Online registratie van promoties via Hora Est
Na bijna twintig jaar wordt het huidige promotieadministratie systeem
Promad vervangen door Hora Est. Sinds de invoer van Promad is het
aantal promoties aan de Erasmus Universiteit Rotterdam meer dan
verdubbeld. Waren dat er in 1992 nog 116, in het afgelopen jaar werden
er 283 promovendi genoteerd. Op maandag 8 maart 2010 wordt het nieuwe
systeem feestelijk gelanceerd met de eerste officiële aanmelding van
een promovendus online.
Belangrijke winstpunt is dat alle communicatie met de promovendus en
de promotor rond het traject vanuit bureau Universitaire Plechtigheden
plaatsvindt door automatisch gegenereerde emails. Dit bespaart
Universitaire Plechtigheden, en ook promovendi en promotoren,
jaarlijks duizenden in te typen brieven en formulieren. Dit verkort de
responstijd aanmerkelijk. Bovendien kunnen direct betrokkenen online
voortdurend de stand van zaken van het promotieproces volgen.
Tot nu toe vullen de promovendus en promotor papieren formulieren in,
die vervolgens door bureau Universitaire Plechtigheden in een database
worden ingevoerd. De medewerkers van het bureau Universitaire
Plechtigheden sturen weer brieven aan betrokkenen. Dit proces, waarbij
gegevens dubbel worden ingevoerd, is omslachtig en vergroot de kans op
fouten. Daarbij is voor de betrokken promovendi en promotoren niet
altijd duidelijk wat de status van het traject is. Met Hora Est kan de
promovendus via internet zelf een promotieadministratietraject in gang
zetten.
Via Hora Est kunnen tevens managementrapportages worden gegenereerd.
Hora Est is een applicatie binnen Metis en is tot stand gekomen in
samenwerking met de universiteiten van Utrecht en Groningen.
Erasmus Universiteit Rotterdam