaien. Ruim voor de zomer moet de nieuwe BPM-oplossing in het hele bedrijf uitgerold zijn. "Het resultaat in termen van concrete besparingen is van ondergeschikt belang", zegt Vreeswijk. "We hebben de extra ondersteuning in de middag niet meer nodig, maar daar gaat het niet om. De grootste winst is de snelle en eenmalige invoer van informatie, die we kunnen hergebruiken. Ook de planning wordt daardoor betrouwbaarder en we beschikken over actuele informatie, waarop we kunnen sturen. En vergeet niet, dat we de dienstverlening richting klant aanzienlijk verbeteren. Want hij krijgt automatisch een bevestiging van de planning en heel snel een correct overzicht van de gemaakte uren en kosten."


---



Ingezonden persbericht